Configurar correo electrónico

Las personas en las empresas envían información y documentos, como órdenes de compra y venta y facturas, por correo electrónico todos los días. Los administradores pueden conectar una o varias cuentas de correo electrónico a Business Central, permitiéndole enviar documentos sin tener que abrir una aplicación de correo electrónico. Puede redactar cada mensaje individualmente con herramientas de formato básicas, como fuentes, estilos, colores, etc., y agregar archivos adjuntos de hasta 100 MB. Además, los diseños de informes pueden permitir que los administradores incluyan solo la información clave de los documentos. Para obtener más información, vea Enviar documentos por correo electrónico.

Las capacidades de correo electrónico en Business Central son solo para mensajes salientes. No puede recibir respuestas, es decir, no hay una página de "bandeja de entrada" en Business Central.

Nota

Puede utilizar las capacidades de correo electrónico de Business Central en línea solo con Exchange Online. No admitimos escenarios híbridos, como la conexión de Business Central en línea a una versión local de Exchange.

Si está usando Business Central local, antes de poder configurar el correo electrónico, debe crear un registro de aplicación para Business Central en Azure Portal. El registro de la aplicación permitirá Business Central para autorizar y autenticarse con su proveedor de correo electrónico. Para obtener más información, consulte Configurar correo electrónico para Business Central local. En Business Central en línea, nos encargamos de esto por usted.

Permisos requeridos

Para configurar el correo electrónico, debe tener el conjunto de permisos CONFIGURACIÓN DE CORREO ELECTRÓNICO. Para obtener más información, vea Asignar permisos a usuarios y grupos.

Agregar cuentas de correo electrónico

Agrega cuentas de correo electrónico a través de extensiones que permiten que se conecten cuentas de diferentes proveedores a Business Central. Las extensiones estándar le permiten usar cuentas de Microsoft Exchange Online. Sin embargo, es posible que estén disponibles otras extensiones que le permitan conectar cuentas de otros proveedores, como Gmail.

Puede especificar escenarios comerciales predefinidos en los que usar una cuenta de correo electrónico para enviar correos electrónicos. Por ejemplo, puede especificar que todos los usuarios envíen documentos de ventas desde una cuenta y compren documentos de otra. Para más información, vea Asignar escenarios de correo electrónico a cuentas de correo electrónico.

La siguiente tabla describe las extensiones de correo electrónico que están disponibles de forma predeterminada.

Extensión Descripción Ejemplos de cuando usar
Conector de Microsoft 365 Todos envían correos electrónicos desde un buzón compartido en Exchange Online. Cuando todos los mensajes provienen del mismo departamento, por ejemplo, su organización de ventas envía mensajes desde una cuenta sales@cronus.com. Esta opción requiere que configure un buzón compartido en el centro de administración de Microsoft 365. Para más información, vea Buzones de correo compartidos.
Conector de usuario actual Todos envían correos electrónicos desde la cuenta que usaron para iniciar sesión en Business Central. Permitir comunicaciones de cuentas individuales.
Conector SMTP Usar el protocolo SMTP para enviar mensajes de correo electrónico. Permita las comunicaciones a través de su servidor de correo SMTP.

Nota

Las extensiones de Conector de Microsoft 365 y Conector de usuario actual usan las cuentas que configura para los usuarios en el centro de administración de Microsoft 365 para su suscripción a Microsoft 365. Para enviar correo electrónico utilizando las extensiones, los usuarios deben tener una licencia válida para Exchange Online. Además, estas extensiones requieren que la configuración Permitir solicitudes HttpClient está habilitada. Para comprobar si está habilitada para estas extensiones, vaya a la página Administración de extensiones, elija la extensión y luego la opción Configurar.

Los usuarios externos, como administradores delegados y contables externos, no pueden utilizar estas extensiones para enviar mensajes de correo electrónico desde Business Central.

Uso de SMTP

Si desea utilizar el protocolo SMTP para enviar correos electrónicos desde Business Central, puede utilizar la extensión de Conector SMTP. Cuando configura una cuenta que utiliza SMTP, el tipo de remitente es un campo importante. Si elige Usuario específico, los correos electrónicos se enviarán con el nombre y otra información de la cuenta que está configurando. Sin embargo, si elige Usuario actual, los correos electrónicos se enviarán desde la cuenta de correo electrónico especificada para la cuenta de cada usuario. Usuario actual es parecido a la función Enviar como. Para más información, compruebe Usar una dirección de remitente sustituta en los mensajes de correo electrónico salientes.

