In-Place retención y retención por juicio en Exchange Online

Importante

  • Consulte el centro de Microsoft 365 seguridad y el Centro de cumplimiento de Microsoft 365 para obtener Exchange seguridad y cumplimiento normativo. Ya no están disponibles en el nuevo centro Exchange administración.
  • A medida que seguimos invirtiendo en diferentes formas de conservar el contenido del buzón, anunciamos la retirada de las retenciones de In-Place en el Centro de administración de Exchange (EAC) en Exchange Online. A partir del 1 de julio de 2020, no podrá crear nuevas In-Place retenciones. Pero aún podrá administrar las In-Place en el EAC o mediante el cmdlet Set-MailboxSearch en Exchange Online PowerShell. Sin embargo, a partir del 1 de octubre de 2020, no podrá administrar las In-Place retenciones. Solo podrá quitarlos en el EAC o mediante el cmdlet Remove-MailboxSearch. El In-Place de espera en Exchange Server y Exchange las implementaciones híbridas seguirán siendo compatibles. También podrá colocar buzones en retención por juicio. Para obtener más información acerca de la retirada de In-Place en Exchange Online, vea Retirement of legacy eDiscovery tools.

Cuando existen sospechas fundadas de posibles litigios, se solicita a las organizaciones que conserven toda la información almacenada electrónicamente (ESI), incluso el correo electrónico que sea relevante para el caso. A menudo, dichas sospechas tienen lugar antes de que se conozcan los pormenores del caso, por lo que se suele conservar gran cantidad de material. Es posible que las organizaciones necesiten conservar todo el correo electrónico relacionado con un artículo específico o todo el correo electrónico de determinadas personas. Según las prácticas de detección electrónica (eDiscovery) de la organización, puede adoptar las siguientes medidas para conservar el correo electrónico:

  • Pedir a los usuarios finales que no eliminen ningún mensaje para conservar el correo electrónico. No obstante, los usuarios pueden eliminar igualmente correo electrónico de forma intencionada o sin darse cuenta.

  • Suspender los mecanismos de eliminación automatizados como, por ejemplo, la administración de registros de mensajes (MRM). Esta medida podría generar una acumulación excesiva de correo electrónico en el buzón de correo del usuario y afectar negativamente a su productividad. Además, el hecho de suspender la eliminación automatizada no impide que los usuarios eliminen manualmente el correo electrónico.

  • Algunas organizaciones copian o mueven el correo electrónico a un archivo para asegurarse de que no se elimina ni altera ni manipula. Esto aumenta los costos debido a los esfuerzos manuales necesarios para copiar o mover mensajes a un archivo o productos de terceros usados para recopilar y almacenar correo electrónico fuera de Exchange.

Si el correo electrónico no se conserva, la organización puede quedar expuesta a riesgos legales o financieros, como la inspección de procesos de detección y conservación de datos, sentencias judiciales adversas, sanciones o multas.

Puede usar la retención In-Place o retención por juicio para lograr los siguientes objetivos:

  • Colocar buzones de usuario en retención y conservar elementos del buzón inmutablemente.

  • Conservar los elementos de buzón eliminados por los usuarios o procesos de eliminación automática, como MRM.

  • Use la conservación de In-Place basada en consultas para buscar y conservar elementos que coincidan con los criterios especificados.

  • Conservar elementos indefinidamente o durante un tiempo concreto.

  • Marcar un usuario en varias suspensiones en función de investigaciones o casos distintos.

  • Mantener activa la administración MRM de modo que las retenciones resulten transparentes para el usuario.

  • Habilite In-Place búsquedas de exhibición de documentos electrónicos de elementos en espera.

In-Place escenarios de retención temporal

En versiones anteriores de Exchange, la noción de retención legal es contener todos los datos de buzones de un usuario indefinidamente o hasta que se quite la retención. En Exchange Online, In-Place hold incluye un nuevo modelo que permite especificar los siguientes parámetros:

  • Qué mantener: puede especificar los elementos que se deben retener mediante parámetros de consulta como palabras clave, remitentes y destinatarios, fechas de inicio y finalización, y también especificar los tipos de mensaje, como mensajes de correo electrónico o elementos de calendario que desea poner en espera.

  • Cuánto tiempo se debe mantener: puede especificar una duración para los elementos en espera.

