Utilizar flujos de trabajo para administrar la información sobre los empleados
Importante
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Se aplica a estas aplicaciones de Dynamics 365:
Recursos humanos
Este artículo explica cómo puede utilizar la capacidad del flujo de trabajo para que Recursos Humanos administre la información sobre los empleados. Por ejemplo, puede asociar un flujo de trabajo a un puesto y configurar un flujo de trabajo de aprobación que se inicia cuando los empleados cambian su registro.
La capacidad del flujo de trabajo para Recursos Humanos proporciona numeroso flujos de trabajo para gestionar actividades de Recursos Humanos. Asimismo, hay numerosas opciones disponibles para que pueda modificar flujos de trabajo específicos y asociarlos a una jerarquía de informes. Los flujos de trabajo están disponibles para ayudar a gestionar cambios a varios tipos de información sobre los empleados. Puede asociar un flujo de trabajo a un puesto. A continuación, si los empleados cambian su registro de empleado, se inicia un flujo de trabajo que requiere aprobación antes de que se guarde la nueva información. Los flujos de trabajo están predefinidos para los siguientes tipos de información para ayudarle a gestionar de manera eficiente los cambios y mantener preciosos los datos de sus empleados:
- Números de identificación
- Cursos
- Formación
- Imagen
- Artículos prestados
- Experiencia profesional
- Experiencia en proyectos
- Aptitudes
- Puestos de confianza
- Acciones de recursos humanos
- Registro del curso
Cuando se contrata, transfiere o despide a empleados, el flujo de trabajo puede incluir un proceso de revisión. De esta manera, se puede revisar un documento o se puede definir una acción como parte del flujo de trabajo. Cuando se completa el proceso de revisión, se completa el documento o la acción, y el flujo de trabajo se mueve a un paso de aprobación final.
Asociar un flujo de trabajo a una jerarquía de puestos
Puede asociar un flujo de trabajo con cualquier jerarquía de posición que configure. Se utilizan dos tipos de jerarquía para el enrutamiento del flujo de trabajo: Gerencial y Configurable.
- Una jerarquía Gerencial representa la estructura de informes de la empresa u organización. Para obtener más información sobre este tipo de jerarquía, consulte Informes a la posición.
- Una jerarquía Configurable representa una matriz o una jerarquía personalizada. Para obtener más información sobre este tipo de jerarquía, consulte Relaciones.
Ejemplo de jerarquía gerencial
Puede configurar un flujo de trabajo para que cuando un empleado envíe una solicitud de compra de un ordenador nuevo, la solicitud se dirija al gerente del empleado y al gerente de nivel de omisión. Cuando configure el paso del flujo de trabajo, configure el campo Tipo de asignación a Jerarquía. La pestaña Tipo de jerarquía entonces estará disponible. Para este ejemplo, seleccione la jerarquía Gerencial.
Ejemplo de jerarquía configurable
Si un puesto está asociado a una jerarquía de informes de matriz, puede configurar un flujo de trabajo que distribuye los gastos para un proyecto específico al cliente potencial del proyecto en lugar de al director del empleado En este caso, establezca el campo Tipo de asignación en Jerarquía. Después, en la pestaña Tipo de jerarquía, seleccione Jerarquía configurable. Después de configurar el flujo de trabajo, seleccione la jerarquía Asociado en la página Configuración del flujo de trabajo para seleccionar la jerarquía que debe usarse para el enrutamiento del flujo de trabajo.
Importante
Cuando se envía un documento, una transacción o un registro maestro para la aprobación del flujo de trabajo, la posición principal del remitente se utilizará para determinar a quién se debe enrutar el documento a continuación.
Configuración de jerarquía en los parámetros del flujo de trabajo
- En la página Parámetros de flujo de trabajo vaya a Enrutamiento de jerarquía.
- De forma predeterminada, la opción Usar jerarquía de posición se establece en No. En este caso, el flujo de trabajo utilizará la posición principal del trabajador cuando navegue por la jerarquía. Establezca la opción para Sí para hacer que el flujo de trabajo use el primario del puesto cuando navegue por la jerarquía.
