Configurar usuarios y perfiles de seguridad de Dynamics 365 Field Service

En la fuerza laboral actual, la administración de servicios de campo requiere que varias personas con diferentes roles ejecuten una orden de trabajo, incluidos administradores, despachadores y trabajadores de primera línea. Este documento le proporcionará los pasos para configurar cada función para usar Dynamics 365 Field Service con éxito a través de los diferentes perfiles de seguridad - rol de seguridad y perfil de seguridad de campo.

Roles + definiciones de Dynamics 365 Field Service

Primero, definamos los roles que se encuentran dentro de su fuerza laboral y entendamos cómo se los denomina en Dynamics 365 Field Service.

Field Service - Recurso están diseñados para trabajadores de primera línea que realizan órdenes de trabajo in situ para clientes principalmente a través de la aplicación móvil de Dynamics 365 Field Service. Este rol solo tiene capacidades de lectura y actualización en órdenes de trabajo. Por ejemplo, los trabajadores de primera línea solo pueden ver y actualizar información sobre las órdenes de trabajo que se les asignan.

Field Service - Administrador está diseñado para los administradores de servicio o responsables de TI. Este rol tiene acceso a todas las entidades de servicio de campo incluyendo las órdenes de trabajo, el programa, y el inventario. Además, este rol tiene capacidad para crear, leer, actualizar y eliminar (CRUD) capacidades en ordenes de trabajo. Por ejemplo, un administrador de Field Service puede crear nuevos tipos de órdenes de trabajo para la organización.

Field Service - Distribuidor está diseñado para los programadores responsables de administrar y de asignar a un grupo de órdenes de trabajo a un grupo de trabajadores de primera línea. Se caracteriza por las capacidades CRUD limitadas de eliminación para programar las entidades relacionadas con la unidad de negocio. Por ejemplo, los despachadores pueden editar y programar órdenes de trabajo para los trabajadores de primera línea en el territorio de Washington.

Field Service - Compra de inventario está diseñado para los administradores de inventario responsables de administrar el inventario de camiones, adquirir y reorganizar el inventario y procesar devoluciones de productos. Este rol tiene capacidades de eliminación (CRUD) limitadas para las entidades relacionadas con el inventario de la unidad de negocio. Por ejemplo, un gerente de inventario procesa un retorno de productos para una o más líneas de negocio. Este rol de seguridad debe entregarse a un usuario además de los roles de seguridad Field Service-Resource o Field Service-Dispatcher.

IoT - Administrador está diseñada para los administradores o gerentes de servicios de TI responsables de registro de dispositivos y extracciones de datos de dispositivos que son operaciones de IoTHub relacionadas con Connected Field Service. Este rol se caracteriza por tener capacidades de eliminación (CRUD) completas para entidades relacionadas con IoT. Por ejemplo, un usuario con estos roles puede tener acceso a todas las alertas y dispositivos de IoT.

Usuario de extremo de IoT se usa por Microsoft para conectar Dynamics 365 con sistemas de IoT. Para obtener más información sobre seguridad CFS, vea el artículo en configurar roles de seguridad para Connected Field Service.

Requisitos previos

Paso 1: agregar usuarios + asignar licencias Dynamics 365 Field Service

Después de que el administrador haya comprado la prueba o haya pagado las licencias Dynamics 365 Field Service para sus usuarios, ahora pueden agregarlas y asignarles licencias.

Vea el tema en Crear usuarios y asignar roles de seguridad en Power Platform para más detalles.

  1. Inicie sesión en Portal de administrador de Microsoft 365 utilizando la cuenta de administrador de su organización.

  2. En la barra de navegación izquierda, seleccione Usuarios > Usuarios activos.

  3. Seleccione Agregar un usuario para agregar usuarios individuales o seleccione Agregar varios usuarios para importar varios usuarios a través de un archivo CSV. Para obtener más información, visite el artículo de Microsoft 365 sobre usuarios individuales.

Captura de pantalla de adición de usuarios en el Centro de administración.

  1. Si agrega usuarios individuales, complete la información básica de su usuario, incluidos nombre de pila, apellido, y contraseña. Si agrega varios usuarios, completará esta información en un archivo CSV y debe cargarlo.

  2. Asigne a sus usuarios una licencia de producto. Específicamente, seleccione Dynamics 365 Field Service para asignar a sus usuarios esta licencia.

  3. Complete la configuración de sus usuarios, como el cargo, el número de teléfono móvil y la dirección. Si bien esto puede ser opcional, ¡es muy recomendable! Además, también puede otorgar la capacidad de acceso de administrador para ciertos usuarios en esta sección.

