Realizar un seguimiento y administrar actividades
En Dynamics 365 Sales, utiliza actividades para planificar, realizar un seguimiento y organizar todas las comunicaciones de clientes. Por ejemplo, puede usar notas, enviar correo electrónico, hacer llamadas de teléfono, concertar citas y asignarse a usted mismo tareas mientras trabara una venta o resuelve un caso de servicio. Estas acciones se consideran tipos de actividades.
El sistema marca automáticamente con la fecha cada actividad y muestra quién la creó. Usted y otros usuarios en su equipo puedan desplazarse por las actividades para ver el historial mientras trabaja con un cliente.
Para sacar el máximo partido de Dynamics 365 Sales es importante que todos los usuarios de la organización realicen un seguimiento de todas las interacciones con los clientes mediante la incorporación de una actividad para cada correo electrónico, llamada de teléfono, tarea, o cita. De este modo, el historial de un cliente está completo.
Requisitos de licencia y rol
| Tipo de requisito | Debe tener |
|---|---|
| Licencia | Dynamics 365 Sales Premium, Dynamics 365 Sales Enterprise o Dynamics 365 Sales Professional Más información: Precios de Dynamics 365 Sales |
| Roles de seguridad | Cualquier función principal de ventas, como vendedor o gerente de ventas Más información: Roles de ventas principales |
Buscar actividades
Puede encontrar las actividades en Mi trabajo en el mapa del sitio.
Ver actividades en la vista Lista, Calendario o Kanban
Nota
- La opción Guardar como está disponible solo cuando su administrador agrega uno o más tipos de vista a la cuadrícula Actividad a través de personalizaciones del sistema.
- Para agregar la vista Kanban a la cuadrícula Actividad, consulte Agregar el control Kanban a las entidades Oportunidad o Actividad. Siguiendo los pasos del artículo, puede agregar otras vistas como Calendario y Vista de canalización.
En el mapa del sitio, seleccione Actividades.
En la barra de comandos, seleccione Mostrar como y luego el tipo de vista como Kanban o Calendario.
Se admiten los siguientes tipos de vista para la cuadrícula Actividad:
- Cuadrícula de solo lectura Muestra una lista de todas las actividades.
- Calendario. Muestra un calendario con una lista de las actividades programadas del día y las operaciones asociadas.
- Kanban. Muestra una representación visual de sus actividades de ventas en sus diferentes estados. Esto le permite ver el estado de cada actividad en su canalización y arrastrarlas para pasar de un estado a otro (por ejemplo, Abrir, Completado, Cancelado, Programado). Más información: Trabajar con actividades en la vista Kanban
Cambiar la vista de actividades
Puede utilizar vistas para ver las actividades que desee. Por ejemplo, puede usar la vista Mis actividades para ver las actividades asignadas a usted y la vista Actividades de los miembros de mi equipo para ver las actividades de su equipo.
Filtrar la lista de actividades
Puede filtrar la lista de actividades para ver solo las que le interesan. Por ejemplo, puede limitar aún más las actividades que está viendo en una vista mediante el filtro por tipo de actividad. El filtro por tipo de actividad le permite filtrar las actividades en función del tipo, como un correo electrónico, una tarea, una llamada de teléfono, etc.
También puede usar el filtro Vencimiento para ver las actividades que vencen en un plazo determinado, como las actividades que vencen hoy o antes o las actividades que vencen en los próximos siete días o antes.
Creación o edición una nueva actividad
Puede crear actividades independientes que no estén asociadas a ningún registro de cliente o ventas. Para ello, en el mapa del sitio, seleccione Actividades y, a continuación, en la barra de comandos, seleccione **Correo electrónico, Llamada de teléfono o Trea, en función de la actividad que desee crear.
O bien, para editar un registro de actividad existente, abra la actividad seleccionando su título.
Nota
Con la versión de abril de 2020 de Dynamics 365 Sales, cuando crea o edita una nueva actividad, el registro se abre en un cuadro de diálogo de formulario Principal. Un cuadro de diálogo Formulario principal es un formulario principal que se abre en un cuadro de diálogo (una ventana emergente). Los cuadros de diálogo Formulario principal le permiten permanecer en contexto mientras trabaja en un registro con la capacidad de abrir un segundo o tercer registro en la experiencia de diálogo. Esto facilita la edición de los registros.
Agregar una nueva actividad para un cliente
Con frecuencia, puede resultar conveniente agregar una actividad asociada a un contacto, oportunidad, cuenta u otro tipo de registro ayudarle a realizar un seguimiento de todo el historial de comunicaciones que tiene con un cliente. (También puede agregar una actividad para usted mismo.)
