Crear reglas de alertas

Introducción

Antes de configurar una regla de alerta, decida cuándo o en qué situaciones desea recibir las alertas. Cuando sepa acerca de qué evento desea que se le avise, encuentre la página en donde aparecen los datos que provocan la aparición del evento. El evento puede ser una fecha que llega o un cambio específico que se produce. Por tanto, debe buscar la página donde se especifica la fecha o donde se muestra el campo que cambia o el registro nuevo. Cuando tenga esta información, puede crear la regla de alerta.

Al crear una regla de alertas, puede definir los criterios que deben cumplirse antes de que se desencadene una alerta. El criterio es básicamente como una coincidencia entre el caso de que se produzca evento y el cumplimiento de condiciones concretas. Cuando se produce un evento, el sistema empieza a realizar una comprobación en función de las condiciones que se configuran.

Asegúrese de que los trabajos por lotes de alerta se estén ejecutando

Los trabajos por lotes para el cambio de datos y las alertas de fecha de vencimiento deben ejecutarse para que se procesen las condiciones de alerta y se envíen las notificaciones. Para ejecutar trabajos por lotes, vaya a Administración del sistema>Tareas periódicas>Alertas y agregue un nuevo trabajo por lotes para Alertas basadas en cambios y / o Alertas de fecha de vencimiento. Si se necesita un trabajo por lotes largo y frecuente, seleccione Periodicidad y establezca Sin fecha de finalización con un Patrón de periodicidad de Minutos y un Contador de 1.

Eventos

El evento que desencadena una regla de alertas puede ser una fecha que llega o un cambio específico que se produce. Los desencadenadores para los eventos se definen en la ficha desplegable Avisar cuando del cuadro Crear regla de alertas. Los eventos que están disponibles para un campo determinado dependen del desencadenador que se selecciona.

Por ejemplo, si está configurando una regla de alerta para el campo Fecha de inicio, los eventos de fecha de vencimiento son adecuados. Por lo tanto, el tipo de evento is due in está disponible para ese campo. Sin embargo, para un campo como Centro de coste, un evento de fecha de vencimiento no es adecuado. Por lo tanto, el tipo de evento is due in no está disponible. En su lugar, el tipo de evento has changed está disponible.

Tipos de evento

Se pueden producir tres tipos de eventos:

• Eventos de tipo crear y de tipo eliminar Estos eventos activan una alerta cuando se crea o se elimina un registro.
• Eventos de tipo actualización Estos eventos activan una alerta cuando cambian los datos de un campo específico.
• Eventos de tipo Fecha de vencimiento: estos eventos desencadenan una alerta cuando llega una fecha.

Los cambios que se producen se pueden iniciar por un usuario. Por ejemplo, un usuario cambia la fecha de entrega de un pedido de compra. Como alternativa, los cambios se pueden producir como parte de un proceso. Por ejemplo, el campo Estado de una página cambia para reflejar el ciclo de vida de varios procesos en el sistema.

Condiciones

En la ficha desplegable Avisar para en el cuadro de diálogo Crear regla de alertas, puede usar condiciones para controlar cuándo desea que se le avise sobre eventos.

Por ejemplo, puede especificar que el sistema debería alertarle cuando el estado de los pedidos de compra cambie, pero únicamente si el estado coincide con un conjunto determinado de condiciones. En concreto, desea que le avisen cuando el estado de un pedido de compra se establece en Recibido. Este cambio en el estado es el evento que desencadena la alerta.

A continuación, debe decidir acerca de sobre qué pedidos de compra desea recibir una alerta. Por ejemplo, puede seleccionar una de los siguientes opciones. Estas opciones definen las condiciones de la regla de alertas.

