Caja en metálico para Europa del Este y Rusia

Este artículo proporciona información sobre la funcionalidad de caja en metálico que permite a los usuarios de Estonia, Lituania, República Checa, Hungría, Letonia, Polonia y Rusia reflejar operaciones en efectivo en el sistema.

Puede utilizar la funcionalidad de caja en metálico para automatizar operaciones de recibos y gastos de efectivo, la creación de documentos primarios y la impresión de informes relacionados. La funcionalidad de caja en metálico le permite realizar las siguientes operaciones:

• Contabilizar la recepción y el gasto de los activos en efectivo disponibles.
• Genere formularios de efectivo típicos: Comprobantes de reembolso de efectivo, Comprobantes de desembolso de efectivo y un Diario de registro de comprobantes de efectivo.
• Controle el monto máximo de efectivo que se permite para operaciones con clientes, proveedores, etc.
• Reflejar operaciones de efectivo en varias monedas en el sistema.
• Convierta los montos de las operaciones en efectivo en moneda extranjera a la moneda predeterminada para proporcionar informes contables.
• Genere un informe de libro de caja y un informe de caja.

Requisitos previos

Antes de que su organización pueda usar la funcionalidad de caja en metálico, debe completar los siguientes requisitos previos:

• Configurar cuentas de anticipo.
• Configurar perfiles de registro de caja.
• Configurar secuencias numéricas para numeración de documentos de caja.
• Configurar valores predeterminados para los parámetros de gestión de efectivo y bancos.
• Configurar nombres de diarios de caja en el libro mayor.

Configurar cuentas de anticipo

Para configurar un efectivo, abra Gestión de efectivo y bancos>Cuentas bancarias>Cuentas de efectivoe ingrese la siguiente información.

Campo	Description
Efectivo	Introduzca un código que identifique la cuenta de caja (efectivo).
Name	Escriba una descripción de la cuenta de caja.
Divisa	Seleccione el código de moneda predeterminado para transacciones en efectivo.
Grupo de secuencias numéricas	Si la numeración de los documentos en efectivo debe diferir de la numeración especificada en los parámetros, ingrese un código.
Más divisas	Seleccione esta casilla de verificación para permitir que se registren monedas que difieren de la moneda contable.
Efectivo negativo	Seleccione esta casilla de verificación para permitir saldos de efectivo negativos en cualquier moneda.

Para configurar reglas de control de saldo de efectivo para una cuenta de efectivo, seleccione la cuenta de efectivo y luego, en el Panel de acciones, en la pestaña Cuenta de efectivo, en el grupo Límite de saldo, haga clic en Límite de saldo. Especifique la siguiente información.

Campo	Description
Tipo de divisa	Seleccione el tipo de divisa: Moneda de contabilidad: utilice el código de moneda básico de la empresa. Moneda indicada: utilice un código de moneda que difiera del código de moneda básico de la empresa.
Divisa	Si seleccionó Moneda indicada en el campo Tipo de moneda, seleccione un código de moneda. Este campo no está disponible si seleccionó Moneda de contabilidad en el campo Tipo de moneda.
Tio de límite de saldo	Seleccione uno de los valores disponibles: Máximo: no se debe permitir que el saldo de efectivo exceda el límite de saldo cantidad de la cuenta de efectivo (límite superior). Mínimo: no se debe permitir que el saldo de efectivo sea inferior al límite de saldo cantidad de la cuenta de efectivo (límite inferior).
Comprobar el límkite de saldo	Seleccione lo que ocurre durante el proceso de aprobación de documentos de efectivo si el Límite de saldo supera el importe de la cuenta de efectivo: Aceptar: se puede superar el límite. Advertencia: se puede superar el límite, pero el usuario recibe un mensaje de advertencia. El documento de caja está confirmado o aprobado. Error: no se puede superar el límite. El usuario recibe un mensaje de error y el documento de caja no se confirma ni se aprueba. Para obtener más información sobre el proceso de aprobación de documentos en efectivo, consulte la sección "Aprobación y contabilización de transacciones en efectivo", más adelante en este artículo.
Límite de saldo	Introduzca un límite para el saldo de la cuenta de efectivo. El monto debe estar en la moneda que usted especificó.

