Prepararse para el taller
Normalmente, el taller de estrategia de traspaso tarda aproximadamente 1-3 horas en realizarse. El tiempo podría variar según el nivel de detalle disponible para su revisión. El arquitecto de soluciones trabajará con la dirección del equipo de implementación para planificar el taller en función de los detalles de la solución que se está revisando.
Antes del taller de estrategia de traspaso, los participantes deberían estar lo más familiarizados posible con su estructura y los tipos de temas y requisitos previos a tratar. El arquitecto de soluciones proporcionará un orden del día con temas y requisitos previos antes del taller.
Nota
Esencialmente, el taller de estrategia de traspaso es una conversación; no pretende ser un cuestionario que pueda rellenarse y revisarse en modo sin conexión. Si bien los requisitos previos se definen y proporcionan de antemano, no es posible encapsular la amplitud de direcciones a las que podría desembocar la conversación.
El arquitecto de soluciones se preparará de antemano para el taller revisando los artefactos del proyecto existente con antelación. Entre los artefactos útiles del proyecto se encuentran los siguientes:
Requisitos de traspaso: requisitos comerciales conocidos que deben incluirse en la estrategia de traspaso.
Plan de transición: documento que muestra los pasos y acciones detallados de todo el proceso de transición. Este documento debe incluir la escala de tiempo documentada de todas las actividades de traspaso, dependencias y propietarios de cada paso del proceso de transición.
Programación del traspaso: documento o diagramas de Gantt que describen el cronograma general de las diversas actividades de traspaso que están alineadas con el plan de transición.
Estrategia de prueba de transición simulada: documento que describe los planes y pasos para probar el proceso de traspaso antes del traspaso final.
Estrategia de migración de datos: documentos o registros que muestran las entidades que se van a migrar, los orígenes de dónde vendrán, los volúmenes, el tiempo y los métodos de migración. En la fase de plano de diseño de la solución, es clave asegurarse de disponer de ámbito (tablas y orígenes).
Esta lista de entregables del proyecto no es exhaustiva, pero es un buen punto de partida para el taller de estrategia de traspaso. Los formatos, la composición y los nombres de cada entregable pueden variar de un proyecto a otro. No es el formato el elemento más importante; lo que es esencial es la información que está disponible y se ha acordado con todo el equipo.
Es aceptable si su proyecto utiliza diferentes formas de administrar o seguir la información del proyecto que no sean las de la lista precedente. Por lo general, el formato no es crítico si la información está fácilmente disponible para los miembros del proyecto. Si la información de la lista anterior no está documentada en su proyecto, o si está documentada de manera que no es fácilmente accesible, debe priorizar la producción de los artefactos relevantes.
Participantes en el taller de estrategia de traspaso
Conforme al marco de Success by Design, al taller de estrategia de traspaso deben asistir representantes tanto de la organización del cliente como de la organización del partner que esté ayudando con la implementación. Tener representación de todas las partes involucradas es importante para garantizar que todos estén alineados con el plan y tengan un entendimiento común de este. En algunos casos, debido al tamaño del equipo de implementación, podría ser necesario limitar la participación en el taller a los miembros principales del equipo.
Teniendo esto en cuenta, debería atender a estas directrices:
El taller debe incluir a los siguientes clientes y socios participantes:
Jefe del traspaso
Jefe de migración de datos
Arquitectos de soluciones
Administradores de proyectos
Si el cliente no tiene el rol de arquitecto de soluciones en su organización, deberán participar los interesados técnicos responsables. Si la organización del partner no tiene un arquitecto de soluciones designado que sea responsable de la implementación, deberán participar el líder de entrega equivalente, el líder funcional o los arquitectos técnicos.
En algunos casos, puede ser necesario traer recursos específicos para temas específicos, que se pueden acomodar en función del desglose de la solución en la agenda del taller.
Además, podría ser necesario incluir a las partes interesadas ejecutivas en las conversaciones sobre la estrategia de transición. Idealmente, se deberían haber proporcionado los requisitos de transición y las conversaciones con los miembros del equipo ejecutivo ya deberían haber tenido lugar antes del taller. Al incluir a las partes interesadas ejecutivas en el taller, puede ayudar a confirmar y proporcionar un entendimiento común de los planes del traspaso. Sin embargo, debe tener en cuenta que las conversaciones del taller pueden volverse extensas en algunas áreas y, en algunos casos, técnicamente detalladas. Debería establecer desde el principio una expectativa de que los tipos de conversaciones que se mantendrán en el taller podrían tener un nivel de detalle más bajo del que algunos ejecutivos querrían utilizar.