Importación de controles internos en el sitio de conformidad

Artículo
08/03/2018

Se aplica a: Microsoft Dynamics AX 2012 R3, Microsoft Dynamics AX 2012 R2, Microsoft Dynamics AX 2012 Feature Pack, Microsoft Dynamics AX 2012

Una matriz de controles internos es una hoja de cálculo que se usa para administrar una lista de controles de cumplimiento para una organización. Puede ahorrar tiempo importando controles desde una matriz de controles internos en un libro de Microsoft Excel al sitio Conformidad. Puede asignar los campos del archivo de matriz de controles internos a los campos correspondientes de las plantillas de documentos configuradas en el sitio Conformidad. El proceso de importación crea controles automáticamente en la estructura del sitio Controles internos, en función de la matiz de controles internos. Tras importar los controles internos, puede administrarlos en el sitio Controles internos.

Requisitos previos

Antes de importar la matriz de control, debe seguir estos pasos.

Configurar la estructura del sitio Controles internos. Debe configurar al menos un nodo de entorno de control bajo el nodo Raíz. Para obtener más información, vea Configuración del sitio de controles internos.

Nota

Debe tener permisos Agregar/Copiar para los nodos de entorno de control en los que desea importar.
Asegúrese de que existe una plantilla de documento para cada tipo de control que se va a importar. Para obtener más información, vea Acerca de las plantillas de documentos de conformidad.
Prepare la matriz de control y cárguela en la biblioteca de documentos compartidos de Recursos de conformidad. Para obtener más información, vea “Preparar la matriz de control para importación” más adelante en este tema.

Opcional: Usar la biblioteca de controles predeterminados

Una biblioteca de controles predeterminada con el formato Excel se instala automáticamente en la carpeta de documentos compartidos Recursos de conformidad. Puede usar dicha la biblioteca de controles predeterminada como la base para el archivo de matriz de controles. Puede modificar el archivo en la carpeta de documentos compartida Recursos de conformidad o bien, puede copiarlo, cambiar la copia y cargarla a la carpeta de documentos compartida Recursos de conformidad.

Si usa dicha biblioteca, debe:

Rellenar la columna Nodo Entorno para cada fila de controles que va a importar.
Opcional: Rellenar las propiedades de las celdas en blanco.
Si no desea importar todos los controles, elimine los que no desee importar de la hoja de cálculo.

Preparar la matriz de control para importación

Siga estas directrices para crear la hoja de cálculo de matriz de control:

Cree el matriz de control como una hoja de cálculo única en un libro de Excel, si es posible. En caso necesario, puede usar varias hojas de cálculo. Sin embargo, debe importar cada hoja de cálculo de manera independiente. Limite el tamaño de archivo a 4 megabytes (MB) o un número inferior.
Aplique formato a la hoja de cálculo con cada conjunto de controles relacionados en una fila independiente. La fila debe representar el control que se encuentra en el nivel inferior de la jerarquía y también todas las relaciones principal-secundario que se encuentran por encima. Por ejemplo, si tiene un riesgo denominado Crédito, un control secundario denominado Límites de término de crédito y un plan de prueba descendiente del secundario con el nombre Revisión de factura, especifique todos estos controles en la misma fila.
Para cada hoja de cálculo, incluya solo las filas que desea importar. No puede seleccionar un subconjunto de los datos de la hoja de cálculo que desea importar.
Escriba los encabezados de columnas en la primera fila de la hoja de cálculo.
Use una columna única para representar datos del entorno de control. Si el entorno de control contiene dos o más nodos jerárquicos, como Región, Territorio y Estado, concatene los valores en una celda única. Por ejemplo, la celda A2 contiene Región, B2 contiene Territorio y C2 contiene Estado. En la celda D2, escriba =&A2&B2&C2 para concatenar los valores como RegiónTerritorioEstado. En el asistente para importación, seleccione la columna D para los datos de entorno de control.
Use las columnas para representar propiedades de documento para controles.
Escriba un nombre para cada control. El nombre es el único campo necesario. Todos los demás campos de propiedad de documentos son opcionales. Sin embargo, puede que desee importar tantos datos como sea posible. La importación de los datos es mucho más rápida que la actualización manual posterior de las propiedades.
Incluya las celdas combinadas solo si están incluidas en una columna o fila única. El asistente para importación usa los datos de las celdas combinadas para todos los campos incluidos en las celdas combinadas.
Para los campos de propiedad de documento que son nombres, puede usar una celda en blanco para indicar que el nodo principal se tomará de la siguiente celda de "nombre" de arriba de la jerarquía del entorno del control. Por ejemplo, en la siguiente ilustración, para la fila que contiene el control Cancelar transacciones, la celda de la columna Nombre del plan de prueba está en blanco. Por tanto, Cancelar transacción es el principal directo del problema Falta aprobación. De manera similar, el riesgo Crédito bajo el nombre de proceso Clientes es el principal de los siguientes controles: Límites de término de crédito, Cancelar transacciones y Aprobar transacciones canceladas.
Para los campos de propiedad de documento que no son nombres, use una celda en blanco si no desea importar datos para el campo.