Importante

Si está usando Business Central local, puede usar el método OAuth 2.0 para autenticación. Debe crear un registro de aplicación en Azure Portal y luego ejecutar la guía de configuración asistida Configurar Azure Active Directory en Business Central para conectarse a Azure AD. Para obtener más información, consulte Crear un registro de aplicación para Business Central en Azure Portal.

Agregar cuentas de correo electrónico

La guía de configuración asistida para Configurar correo electrónico puede ayudarlo a comenzar rápidamente con los correos electrónicos.

Nota

Debe tener una cuenta de correo electrónico predeterminada, incluso si agrega solo una cuenta. La cuenta predeterminada se utilizará para todos los escenarios de correo electrónico que no estén asignados a una cuenta. Para más información, vea Asignar escenarios de correo electrónico a cuentas de correo electrónico.

  1. Elija el icono Bombilla que abre la función Dígame. , escriba Configurar cuentas de correo electrónico y luego elija el enlace relacionado.
  2. Rellene los campos según sea necesario. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción.

Asignar escenarios de correo electrónico a cuentas de correo electrónico

Los escenarios de correo electrónico son procesos que implican el envío de un documento. Por ejemplo, un pedido de compra o venta o una notificación, como una invitación a un contable externo. Puede utilizar cuentas de correo electrónico específicas para escenarios concretos. Por ejemplo, puede especificar que todos los usuarios envíen siempre documentos de ventas de una cuenta, documentos de compra de otra y documentos de almacén o producción de una tercera cuenta. Puede asignar, reasignar y eliminar escenarios cuando lo desee. Un escenario solo se puede asignar a una cuenta de correo electrónico a la vez. La cuenta predeterminada se utilizará para todos los escenarios de correo electrónico que no estén asignados a una cuenta.

Configurar directivas de visualización

Puede controlar los mensajes de correo electrónico que un usuario puede ver en las páginas Bandeja de salida de correo electrónico y Correos electrónicos enviados.

En Directivas de visualización de correo electrónico de usuario, elija un usuario y luego una de las siguientes opciones en el campo Directiva de visualización de correo electrónico:

  • Ver correos electrónicos propios: el usuario solo puede ver sus propios mensajes de correo electrónico.
  • Ver todos los correos electrónicos: el usuario puede ver todos los mensajes de correo electrónico, incluidos los correos electrónicos enviados por otros usuarios.
  • Ver si se tiene acceso a todos los registros relacionados: esta directiva de visualización se utiliza si no se especifica ninguna otra directiva. Un usuario puede ver los mensajes de correo electrónico que enviaron otros usuarios si el usuario tiene acceso al registro que se envió y todos los registros relacionados. Por ejemplo, el usuario A envió un histórico de facturas de venta a un cliente. El usuario B puede ver el mensaje de correo electrónico si tiene acceso tanto a la factura como al cliente.
  • Ver si se tiene acceso a los registros relacionados: el usuario puede ver los mensajes de correo electrónico que enviaron otras personas si el usuario tiene acceso a como mínimo un registro relacionado con el registro que se envió. Por ejemplo, el usuario A envió un histórico de facturas de venta a un cliente. El usuario B puede ver el mensaje de correo electrónico si tiene acceso a la factura o al cliente.

Nota

Si deja vacío el campo ID de usuario y luego elige la acción Directiva de visualización de correo electrónico, la directiva que defina se aplica a todos los usuarios.

Configurar textos y diseños de correo electrónico reutilizables

Puede utilizar informes para incluir información clave de documentos de compra y venta en textos para correos electrónicos. Este procedimiento describe cómo configurar el informe Factura de venta para facturas de ventas registradas, pero el proceso es similar para otros informes.

Nota

Para usar el diseño para crear contenido para mensajes de correo electrónico, debe usar el tipo de archivo de Word para su diseño.