Ejemplo adicional
La empleada Grace Sturman tiene dos puestos: consultora y capacitadora. El puesto principal de Grace es capacitadora. Cuando no está capacitando a nuevos empleados, está disponible para trabajos de consultoría. A través de su puesto principal, Grace le reporta a Claire, la directora de recursos humanos. Claire informa a Charlie. Para su puesto de consultora, Grace tiene múltiples relaciones de línea de puntos, según el proyecto.
La empresa de Grace crea reglas de enrutamiento de flujo de trabajo que se basan en una jerarquía Configurable (matriz/jerarquías basadas en proyectos). Esta jerarquía utiliza el puesto de consultor de Grace. Si la opción Usar jerarquía de puestos está configurada para No, cuando se enruta un documento a Grace para su aprobación, el flujo de trabajo observará su puesto principal (entrenador) para determinar dónde se debe enrutar el documento a continuación. En este caso, se enrutará primero a Claire y luego a Charlie. Si la opción está configurada en Sí y el flujo de trabajo utiliza una jerarquía Configurable, el flujo de trabajo observará el puesto de consultor de Grace y la relación de informes para determinar dónde se debe enrutar el documento a continuación.
Configurar múltiples aprobadores
Si un flujo de trabajo requiere la aprobación de varios usuarios, los procesos de aprobación separados se pueden combinar en un solo proceso de aprobación que tiene varios pasos. La política de finalización se puede establecer en Todos los aprobadores o Un único aprobador.
Por ejemplo, la política de finalización para un proceso de aprobación se establece en Un único aprobador. El empleado Sam envía un flujo de trabajo que requiere la aprobación del gerente de línea Brian y la gerente de recursos humanos Christine. Si Brian es la primera persona en responder, su acción se aplica al documento. Si Brian rechaza el documento, se lo devuelve a Sam y el estado es Rechazado. Si Brian aprueba el documento, se envía a Christine para su revisión.
Para obtener más información, consulte Configurar pasos de aprobación en un flujo de trabajo.
Para configurar el flujo de trabajo, siga estos pasos.
- Cree un único proceso de aprobación que tenga varios pasos.
- Cree los pasos del proceso de aprobación. Para el ejemplo descrito anteriormente, el proceso de aprobación tiene dos pasos: uno para la aprobación del gerente de línea y otro para la aprobación de la gerente de recursos humanos.
- Ajuste el campo Directiva de finalización en Todos los aprobadores o Un único aprobador.
Configurar un flujo de trabajo de las acciones de recursos humanos
Siga estos pasos para configurar un flujo de trabajo básico que se inicia cuando la solicitud de los empleados cambia a su identificación personal.
En la página Flujos de trabajo de recursos humanos, seleccione Nuevo.
En la lista de flujos de trabajo disponibles, seleccione Números de identificación.
Seleccione Ejecutar para abrir el diseñador de flujo de trabajo y, a continuación, introduzca su nombre de usuario y contraseña.
Mueva el elemento Aprobar número de identificación de la lista de elementos de flujo de trabajo al lienzo de diseñador.
Conecte el elemento de aprobación para Empezar y Finalizar.
Toque dos veces (o haga doble clic) Aprobar elemento, seleccione y mantenga presionado (o haga clic con el botón derecho), y luego seleccione Propiedades.
Siga estos pasos para agregar las instrucciones del elemento de trabajo:
- Seleccione Asignación y, a continuación, seleccione Jerarquía en el tipo de asignación.
- En la selección Jerarquía, seleccione Jerarquía configurable.
- Agregue una condición de detención y cierre la página.
Complete cualquier instrucciones adicionales.
Seleccione Guardar y cerrar. Active el nuevo flujo de trabajo cuando se abra el cuadro de diálogo, y seleccione Activar.
Vaya a Recursos Humanos>Puestos>Tipos de jerarquías de puestos.
Seleccione Matriz.
Agregue el flujo de trabajo Número de identificación de trabajador a la lista.