Carpeta Elementos recuperables en Exchange Online

Artículo
04/04/2023

Importante

Consulte el Centro de seguridad de Microsoft 365 y el portal de cumplimiento Microsoft Purview para conocer las características de seguridad y cumplimiento de Exchange. Ya no están disponibles en el nuevo Centro de administración de Exchange.

Para protegerse de la eliminación accidental o malintencionada y para facilitar los esfuerzos de detección que se realizan habitualmente antes o durante litigios o investigaciones, Exchange Online usa la carpeta Elementos recuperables. La carpeta Elementos recuperables reemplaza la característica que se conocía como contenedor de memoria en versiones anteriores de Exchange. Las siguientes características de Exchange usan la carpeta Elementos recuperables:

Retención de elementos eliminados
Recuperación de elementos individuales
Retención en contexto
Retención por litigio
Suspensión de eDiscovery
Directivas de retención de Microsoft 365 y Office 365
Registro de auditoría de buzones de correo
Registro de calendario

Terminología

El conocimiento de los siguientes términos le ayudará a comprender el contenido de este artículo.

Eliminar: describe cuándo se elimina un elemento de cualquier carpeta y se coloca en la carpeta predeterminada Elementos eliminados.

Eliminación temporal: describe cuándo se elimina un elemento de la carpeta predeterminada Elementos eliminados y se coloca en la carpeta Elementos recuperables. Además, describe cuando un usuario de Outlook elimina un elemento presionando Mayús+Supr, que omite la carpeta Elementos eliminados y coloca el elemento directamente en la carpeta Elementos recuperables.

Eliminación rígida: describe cuándo se marca un elemento para purgarse de la base de datos de buzón de correo. Esta acción también se conoce como eliminación de forma permanente.

Carpeta Elementos recuperables

Cada buzón de usuario se divide en dos subárboles: el subárbol IPM (mensajería interpersonal), que contiene carpetas normales y visibles (como Bandeja de entrada, Calendario y Elementos enviados), y el subárbol no IPM, que contiene datos internos, preferencias y otros datos operativos del buzón. La carpeta Elementos recuperables reside en el subárbol que no es IPM de cada buzón. Este subárbol no es visible para los usuarios que usan Outlook, Outlook en la Web (anteriormente conocido como Outlook Web App) u otros clientes de correo electrónico.

Este cambio de arquitectura proporciona los siguientes beneficios clave:

Cuando un buzón se mueve a otra base de datos de buzones de correo, la carpeta Elementos recuperables también se mueve a esa carpeta.
La carpeta Elementos recuperables está indexada por Exchange Search y se puede detectar mediante In-Place eDiscovery o Búsqueda de contenido en los portales de cumplimiento de Microsoft Purview.
La carpeta Elementos recuperables tiene su propia cuota de almacenamiento.
Exchange puede evitar que los datos se purguen de la carpeta Elementos recuperables.
Exchange puede realizar un seguimiento de determinado contenido.

La carpeta Elementos recuperables contiene las siguientes subcarpetas:

Eliminaciones: esta subcarpeta contiene todos los elementos eliminados de la carpeta Elementos eliminados. (En Outlook, un usuario puede eliminar temporalmente un elemento presionando Mayús+Eliminar). Esta subcarpeta está disponible para los usuarios a través de la característica Recuperar elementos eliminados en Outlook y Outlook en la Web.
Versiones: si In-Place suspensión, suspensión por juicio o una directiva de retención de Microsoft 365 o Office 365 está habilitada, esta subcarpeta contiene la copia original del elemento y, además, si el elemento se modifica varias veces, se guarda una copia del elemento antes de la modificación. Para comprender qué acción se considera modificación, consulte la sección Copiar en escritura más adelante en este artículo. Los usuarios finales no pueden ver esta carpeta.
Purgas: si está habilitada la suspensión por juicio o la recuperación de un solo elemento, esta subcarpeta contiene todos los elementos que se eliminan de forma rígida. Los usuarios finales no pueden ver esta carpeta.
Auditorías: si el registro de auditoría de buzón de correo está habilitado para un buzón de correo, esta subcarpeta contiene las entradas del registro de auditoría. Para más información sobre el registro de auditoría de buzones de correo, consulte Exportación de registros de auditoría de buzones en Exchange Online.
DiscoveryHolds: si In-Place suspensión está habilitada o si se asigna una directiva de retención de Microsoft 365 o Office 365 al buzón, esta subcarpeta contiene todos los elementos que cumplen los parámetros de consulta de suspensión y se eliminan de forma rígida.
Registro de calendario: esta subcarpeta contiene los cambios de calendario que se producen dentro de un buzón de correo. Esta carpeta no está disponible para los usuarios.
SubstrateHolds: si In-Place suspensión, suspensión por juicio o una directiva de retención de chat de Microsoft 365 o Office 365 Teams está habilitada, esta subcarpeta contiene la copia original del mensaje de Teams si el mensaje se ha modificado o eliminado. Copia del elemento antes de guardar la modificación. Los usuarios finales no pueden ver esta carpeta.

