Características de colaboración en Exchange Server

Exchange Server proporciona las siguientes características enriquecidas que pueden ayudar a los usuarios finales a colaborar en el correo electrónico:

• Buzones de sitio (en desuso en SharePoint 2019)
• Carpetas públicas
• Buzones compartidos
• Grupos de distribución

Cada una de estas características tiene un conjunto de funciones y una experiencia de usuario diferentes, y deben establecerse según lo que el usuario necesite lograr y lo que su organización pueda ofrecer. Por ejemplo, los buzones de sitio proporcionan magníficas características de colaboración de documentación. Sin embargo, los buzones de sitio se basan en SharePoint Server, por lo que si no planea implementar SharePoint, debe usar carpetas públicas para compartir documentos.

En este tema, se comparan estas características de colaboración para permitirle decidir qué características ofrecer a los usuarios.

Buzones de sitio

Un buzón de sitio se compone funcionalmente de una pertenencia al sitio de SharePoint 2013 o posterior (propietarios y miembros), almacenamiento compartido a través de un buzón de Exchange 2016 o posterior para mensajes de correo electrónico y un sitio de SharePoint para almacenar y compartir información. En realidad, los buzones de sitio reúnen los documentos de SharePoint y el correo electrónico de Exchange. Para los usuarios, un buzón de sitio actúa como un archivo contenedor central para el proyecto, y ofrece un lugar para archivar los documentos y correos electrónicos del proyecto a los que solamente pueden tener acceso los miembros del sitio y que solo pueden ser editados por ellos. Además, los buzones de correo del sitio tienen un ciclo de vida específico y están optimizados para su uso en proyectos que tengan una fecha de inicio y de finalización. Para implementar completamente los buzones de correo del sitio, los usuarios finales deben usar Outlook 2013 o una versión posterior.

Para obtener más información, consulte Buzones de correo del sitio.

Carpetas públicas

Las carpetas públicas están diseñadas para un acceso compartido y ofrecen una manera fácil y efectiva de obtener, organizar y compartir información con otras personas de su grupo de trabajo u organización.

Las carpetas públicas organizan el contenido en una jerarquía profunda que es fácil de examinar. Los usuarios detectan contenido interesante y relevante al examinar las ramificaciones de la jerarquía que les resultan relevantes. Los usuarios siempre ven la jerarquía completa en la vista de carpetas de Outlook. Las carpetas públicas son una gran tecnología para el archivado de grupos de distribución. Una carpeta pública puede habilitarse para correo y agregarse como miembro del grupo de distribución. El correo electrónico enviado al grupo de distribución se agrega automáticamente a la carpeta pública para una referencia posterior. Las carpetas públicas también proporcionan un uso compartido de documentos sencillo y no requieren que SharePoint Server se instale en su organización. Por último, los usuarios finales pueden usar carpetas públicas con Outlook 2007 o una versión posterior.

Para obtener más información, consulte Carpetas públicas.

Buzones compartidos

Un buzón compartido es un buzón al que varios usuarios designados tienen acceso para leer y enviar mensajes de correo electrónico y para compartir un calendario común. Los buzones compartidos pueden proporcionar una dirección de correo electrónico genérica (como info@contoso.com o sales@contoso.com) que los clientes pueden usar para preguntar sobre su empresa. Si el buzón compartido tiene asignado el permiso Enviar como cuando un usuario delegado responde al mensaje de correo electrónico, puede aparecer como si el buzón de correo (por ejemplo, sales@contoso.com) respondiera, no el usuario real.

Para obtener más información, consulte Buzones compartidos.

Grupos

Los grupos (también denominados grupos de distribución) son una colección de dos o más destinatarios que aparecen en la libreta de direcciones compartida. Cuando un mensaje de correo electrónico se envía a un grupo, todos sus miembros lo reciben. Los grupos de distribución pueden organizarse mediante un asunto de debate determinado, como ("Amantes de perros"), o mediante usuarios que comparten una estructura de trabajo común que requiere que se comuniquen con frecuencia.

Para obtener más información, consulte Destinatarios.

¿Cuál utilizar?

En la siguiente tabla, se ofrece una vista rápida de cada una de las características de colaboración que lo ayudarán a decidir cuál utilizar.

Escenario	Buzones de sitio	Carpetas públicas	Buzones compartidos	Grupos
Tipo de grupo	Usuarios que trabajan juntos en equipo en un proyecto específico con fechas de inicio y de finalización definidas.	Con los permisos adecuados, todos los usuarios de la organización pueden tener acceso a las carpetas públicas y buscar en ellas. Las carpetas públicas son ideales para mantener conversaciones de grupos de distribución o historiales.	Delega el trabajo en nombre de una identidad virtual y puede responder a un correo electrónico como esa identidad de buzón compartido. Ejemplo: support@tailspintoys.com	Usuarios que necesitan enviar un correo electrónico a un grupo de destinatarios con una característica o interés común.
Tamaño ideal del grupo	Pequeño	Organización de	Pequeño	Organización de
Acceso	Propietarios y miembros del buzón compartido.	Cualquier usuario de la organización puede tener acceso.	Los usuarios pueden obtener los permisos Acceso completo o Enviar como. Si se les otorga el permiso Acceso completo, los usuarios también deben agregar el buzón compartido al perfil de Outlook para acceder al buzón compartido.	Para los grupos de distribución, los miembros deben agregarse manualmente. Para los grupos de distribución dinámica, los miembros se agregan sobre la base de criterios de filtrado.
¿Calendario compartido?	No	Sí	Sí	No
¿Llega el correo electrónico a la bandeja de entrada personal del usuario?	No. El correo electrónico llega al buzón del sitio.	No. El correo electrónico llega a la carpeta pública.	No. El correo electrónico llega a la bandeja de entrada del buzón compartido.	Sí. El correo electrónico llega a la bandeja de entrada de un miembro del grupo de distribución.
Clientes soportados	Outlook 2013 o posterior SharePoint 2013	Outlook 2007 o posterior	Outlook 2007 o posterior Outlook Web App	Outlook 2007 o posterior Outlook Web App