Declinaciones de responsabilidades, firmas, pies de página o encabezados de toda la organización en Exchange 2013

Se aplica a: Exchange Server 2013

Puede agregar un aviso de declinación de responsabilidades de correo electrónico, un aviso de declinación de responsabilidades legales, una firma u otro tipo de información en la parte superior o inferior de los mensajes de correo electrónico que se envíen o se reciban en su organización. Esto podría ser necesario para requisitos legales, empresariales o normativos, para identificar mensajes de correo electrónico potencialmente no seguros o por otras razones exclusivas de su organización.

Para configurar una declinación de responsabilidades, cree una regla de transporte que incluya las condiciones, como cuando el remitente está en un grupo específico o cuando el mensaje incluye patrones de texto específicos y el texto que se va a agregar. Para aplicar varias declinaciones de responsabilidades a un único mensaje de correo electrónico, use varias reglas de transporte.

Importante

Si desea que la información se agregue solo a los mensajes salientes, debe agregar una condición como los destinatarios ubicados fuera de la organización. De forma predeterminada, las reglas de transporte se aplican a los mensajes entrantes y salientes.

Ejemplos

Aquí le presentamos algunas ideas sobre cómo usar avisos de declinación de responsabilidades.

Tipo Texto de muestra agregado
Legal: mensajes salientes Este correo electrónico y los archivos transmitidos con él son confidenciales y tienen como fin exclusivo el uso por parte del individuo o la entidad a quienes están dirigidos. Si ha recibido este correo electrónico por error, notifíqueselo al administrador del sistema.
Legal: mensajes entrantes Se les exige expresamente a los empleados que no realicen declaraciones difamatorias, no infrinjan ni autoricen ninguna infracción de las leyes de propiedad intelectual o cualquier otro derecho legal mediante comunicaciones por correo electrónico. Los empleados que reciban un correo electrónico de este tipo deben notificar a su supervisor de inmediato.
Observe que el mensaje se envió a un alias Este mensaje se envió al grupo de discusión de ventas.
Firma: extrae datos para cada empleado. Kathleen Mayer
Departamento de ventas
Contoso
www.contoso.com
kathleen@contoso.com
celda: 111-222-1234
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Los ejemplos de este artículo no están diseñados para su uso tal como están. Modifíquelos según sus necesidades.

Ámbito de la declinación de responsabilidades

A medida que trabaje en los avisos de declinación de responsabilidades, considere a qué tipo de mensajes desea aplicarlos. Por ejemplo, es posible que desee diferentes declinaciones de responsabilidades para los mensajes internos y externos o para los mensajes enviados por los usuarios en departamentos específicos. Para asegurarse de que solo el primer mensaje de una conversación obtiene una declinación de responsabilidades, agregue una excepción que busque texto único en su declinación de responsabilidades.

Aquí le presentamos algunos ejemplos de las condiciones y excepciones que puede usar.

Descripción Condiciones y excepciones en el EAC Condiciones y excepciones en el shell
Fuera de la organización, si el mensaje original no incluye texto de la declinación de responsabilidades, como "AVISO LEGAL DE CONTOSO" Condición: El destinatario se encuentra> fuera de la organización.

Excepción: el asunto, el cuerpo > o el asunto coinciden con estos patrones > de texto CONTOSO LEGAL NOTICE
-FromScope NotInOrganization -ExceptIf -SubjectOrBodyMatches "CONTOSO LEGAL NOTICE"
Mensajes entrantes con datos adjuntos ejecutables Condición 1: El remitente se encuentra > fuera de la organización

Condición 2: Los datos adjuntos> tienen contenido ejecutable
-FromScope NotInOrganization -AttachmentHasExecutableContent
El remitente está en el departamento de marketing Condición: el remitente > es miembro de este nombre de grupo > -FromMemberOf "Marketing Team"
Cada mensaje que proviene de un remitente externo al grupo de discusión de ventas Condición 1: El remitente se encuentra > fuera de la organización

Condición 2: El cuadro de mensaje > Para o Cc contiene este nombre de grupo de personas >
-FromScope NotInOrganization -SentTo "Sales Discussion Group" -PrependSubject "Sent to Sales Discussion Group: "
Agregue un anuncio a los mensajes salientes durante un mes Condición 1: El destinatario se encuentra > fuera de la organización

Especifique las fechas en la parte inferior del cuadro de diálogo Nueva regla .
-ApplyHtmlDisclaimerLocation 'Prepend' -SentToScope 'NotInOrganization' -ActivationDate '03/1/2014' -ExpiryDate '03/31/2014'

Para obtener una lista completa de las condiciones de regla de transporte que puede usar para dirigirse a la declinación de responsabilidades, consulte Condiciones de regla de transporte (predicados).

Dar formato a la declinación de responsabilidades

Puede dar formato a su declinación de responsabilidades según sea necesario. Esto es lo que se puede incluir en el texto de la declinación de responsabilidades.

Tipo de información Description
Texto La longitud máxima es de 5000 caracteres, incluidas las etiquetas HTML y las hojas de estilos en cascada (CSS) en línea.
HTML y CSS en línea Puede usar los estilos CSS en línea y HTML para darle formato al texto. Por ejemplo, use la <HR> etiqueta para agregar una línea antes de la declinación de responsabilidades.