• Registro actual seleccionado: Recibe una alerta cuando el estado de un pedido de compra específico cambia a Recibido.
• Todos los registros Recibirá una alerta cuando cambie el estado de un pedido de compra de un artículo en la vista de la página activa. Puede usar el filtrado avanzado que está disponible en la página para crear reglas para un conjunto de registros específico. Por ejemplo, puede crear una alerta que se active para todos los pedidos de compras para clientes de un grupo de clientes específico.

Vencimiento de la regla

En la ficha desplegable Avisar hasta del cuadro de diálogo Crear regla de alertas, puede especificar el tiempo que la regla de alerta debe estar activa.

Contenido de la alerta

En la ficha desplegable Avisar con del cuadro de diálogo Crear regla de alertas, puede especificar el texto del asunto y del mensaje que deben usar las alertas.

Id. de usuario

En la ficha desplegable Avisar a del cuadro de diálogo Crear regla de alertas, puede especificar qué usuario debe recibir los mensajes de alerta. De forma predeterminada, se selecciona el id. de usuario. La capacidad de cambiar el usuario que recibe la alerta está restringida a los administradores de la organización.

Alertas como eventos de negocio

Puede enviar alertas externamente utilizando el marco de eventos empresariales. Al crear una alerta, establezca Toda la organización a No y establezca Enviar externamente a Sí. Después de tener la alerta que desencadena el evento de negocio, puede activar un flujo integrado en Power Automate utilizando el desencadenante Cuando ocurre un evento de negocios en el conector de finanzas y operaciones, o enviar explícitamente el evento a un punto final de eventos de negocio a través de Catálogo de eventos empresariales.

Cree una regla de alerta

0. Asegúrese de que los trabajos por lotes de alerta se estén ejecutando (ver más arriba).
1. Abra la página que incluye los datos para supervisar.
2. En el Panel de acciones, en la ficha Opciones, en el grupo Compartir, seleccione Crear regla de alertas.
3. En el cuadro de diálogo Crear regla de alertas, en el campo Campo, seleccione el campo que desea supervisar.
4. En el campo Evento, seleccione el tipo de evento.
5. En la ficha desplegable Avisar para , seleccione la opción deseada. Si desea enviar la alerta como un evento de negocio, establezca el valor Toda la organización en No.
6. Si desea que la regla de alerta esté inactiva en una fecha concreta, seleccione una fecha final en la ficha desplegable Avisar hasta.
7. En la ficha desplegable Avisar con, en el campo Asunto, acepte el encabezado de asunto predeterminado para el mensaje de correo electrónico o escriba un nuevo asunto. El texto se usa como el encabezado de asunto del mensaje de correo electrónico que recibe cuando se desencadena una alerta. Si desea enviar la alerta como un evento de negocio, configure Enviar externamente a Sí.
8. En el campo Mensaje, Inserte un mensaje opcional. El texto se usa como el mensaje que recibe cuando se desencadene la alerta.
9. Seleccione Aceptar para guardar la configuración y crear la regla de alertas.

Limitaciones y soluciones

Solución alternativa para crear alertas para las fuentes de datos secundarias de un formulario

No puede crear alertas para algunas fuentes de datos secundarias en formularios. Por ejemplo, al crear alertas en el formulario de perfiles de publicación de clientes o proveedores, solo los campos en el encabezado (CustLedger o VendLedger) están disponibles y no las cuentas de dimensión. La solución alternativa para esta limitación es utilizar SysTableBrowser para abrir esa tabla como fuente de datos principal.

1. Abra la mesa en el formulario SysTableBrowser.

   	https://<EnvironmentURL>/?cmp=USMF&mi=SysTableBrowser&TableName=<TableName>
   

2. Cree una alerta desde el formulario SysTableBrowser.

Las alertas basadas en cambios no funcionan para cambios de estado de lotes

Las alertas basadas en cambios no funcionan con cambios de estado por lotes porque están desactivadas por motivos de rendimiento. En su lugar, debe configurar la capacidad de Alertas por lotes. Para más información, consulte Configurar alertas para formularios mejorados para lotes.