Nota

Los valores para los campos Propietario, Estado y Evidencia no se pueden importar.

Tome nota del tipo de entrada para cada campo de propiedad de documento y asegúrese de que la información de la columna correspondiente de la hoja de trabajo usa el formato correcto. Puede ver los tipos de entrada en la página Editar plantillas de documento. Para obtener información detallada acerca de cada tipo de entrada, vea la siguiente tabla.

Tipo de entrada	Criterio	Notas
Cuadro de texto	En Excel, escribe texto. El texto se importa tal en la hoja de cálculo.
Cuadro de lista de valores	En Excel, escribe texto. El texto debe ser idéntico a uno de los valores de la lista en el sitio Controles internos.	Si el texto no coincide con un valor en la lista correspondiente, el campo se omite durante el proceso de importación. Todos los demás datos de la fila se importan. El texto que se omite aparece en el informe de errores. El texto no distingue entre mayúsculas y minúsculas. Por tanto, Vigencia y vigencia se interpretan como el mismo valor.
Selección múltiple	En Excel, escribe texto. Separe los elementos de la lista con puntos y coma (;). El texto debe ser idéntico a uno o más valores de la lista en el sitio Controles internos.	Si el texto no coincide con un valor en la lista correspondiente, el texto se omite durante el proceso de importación. Todos los demás datos de la fila se importan. El texto que se omite aparece en el informe de errores. El texto no distingue entre mayúsculas y minúsculas. Por tanto, Bajo y bajo se interpretan como el mismo valor.
Número	En Excel, escriba el número. El texto se importa tal cual en la hoja de cálculo. A los campos de divisa se aplica el formato en función del formato especificado para la configuración regional del servidor Windows. Los números negativos vienen precedidos de un signo menos (-).	En el sitio Conformidad, los números se almacenan mediante el tipo de datos del cuadro de texto.
Calendario	En Excel, escriba la fecha. A la fecha se aplica el formato en función del formato especificado para la configuración regional del servidor.	En el sitio Conformidad, las fechas se almacenan usando el tipo de datos del cuadro de texto.
Casilla	En Excel, escriba Sí para activar la casilla. Escriba No o deje la celda en blanco para desactivar la casilla.	Si se produce un error al importar la casilla, se desactivará durante el proceso de importación. Todos los demás datos de la fila se importan. La casilla que está desactivada se muestra en el informe de errores. El texto no distingue entre mayúsculas y minúsculas. Por tanto, Sí y sí se interpretan como el mismo valor.

Importar controles en el sitio Conformidad

Cuando importe controles, estos se considerarán nuevos controles. No puede usar el asistente para importación para actualizar controles que ya se encuentran en el sitio Conformidad.

Después de que se hayan asignado la hoja de cálculo de matriz de control y los datos del sitio Conformidad, la asignación no se actualizará automáticamente para los cambios que se hayan realizado por otro usuario durante el proceso de asignación.

