Facturar ventas

Puede crear una factura o un pedido de ventas para registrar el contrato con un cliente para vender determinados productos según términos de entrega y pago determinados.

Hay un par de escenarios en los que debe usar un pedido de venta en lugar de una factura de venta:

  • Si necesita enviar solo parte de una cantidad del pedido, por ejemplo, porque no esté disponible toda la cantidad.
  • Si envía productos después de contabilizar las facturas de venta correspondientes.
  • Si vende productos que el proveedor entrega directamente al cliente, lo que se denomina envío directo. Para obtener más información, vea Realizar envíos directos.

En todos los demás aspectos, los pedidos de venta y las facturas de venta funcionan de la misma forma. Para obtener más información sobre cómo usar los pedidos de ventas, consulte Vender productos.

Puede negocias con el cliente creando primero creando una oferta de venta, que puede convertir en una factura de venta cuando acuerde la venta. Para obtener más información, consulte Crear ofertas de ventas.

Crear factura de venta

Si el cliente decide comprar, registre la factura de venta para crear los movimientos de cantidad y valor relacionados. Cuando registre la factura de venta, también puede enviar por correo electrónico el documento como un PDF anexo. Puede tener el cuerpo de correo electrónico rellenado con un resumen de la factura y la información de pagos, como un vínculo a PayPal. Para obtener más información, vea Enviar documentos por correo electrónico. Cuando el cliente paga la factura, puede registrar ese pago de diferentes maneras, según el tamaño y los flujos de trabajo preferidos de su organización. Para obtener más información, vea la sección Registrar pagos.

Las fichas de productos pueden ser del tipo Inventario, Servicio y No inventario para especificar si el producto representa una unidad de inventario físico, una unidad de tiempo de mano de obra o una unidad física no guardada en el inventario. Para obtener más información, vea Registrar nuevos productos. El proceso de la factura de venta es el mismo para los tres tipos de producto.

Puede rellenar los campos de clientes en la factura de venta de dos formas en función de si el cliente ya está registrado. Consulte el paso 2 del siguiente procedimiento.

Para crear una factura de venta

  1. Elija el icono Bombilla que abre la función Dígame. , escriba Facturas venta y luego elija el enlace relacionado.

  2. En el campo Cliente, escriba el nombre de un cliente existente.

    Otros campos de la página Factura venta contienen información estándar sobre el cliente seleccionado. Si el cliente no está registrado, realice los pasos siguientes:

    1. En el campo Cliente, escriba el nombre del cliente nuevo.
    2. En el cuadro de diálogo de registro de nuevos clientes, haga clic en el botón .
    3. En la página Seleccionar una plantilla para un cliente nuevo, seleccione una plantilla en la que se basará la nueva ficha de cliente y, a continuación, haga clic en el botón Aceptar.
    4. Una nueva ficha de cliente muestra la información sobre la plantilla de cliente seleccionada. Rellene el resto de campos. Para obtener más información, vea Registrar nuevos clientes.
    5. Cuando haya finalizado la ficha de cliente, haga clic en el botón Aceptar para volver a la página Factura venta.

    Muchos campos de la factura de venta se rellenan con la información especificada en la nueva ficha de cliente.

  3. Rellene los campos en la página Factura venta según sea necesario. Pase el cursor sobre un campo para leer una breve descripción.

    Nota

    Si permite que el cliente pague inmediatamente, por ejemplo, en efectivo o mediante PayPal, complete el campo Cód. forma pago. El pago se registra cuando se contabiliza la factura de venta. Si selecciona EFECTIVO, el pago se registra en una cuenta de contrapartida especificada.

    Ahora podrá rellenar las líneas de la factura de venta de los productos que vende al cliente o para cualquier transacción con el cliente que desee registrar en una cuenta de contabilidad.

    Si ha configurado líneas de venta periódicas para el cliente, como por ejemplo un pedido de reabastecimiento mensual, puede insertar estas líneas en el pedido seleccionando la acción Obtener líneas de venta periódicas.

  4. En la ficha desplegable Líneas del campo Tipo, seleccione qué tipo de producto, cargo o transacción registrará para el cliente en la línea de venta.

  5. En el campo N.º, seleccione un registro para registrar según el valor del campo Tipo.

    Deje el campo N.º vacío en los casos siguientes:

    • Si la línea es de un comentario. Escriba el comentario en el campo Descripción.
    • Si la línea es de un producto del catálogo. Elija la acción Seleccionar artículos del catálogo. Para obtener más información, consulte Trabajar con productos del catálogo.
  6. En el campo Cantidad, especifique cuántas unidades de producto, cargo o transacción registrará la línea para el cliente.