Dado que la relación de la organización con un cliente se crea con el tiempo, usted y otros usuarios en su equipo pueden examinar una fuente de actividades mientras trabajan con el cliente, y ver el historial de las interacciones. Las actividades también pueden incluirse en informes para realizar un seguimiento de su progreso actual.
Para agregar una nueva actividad para un cliente:
- Abrir el registro. Puede usar Búsqueda rápida en la barra de navegación para encontrar un registro rápidamente.
- Seleccione Relacionado>Actividades.
- En la página Actividades, seleccione Nueva actividad>Tipo de actividad.
- En el panel Creación rápida, especifique la información necesaria y después seleccione Guardar y cerrar.
Agregar una actividad para usted mismo
Agregue una tarea o una nota para usted mismo cuando desee un recordatorio para hacer algo personal, como programar una cita con el médico o asistir a un evento deportivo.
De lo contrario, para mantener un historial de las interacciones con un cliente, deberá agregar nuevas actividades que se asocian con el registro del cliente, de modo que esas actividades pasen a formar parte del historial que otras personas en su equipo puedan ver.
Para agregar una actividad para usted mismo:
- En la barra de navegación, seleccione Crear y luego seleccione Actividades>Tipo de actividad.
- Rellene los campos y seleccione Guardar y cerrar.
Adjuntar un documento
Se pueden adjuntar documentos, hojas de cálculo, imágenes y prácticamente cualquier tipo de archivo a correos electrónicos y notas.
Para adjuntar un documento a un correo electrónico:
- Abra el formulario de correo electrónico.
- En la barra de comandos, seleccione Adjuntar archivo.
- Busque y seleccione el archivo que desea adjuntar.
El archivo seleccionado aparece en el panel Archivo adjunto.
Para adjuntar un documento a una nota o una tarea:
- En el panel Escala de tiempo, seleccione + y luego seleccione Nota.
- Agregue la nota y seleccione el icono de archivo adjunto antes del botón Añadir nota.
- Busque y seleccione el archivo que desea adjuntar.
El archivo seleccionado aparece encima del botón Añadir nota.
Marque una actividad como completa
Después de llamar a alguien, realizar una tarea, enviar un correo electrónico o ir a una cita, puede marcar la actividad de esa acción como completada.
Abra la actividad.
En la barra de comandos, seleccione Marcar como terminado.
Marcar varias actividades como completas a la vez
- En la lista de actividades, seleccione todas las actividades que desee marcar como completadas.
- En la barra de comandos, seleccione Marcar como terminado.
Prácticas recomendadas para actividades
A continuación, se proporcionan algunas sugerencias sobre cómo usar actividades en ventaja de la organización:
Agregue una actividad para cada interacción con el cliente. Asegúrese de que el historial de un cliente incluya un registro de cada comunicación que mantiene con él.
Use el tipo de actividad adecuado para la acción. Puede ser tentador ingresar una nueva nota que diga "Envié un correo electrónico para confirmar el precio" o "Llamé al cliente para discutir su caso de servicio". Sin embargo, debe agregar un correo electrónico o una actividad Llamada de teléfono para rastrear ese tipo de acciones y usar notas para texto más general.
Agregue actividades para usted mismo también. Puede realizar un seguimiento de sus propias asignaciones, eventos y notas, sin asociar estas actividades con un cliente.
Use el comando Crear en la barra de navegación. Busque estas actividades en la lista ordenando por la columna, Referente a, que está en blanco para informar que la actividad no está asociada con un registro de clientes.
Tenga en cuenta que las actividades "se resumen" en sus registros asociados. Suponga que desea recordarse el seguimiento de Cecil Langer, un contacto que está asociado con la cuenta, Wingtip Toys. Debe agregar la actividad de tarea al registro de contacto para Cecil (no para la cuenta de Wingtip Toys).
De este modo, la tarea "se resumirá" bajo la cuenta automáticamente y, usted y otros usuarios del equipo verán la tarea cuando miren el contacto y cuando miren la cuenta de Wingtip Toys. (Y sabrán que usted lo está gestionando).
¿No encuentra las opciones en su aplicación?
Hay tres posibilidades:
- No dispone de la licencia o rol necesarios.
- Su administrador no ha activado la característica.
- Su organización está usando una aplicación personalizada. Consulte al administrador para conocer los pasos exactos. Los pasos descritos en este artículo son específicos de las aplicaciones Centro de ventas y Sales Professional lista para usar.