Con este nuevo modelo, la retención In-Place permite crear directivas de retención pormenorizados para conservar elementos de buzón en los siguientes escenarios:

  • Retención indefinida: el escenario de retención indefinida es similar a la retención por juicio. Está pensado para conservar elementos de buzón de correo para que pueda cumplir los requisitos de exhibición de documentos electrónicos. Durante el período de litigio o investigación, los elementos nunca se eliminan. La duración no se conoce de antemano, por lo que no se configura ninguna fecha de finalización. Para retener todos los elementos de correo indefinidamente, no se especifica ningún parámetro de consulta ni duración de tiempo al crear una retención In-Place correo.

    Importante

    Colocar un buzón en una retención indefinida significa que los elementos de correo que cumplen los requisitos de retención nunca se quitarán del buzón. Esto podría provocar que el buzón supere la cuota de elementos recuperables,lo que podría hacer que el buzón no se pueda usar. Microsoft recomienda habilitar un archivo para el buzón, así como habilitar la característica de archivo de expansión automática. Vea Retenciones y cuotas de buzones de correo para obtener más información.

  • Retención basada en consultas: si la organización conserva elementos basados en parámetros de consulta especificados, puede usar una retención In-Place consulta. Puede especificar parámetros de consulta como palabras clave, fechas de inicio y finalización, direcciones de remitente y destinatario y tipos de mensaje. Después de crear una conservación local basada en consulta, se conservarán todos los elementos de buzón de correo existentes y futuros que coincidan con los parámetros de consulta (incluidos los mensajes recibidos en una fecha posterior).

    Importante

    Los elementos que se marcan como no aptos para la búsqueda, por lo general debido a un error al indizar datos adjuntos, también se conservan porque no se puede determinar si coinciden con los parámetros de consulta. Para obtener más información acerca de los elementos parcialmente indizados, vea Partially indexed items in Content Search.

  • Retención basada en tiempo: tanto la retención In-Place como la retención por juicio permiten especificar una duración de tiempo para la que se deben retener los elementos. La duración se calcula desde la fecha en que un elemento de buzón se recibe o se crea.

    Si su organización requiere que todos los elementos de buzón se conserven durante un período específico, por ejemplo, 7 años, puede crear una retención basada en tiempo para que los elementos en espera se conserven durante un período de tiempo específico. Por ejemplo, considere un buzón que se coloca en una suspensión temporal In-Place y tiene un período de retención establecido en 365 días. Si un elemento de ese buzón se elimina después de 300 días a partir de la fecha en que se recibió, se mantiene durante 65 días adicionales antes de eliminarse permanentemente. Puede usar una retención de In-Place basada en tiempo junto con una directiva de retención para asegurarse de que los elementos se conservan durante la duración especificada y se quitan permanentemente después de ese período.

Puede usar Conservación local para colocar un usuario en varias conservaciones. Si un usuario se encuentra en varias conservaciones locales, se combinan las consultas de búsqueda de cualquier conservación basada en consultas (con operadores OR ). En este caso, el número máximo de palabras clave en todas las conservaciones basadas en consulta de un buzón es de 500. Si hay más de 500 palabras clave, todo el contenido del buzón se coloca en conservación (y no solo el contenido que coincide con los criterios de búsqueda). Todo el contenido se conserva hasta que el número total de palabras clave es de 500 o menos.

Conservación local y retención por juicio

La retención por juicio usa la propiedad LitigationHoldEnabled de un buzón para poner el contenido del buzón en espera. Mientras que In-Place retención por juicio proporciona una funcionalidad de retención granular basada en parámetros de consulta y la capacidad de colocar varias retenciones, la retención por juicio solo permite poner todos los elementos en espera. También puede especificar un período de duración para retener elementos cuando un buzón se coloca en retención por juicio. La duración se calcula desde la fecha en que un elemento de buzón se recibe o se crea. Si no se establece una duración, los elementos se conservan indefinidamente o hasta que se quite la retención.

Cuando un buzón se coloca en una o más retenciones de In-Place y en retención por juicio (sin un período de duración) al mismo tiempo, todos los elementos se mantienen indefinidamente o hasta que se quitan las retenciones. Si quita la retención por juicio y el usuario aún se coloca en una o más retenciones de In-Place, los elementos que coincidan con los criterios de retención In-Place se mantienen durante el período especificado en la configuración de retención.

Nota

Cuando se coloca un buzón en In-Place retención o retención por juicio, la retención se coloca en el buzón principal y en el buzón de archivo. Si coloca un buzón principal local en espera en una implementación híbrida de Exchange, el buzón de archivo basado en la nube (si está habilitado) también se coloca en espera.