La ilustración siguiente muestra las subcarpetas en las carpetas Elementos recuperables. También muestra los procesos de retención de elementos eliminados, recuperación de elementos individuales y flujos de trabajo de retención que se describen en las secciones siguientes.

Carpeta Elementos recuperables.

Retención de elementos eliminados

Se considera que un elemento se elimina de forma temporal en los siguientes casos:

Un usuario elimina un artículo o vacía todos los elementos de la carpeta Elementos eliminados.
Un usuario presiona Short+Delete para eliminar un artículo de cualquier otra carpeta de buzones.

Los elementos eliminados de forma temporal se mueven a la subcarpeta Eliminaciones de la carpeta Elementos recuperables. Esto proporciona una capa adicional de protección, de manera que los usuarios puedan recuperar los elementos eliminados sin requerir la intervención del servicio técnico. Los usuarios pueden usar la característica Recuperar elementos eliminados en Outlook o Outlook en la web para recuperar un elemento eliminado. Los usuarios también pueden usar esta característica para eliminar un elemento de forma permanente. Para obtener más información, consulte:

Los elementos permanecen en la subcarpeta Eliminaciones hasta alcanzar el período de retención del elemento eliminado. El período de retención de elementos eliminados predeterminado para Exchange Online es de 14 días. Puede modificar este período para los buzones de correo hasta un máximo de 30 días. Además del período de retención de un elemento eliminado, la carpeta Elementos recuperables también está sujeta a cuotas. Para más información, consulte Cuotas de buzón de elementos recuperables más adelante en este artículo.

Cuando expira el período de retención de elementos eliminados, el elemento se quita de Exchange Online.

Recuperación de elementos individuales

Si un elemento se quita de la subcarpeta Eliminaciones, ya sea por un usuario purgando el elemento mediante la característica Recuperar elementos eliminados o por un proceso automatizado como el Asistente para carpetas administradas (etiqueta de retención establecida en eliminar permanentemente, por ejemplo), el elemento se mueve a la subcarpeta Purgas y el usuario no puede recuperarlo. Cuando el Asistente para carpeta administrada procesa la carpeta Elementos recuperables de un buzón que tiene habilitada la recuperación de elementos individuales, los elementos de la subcarpeta Purgas se eliminan, siempre que haya caducado el período de retención del elemento eliminado correspondiente a esos elementos. Esto significa que un administrador todavía puede recuperar el elemento mediante una herramienta de exhibición de documentos electrónicos, como In-Place eDiscovery o Búsqueda de contenido.

En la siguiente tabla, se detallan los contenidos y las acciones que se pueden realizar en la carpeta Elementos recuperables si está habilitada la recuperación de elementos individuales.

Estado de la recuperación de elementos individuales	La carpeta Elementos recuperables contiene elementos eliminados de forma temporal	La carpeta Elementos recuperables contiene elementos eliminados permanentemente	Los usuarios pueden eliminar los elementos de la carpeta Elementos recuperables	El Asistente para carpeta administrada elimina automáticamente los elementos de la carpeta Elementos recuperables
Habilitado	Sí	Sí	No	Sí. De forma predeterminada, todos los elementos se purgan después de 14 días, excepto los elementos de calendario, que se purgan después de 120 días. Si se alcanza la cuota de advertencia Elementos recuperables antes de que transcurra el período de retención del elemento eliminado, se eliminan los mensajes en el orden "primero en entrar, primero en salir" (FIFO).
Deshabilitada	Sí	No	Sí	Sí. De forma predeterminada, todos los elementos se purgan después de 14 días, excepto los elementos de calendario, que se purgan después de 120 días. Si se alcanza la cuota de advertencia Elementos recuperables antes de que transcurra el período de retención del elemento eliminado, se eliminan los mensajes en el orden "primero en entrar, primero en salir" (FIFO).

Conservación local y retención por juicio

En Exchange Online, los administradores de detección pueden usar In-Place eDiscovery con permisos de grupo de roles de administración de detección delegados para realizar búsquedas de exhibición de documentos electrónicos de contenido de buzón. En Exchange Online, puede usar In-Place Suspensión para conservar los elementos de buzón que coinciden con los parámetros de consulta y proteger los elementos de la eliminación por parte de usuarios o procesos automatizados. También puede usar la retención por juicio para preservar todos los elementos de los buzones de correo de los usuarios y proteger los elementos contra la eliminación por parte de usuarios o procesos automatizados.

Colocar un buzón en In-Place suspensión o suspensión por juicio impide que Managed Folder Assistant purgue automáticamente los mensajes de las subcarpetas DiscoveryHolds, Deletions y Purges. Además, está habilitada la protección de página de escritura en copia para el buzón de correo. La protección de página de escritura en copia crea una copia del elemento original antes de que se escriba una modificación en el almacenamiento de Exchange. Después de quitar el buzón de correo de la retención, el Asistente para carpeta administrada reanuda la eliminación automática.