Configurar perfiles de registro de caja

Los perfiles de contabilización de efectivo definen contabilizaciones en el libro mayor. Para configurar un perfil de contabilización de efectivo, vaya a Dineroy gestión bancaria>Configuración>Perfiles de contabilización de efectivo y seleccione o cree un perfil de publicación. Especifique la siguiente información.

Campo	Description
Válido para	Seleccione si el perfil de contabilización se aplica a una cuenta de efectivo específica o a todas las cuentas de efectivo: Tabla: si hay una línea de perfil de contabilización para la cuenta de efectivo, esa línea se utiliza para la contabilización de transacciones en efectivo. Todo: no existe una línea de perfil de contabilización para la cuenta de efectivo.
Efectivo	Si seleccionó Tabla en el campo Valido para, especifique la cuenta de efectivo. Este campo permanece en blanco si seleccionó Todo en el campo Valido para.
Cuenta contable	Ingrese el número de la cuenta contable que se utilizará como cuenta de resumen para la cuenta de efectivo.

Configurar secuencias numéricas para documentos de efectivo

Para configurar secuencias numéricas para documentos de efectivo, vaya a Gestión de efectivo y bancos>Configuración>Parámetros de gestión de efectivo y bancos. En la pestaña Secuencia numérica, especifique los códigos de secuencia numérica para los Recibos de reembolso en efectivo, Resguardos de desembolso de efectivo, Vale de corrección de efectivo y Documentos de ajuste cambiario y para Número de informe de caja.

Configurar valores predeterminados para los parámetros de gestión de efectivo y bancos

Para configurar valores predeterminados para los parámetros de gestión de efectivo y banco para la función de caja chica, vaya a Gestión de efectivo y banco>Configuración>Parámetros de gestión de efectivo y banco. En la ficha Efectivo, especifique la información siguiente.

Campo	Description
Efectivo	Seleccione la cuenta de efectivo predeterminada en los diarios.
Contabilización de efectivo	Introduzca el perfil de contabilización de efectivo predeterminado que se usa si no se especifica ningún otro perfil de contabilización.
Comprobar el asiento utilizado	Seleccione qué ocurre si se encuentran números duplicados durante la verificación del número de documento de efectivo: Rechazar el duplicado Rechazar las copias dentro del ejercicio Aceptar duplicados Atención en caso de duplicados
Comprobar el límite de las operaciones	Especifique qué ocurre si se excede el límite de operaciones con contraagentes: Aceptar: se puede superar el límite. Advertencia: se puede superar el límite, pero el usuario recibe un mensaje de advertencia. Se ha registrado la operación. Error: no se puede superar el límite. El usuario recibe un mensaje de error y la operación no se publica.
Método de validación	Seleccione el método de validación que se utiliza para controlar los montos límite excedidos para las operaciones: Operación: la validación se realiza para cada transacción Acuerdo: la validación se realiza para cada transacción para la que existe un contrato que tiene un contratista.
Límite de las operaciones	Ingrese el monto máximo que se permite para operaciones con contraagentes en efectivo.
Registrar en fecha anterior	Seleccione esta casilla de verificación para permitir que las transacciones en efectivo se registren antes de la última fecha de la transacción en efectivo.
Dimensiones	Ingrese las dimensiones en los campos Código de departamento, Código analítico y Código de propósito. El formulario de impresión de documentos en efectivo reflejará esta información.
Utilizar estado de confirmación	Seleccione esta casilla de verificación para utilizar un estado adicional, Confirmado, durante el proceso de aprobación de documentos de efectivo. (Para obtener más información, consulte la sección "Aprobación y contabilización de transacciones en efectivo".)

