Usar reglas de flujo de correo para escenarios de aprobación de mensajes en Exchange Online

Nota

Este artículo no se aplica a organizaciones Exchange Online Protection independientes (EOP).

En Exchange Online, un destinatario moderado requiere la aprobación de uno o más moderadores antes de entregar los mensajes al destinatario. Para obtener más información, vea Destinatarios moderados en Exchange Online.

Pero, aparte de las excepciones de remitentes específicos, al configurar la configuración de moderación en las propiedades del destinatario, todos los mensajes que se envían al destinatario requieren aprobación antes de que se entreguen, independientemente del contenido o los detalles de los mensajes.

Para controlar pormenorizados el tipo y las circunstancias de los mensajes que requieren moderación, puede usar reglas de flujo de correo (también conocidas como reglas de transporte). En este artículo se deba a ejemplos de uso de reglas de flujo de correo para moderación con el fin de cumplir requisitos legales, de cumplimiento o empresariales específicos.

Reenviar mensajes al administrador de un remitente para su aprobación

Estos son algunos tipos comunes de mensajes que pueden requerir la aprobación del administrador:

  • Mensajes enviados desde un usuario a determinados grupos de distribución o destinatarios
  • Mensajes enviados a usuarios externos o asociados
  • Mensaje enviado entre dos grupos
  • Mensajes enviados con contenido específico, como el nombre de un cliente específico
  • Mensajes enviados por un asistente

Para requerir que los mensajes deban enviarse al administrador del remitente para su aprobación, siga estos pasos:

  1. Cree una regla de flujo de correo con la plantilla Enviar mensajes a una plantilla de moderador.

    Use la plantilla Enviar mensajes a un moderador para crear una nueva regla.

  2. Configure la acción para enviar mensajes al administrador del remitente para su aprobación: Realice el siguiente reenvío al administrador del remitente > para su aprobación.

  3. Configure las condiciones que definen los mensajes que requieren aprobación en Aplicar esta regla si.

Este es un ejemplo en el que todos los mensajes externos enviados por el aprendiz llamado Garth Fort requieren la aprobación de su administrador.

  • Aplicar esta regla si > El remitente es > Garth Fort

    y

  • Aplicar esta regla si > El destinatario se encuentra > Fuera de la organización

  • Haga lo siguiente > Reenviar al administrador del remitente para su aprobación

Regla que reenvía los mensajes al administrador del usuario.

Nota

Algunas opciones de configuración de reglas, incluida la posibilidad de agregar varias condiciones o excepciones a la regla como en este ejemplo, están ocultas de forma predeterminada. Para verlos, haga clic en Más opciones.

Configurar una cadena de aprobación de mensajes

Puede requerir varios niveles de aprobación para los mensajes. Por ejemplo, puede requerir que los mensajes a un cliente específico sean aprobados primero por un administrador de relaciones con los clientes y, después, por un responsable de cumplimiento de las normas, o puede requerir que los informes de gastos sean aprobados por dos niveles de administradores.

Para crear este tipo de aprobación de varios niveles, cree una regla de flujo de correo para cada nivel de aprobación. Cada regla detecta los mismos patrones en los mensajes, de la siguiente manera:

  • La primera regla reenvía el mensaje al primer moderador. Después de que el primer moderador apruebe el mensaje, una segunda regla reenvía el mensaje a la segunda regla, y así sucesivamente.

  • Si todos los moderadores de la cadena aprueban el mensaje, el mensaje original se envía a los destinatarios previstos.

  • Si alguno de los moderadores de la cadena rechaza la solicitud de aprobación, el remitente recibe un mensaje de rechazo.

  • Si alguna de las solicitudes de aprobación no se aprueba en el plazo de expiración (dos días para Exchange Online), el remitente recibe un mensaje de expiración.

    Nota

    El procesamiento de mensajes moderados expirados se ejecuta cada siete días. Esto significa que un mensaje moderado puede expirar en cualquier momento entre dos y nueve días.

En el siguiente ejemplo se supone que tiene un cliente llamado Blue Yonder Airlines y desea que tanto el administrador de relaciones con el cliente como el responsable de cumplimiento aprueben todos los mensajes que van a este cliente.

