Usar Dynamics NAV como su bandeja de entrada de empresa en Outlook
Dynamics NAV introduce la posibilidad de gestionar las interacciones comerciales con sus clientes y proveedores directamente en Microsoft Outlook. Con el complemento de Outlook de Dynamics NAV, puede ver los datos financieros relativos a los clientes y los proveedores, así como crear y enviar documentos financieros, como por ejemplo presupuestos y facturas.
Algunas empresas que usan Office 365 restringen los permisos de los usuarios para implementar complementos. Debe asegurarse de que tiene una suscripción a Office 365 que incluye correo electrónico y permite implementar complementos. Puede registrarse gratuitamente durante un mes en una versión de prueba de Office 365 aquí.
Obtener el complemento
En Dynamics NAV, una de las guías de configuración asistida es Configurar complementos de Office. La guía le ayuda a configurar una conexión entre su cuenta de Office 365 y Dynamics NAV. El complemento Dynamics NAV se agrega automáticamente a su Outlook.
Se agrega el nuevo complemento a la cinta de opciones de Outlook y en el acceso red para Outlook, puede verlo en la cinta de complemento inmediatamente superior al cuerpo del correo electrónico.
Usar el complemento
Cuando recibe un mensaje de un cliente, puede abrir el complemento Dynamics NAV directamente en Outlook, que reconoce el cliente y abre la ficha de cliente para su empresa. Desde este panel puede ver la información general del cliente, así como analizar en más detalle documentos específicos. También puede rebuscar en el historial de ventas del cliente.
En el complemento puede crear un presupuesto de ventas y reenviarlo a su cliente sin abandonar la ventana de Outlook. Toda la información que necesita para enviar el presupuesto de ventas está disponible en su bandeja de entrada de empresa de Outlook.
Una vez tenga los datos introducidos puede registrar el presupuesto. Puede enviarlo por correo electrónico. Dynamics NAV genera un archivo .PDF con el presupuesto de ventas y lo adjunta al mensaje que tiene como borrador en el complemento.
Se aplica una experiencia similar a los mensajes de los proveedores y los documentos de compra.
En ocasiones desea ver más archivos de los que puede ver en el complemento, como cuando desea rellenar líneas en una factura. Para darle un poco más de espacio para trabajar con eso, puede abrir una ventana emergente con el complemento. Sigue formando parte de Outlook pero dispone de más espacio. Cuando introduce datos en el documento en la vista de ventana emergente, los cambios se guardan automáticamente. Cuando haya terminado de introducir datos en el documento puede cerrar la página. Seleccionando el marco del complemento en Outlook se actualiza automáticamente el documento con los cambios que haya hecho en la vista de ventana emergente.
Búsquedas rápidas en el documento
El complemento Vínculos de documento de Dynamics NAV le da un acceso más rápido a los documentos mencionados en los mensajes de correo electrónico. El complemento está disponible para un mensaje si se reconoce el nombre de un documento en el cuerpo del correo. Abrir el complemento le proporciona un acceso rápido al documento.
Por ejemplo, si recibe un mensaje de correo electrónico que menciona el texto S-QUO100, Dynamics NAV lo identifica como un presupuesto de venda y de esta manera puede abrir ese documento en Outlook. En Outlook haga clic en el botón inmediatamente superior al cuerpo del correo Vínculos de documento. En la aplicación web de Outlook seleccione el texto S-QUO1001 en el cuerpo del mensaje.
En el complemento Vínculos de documento puede modificar y realizar diferentes acciones con el documento de la misma forma que lo hace en Dynamics NAV.