Configurar nombres de diarios de caja en el libro mayor

Para crear un diario para la contabilización de transacciones en efectivo, vaya a Libro mayor>Configuración del diario>Nombres de diario y cree un nuevo registro. En el campo Tipo de diario, especifique Efectivo. Defina otros parámetros de diario predeterminados según sea necesario.

Operaciones diarias de efectivo a través de un diario Slip

Para crear un documento de efectivo a través de un diario de recibos, vaya a Gestión de efectivo y bancos>Transacciones en efectivo>Diario de recibos y crear una nueva revista. En el panel de acciones, haga clic en Líneas. Agregue una nueva línea e introduzca la siguiente información.

Campo	Description
Fecha	Especifique la fecha de la transacción.
Cuenta	Seleccione la cuenta de efectivo. De forma predeterminada, una cuenta de efectivo se especifica en los parámetros de Gestión de efectivo y banco.
Description	Escriba texto explicatorio de la transacción.
Debe/haber	Ingrese el monto del documento en efectivo en uno de estos campos: Débito: utilice este campo para registrar recibos de efectivo y un comprobante de reembolso de efectivo. Crédito: utilice este campo para registrar gastos de efectivo y un comprobante de desembolso de efectivo.
Tipo de cuenta y cuenta de contrapartida	Seleccione el tipo de cuenta de contrapartida y un número de cuenta de contrapartida.
Divisa	Seleccione el código de divisa de la transacción.
Comprobante	Este campo se rellena automáticamente en función de la configuración del diario.
Número de pedido	Si no se configura ninguna otra secuencia numérica para la cuenta de efectivo, este campo se completa automáticamente, según la secuencia numérica especificada en los parámetros. Puede ingresar manualmente un número de pedido en este campo según lo requiera. Para evitar incoherencias en la numeración de documentos de caja, se aplica el siguiente control: el número de un documento de caja que tiene una fecha de operación anterior no puede ser mayor que el número de un documento de caja que tiene una fecha de operación posterior. Si no necesita este control, seleccione la casilla de verificación Contabilización en fecha anterior en los parámetros de Gestión de efectivo y banco.
Estado de aprobación	El primer estado de la transacción es Ninguno. Para obtener información sobre cómo configurar el estado de la transacción, consulte la sección "Aprobación y publicación de transacciones en efectivo".
Tipo de documento	Este campo en la pestaña Pedido en efectivo se completa automáticamente, según el monto que ingresó para el documento en efectivo: Comprobante de reembolso de efectivo: este valor se utiliza si ingresó un monto en el campo Débito para la cuenta de efectivo. Comprobante de desembolso de efectivo: este valor se utiliza si ingresó un monto en el campo Crédito para la cuenta de efectivo Corrección : ingresó un monto negativo en el campo Débito o en el campo Crédito . campo para la cuenta de efectivo.
Grupo de impuestos	Especifique un grupo de impuestos sobre las ventas para calcular los impuestos sobre la operación.
Grupo de impuestos de artículos	Especifique un grupo de impuestos sobre las ventas del artículo para calcular los impuestos sobre la operación.
Motivo	En la pestaña Pedido en efectivo , ingrese el texto que describa el asunto de la transacción. Este texto se imprimirá en el formulario de informe del recibo de caja.
Fecha del documento	Ingrese la descripción, el número y la fecha del documento principal que es el motivo de la transacción (por ejemplo, informes anticipados, factura o pedido).
