Propuestas de presupuesto

Artículo
02/01/2024

Las organizaciones dedican una gran cantidad de tiempo y recursos a preparar sus presupuestos. Gran parte de ese trabajo es un esfuerzo repetitivo de bajo valor agregado, como la recopilación de datos que se utilizan en el proceso presupuestario. Se necesita trabajo adicional para preparar un presupuesto línea por línea por departamento.

Las propuestas de presupuesto proporcionan las prestaciones siguientes:

Facilita la recopilación de datos históricos a partir de datos reales o presupuestos para utilizarlos en la elaboración de presupuestos dentro de Dynamics 365 Finance.
Le permite realizar revisiones del presupuesto utilizando diferentes períodos de tiempo o combinaciones de presupuesto y datos reales históricos.
Genera un nuevo presupuesto que se puede refinar e iterar aún más con la atención de alto valor para aplicar conocimientos e ideas que pueden no estar presentes en los datos históricos.
Proporciona el resultado de la propuesta de presupuesto como un documento de registro de presupuesto, que es fácil de modificar, importar, exportar y usar para informes estándar en Dynamics 365 Finance.

Importar datos suficientes para una buena predicción

La calidad de las predicciones depende de tener suficientes datos limpios y consistentes durante varios años. En algunos casos, tres años de datos consistentes son suficientes, pero a menudo lo mejor es entre cinco y diez años. Si no existen 10 años de datos históricos en el sistema hoy, considere limpiar los datos históricos anteriores que tal vez no existan en el sistema y cargarlos como un presupuesto histórico.

El término limpieza de datos se refiere a garantizar que los datos sean coherentes en términos de cuentas y dimensiones financieras cuando se ha producido una reorganización, o a importar datos heredados generados antes de un cambio en el gráfico. de cuentas o dimensiones financieras.

Configuración de propuestas de presupuesto

Para configurar la característica de prpuestas de presupueseto, complete los siguientes pasos:

Después de habilitar una función, un nuevo elemento de menú llamado Propuesta de presupuesto en Presupuesto > Configuración > Presupuestos básicos estará disponible para los usuarios con la función de administrador de Finance Insights. La configuración del campo Habilitar característica se debe cambiar de No a Sí. No se generarán predicciones hasta que la función esté habilitada.

Ejemplo: generar una propuesta de presupuesto

Las propuestas de presupuesto deben pasar por los siguientes pasos para preparar el proyecto de presupuesto como documento de registro de proyecto de presupuesto:

Cree una propuesta de presupuesto en Presupuestos > Periódico > Generar propuesta de presupuesto como usuario con el rol de Administrador de presupuesto.
Se proporciona un rango de fechas para el inicio y el final de los datos que se utilizarán para la predicción.
Se realiza una selección de datos reales, presupuestarios o tanto reales como presupuestarios.
Se pueden agregar atributos individuales para refinar los datos que se generan y limitarlos a tipos de cuentas específicos para los datos reales.
Se agregan filtros individuales para refinar qué modelos y códigos presupuestarios específicos se deben utilizar para determinar los datos presupuestarios que se utilizarán.
Tenga en cuenta que los filtros de fecha generales seleccionados incluyen lo siguiente:
- Criterios de salida sobre qué modelo de presupuesto y código de presupuesto se deben utilizar para la salida.
- Los criterios de entrada generan los datos de entrada sin procesar y se agregan en conjuntos de datos mensuales por combinación de dimensiones para el conjunto actual de dimensiones del presupuesto, como se define en Presupuestación > Configuración > Presupuesto básico > Dimensiones para presupuestar.
- Los datos de entrada se envían a AI Builder para aplicar el aprendizaje automático para generar predicciones.
- AI Builder devuelve los datos de predicción a Dynamics 365 Finance.
- Luego puede completar el proceso y generar las predicciones como un borrador de entrada de registro presupuestario.
- El borrador del presupuesto se puede ver y modificar dentro de las entradas del registro presupuestario o dentro de una de las opciones de informes disponibles.