    Nota

    Si el producto es de tipo Servicio o el campo Tipo contiene Recurso, la cantidad es una unidad de tiempo, por ejemplo horas, según se indica en el campo Cód. unidad medida en la línea. Para obtener más información, vea Configurar unidades de medida de producto

    El valor del campo Importe línea se calculará como Precio venta x Cantidad.

    El precio y el importe de las líneas tienen IVA o no, dependiendo de qué seleccione en el campo Precios incluyendo IVA en la ficha del cliente.

  7. Si desea ofrecer un descuento, introduzca un porcentaje en el campo % Descuento línea. El valor del campo Importe de línea se actualiza según corresponde.

    Si hay configurados precios de producto especiales en la ficha desplegable Precios venta y descuentos línea ventas en la ficha del producto o en la del cliente, el precio y el importe de la línea de venta se actualizan automáticamente si se cumplen los criterios acordados para el precio. Para más información, vea Registrar acuerdos de pago, descuentos y precios de venta.

  8. Repita los pasos 9 a 12 para cada producto o cargo que desee facturar al cliente.

    Los campos de totales debajo de las líneas se actualizan automáticamente a medida que se crean o modifican líneas para visualizar los importes que se registrarán en los extractos.

    Nota

    En casos muy raros, los importes registrados pueden desviarse de lo que se muestra en los campos de totales. Esto se debe normalmente a los cálculos de redondeo en relación con el IVA o el impuesto de venta.

    Para verificar los importes que se registrarán realmente, puede utilizar la página Estadísticas, que tiene en cuenta los cálculos de redondeo. Además, si selecciona la acción Liberar, los campos de totales se actualizarán para incluir los cálculos de redondeo.

  9. En el campo Importe descuento factura, especifique un importe que se debe descontar del valor que aparece en el campo Total impuesto incl. en la parte inferior de la factura.

    Si ha configurado descuentos en factura para el cliente, el valor porcentual especificado se inserta automáticamente en el campo % descuento en factura si se cumplen los criterios, y el importe relacionado se inserta en el campo Descuento en factura excluyendo impuesto . Para más información, vea Registrar acuerdos de pago, descuentos y precios de venta.

  10. Cuando las líneas de la factura de venta ya estén completas, seleccione la acción Registrar y enviar.

El cuadro de diálogo Registrar y enviar confirmación muestra el método preferido del cliente para recibir documentos. Puede cambiar el método de envío seleccionando el botón de búsqueda en el campo Enviar documento a. Para obtener más información, vea Configurar los perfiles de envío de documentos.

El producto relacionado y los movimientos de cliente se han creado ahora en su sistema y la factura de venta se genera como un documento PDF. La factura de venta se elimina de la lista de facturas de venta y se reemplaza con un nuevo documento de la lista de facturas de venta registradas.

Calcular descuentos en factura para ventas

Una vez que se hayan especificado todos los productos como líneas, podrá calcular el descuento en factura para todo el documento de ventas eligiendo la acción Calcular descuento en factura.

El descuento se calcula basándose en todas las líneas del documento de venta para productos en los que el campo Permitir descuento en factura de la línea de pedido de venta contiene . Este es el valor predeterminado para los productos. Las líneas con cargos de producto, por ejemplo, no se incluyen en el cálculo del descuento de factura. Si desea aplicar un descuento a dichas líneas, debe establecer el campo % de descuento de línea en las líneas relevantes.

Sugerencia

Si se selecciona el campo Calcular descuento de factura en la página Configuración ventas y cobros, se calcula el descuento de la factura automáticamente cuando realiza una de las siguientes operaciones en un documento de venta:

  • Ver estadísticas
  • Ver un test
  • Imprimir
  • Envíos postales

Las condiciones de descuento en factura para un cliente se definen en la página Descuentos en factura de cliente para el cliente. El código de divisa del documento de venta se usa para buscar las condiciones de descuento en factura en la divisa correspondiente.

Si no se han definido descuentos facturas para divisas extranjeras, el programa utiliza las condiciones de descuento factura en DL que aparecen en la página Dto. factura cliente con importes en la divisa local y el tipo de cambio en la fecha de registro del documento de venta para calcular el descuento en factura en divisa extranjera.

Facturas registradas

Una vez que se haya registrado la factura, puede encontrarla en la lista de facturas registradas. Tanto la lista Histórico facturas venta y como la lista Histórico facturas compra muestras las facturas registradas con los números de factura final. En la lista, puede buscar cada factura registrada y puede corregir o cancelar una factura registrada.