Como se muestra en la siguiente captura de pantalla, se crean dos reglas. La primera regla va al aprobador de primer nivel. La segunda regla va al aprobador de segundo nivel.

Dos reglas usadas para dos niveles de aprobación.

La primera regla identifica todos los mensajes con el nombre de la compañía Blue Yonder Airlines en el asunto o mensaje, y envía estos mensajes al administrador interno de relaciones con el cliente llamado Garret Vargas.

  • Nombre: Blue Yonder Airlines: Aprobación #1 Administrador de relaciones

  • Prioridad: antes de la segunda regla.

  • Aplicar esta regla si > El remitente se encuentra > Dentro de la organización.

    y

  • Aplicar esta regla si > El asunto o el niño coincide > 'B.Y.A' o 'BYA' o 'Blue Yonder Airlines' o 'Blue Yonder'.

  • Haga lo siguiente > Reenviar el mensaje para su aprobación a > Garret Vargas.

Regla para aprobador de primer nivel.

La segunda regla envía estos mensajes al oficial de cumplimiento, Tony Krijnen para su aprobación:

  • Nombre: Blue Yonder Airlines: Aprobación #2 Compliance Manager

  • Prioridad: después de la primera regla.

  • Aplicar esta regla si > El remitente se encuentra > Dentro de la organización.

    y

  • Aplicar esta regla si > El asunto o el niño coincide > 'B.Y.A' o 'BYA' o 'Blue Yonder Airlines' o 'Blue Yonder'.

  • Haga lo siguiente > Reenviar el mensaje para su aprobación a > Tony Krijnen.

Regla de aprobación de segundo nivel, con los mismos criterios.

Reenviar mensajes que coincidan con uno de varios criterios

Dentro de una regla de flujo de correo, todas las condiciones de la regla deben ser verdaderas para que la regla coincida (Condition1 Y Condition2). Si desea aplicar la misma acción para varias condiciones (Condition1 O Condition2), debe crear una regla independiente para cada condición.

Para ello, en la página Reglas de EAC, cree una regla para la primera condición. Seleccione la regla, seleccione Copiar y cambie las condiciones de la nueva regla para que coincida con la segunda condición.

Para escenarios de aprobación, tenga cuidado al crear varias reglas con la misma acción para que el mismo mensaje no se envíe al moderador varias veces. Agregue una excepción a la segunda regla para que ignore los mensajes que coinciden con la primera regla.

Por ejemplo, desea enviar un mensaje a un moderador si el mensaje tiene "presupuesto de ventas" en la línea de asunto o el cuerpo del mensaje o en el contenido de los datos adjuntos.

Necesita dos reglas. Si la primera regla comprueba la línea de asunto o el cuerpo del mensaje, la segunda regla que comprueba el contenido de los datos adjuntos necesita una excepción que comprueba la "oferta de ventas" en la línea de asunto o el cuerpo del mensaje (la condición de la primera regla).

  • Nombre: aprobación de cotizaciones de ventas: Regla 2
  • Prioridad: inferior a la primera regla.
  • Aplicar esta regla si > El contenido de los datos adjuntos incluye > Oferta de ventas.
  • Haga lo siguiente > Reenviar al administrador del remitente para su aprobación
  • Excepto si > El asunto o el cuerpo coincide > Oferta de ventas.

Use una excepción para la segunda regla.

Nota

Como se describió anteriormente, algunas opciones de configuración de reglas, incluida la capacidad de agregar varias condiciones o excepciones a la regla como en este ejemplo, están ocultas de forma predeterminada. Para verlos, haga clic en Más opciones.

Reenviar un mensaje que contenga información confidencial

Si tiene la característica prevención de pérdida de datos (DLP), muchos tipos de información confidencial están predefinidos. Con DLP, ve que el mensaje contiene una condición de información confidencial. Tenga o no DLP, puede crear condiciones que identifiquen determinados patrones de información confidencial que sean únicos para su organización.

Este es un ejemplo donde los mensajes que contienen un número de tarjeta de crédito requieren aprobación.

  • Aplicar esta regla si > El mensaje contiene información confidencial > Número de tarjeta de crédito
  • Haga lo siguiente > Reenviar al administrador del remitente para su aprobación

Regla que reenvía el correo con información confidencial.