Nota

Debe tener permisos Agregar/Copiar para los nodos de entorno de control en los que desea importar.

Haga clic en Conformidad en la barra de vínculos superior y, a continuación, en Importar controles del Inicio rápido.
En la página de bienvenida del Controla el Asistente para importación y asignación, haga clic en Siguiente.
En la página Seleccionar archivo, seleccione el archivo del libro de matriz de control. La lista muestra los libros Excel que se encuentran en la biblioteca de documento Recursos de conformidad. Haga clic en Siguiente.
En la página Seleccionar datos, seleccione la hoja de cálculo que contiene los datos que desea importar.

Aparecerán hasta 50 filas en la hoja de cálculo. Las filas en blanco se omiten en el proceso de importación.
Cuando esté satisfecho con la selección de la hoja de cálculo correcta, haga clic en Siguiente.
En la página Seleccionar campo de entorno, seleccione la columna en la matriz de control que contiene los datos del entorno de control. Haga clic en Siguiente.
En la página Asignar campos de entorno hay dos columnas de datos. La primera columna representa los nodos de entorno seleccionados desde la hoja de cálculo de matriz de control. La segunda columna representa los nodos de entorno para los que tiene permisos Agregar/Copiar en el sitio Conformidad. Para cada entrada de la columna izquierda, seleccione el nodo de entorno correspondiente en la lista de la columna derecha. Repita este paso para cada nodo de hoja de cálculo único.
Haga clic en Siguiente.
En la página Asignar propiedades de matriz de control, seleccione una plantilla de documento y una propiedad. Haga clic en el botón Asignar que se encuentra encima de la columna que se corresponde con la plantilla y la propiedad que ha seleccionado. Repita este paso para cada plantilla y propiedad que desea importar.

Nota

Para cada plantilla de documento que importe, debe asignar una columna a la propiedad Nombre. Las demás propiedades son opcionales.
Haga clic en Siguiente.
En la página Importar estado, haga clic en Importar para procesar el archivo de importación.

En función de la cantidad de datos importados, este proceso puede tardar algún tiempo en finalizar. Cuando haga clic en Importar, las acciones no afectarán al proceso de importación.

Nota

Recomendamos que no navegue fuera de la página Importar estado hasta que no termine el proceso. Si navega fuera, la página Importar resumen no aparecerá cuando termine el proceso de importación.
Cuando aparezca la página Importar resumen, haga clic en Finalizar.

Cuando se complete el proceso, se generará un informe de errores y se guardará en la carpeta de importar informes de asistentes de la biblioteca de documentos Recursos de conformidad. El informe incluye información acerca de campos, texto y casillas que se omiten durante el proceso de importación. El nombre del archivo contiene el nombre del archivo de importación, además de la fecha y la hora en que se procesó el archivo. Por ejemplo, el archivo se puede denominar SampleControlMatrix2011-03-21T221950.htm.

Ejemplo

Fabrikam, organización global, tiene que documentar sus controles. Phyllis, el jefe de contabilidad, ha creado una matriz de control en Excel. Planea importar controles en el sitio Conformidad. En este ejemplo se muestra el proceso que Phyllis usa para preparar la matriz de control y los controles de importación. Trabaja con Chris, el administrador del sitio Enterprise Portal para Microsoft Dynamics AX.

Configurar el entorno de control

Chris hace clic en Conformidad en la barra de vínculos superior y, a continuación, hace clic en Configurar entorno de control en Inicio rápido.
En la página Configurar entorno de control, Chris configura la estructura del entorno de control, en función de la información que Phyllis ha proporcionado. Proporciona a Phyllis permisos de Agregar/Copiar para cada nodo. La estructura resultante tiene un aspecto similar al siguiente:
- Global
  - Operaciones
  - Ventas
  - Compras
- Nacional
  - Operaciones
  - Ventas
  - Compras

Revisar las plantillas de documento e identificar las propiedades para las que desea importar datos

Phyllis hace clic en Conformidad en la barra de vínculos superior y, a continuación, hace clic en Plantillas de documentos en el Inicio rápido.