Las fechas seleccionadas para la salida son generadas por el sistema basándose en 12 meses de predicciones después de la fecha de finalización de la entrada. Considere el siguiente ejemplo:

Fecha inicial de entrada	Fecha final de entrada	Comienzo de salida	Final de salida
1 Ene 2017	31Dic 2019	1 Ene 2020	31 Dic 2020
1 Jul 2014	30 Jun 2018	1 Jul 2018	30 Jun 2019

Los modelos presupuestarios ingresados se comparan con las fechas para determinar qué entradas del registro presupuestario deben usarse y deben incluirse líneas presupuestarias individuales. Considere los siguientes ejemplos.

Fecha inicial de entrada	Fecha final de entrada	Modelo presupuestario	Líneas de presupuesto	Incluido
1 Ene 2017	31Dic 2019	Año fiscal 2017	30 Jun 2017	x
1 Ene 2017	31 Dic 2019	Año fiscal 2018	30 Jun 2018	x
1 Ene 2017	31 Dic 2019	Anual	30 Jun 2017	x
1 Ene 2017	31 Dic 2019	Anual	30 Jun 2016

Probar, perfeccionar y confiar en las producciones de aprendizaje automático

La función de propuestas de presupuesto utiliza datos históricos, así como sus aportes, para crear un modelo de aprendizaje automático. Los siguientes puntos ofrecen orientación que puede ayudar a optimizar los resultados de un modelo y guiar el uso de los datos.

Los modelos de aprendizaje automático funcionan mejor cuando analizan un conjunto de datos consistente a lo largo del tiempo. Como se señaló anteriormente, lo óptimo es tener 10 años de datos que utilicen el mismo plan de cuentas y dimensiones. Es probable que los modelos que utilizan más datos sean más eficaces que los modelos que utilizan menos.
Los modelos utilizan datos históricos y matemáticas sofisticadas para sugerir un resultado razonablemente probable. Las propuestas que se generan pueden ayudarte a crear presupuestos más efectivos con menos trabajo. Sin embargo, generar el mejor presupuesto posible ocurre cuando sus gerentes están comprometidos y participan en el perfeccionamiento de las propuestas presupuestarias que se generan.
Algunas actividades son más fáciles de predecir con precisión que otras. Por ejemplo, la actividad de algunas cuentas de nómina y gastos puede ser más regular y, por lo tanto, más fácil de predecir que las cuentas que rastrean una actividad más volátil.
Los resultados deben compararse con los reales utilizando los informes estándar reales versus presupuestados, así como el informe de informes financieros reales versus presupuestados, con columnas mensuales agregadas para mostrar montos de variación detallados y análisis de porcentaje de variación.
Puede generar predicciones para la actividad histórica y comenzar a evaluar las predicciones comparando cuáles habrían sido las predicciones para el año actual con la actividad del año actual.

Demostración con datos reales versus consulta de presupuesto

La consulta de datos reales versus presupuesto se puede utilizar para tener una vista línea por línea de los datos reales versus la propuesta de presupuesto. En Parámetros de consulta, establezca la fecha de inicio y la fecha de finalización y su modelo de presupuesto de salida. También establezca el Estado de entrada del registro de presupuesto en Borrador.

En los resultados está disponible una vista anual que incluye el monto real, el monto del presupuesto, el monto de la variación y el porcentaje utilizado. Esta página puede entonces abrir la página Saldo del periodo donde puede revisar cualquier cuenta período por período para una evaluación más profunda que muestre el monto de la variación.

Demostrar con informes financieros

Puede usar el informe Real frente a presupuesto: financiero predeterminado para ver vistas resumidas y detalladas de los datos reales frente a la propuesta de presupuesto. El diseño de informe predeterminado incluye una vista anual única para el presupuesto original, el presupuesto revisado, los datos reales, el monto de la variación, el porcentaje de variación y el porcentaje del presupuesto. El informe se puede actualizar fácilmente para incluir 12 columnas mensuales con los valores correspondientes, en lugar de una sola cantidad con variaciones. Puede configurar el modelo de presupuesto de la propuesta de presupuesto seleccionando Opciones de informe y luego seleccionando el modelo de presupuesto del menú desplegable Escenarios. Esto actualizará el informe al modelo de presupuesto correcto.

Cuando se exporta un informe financiero de 12 meses a Excel, puede insertar fácilmente un gráfico de líneas o un minigráfico para proporcionar una vista gráfica de los datos de entrada o salida que ayude a revelar tendencias en los datos.