  1. Elija el icono Bombilla que abre la característica Dígame. , escriba Selección informes ventas y luego elija el enlace relacionado.

  2. En la página Informe selección - ventas, en el campo Uso, seleccione Facturar.

  3. En una línea nueva, en el campo Id. informe, seleccione, por ejemplo, informe estándar 1306.

  4. Seleccione la casilla Usar para el cuerpo del correo electrónico.

  5. Elija el campo Descripción de diseño del cuerpo del correo electrónico y seleccione un diseño en la lista.

    Los diseños de informe definen el estilo y el contenido del texto en el correo electrónico. Por ejemplo, el contenido podría incluir textos como un saludo o instrucciones que preceden a la información del documento. Si su organización tiene muchos diseños, puede elegir Seleccionar de la lista completa para acceder a todos los diseños de informe disponibles.

  6. Para ver o editar el diseño en el que se basa el texto del correo electrónico, seleccione el diseño en la página Diseños de informe personalizados y, a continuación, elija la acción Actualizar diseño.

  7. Si desea permitir que los clientes utilicen un servicio de pago, como PayPal, deberá configurar el servicio. Después, la información y el vínculo de PayPal se insertan en el texto del correo electrónico. Para obtener más información, consulte Permitir pagos de cliente a través de PayPal.

  8. Elija el botón Aceptar.

Ahora bien, cuando selecciona, por ejemplo, la acción Enviar en la página Factura venta reg., el cuerpo del correo electrónico contendrá la información del documento del informe 1306 precedida por el texto estándar siguiendo el diseño de informe que seleccionó en el paso 5.

Usar una dirección de remitente sustituta en los mensajes de correo electrónico salientes

Si usa la extensión Conector SMTP, puede utilizar las funciones Enviar como o Enviar en nombre de en Microsoft Exchange para cambiar la dirección del remitente en los mensajes salientes. Business Central utilizará la cuenta SMTP para autenticarse en Exchange, pero sustituirá la dirección del remitente por la que especifique o la modificará con "en nombre de".

Cuando configura una cuenta y desea utilizar las funciones Enviar como o Enviar en nombre de Exchange, en el campo Tipo de remitente, elija Usuario específico.

Alternativamente, puede elegir Usuario actual para permitir que las personas envíen mensajes a través del conector SMTP. El mensaje parecerá enviado desde la cuenta de correo electrónico especificada en el campo Correo electrónico de contacto de la ficha de usuario para el usuario con el que inició sesión. Sin embargo, funcionará de manera similar a la característica Enviar como y se enviará desde la cuenta especificada en la configuración del Connector forde SMTP.

A continuación se ofrecen ejemplos de cómo se usan Enviar como y Enviar en nombre de en Business Central:

  • Puede que desee que los pedidos de compra o de venta que envía a proveedores y clientes parezcan proceder de una dirección noreply@yourcompanyname.com.
  • Cuando su flujo de trabajo envía una solicitud de aprobación por correo electrónico utilizando la dirección de correo electrónico del solicitante.

Nota

Solo puede utilizar una cuenta para sustituir las direcciones de remitente. Es decir, no puede tener una dirección sustituta para los procesos de compra y otra para los procesos de venta.

Configurar perfiles de envío de documentos

Puede ahorrar tiempo configurando un método preferido de envío de documentos de ventas para cada uno de sus clientes. No tendrá que seleccionar una opción de envío, como enviar el documento por correo electrónico o como documento electrónico, cada vez que envíe un documento. Para obtener más información, vea Configurar los perfiles de envío de documentos.

Opcional: Configurar el registro de correo electrónico en Exchange Online

Aproveche al máximo las comunicaciones entre comerciales y sus clientes actuales o potenciales. Puede realizar un seguimiento de los intercambios de correo electrónico y luego convertirlos en oportunidades procesables. Para obtener más información, vea Realizar un seguimiento de los intercambios de mensajes de correo electrónico entre vendedores y contactos.