Colocación de un buzón en In-Place retención

Los usuarios autorizados que se han agregado al grupo de roles control de acceso basado en roles (RBAC) de administración de detección o que han asignado los roles de administración Retención legal y Búsqueda de buzones de correo pueden administrar o quitar buzones en In-Place retención. Esta tarea se puede delegar en administradores de registros, responsables de cumplimiento normativo o abogados del departamento jurídico de la organización, a la vez que se asigna el menor número de privilegios posible. Para obtener más información acerca de cómo asignar el grupo de roles administración de detección, vea Asignar permisos de exhibición de documentos electrónicos en Exchange.

Puede usar el Asistente para exhibición de documentos electrónicos local & en el Centro de administración de Exchange (EAC) o New-MailboxSearch y los cmdlets relacionados en Exchange Online PowerShell para quitar un buzón de correo en In-Place Hold. Para obtener más información acerca de cómo quitar un buzón en In-Place, vea Remove an In-Place Hold.

Muchas organizaciones necesitan que se informe a los usuarios cuando se les coloque en retención. Además, cuando un buzón de correo está en retención, no es necesario suspender las directivas de retención aplicables al usuario del buzón. Como los mensajes se siguen eliminando según lo esperado, es posible que los usuarios no se den cuenta de que están en suspensión. Si su organización requiere que se informe a los usuarios en espera, puede agregar un mensaje de notificación a la propiedad RetentionComment del usuario del buzón y usar la propiedad RetentionUrl para vincular a una página web para obtener más información. Outlook 2010 y versiones posteriores muestra la notificación y la dirección URL en el área backstage. Debe usar Exchange Online PowerShell para agregar y administrar estas propiedades para un buzón. Para obtener más información, vea Set-Mailbox.

Colocar carpetas públicas en espera

En Exchange Online, puede poner las carpetas públicas en espera mediante un In-Place hold. No se admite el uso de retención por juicio para carpetas públicas. Al crear una retención In-Place, la única opción es colocar una retención en todas las carpetas públicas de la organización. El resultado es que una retención In-Place se coloca en todos los buzones de carpetas públicas.

Además, al colocar carpetas públicas en In-Place, también se conservan los mensajes de correo electrónico relacionados con el proceso de sincronización de jerarquía de carpetas públicas. Esto puede dar lugar a la conservación de miles de elementos de correo electrónico relacionados con la sincronización de la jerarquía. Estos mensajes pueden llenar la cuota de almacenamiento de la carpeta Elementos recuperables de los buzones de correo de las carpetas públicas. Para evitarlo, puede crear una reserva basada en In-Place y agregar el par siguiente a property:value la consulta de búsqueda:

NOT(subject:HierarchySync*)

El resultado es que no se pondrá en espera ningún mensaje (relacionado con la sincronización de la jerarquía de carpetas públicas) que contenga la frase "HierarchySync" en la línea de asunto.

Retenciones y la carpeta Elementos recuperables

In-Place retención por juicio y retención por juicio usa la carpeta Elementos recuperables para conservar los elementos. La carpeta Elementos recuperables reemplaza a la característica conocida informalmente como contenedor en versiones anteriores de Exchange. La carpeta Elementos recuperables está oculta de la vista predeterminada de Outlook, Outlook en la Web (anteriormente conocida como Outlook Web App) y otros clientes de correo electrónico. Para obtener más información acerca de la carpeta Elementos recuperables, consulte Carpeta Elementos recuperables en Exchange Online.

De forma predeterminada, cuando un usuario elimina un mensaje de una carpeta que no es la carpeta Elementos eliminados, el mensaje se mueve a la carpeta Elementos eliminados. Esto se denomina movimiento. Cuando un usuario elimina temporalmente un elemento (al presionar las teclas MAYÚS y ELIMINAR) o elimina un elemento de la carpeta Elementos eliminados, el mensaje se mueve a la carpeta Elementos recuperables, por lo que desaparece de la vista del usuario.

Los elementos de la carpeta Elementos recuperables se conservan durante el período de retención de elementos eliminados configurado para el buzón del usuario. De forma predeterminada, el período de retención de elementos eliminados es de 14 días para Exchange Online buzones de correo. También puede configurar una cuota de almacenamiento para la carpeta Elementos recuperables. Esto protege a la organización de un posible ataque de denegación de servicio (DoS) debido al rápido crecimiento de la carpeta Elementos recuperables. Si un buzón no se coloca en retención o retención por juicio de In-Place, los elementos se purgan permanentemente de la carpeta Elementos recuperables por primera vez cuando se supera la cuota de advertencia Elementos recuperables o cuando el elemento ha residido en la carpeta durante una duración mayor que el período de retención de elementos eliminados.