Nota:

Si coloca un buzón en In-Place suspensión y suspensión por juicio, la suspensión por juicio toma preferencia porque esto pone todo el buzón en espera.

En la siguiente tabla, se detallan los contenidos y las acciones que se pueden realizar en la carpeta Elementos recuperables si está habilitada la retención por juicio.

Estado de retención	La carpeta Elementos recuperables contiene elementos eliminados de forma temporal	La carpeta Elementos recuperables contiene elementos modificados o eliminados de forma permanente	Los usuarios pueden eliminar los elementos de la carpeta Elementos recuperables	El Asistente para carpeta administrada elimina automáticamente los elementos de la carpeta Elementos recuperables
Habilitado	Sí	Sí	No	No
Deshabilitado	Sí	No	Sí	Sí

Para obtener más información sobre In-Place eDiscovery, In-Place Hold y Litigation Hold, consulte los artículos siguientes:

Protección de página de copia en escritura y elementos modificados

Si un usuario que se coloca en conservación local o retención por juicio modifica propiedades específicas de un elemento de un buzón de correo, se crea una copia del elemento original del buzón de correo antes de que se escriba el elemento cambiado. La copia original se guarda en la subcarpeta Versiones. Este proceso se conoce como protección de página de escritura en copia. Esta protección se aplica a los elementos de cualquier carpeta del buzón de correo. Los usuarios no pueden ver la subcarpeta Versiones.

En la siguiente tabla, se enumeran las propiedades de mensajes que desencadenan la protección de página de copia en escritura.

Tipo de elemento	Propiedades que desencadenan la protección de página de copia en escritura
Mensajes (IPM.Note) Entradas (IPM.Post)	Asunto Cuerpo Datos adjuntos Remitentes y destinatarios Fechas de envío y recepción
Elementos que no son mensajes ni entradas	Cualquier cambio en una propiedad visible, excepto los siguientes: Ubicación del elemento (cuando un elemento se mueve de una carpeta a otra) Cambio de estado de elemento (leído o no leído) Cambios realizados en la etiqueta de retención aplicada a un elemento
Elementos de la carpeta predeterminada Borradores	Ninguno. Los elementos en la carpeta Borradores están exentos de la protección de la página de copia en escritura.

Importante

La protección de página de copia en escritura no guarda una versión de la reunión cuando un organizador de la reunión recibe respuestas de los asistentes y se actualiza la información de seguimiento de la reunión. Además, la protección de página de copia en escritura no captura los cambios en las fuentes RSS.

Cuando un buzón de correo ya no está en In-Place suspensión o suspensión por juicio, se quitan las copias de los elementos modificados almacenados en la carpeta Versiones.

Cuotas del buzón de correo de elementos recuperables

Cuando un elemento se mueve a la carpeta Elementos recuperables, su tamaño se deduce de la cuota de buzón de correo y se agrega al tamaño de la carpeta Elementos recuperables (se reduce la cuota disponible). En Exchange Online, los límites predeterminados para la cuota elementos recuperables son: un límite temporal de 20 GB y un límite máximo de 30 GB. Sin embargo, las cuotas de la carpeta Elementos recuperables se aumentan automáticamente a 90 GB y 100 GB, respectivamente, al colocar un buzón en suspensión por juicio o In-Place suspensión o si se aplica una directiva de retención de Microsoft 365 o Office 365 al buzón. Para obtener más información, vea Aumentar la cuota de elementos recuperables para buzones en espera.

Si la carpeta Elementos recuperables de un buzón alcanza la cuota Elementos recuperables, no se pueden almacenar más elementos en la carpeta. Esto impacta en la funcionalidad del buzón de correo de las siguientes maneras:

Los usuarios de los buzones no pueden eliminar elementos.
El asistente para carpetas administradas no puede eliminar elementos basados en la etiqueta de retención o en la configuración de carpetas administradas.
Para los buzones de correo que tienen habilitada la recuperación de elementos individuales, la conservación local o la retención por juicio, el proceso de protección de página de copia en escritura no puede mantener versiones de los elementos editados por el usuario.
Para los buzones que tienen habilitado el registro de auditoría de buzones de correo, se pueden guardar las entradas del registro de auditoría de buzones en la subcarpeta Auditorías.

Para los buzones de correo que no se colocaron en Conservación local o retención por juicio, el Asistente para carpeta administrada purga automáticamente los elementos de la carpeta Elementos recuperables una vez que expira el período de retención del elemento eliminado. Si la carpeta alcanza la cuota de advertencia de Elementos recuperables, el asistente elimina los elementos de manera automática en el orden "primero en entrar, primero en salir".

Si el buzón se coloca en In-Place suspensión o retención por juicio o se asigna a una directiva de retención de Microsoft 365 o Office 365, la protección de páginas de copia en escritura no puede mantener versiones de elementos modificados. Para mantener las versiones de los elementos modificados, se debe reducir el tamaño de la carpeta Elementos recuperables. Para obtener más información, consulte Eliminación de elementos en la carpeta Elementos recuperables de buzones basados en la nube en espera.