Guardar automáticamente los elementos enviados en el buzón del delegado en Exchange Online
Los buzones de Correo de Microsoft 365 o Office 365 se pueden configurar para que alguien (como un asistente ejecutivo) pueda acceder al buzón de otra persona (por ejemplo, un administrador) y enviar correo como ellos. A estas personas se les suele llamar delegado y delegado, respectivamente. Los llamaremos "asistente" y "administrador" por motivos de simplicidad. Cuando se concede acceso a un asistente al buzón de un administrador, se le llama acceso delegado.
Personas configurar a menudo el acceso delegado y enviar permisos para permitir que un asistente administre el calendario de un administrador donde necesite enviar y responder a las solicitudes de reunión. De forma predeterminada, cuando un asistente envía correo como administrador o en nombre de este, el mensaje enviado se almacena en la carpeta Elementos enviados del asistente. Puede usar este artículo para cambiar este comportamiento de modo que el mensaje enviado se almacene en las carpetas Elementos enviados del asistente y del administrador.
Echemos un vistazo a un ejemplo rápido de cómo funcionaría esto en la vida real:
Mary es la Vicepresidenta de Ventas Globales. Tiene un horario muy ocupado y tiene a Rob, su asistente ejecutivo, para ayudar a administrar su calendario.
Para ayudar a María, a Rob se le ha concedido acceso delegado al buzón de Mary y para enviar mensajes en su nombre. Esto le permite ver lo que hay en su calendario; programar, aceptar y rechazar las convocatorias de reunión; y responder a los mensajes.
Los mensajes que Rob envía en nombre de María se almacenan en su carpeta Elementos enviados. Mary quiere una copia para que Rob copie manualmente los mensajes que ha enviado en su nombre desde su carpeta Elementos enviados a su carpeta Elemento enviado.
Rob se pregunta si hay una mejor manera de controlar los elementos enviados para que pregunte a su departamento de soporte técnico de TI. Se entera de que el buzón de Mary se puede configurar para almacenar mensajes que envía en su nombre en sus elementos enviados y en sus elementos enviados automáticamente. Esto es exactamente lo que quiere, por lo que pide al departamento de soporte técnico que lo configure.
Enviar como... Enviar en nombre de... ¿qué significan y qué debo elegir?
Al configurar a alguien como delegado en el buzón de un administrador, puede elegir si "Enviar como" el administrador o "Enviar en nombre" de ellos. La diferencia es sutil, pero puede ser importante en algunas organizaciones:
Enviar como Cuando alguien tiene permisos de "Enviar como" en un buzón, los mensajes que envían desde ese buzón solo mostrarán el nombre del propietario del buzón en el campo Desde: del mensaje. En el ejemplo anterior, si Rob tiene permisos de "Enviar como" en el buzón de Mary, los mensajes que envía desde su buzón mostrarán Desde: María a los destinatarios.
Enviar en nombre Cuando alguien tiene permisos de "Enviar en nombre" en un buzón, los mensajes que envían desde el buzón del propietario mostrarán que el mensaje lo envió alguien en nombre del propietario del buzón. En el ejemplo anterior, si Rob tiene permisos de "Enviar en nombre" en el buzón de Mary, los mensajes que envía desde su buzón mostrarán Desde: Rob en nombre de Mary a los destinatarios.
Los permisos de envío que alguien tiene en el buzón de otro usuario son importantes al pensar en cómo se deben controlar los elementos enviados. Esto se debe a que puede decidir, para cada nivel de permisos, si los mensajes deben almacenarse solo en la carpeta Elementos enviados del asistente o en las carpetas Elementos enviados del asistente y del administrador. Microsoft 365 y Office 365 almacenar de forma predeterminada los elementos enviados para los mensajes enviados con los permisos "Enviar como" y "Enviar en nombre" solo en los elementos enviados del asistente. Puede cambiar ese comportamiento predeterminado siguiendo los pasos que se indican a continuación.
Sugerencia
Los administradores pueden tener varios asistentes con distintos niveles de permisos. En el ejemplo anterior, aunque Rob puede enviar mensajes en nombre de María, podría tener otro asistente que pueda Enviar como María. Si este fuera el caso, el departamento de TI de Mary podría realizar los pasos para los permisos "Enviar como" y "Enviar en nombre".
Cómo configurar un buzón para guardar los mensajes "Enviados como" a un administrador cuando los envía un asistente?
Al realizar estos pasos, los mensajes enviados como el administrador cuyo buzón está configurando se guardarán en la carpeta Elementos enviados del administrador. Para configurarlo, siga los pasos que se indican a continuación. Tendrá que usar Windows PowerShell para completar los pasos; si no lo ha usado antes, vaya a Conectarse a Exchange Online PowerShell para obtener instrucciones sobre cómo conectarse. ¡También hay un gran vídeo!
Obtenga la dirección de correo electrónico del administrador.
Use la sintaxis siguiente en Exchange Online ventana de PowerShell:
Set-Mailbox <manager's email address> -MessageCopyForSentAsEnabled $true
Por ejemplo, si la dirección de correo electrónico de Mary es mary@contoso.com, su departamento de TI ejecutaría el siguiente comando:
Set-Mailbox mary@contoso.com -MessageCopyForSentAsEnabled $true
Y eso es todo. El administrador ahora obtendrá automáticamente una copia de los mensajes enviados por un asistente, en su carpeta Elementos enviados.
Sugerencia
Para desactivarlo, siga los pasos anteriores y reemplace $true por $false en el comando [Set-Mailbox] . Por ejemplo, para desactivarlo para Mary, ejecutarían el comando : Set-Mailbox -Identity mary@contoso.com -MessageCopyForSentAsEnabled $false.
Cómo configurar un buzón para guardar los mensajes "Enviados en nombre" de un administrador cuando los envía un asistente?
Al realizar estos pasos, los mensajes enviados en nombre del administrador cuyo buzón de correo está configurando se guardarán en la carpeta Elementos enviados del administrador. Para configurarlo, siga los pasos que se indican a continuación. Tendrá que usar Windows PowerShell para completar los pasos; si no lo ha usado antes, vaya a Conectarse a Exchange Online PowerShell para obtener instrucciones sobre cómo conectarse. ¡También hay un gran vídeo!
Obtenga la dirección de correo electrónico del administrador.
Use la sintaxis siguiente en la Exchange Online PowerShell:
Set-Mailbox <manager's email address> -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true
Por ejemplo, si la dirección de correo electrónico de Mary es mary@contoso.com, su departamento de TI ejecutaría el siguiente comando.
Set-Mailbox mary@contoso.com -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true
Y eso es todo. El administrador ahora obtendrá automáticamente una copia de los mensajes enviados por un asistente, en su carpeta Elementos enviados.
Sugerencia
Para desactivarlo, siga los pasos anteriores y reemplace $true por $false en el comando [Set-Mailbox] . Por ejemplo, para desactivarla para Mary, ejecutarían el comando Set-Mailbox mary@contoso.com -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $false.