La carpeta Elementos recuperables contiene las siguientes subcarpetas usadas para almacenar elementos eliminados en varios sitios y facilitar la retención In-Place retención por juicio:

  • Eliminaciones: los elementos quitados de la carpeta Elementos eliminados o eliminados temporalmente de otras carpetas se mueven a la subcarpeta Eliminaciones y son visibles para el usuario al usar la característica Recuperar elementos eliminados en Outlook y Outlook en la Web. De manera predeterminada, los elementos permanecen en esta carpeta hasta que finaliza el periodo de retención de elementos eliminados que se ha configurado para el buzón de correo.

  • Purgas: cuando un usuario elimina un elemento de la carpeta Elementos recuperables (mediante la herramienta Recuperar elementos eliminados en Outlook y Outlook en la Web, el elemento se mueve a la carpeta Purgas. Los elementos que superan el período de retención de elementos eliminados configurado para el buzón también se mueven a la carpeta Purgas. Los usuarios no pueden ver los elementos de esta carpeta aunque utilicen la herramienta Recuperar elementos eliminados. Cuando el Asistente para carpeta administrada procesa el buzón, los elementos de la carpeta Purgas se purgan del buzón. Al colocar al usuario del buzón en retención por juicio, el Asistente para carpeta administrada no purga los elementos de esta carpeta.

  • DiscoveryHold: si un usuario se coloca en una In-Place, los elementos eliminados se mueven a esta carpeta. Cuando el Asistente para carpeta administrada procesa el buzón, evalúa los mensajes de esta carpeta. Los elementos que coincidan con In-Place de retención se conservan hasta el período de retención especificado en la consulta. Si no se especifica un período de retención, los elementos se conservarán indefinidamente o hasta que se quite la retención del usuario.

  • Versiones: cuando un usuario se coloca In-Place retención por juicio o retención por juicio, los elementos del buzón deben protegerse de la manipulación o modificación por parte del usuario o de un proceso. Esto se logra mediante un proceso de copia y escritura. Cuando un usuario o proceso modifican las propiedades concretas de un elemento del buzón, se guarda una copia del elemento original en la carpeta Versiones antes de que se confirme el cambio. El proceso se repite para los cambios posteriores. Los elementos capturados en la carpeta Versiones también se indizan y se devuelven en las búsquedas de exhibición de documentos electrónicos. Después de quitar la retención, el Asistente para carpeta administrada elimina las copias de la carpeta Versiones.

  • SubstrateHolds: si In-Place retención, retención por juicio o una directiva de retención de chat de Microsoft 365 o Office 365 Teams está habilitada, esta subcarpeta contiene la copia original del mensaje Teams si el mensaje se ha modificado o eliminado. Copia del elemento antes de guardar la modificación. Los usuarios finales no pueden ver esta carpeta.

Propiedades que desencadenan la copia en escritura

Tipo de elemento Propiedades que desencadenan la copia en escritura
Mensajes (IPM.Note*)
Entradas (IPM.Post*)
Tema
Cuerpo
Datos adjuntos
Remitentes/destinatarios
Fechas de envío/recepción
Elementos que no son mensajes ni entradas Cualquier cambio en una propiedad visible, excepto los siguientes:
Ubicación del elemento (cuando un elemento se mueve de una carpeta a otra)
Cambio de estado de elemento (leído o no leído)
Cambios realizados en la etiqueta de retención aplicada a un elemento
Elementos de la carpeta Borradores predeterminada Ninguno (los elementos de la carpeta Borradores están exentos de copia en escritura)

Importante

El proceso copia en escritura está deshabilitado para los elementos del calendario en el buzón del organizador cuando se reciben respuestas a la reunión por parte de los asistentes y se actualiza la información de seguimiento de la reunión. Para los elementos de calendario y los elementos que tienen establecido un aviso, la copia en escritura está deshabilitada para las propiedades ReminderTime y ReminderSignalTime. La copia en escritura no captura los cambios en estas propiedades. La copia de escritura no captura los cambios en las fuentes RSS.

Aunque las carpetas DiscoveryHold, Purges y Versions no son visibles para el usuario, todos los elementos de la carpeta Elementos recuperables se indizan mediante Exchange Search y se pueden detectar In-Place eDiscovery. Una vez que un usuario de buzón se quita de In-Place retención por juicio o retención por juicio, el Asistente para carpetas administradas purga los elementos de las carpetas DiscoveryHold, Purges y Versions.