Para cada factura registrada, puede buscar estadísticas, dimensiones y los movimientos que son el resultado de la factura registrada. También puede imprimir o enviar la factura registrada.

Puede corregir o cancelar fácilmente una factura de venta registrada antes de que se pague. Por ejemplo, esto es útil si se desea corregir un error de escritura o si el cliente solicita un cambio temprano en el proceso de pedido. Para obtener más información, vea Corregir o cancelar las facturas de venta sin abonar Si la factura de venta registrada se ha pagado, deberá crear un abono de venta para revertir la venta. Para obtener más información, vea Procesar devoluciones de ventas o cancelaciones.

Abra la lista Histórico facturas venta en Business Central.

Registro de pagos

En función de sus necesidades comerciales, puede recibir el pago y registrarlo de diferentes maneras: de forma manual, automática y mediante servicios de pago.

Puede procesar los pagos directamente desde la ficha de cliente. Utilice la acción Registrar pagos de cliente para obtener un resumen de las facturas sin abonar de dicho cliente. A continuación, marque la factura como pagada de forma parcial o total. Esta conciliación de pagos permite procesar los pagos de sus clientes al conciliar los importes recibidos en la cuenta bancaria con las facturas de venta relacionadas no pagadas y luego registrar los pagos. Para obtener más información, vea Conciliar pagos individualmente.

En los entornos comerciales donde el cliente paga después de la entrega, de acuerdo con el plazo de pago, una factura de ventas publicada permanece abierta (sin pagar) hasta que el departamento de Cobros verifique que se haya recibido el pago y lo liquide a la factura de ventas publicada. Esto se puede realizar manual o automáticamente. Para obtener más información, vea Conciliar los pagos de clientes con el diario de recibos de efectivo o de los movimientos de cliente y Conciliar los pagos con liquidación automática.

En los entornos comerciales en los que el cliente paga de forma inmediata, por ejemplo, mediante PayPal o en efectivo, el pago se registra inmediatamente al contabilizar la factura de venta, es decir, la factura de venta publicada se cierra como totalmente liquidada. Seleccione el método relevante en el campo Cód. forma pago del pedido. Consulte debajo del paso 8. Para pagos electrónicos, como PayPal, también debe completar el campo Servicio de pago. Para obtener más información, consulte Permitir pagos de cliente a través de servicios de pago.

Incluso puede crear facturas pagadas directamente para clientes no registrados configurando primero una tarjeta de "cliente de efectivo" que señale en la factura de venta. Para obtener más información, consulte Configurar clientes de efectivo.

Sugerencia

Si desea enviar a sus clientes recordatorios de pagos vencidos, debe configurar niveles y términos de recordatorio. Para más información, ver Configurar términos y niveles de recordatorio.

Números de documento externo

En los documentos de venta y los diarios, puede especificar un número de documento que haga referencia al sistema de numeración del cliente. Utilice este campo para registrar el número que el cliente asignó al pedido, la factura o el abono. Posteriormente podrá utilizar este número si, por alguna razón, necesita buscar la entrada registrada del diario mediante este número.

El campo N.º doc. externo obligatorio en la página Configuración de ventas y cobros especifica si es obligatorio introducir un número de documento externo en el campo N.º documento externo en una cabecera de ventas y el campo N.º documento externo en una línea de diario general.

Si selecciona este campo, no se podrá registrar ninguna factura ni ninguna línea de diario sin un número de documento externo.

El número de documento externo se incluye en los documentos registrados donde puede buscar por el número relevante. También puede buscar utilizando el número de documento externo al navegar por los asientos de los movimientos de clientes.

Una forma diferente de gestionar los números de documento externo es usar el campo Su referencia. Si usa el campo Su referencia, el número se incluirá en los documentos publicados y puede buscar según este campo de la misma manera que para los valores de los campos N.º documento externo. Pero el campo no está disponible en líneas del diario.

Consulte también

Ccial
Configuración de ventas
Imprimir la lista de picking
Inventario
Enviar documentos por correo electrónico
Cobrar saldos pendientes
Facturación masiva desde Microsoft Bookings en Business Central
Trabajar con Business Central

Nota

¿Puede indicarnos sus preferencias de idioma de documentación? Realice una breve encuesta. (tenga en cuenta que esta encuesta está en inglés)

La encuesta durará unos siete minutos. No se recopilan datos personales (declaración de privacidad).