Tipo representantivo	Este campo puede tener los valores siguientes: Trabajador: la búsqueda representativa contiene una lista de empleados si el campo Cuenta de compensación está configurado como Libro mayor o Banco, o una lista de las personas de contacto del contraagente si el campo Cuenta de compensación está configurado como Cliente o Proveedor. Para configurar representantes, vaya a Básico>Configuración>Contactos>Persona de contacto. Otro: la búsqueda representantiva contiene una lista de otros clientes. Para configurar receptores que no aparecen en la tabla Clientes o Proveedores, vaya a Libro mayor>Receptores. Este tipo solo está disponible para Letonia. (La clave de configuración CSELatvia debe estar habilitada.) Proveedor: la búsqueda representantiva contiene una lista de proveedores. Para configurar proveeodres, vaya a Proveedores>Proveedores. Cliente: la búsqueda representantiva contiene una lista de clientes. Para configurar los clientes, vaya a Clientes>Clientes.
Representante	Seleccione un representante del tipo que especificó en el campo Tipo representativo.
Nombre de la persona	Este campo se completa automáticamente, según los campos Cuenta de compensación y Representante. El formulario de impresión de comprobantes de efectivo reflejará esta información.
Tarjeta de identificación	Este campo se completa automáticamente, en base a los datos del documento de identidad de la persona de contacto (representante). Si el campo Tipo de cuenta de compensación está configurado en Titular del anticipo y el campo Cuenta de compensación El campo cuenta está configurado para un número de empleado, los recibos o gastos de efectivo se pueden realizar desde o hacia el empleado. En este caso, el campo Cédula de identidad se completa automáticamente utilizando los datos del documento de identidad de la tabla Empleado . (Contabilidad de personal>Tabla de empleados).
Propósito	En la tabla Propósito, defina uno o más códigos de destino para el monto de la transacción. Seleccione un código de destino en el campo Propósito e ingrese una explicación en el campo Texto de transacción . En el campo Importe, introduzca un importe en la divisa de la transacción. El campo Porcentaje muestra, como porcentaje, la relación entre el importe de destino y el importe total de la transacción.
Resto	El importe restante que se calcula. Tenga en cuenta que el monto total de la transacción debe asignarse a los códigos de destino.
Agentes	En la pestaña Funcionarios, especifique los nombres y cargos de las personas responsables: Director, Jefe de contabilidad y Cajero. Los valores Posición están determinados por la configuración de los funcionarios en las pestañas General y Libro mayor de la página Oficiales (Básico>Configuración>Contactos>Funcionarios).
Pago por adelantado	Seleccione esta casilla si la transacción es una transacción de prepago.
Perfil de registro	Introduzca el perfil de contabilización de la cuenta de efectivo. De forma predeterminada, se utiliza el perfil de contabilización especificado en los parámetros de Gestión de caja y banco.
Perfil de contabilización del compensación	Introduzca el perfil de contabilización de la cuenta de compensación seleccionada.
Tiempo total	En el grupo de campos Importe total en la parte inferior de la página, el campo Reimb muestra el total que se calcula. para todos los recibos de reembolso de efectivo que se ingresan en el diario actual, y el campo Disb muestra el total de todos los recibos de desembolso de efectivo.