En la página Editar plantillas de documento, Phyllis decide usar las plantillas de documento predeterminadas. Confecciona una lista de las plantillas de documento y propiedades para las que desea importar datos.

Plantilla de documento	Propiedades para las que desea importar datos
Tarea de proyecto	Nombre, descripción, comentarios
Cuenta significativa	Nombre, descripción, comentarios
Proceso	Nombre, descripción, comentarios, propietario de proceso, tipo de transacción
Riesgo	Nombre, descripción, comentarios, aserciones, objetivo de control (COSO), impacto, probabilidad
Control	Nombre, descripción, comentarios, prioridad, tipo de control, realizado por, control probado, controlar efectividad
Plan de prueba	Nombre, descripción, propietario, estado, pruebas, comentarios, objetivo, realizado por, frecuencia, valoración de diseño (COSO), prueba de efectividad operativa (COSO)
Emisión	Nombre, descripción, propietario, estado, pruebas, comentarios
Remedio	Nombre, descripción, propietario, estado, pruebas, comentarios, objetivo, realizado por

Preparar el archivo de importación de la matriz de control

Phyllis abre el libro de la matriz de control y selecciona la hoja de cálculo que contiene los controles que va a importar.
Phyllis agrega una columna para representar los datos del entorno de control. Dado que la hoja de cálculo incluye esta información en varias columnas, la concatena en una sola (Columna A + Columna B = Columna C), como se muestra en la siguiente ilustración.
Phyllis oculta todas las columnas excepto los nombres de los controles. Comprueba que todas las columnas de nombre de control incluyen una entrada. Algunos nombres están en blanco. Los examina para asegurarse de que la jerarquía es correcta. Determina que las celdas en blanco tendrán como resultado la jerarquía correcta cuando se implementen los controles, tal como se muestra en la siguiente ilustración.
Phyllis muestra todas las columnas y compara las columnas siguientes de la matriz de control con la lista de tipos de documentos y propiedades que ha creado anteriormente. Observa que la columna Prioridad de control está en blanco para algunos controles.
Phyllis trabaja con sus trabajadores para identificar una prioridad de control para cada control. Escribe Bajo, Medio o Alto en la columna Prioridad de control para cada fila de la hoja de cálculo. Phyllis y sus trabajadores también identifican a las personas que llevarán a cabo algunos controles, aunque no todos ellos. Escribe los nombres de las personas en la columna Control realizado por para las filas adecuadas. Para los controles que no tienen personas asignadas para llevarlos a cabo, deja las celdas en blanco, tal como se muestra en la siguiente ilustración.
Phyllis guarda el libro y lo carga en la biblioteca de documentos compartida Recursos de conformidad del sitio Conformidad.

Importar los controles

Phyllis hace clic en Conformidad en la barra de vínculos superior y, a continuación, hace clic en Importar controles en el Inicio rápido. En la página Importar controles, hace clic en Siguiente.
Phyllis selecciona el archivo del libro de matriz de control que ha cargado anteriormente en la biblioteca de documentos compartida Recursos de conformidad. A continuación, selecciona la hoja de cálculo que contiene los controles que desea importar.
Phyllis selecciona la columna que representa el entorno de control y, a continuación, asigna cada nodo de control exclusivo de la hoja de cálculo a un nodo de entorno en el sitio Conformidad.
Phyllis asigna cada columna restante que desea importar a una plantilla de documento y propiedad de documento.
Phyllis hace clic en Importar para procesar el archivo de importación.
Cuando termine el proceso de importación, Phyllis revisará el informe de errores en la carpeta de importar informes de asistentes de la biblioteca de documentos compartida Recursos de conformidad.
Phyllis hace clic en Controles internos en el inicio rápido.
En la página Controles internos, Phyllis revisa los controles que ha importado, como se muestra en la siguiente ilustración.

Consulte también

Configuración del sitio de controles internos

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