Retenciones y cuotas de buzón

Los elementos de la carpeta Elementos recuperables no se tienen en cuenta al calcular la cuota del buzón de correo de un usuario. En Exchange Online, la carpeta Elementos recuperables tiene su propia cuota. Por Exchange, los valores predeterminados de las propiedades de buzón RecoverableItemsWarningQuota y RecoverableItemsQuota se establecen en 20 GB y 30 GB respectivamente. En Exchange Online, la cuota de la carpeta Elementos recuperables (en el buzón principal del usuario) aumenta automáticamente a 100 GB cuando se coloca un buzón en retención por juicio o en retención In-Place. Cuando la cuota de almacenamiento de la carpeta Elementos recuperables en el buzón principal de un buzón en suspensión está a punto de alcanzar su límite, puede hacer lo siguiente:

  • Habilitar el buzón de archivo y activar el archivado de expansión automática: puede habilitar una capacidad de almacenamiento ilimitada para la carpeta Elementos recuperables simplemente habilitando el buzón de archivo y, a continuación, activando la característica de archivado de expansión automática en Exchange Online. Esto da como resultado 110 GB para la carpeta Elementos recuperables en el buzón principal y una cantidad ilimitada de capacidad de almacenamiento para la carpeta Elementos recuperables en el archivo del usuario. Vea cómo: Habilitar buzones de archivo en el Centro de cumplimiento y Habilitar archivado ilimitado - Ayuda para administradores.

    Nota

    • Después de habilitar el archivo para un buzón que esté a punto de superar la cuota de almacenamiento de la carpeta Elementos recuperables, podría interesarle ejecutar el Asistente para carpeta administrada a fin de activar manualmente el Asistente para procesar el buzón, de modo que los elementos expirados se muevan a la carpeta Elementos recuperables del buzón de archivo. Para obtener instrucciones, consulte step 4 in Increase the Recoverable Items quota for mailboxes on hold.

    • Tenga en cuenta que podrían moverse otros elementos del buzón del usuario al nuevo buzón de archivo. Considere la posibilidad de comunicarle al usuario que esto puede ocurrir después de habilitar el buzón de archivo.

  • Crear una directiva de retención personalizada para buzones en espera: además de habilitar el buzón de archivo y el archivado de expansión automática para buzones de correo en retención por juicio o retención In-Place, es posible que también desee crear una directiva de retención de MRM personalizada en Exchange Online para buzones en espera. Esto le permite aplicar una directiva de retención a buzones en espera que sea diferente de la directiva de MRM predeterminada que se aplica a buzones que no están en espera. Esto le permite aplicar etiquetas de retención diseñadas específicamente para buzones en espera. Esto incluye la creación de una nueva etiqueta de retención para la carpeta Elementos recuperables.

Para obtener más información, vea Aumentar la cuota de elementos recuperables para buzones en espera.

Suspensiones y reenvío de correo electrónico

Los usuarios pueden usar Outlook y Outlook en la Web para configurar el reenvío de correo electrónico para su buzón. El reenvío de correo electrónico permite que los usuarios configuren su buzón de correo para que reenvíe los mensajes de correo electrónico enviados a su buzón a otro buzón dentro o fuera de la organización. El reenvío de correo electrónico se puede configurar para que cualquier mensaje enviado al buzón original no se copie en ese buzón y solo se envíe a la dirección de reenvío.

Si el reenvío de correo electrónico está configurado para un buzón y los mensajes no se copian en el buzón original, ¿qué sucede si el buzón está en espera? La configuración de retención del buzón se comprueba durante el proceso de entrega. Si el mensaje cumple los criterios de retención del buzón de correo, se guarda una copia del mensaje en la carpeta Elementos recuperables. Esto significa que puede usar herramientas de exhibición de documentos electrónicos para buscar en el buzón original para buscar mensajes que se reenvían a otro buzón.

Eliminar un buzón en retención

Al eliminar la cuenta Microsoft 365 o Office 365 correspondiente para un buzón que se ha colocado en retención por juicio o retención In-Place, el buzón se convierte en un buzón inactivo, que es un tipo de buzón eliminado temporalmente. Los buzones inactivos se usan para conservar el contenido del buzón de un usuario después de salir de la organización. Los elementos de un buzón inactivo se conservan durante la retención que se colocó en el buzón antes de que se inactivase. Esto permite a los administradores, responsables de cumplimiento o administradores de registros usar la herramienta de búsqueda de contenido en el Centro de cumplimiento de Microsoft 365 para obtener acceso y buscar en el contenido de un buzón inactivo. Los buzones inactivos no pueden recibir correo electrónico y no se muestran en la libreta de direcciones compartida de su organización ni en otras listas. Para obtener más información, vea Overview of inactive mailboxes.