Html en una declinación de responsabilidades se omite si la declinación de responsabilidades se agrega a un mensaje de texto sin formato.
Agregar imágenes Use la <IMG> etiqueta para apuntar a una imagen disponible en Internet. Por ejemplo: <IMG src="http://contoso.com/images/companylogo.gif" alt="Contoso logo">

Tenga en cuenta que Outlook Web App y Outlook bloquean el contenido web externo, incluidas las imágenes, de forma predeterminada. Es posible que los usuarios tengan que realizar una determinada acción, si desean ver el contenido externo bloqueado. Esto significa que es posible que las imágenes agregadas mediante la IMG etiqueta no estén visibles de forma predeterminada. Se recomienda probar una declinación de responsabilidades con IMG etiquetas en los clientes de correo electrónico que es probable que los destinatarios usen para asegurarse de que se muestra bien.
Adición de información para firmas personalizadas Si desea que todas las firmas tengan el mismo formato con la misma información, puede agregar información única para cada empleado, como DisplayName, , FirstName, LastName, PhoneNumber, Email, , FaxNumbery Department. Esta información debe incluirse en signos de dos porcentajes (%%) en cada lado de la información. Por ejemplo, para usar DisplayName, debe usar %%DisplayName%% en la declinación de responsabilidades.

Cuando se desencadena una regla de declinación de responsabilidades, se insertan los valores correspondientes para ese usuario. Los datos proceden de la cuenta de usuario de Active Directory del remitente (para Exchange Server local) o de la cuenta de Microsoft 365 o Office 365 del remitente para Exchange Online.

Para obtener una lista completa de los atributos que se pueden usar en declinaciones de responsabilidades y firmas personalizadas, consulte la descripción de la ADAttribute propiedad en Condiciones de regla de transporte (predicados)

Por ejemplo, este es un ejemplo de una declinación de responsabilidades HTML que incluye una firma, una IMG etiqueta y CSS incrustado.

<div style="font-size:9pt;  font-family: 'Calibri',sans-serif;">
%%displayname%%<br/>
%%title%%<br/>
%%company%%<br/>
%%street%%<br/>
%%city%%, %%state%% %%zipcode%%</div>
 <br/>
<div style="background-color:#D5EAFF; border:1px dotted #003333; padding:.8em; ">
<div><img alt="Fabrikam"  src="http://fabrikam.com/images/fabrikamlogo.png"></div>
<span style="font-size:12pt;  font-family: 'Cambria','times new roman','garamond',serif; color:#ff0000;">HTML Disclaimer Title</span><br/>
<p style="font-size:8pt; line-height:10pt; font-family: 'Cambria','times roman',serif;">This message contains confidential information and is intended only for the individual(s) addressed in the message. If you are not the named addressee, you should not disseminate, distribute, or copy this e-mail. If you are not the intended recipient, you are notified that disclosing, distributing, or copying this e-mail is strictly prohibited.   
<span style="padding-top:10px; font-weight:bold; color:#CC0000; font-size:10pt; font-family: 'Calibri',Arial,sans-serif; "><a href="http://www.fabrikam.com">Fabrikam, Inc.</a></span><br/><br/>
</div>

Opciones de reserva si no se puede agregar la declinación de responsabilidades

Algunos mensajes, como los mensajes cifrados, impiden que Exchange modifique el contenido del mensaje original. Puede controlar cómo controla su organización estos mensajes. Especifique si debe encapsular un mensaje que no se puede modificar en un sobre de mensaje que contiene la declinación de responsabilidades, rechazar el mensaje si no se puede agregar una declinación de responsabilidades o ignorar la acción de declinación de responsabilidades y entregar el mensaje sin una declinación de responsabilidades.

En la siguiente lista se describen todas las acciones de reserva:

  • Encapsular: si la declinación de responsabilidades no se puede insertar en el mensaje original, Exchange incluye o "encapsula" el mensaje original en un nuevo sobre de mensaje. A continuación, la renuncia se inserta en el nuevo mensaje. El mensaje original no se entrega si no se puede ajustar en un nuevo sobre de mensaje. El remitente del mensaje recibe un informe de no entrega (NDR) que explica por qué el mensaje no se ha entregado.

    Importante

    Si un mensaje original se ajusta en un nuevo sobre de mensaje, las posteriores reglas de transporte se aplican al nuevo sobre de mensaje, no al mensaje original. Por tanto, debe configurar las reglas de transporte con acciones de renuncia que ajusten los mensajes originales en un nuevo cuerpo del mensaje después de configurar otras reglas de transporte.

  • Rechazar: si no se puede insertar la declinación de responsabilidades en el mensaje original, Exchange no entrega el mensaje. El remitente del mensaje recibe un NDR que explica por qué el mensaje no se entregó.

  • Omitir: si la declinación de responsabilidades no se puede insertar en el mensaje original, Exchange entrega el mensaje original sin modificar. No se agrega ninguna renuncia.

Más información

Reglas de transporte