  4. Revise y seleccione Terminar de agregar para agregar y asignar a estos usuarios una licencia de Dynamics 365 Field Service.

¡Woohoo, sus usuarios en su organización ahora están agregados y tienen licencias asignadas de Field Service!

Paso 2: Asignar roles de seguridad y perfiles de seguridad de campo

Después de agregar y asignar licencias de Dynamics 365 Field Service a sus usuarios, ahora puede asignarles roles de seguridad de Field Service y perfiles de seguridad de campo específicos. Al establecer roles de seguridad para los usuarios, se controlan los tipos de datos y las entidades a los que un usuario tiene acceso y que puede editar. Al establecer perfiles de seguridad de campo, se controla qué campos ve un usuario para una entidad. Por ejemplo, un usuario puede tener permiso para ver cuentas, pero no para ver los campos específicos de una cuenta. Asegúrese de comprender qué rol asignar a sus usuarios; vea los roles y definiciones.

Nota

Estos pasos le permiten asignar roles de seguridad y perfiles de seguridad de campo a usuarios individuales en lugar de a varios usuarios a la vez.

  1. Inicie sesión en el Centro de administración de Power Platform.

  2. Seleccione el entorno.

  3. Seleccione Configuración.

Captura de pantalla del botón Configuración en Field Service.

  1. Seleccione Usuarios + permisos > Usuarios.

Captura de pantalla de selección de usuarios en Field Service.

  1. Encuentra y seleccione su nombre de usuario. Esto le lleva a una nueva página.

  2. Seleccione Administrar roles.

Captura de pantalla de administración de roles en Field Service.

  1. Seleccione el rol apropiado para su usuario > Aceptar. Vea los roles y las definiciones para saber cuál elegir.

Captura de pantalla de adición de roles de seguridad en Field Service.

  1. Seleccione el > junto a su nombre de usuario y luego seleccione Perfiles de Field Service.

Captura de pantalla de adición de perfiles de seguridad de campo en Field Service.

  1. Seleccione Agregar.

Captura de pantalla del botón Agregar en Field Service.

  1. Seleccione el rol apropiado para su usuario > Seleccionar > Agregar. Vea los roles y las definiciones para saber cuál elegir.

Captura de pantalla de selección de perfiles de seguridad de campo en Field Service.

¡Guau! Ha asignado un rol de seguridad y un perfil de seguridad de campo a un usuario. Repita los pasos anteriores a partir del Paso 5 para aprovisionar a otro usuario.

Preguntas y respuestas

  1. Después de agregar y asignar perfiles de seguridad, ¿qué debo hacer a continuación?

Como administrador, puede comenzar a configurar el resto de Dynamics 365 Field Service. Específicamente, para aprovisionar completamente a sus trabajadores de primera línea, deberá asignarlos a un perfil de datos sin conexión.

  1. ¿Puedo agregar varias personas a un rol de seguridad y / o un perfil de seguridad de campo?

Sí. Use la característica de equipos para ayudarlo a agrupar varios usuarios y luego asignarlos a un rol de seguridad y / o perfil.

  1. ¿Puedo hacer una copia de los roles de seguridad?

Nota

Los lanzamientos de nuevos productos pueden actualizar los roles de seguridad de Field Service. Puede crear roles personalizados o copias de roles existentes para mitigar los riesgos. Si desea agregar privilegios adicionales, recomendamos crear un rol de seguridad personalizado con los privilegios agregados, y asignar tanto el rol de seguridad como el rol de complemento de Field Service. Si tiene la intención de quitar o reducir inferiores, le recomendamos que haga una copia del rol de seguridad de Field Service, realice sus cambios y asigne el rol de seguridad copiado al usuario. Para copiar un rol de seguridad, vaya a Configuración > Seguridad > Roles de seguridad, seleccione un registro de rol de seguridad y elija Acciones > Copiar rol. Consulte la siguiente captura de pantalla a modo de referencia.

Sí. Aquí hay un ejemplo de cómo copiar el rol Field Service - Despachador:

  1. Vaya a Configuración > Seguridad > Roles de seguridad y copie el rol Field Service - Distribuidor.

Captura de pantalla de copiar un rol de seguridad.

  1. Seleccione un usuario y después elija Administrar roles.

Captura de pantalla de añadir un rol de seguridad a un usuario .

  1. Asigne el rol Field Service — Distribuidor copiado para permitir funciones de programación, distribución y edición de órdenes de trabajo al usuario. O bien, si el usuario es responsable de más que programar y distribuir, haga una copia del rol Field Service — Administrador y asígnela al usuario.