Configuración del correo electrónico para Business Central en las instalaciones

Business Central en las instalaciones se puede integrar con servicios que se basan en Microsoft Azure. Por ejemplo, puede utilizar Cortana Intelligence para previsiones de flujo de caja más inteligentes, Power BI para visualizar su negocio y Exchange Online para enviar correo electrónico. La integración con estos servicios se basa en el registro de una aplicación en Azure Active Directory. El registro de la aplicación proporciona servicios de autenticación y autorización para las comunicaciones. Para utilizar las capacidades de correo electrónico en Business Central en las instalaciones, debe registrar Business Central como una aplicación en el portal de Azure y luego conectar Business Central al registro de la aplicación. En el siguiente apartado se explica cómo.

Crear un registro de aplicación para Business Central en Azure Portal

Los pasos para registrar Business Central en Azure Portal se describen en Registrar una aplicación en Azure Active Directory. Las configuraciones que son específicas de las capacidades de correo electrónico son los permisos delegados que otorga al registro de su aplicación. La siguiente tabla enumera los permisos mínimos.

API / Nombre de permiso Escriba Descripción
Microsoft Graph / User.Read Delegado Iniciar sesión y leer el perfil de usuario.
Microsoft Graph / Mail.ReadWrite Delegado Redactar mensajes de correo electrónico.
Microsoft Graph / Mail.Send Delegado Enviar mensajes de correo electrónico.
Microsoft Graph / offline_access Delegado Consentimiento de acceso para mantener los datos.

Si está usando un Conector SMTP y desea usar OAuth 2.0 para autenticación, los permisos son algo diferentes. La siguiente tabla enumera los permisos.

API / Nombre de permiso Escriba Descripción
Microsoft Graph / offline_access Delegado Consentimiento de acceso para mantener los datos.
Microsoft Graph / openid Delegado Iniciar sesión de usuarios.
Microsoft Graph / User.Read Delegado Iniciar sesión y leer el perfil de usuario.
Microsoft Graph / SMTP.Send Delegado Enviar correos electrónicos desde usando SMTP AUTH.
Office 365 Exchange Online / User.Read Delegado Iniciar sesión y leer el perfil de usuario.

Cuando crea el registro de la aplicación , tenga en cuenta la siguiente información. La necesitará para conectar Business Central al registro de la aplicación.

  • ID de la aplicación (cliente)
  • Redirigir URI (opcional)
  • Secreto del cliente

Para obtener directrices generales sobre cómo registrar una aplicación, vea Inicio rápido: Registrar una aplicación con la plataforma de identidad de Microsoft..

Nota

Si tiene problemas para usar el protocolo SMTP para enviar correos electrónicos después de conectar Business Central al registro de su aplicación, podría deberse a que SMTP AUTH no está habilitado para su suscriptor. En su lugar, le recomendamos que use los conectores de correo electrónico de Microsoft 365 y del usuario actual, ya que usan las API de Microsoft Graph Mail. Sin embargo, si debe usar el protocolo SMTP, puede habilitar SMTP AUTH. Para obtener más información, consulte Habilitar o deshabilitar el envío SMTP de cliente autenticado (SMTP AUTH) en Exchange Online.

Conectar Business Central al registro de la aplicación

Después de registrar su aplicación en Azure Portal, en Business Central, utilice la guía de configuración asistida Registro de AAD para aplicaciones de correo electrónico para conectar Business Central.

  1. En Business Central, elija el icono Bombilla que abre la función Dígame. , escriba Registro de AAD para aplicaciones de correo electrónico y luego elija el enlace relacionado.
  2. Rellene los campos según sea necesario. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción.

Sugerencia

Alternativamente, si se conecta por primera vez, puede ejecutar la guía de configuración asistida Configurar correo electrónico. La guía requerirá la información para conectarse al registro de su aplicación.

Consulte también

Buzones compartidos en Exchange Online
Trabajar con Business Central
Configurar Business Central
Enviar documentos por correo electrónico
Personalizar Business Central con extensiones
Usar Business Central como su bandeja de entrada de empresa en Outlook
Obtener Business Central en el dispositivo móvil Obtener Business Central en el dispositivo móvil Análisis de la telemetría de correo electrónico (contenido de administración)

Nota

¿Puede indicarnos sus preferencias de idioma de documentación? Realice una breve encuesta. (tenga en cuenta que esta encuesta está en inglés)

La encuesta durará unos siete minutos. No se recopilan datos personales (declaración de privacidad).