Para verificar las entradas del diario, en el Panel de acciones, haga clic en Validar.

Operaciones diarias de efectivo a través de un diario General

Para crear una transacción en efectivo a través de un diario general, vaya a Libro mayor>Asientos de diario>Diarios generales y cree un nuevo diario. En el panel de acciones, haga clic en Líneas. Agregue una nueva línea e introduzca la siguiente información.

Campo	Description
Fecha	Especifique la fecha de la transacción.
Tipo de cuenta	Seleccione Caja en metálico.
Cuenta	Seleccione el número de cuenta de efectivo.
Texto de la transacción	Escriba texto explicatorio de la transacción.
Debe/haber	Ingrese el monto del documento en efectivo en uno de estos campos: Débito: utilice este campo para registrar recibos de efectivo y un comprobante de reembolso de efectivo. Crédito: utilice este campo para registrar gastos de efectivo y un comprobante de desembolso de efectivo.
Tipo de cuenta y cuenta de contrapartida	Seleccione el tipo de cuenta de contrapartida y un número de cuenta de contrapartida.
Divisa	Seleccione el código de divisa de la transacción.

En la pestaña Factura, puede especificar perfiles de publicación para la cuenta seleccionada y la cuenta de contrapartida. Si la transacción registrada es un pago por adelantado, seleccione la casilla de verificación Pago por adelantado en la pestaña Pago. En el grupo de campos Representante, complete los campos como lo hizo para que las líneas del diario de recibos se impriman en el informe Caja. Para verificar las entradas del diario, en el Panel de acciones, haga clic en Validar.

Aprobación y publicación de transacciones en efectivo

Para transacciones en efectivo, se pueden aplicar los siguientes estados: Ninguno, Confirmado, Aprobado y Rechazado. Un parámetro Utilizar estado de confirmación en la ficha desplegable Aprobación de la pestaña Efectivo en Gestión de efectivo y bancos>Configuración>Parámetros de gestión de efectivo y bancos le permite activar dos estados adicionales: Confirmado y Rechazado. La confirmación es apropiada cuando se emiten documentos de efectivo y los recibos o gastos de efectivo se comparten entre dos empleados: contador y cajero. La función Restablecer estado cambia el estado actual de la transacción. Aprobado se convierte en Confirmado y Confirmado se convierte en Ninguno. Los asientos del diario de caja solo se pueden editar cuando el estado es Ninguno. Las transacciones en efectivo solo se pueden rechazar si el estado de la transacción es Confirmado. Los documentos de caja rechazados se incluyen en el informe Diario de registro de documentos de caja , pero no se reflejan en el libro de caja informe. Para confirmar una transacción, seleccione la línea del diario de recibo correspondiente y luego haga clic en Aprobación de documentos>Confirmar. Se genera un número de pedido basado en la secuencia numérica especificada. El estado de la transacción cambia a Confirmado y ya no puede editar la línea del diario. El saldo de la cuenta de caja se mantiene sin cambios. Para rechazar un documento de efectivo, haga clic en Aprobación de documentos>Rechazar. Esta opción está disponible solo para documentos que tienen el estado Confirmado . Para aprobar una transacción, seleccione la línea del diario de recibo correspondiente y luego haga clic en Aprobación de documentos>Aprobar. El estado Aprobado indica que se recibieron o gastaron fondos en efectivo. Se modifica el saldo de caja. La transacción de caja se puede registrar. Para cancelar un estado Aprobado y restablecer el estado a Ninguno, haga clic en Aprobación de documentos>Restablecer estado. Solo se pueden registrar transacciones de caja. Para publicar un diario, haga clic en Registrar>Registrar.

Imprimir un pedido de efectivo

Para imprimir una orden en efectivo, seleccione una línea del diario de recibo y luego, en el Panel de acciones, haga clic en Imprimir>Informe de orden en efectivo. El sistema genera un formulario de impresión para un comprobante de reembolso en efectivo o un comprobante de desembolso en efectivo, dependiendo de si se ingresa un monto en el campo Débito o el campo Crédito para la línea seleccionada:

• Si hay una cantidad en el campo Débito: Comprobante de reembolso de efectivo
• Si hay una cantidad en el campo Crédito: Comprobante de desembolso de efectivo

Las líneas del diario de deslizamiento que tienen el estado Confirmado, Aprobado o Rechazado se pueden imprimir. También puede imprimir documentos de orden en efectivo en Gestión de efectivo y bancos>Consultas e informes>Pedido en efectivo.

Tareas periódicas

Las siguientes tareas se pueden realizar en Gestión de efectivo y bancos>Tareas periódicas.

Tarea periódica	Description
Comprobar el límkite de saldo	Verifique el saldo de la cuenta de efectivo seleccionada en la fecha especificada y muestre el resultado en un mensaje informativo. Sólo las transacciones aprobadas pueden contarse en el cálculo del saldo. Las transacciones que están marcadas como Para nómina no se consideran.
Recálculo del saldo de efectivo	Utilice esta tarea para asegurarse de que los saldos del libro mayor de las cuentas de efectivo coincidan con el saldo de efectivo.
Creación de informes de caja (solo para Polonia)	Cree un informe de Efectivo. El número de ifnorme de Efectivo se genera en función de la secuencia numérica configurada para Número de informe. En el cuadro de diálogo de la tarea, en Hasta la fecha, especifique la última fecha para la cual se deben contar las transacciones en efectivo para el informe de Efectivo. Utilice la función Filtro en la pestaña Registros para incluir para especificar criterios adicionales para limitar la selección de transacciones en efectivo. Estos criterios pueden incluir números de cuentas de efectivo y códigos de moneda. En el campo Crear por, seleccione el usuario responsable de la creación del informe. Para ver el informe de efectivo que se crea, utilice el botón Informes de efectivo en la página Cuentas de efectivo.
Efectivo: ajuste del cambio (FIFO y FIFO) (solo para Polonia)	Calcule el ajuste cambiario según los estándares polacos. Utilice la función Filtro en la pestaña Registros para incluir para especificar la cuenta de efectivo para la que se ejecutará la tarea. Seleccione la casilla de verificación Recálculo para realizar un recálculo completo de la diferencia de ajuste cambiario para todos los períodos abiertos. Así es como se calcula el ajuste cambiario cuando se utilizan los métodos primero en entrar, primero en salir (FIFO) y último en entrar, primero en salir (LIFO): Método FIFO: el sistema busca una transacción de gasto que tiene una fecha de transacción anterior (número de pedido más pequeño) y la liquida con una transacción de recibo que tiene una fecha de transacción anterior (número de pedido más pequeño). Método LIFO: el sistema busca una transacción de gasto que tiene una fecha de transacción posterior (número de pedido mayor) y la liquida con una transacción de recibo que tiene una fecha de transacción posteior (número de pedido mayor). El importe liquidado se refleja en el campo Moneda liquidada en la página Transacción en efectivo. Si hay una diferencia de ajuste de cambio, el importe se refleja en el campo Importe de ajuste de cambio y se genera una transacción con el tipo de documento Diferencia de tipo de cambio en la tabla Transacción en efectivo. Las cuentas contables para las transacciones de pérdidas y ganancias se establecen en la tabla Moneda (Tipo de cambio beneficio financiero y Pérdida financiera por tipo de cambio).
Revalorización de divisa extranjera (efectivo)	Utilice esta tarea para tener un saldo adecuado en la moneda predeterminada en la fecha del informe cuando las operaciones se ingresan en monedas extranjeras. Utilice la función Filtro en la pestaña Registros para incluir para especificar la cuenta de efectivo para la que se ejecutará la tarea. En el cuadro de diálogo de la tarea, utilice los campos De moneda y A moneda para especificar las monedas de la transacción. El sistema compara el monto en la moneda que se convirtió utilizando el tipo de cambio en la fecha seleccionada con el monto en la moneda predeterminada. La diferencia entre los dos montos (excluyendo el ajuste cambiario anterior) es el ajuste cambiario calculado. Esta tarea crea una transacción en efectivo aprobada del tipo Ajuste cambiario. La transacción contable se forma utilizando la cuenta contable para efectivo y la cuenta contable especificada en Beneficio no realizado o Pérdida no realizada en la tabla Moneda.

Consultas e informes

Consulta o informe	Description
Vista de transacciones de efectivo	Para una línea de diario de recibo, utilice el botón Consultas en el Panel de acciones para ver las transacciones del libro mayor, el saldo de efectivo y otra información.
Transacción en efectivo	Vaya a Gestión de efectivo y bancos>Consultas e informes>Transacciones en efectivo para ver las transacciones en efectivo. Utilice la función Filtro para especificar criterios adicionales para limitar la selección de transacciones en efectivo.
Diario de registro (para Estonia, Rusia)	El informe en Gestión de efectivo y bancos>Consultas e informes>Diario de registro refleja todos los recibos de reembolso y desembolso de efectivo que han sido emitidos.
Libro de caja (para Letonia, Lituania, Rusia)	El informe en Gestión de caja y banco>Consultas e informes>Informe del libro de caja refleja los movimientos reales de fondos en efectivo (ingresos y gastos).