Introducción a la automatización de documentos de AI Builder

Completado

En esta unidad, aprenderá a

  • Comprender qué escenarios aborda la automatización de documentos.

  • Descubrir lo que puede lograr con la automatización de documentos.

Antes de comenzar este curso, le recomendamos que se familiarice con estos productos:

Qué es la automatización de documentos

Gracias a las soluciones de automatización y la inteligencia artificial, las organizaciones pueden acelerar y optimizar el procesamiento de documentos para liberar a los humanos de tareas repetitivas, de bajo valor y propensas a errores. Esto se aplica a cualquier tipo de formulario impreso o digital que deba revisarse, ser objeto de una extracción de datos y procesarse.

La automatización de documentos consiste en almacenar documentos automáticamente y enviarlos para su procesamiento en Power Automate, procesar documentos en AI Builder y revisar documentos procesados en Power Apps

La automatización del procesamiento de documentos requiere una solución completa. Microsoft Power Platform le permite crear una solución de automatización de documentos completa y sólida mediante Power Automate para orquestar el proceso general, AI Builder para ofrecer la inteligencia necesaria para extraer información de los documentos de forma eficaz, Power Apps para permitir a los usuarios revisar y aprobar documentos manualmente, y Dataverse para gestionar la cola de documentos y almacenar todos los datos, archivos y configuración necesarios.

Comenzar desde una página en blanco puede ser un desafío al diseñar un sistema tan complejo. Esta solución de automatización de documentos es una implementación de referencia que proporciona una solución integral y funcional que está lista para instalarse y que admite un patrón de procesamiento común:

  • Recepción de documentos de un buzón de servicio.

  • Extracción automática de datos de estos documentos.

  • Exportación de los resultados a un sistema de destino como contabilidad, RR. HH. o CRM.

Por estas cosas, como las reglas de cumplimiento o la necesidad de evaluar la precisión de la IA, existe la necesidad de incluir una revisión manual "humana en el bucle" en este proceso.

La automatización de documentos proporciona esta solución estándar e integral. Incluye los siguientes componentes:

  • Gestionar documentos recibidos en correos electrónicos.

  • Utilizar la solución de procesamiento de documentos de AI Builder para extraer datos de estos documentos.

  • Procesar los datos extraídos y permitir a los usuarios revisar y aprobar los datos a través de una aplicación de validación manual central.

La herramienta de automatización de documentos es una solución que se instala en uno de sus entornos (obtenga más información sobre los entornos en Información general sobre los entornos). Esta solución incluye varios flujos de Power Automate, una Power App y varias tablas de datos de Dataverse. Se denomina el Kit básico de automatización de documentos.

Qué incluye la automatización de documentos

Los documentos recibidos deben pasar por los siguientes pasos:

Flujo del Importador de correo electrónico de automatización de documentos

Se importan documentos para procesar.

Este flujo está configurado para trabajar con documentos enviados por correo electrónico. Si recibe documentos de otra forma, puede personalizar el flujo de importación para recuperar documentos de una carpeta de SharePoint o un almacenamiento en la nube, por ejemplo. Puede encontrar más información sobre la personalización del mecanismo de importación en los siguientes módulos de aprendizaje.

El Importador de correo electrónico de automatización de documentos hace lo siguiente:

  • Se desencadena cuando se recibe correo en una dirección de correo electrónico de Outlook específica con un archivo adjunto. Puede filtrar por remitentes o por una palabra específica en el título. En el siguiente módulo aprenderá a configurar este desencadenador para que se adapte mejor a la forma en que recibe los documentos.

  • Agrega el documento a la cola de documentos administrada en Dataverse.

  • Almacena el archivo del documento en Dataverse.

  • El estado del documento se establece en Extrayendo datos. Esta es una indicación de que el documento se ha recibido y está listo para procesarse con IA para extraer la información relevante.

Flujo del Procesador de documentos

Se extraen datos del documento mediante un modelo de AI Builder.

El Procesador de documentos hace lo siguiente:

  • Se desencadena cuando se recibe un documento y se almacena en la cola de documentos, y se encuentra en el estado Extrayendo datos.

  • Recupera cada documento y ejecuta un modelo de procesamiento de documentos de AI Builder en él para recuperar los datos relevantes. Puede crear su propio modelo de AI Builder para el diseño de su documento único. Podrá encontrar más información sobre esta configuración en los siguientes módulos de aprendizaje.

  • Almacena los datos extraídos en una tabla de Dataverse para que se puedan realizar más comprobaciones y procesamientos de datos antes de exportarlos o utilizarlos en otro sistema.

  • Establece el estado del documento en Validando datos para indicar que los datos se han extraído y están listos para procesarse con la lógica empresarial y las reglas que necesita aplicar.

Flujo del Validador de automatización de documentos

Ayuda a aplicar las reglas empresariales y determinar si el documento requiere una validación manual.

Este flujo es un marcador de posición donde puede agregar la lógica empresarial que le gustaría aplicar a los datos. Por ejemplo, puede solicitar una validación manual si uno de los campos de datos no se ha extraído o si el nivel de confianza está por debajo del 80 %; o puede aprobar automáticamente los datos cuando el importe $ está por debajo de un determinado valor, mientras que envía los demás para su aprobación manual.

Este flujo no está configurado con ninguna regla de forma predeterminada y envía todos los documentos para su revisión manual.

El Validador de automatización de documentos hace lo siguiente:

  • Se desencadena después de que un documento se haya procesado y haya extraído datos almacenados en Dataverse, cuando se encuentra en el estado "validando datos".

  • Establece el estado del documento en Revisión manual para indicar que los datos extraídos están listos para que alguien los revise y apruebe.

Aplicación de automatización de documentos

Ayuda a revisar y aprobar documentos manualmente.

Esta aplicación es el lugar central donde los usuarios pueden visualizar todos los documentos que están en trámite, ver sus estados y revisar y aprobar los datos extraídos cuando sea necesario. Esta aplicación también incluye una sección para que el propietario de la solución configure el proceso. Esta aplicación está integrada en Power Apps, lo que permite una fácil personalización.

La Aplicación de automatización de documentos permite a los usuarios hacer lo siguiente:

En el caso de revisores manuales:

  • Enumerar todos los documentos que están listos para su revisión.

  • Abrir un documento para ver el documento y los datos extraídos en paralelo.

  • Editar o completar los datos extraídos con errores o campos de datos que faltan.

  • Aprobar el documento y establecer el estado en Validado.

En el caso de propietarios de procesos

  • Configurar el modelo de AI Builder utilizado para procesar documentos.

  • Enumerar todos los documentos que se han procesado.

  • Filtrar según los estados del documento:

    • Documento no válido cuando no tenga formato PDF, PNG o JPEG.

    • Descargando documento cuando se recupera y almacena un archivo adjunto de correo electrónico en Dataverse.

    • Extrayendo datos cuando el modelo de IA extrae datos del documento.

    • Validando cuando se realiza la lógica de validación.

    • Revisión manual cuando el documento está listo para que un revisor lo revise.

    • Validado cuando el documento se haya revisado correctamente.

Es posible configurar quién es revisor o propietario en su equipo.

Los documentos y datos extraídos que se encuentran en el estado Validado están listos para exportarse a sistemas externos como contabilidad, RR. HH. o CRM.

Cómo utilizar la automatización de documentos

La automatización de documentos es una solución administrada de referencia. Los usuarios tienen la libertad de usar y actualizar los componentes de esta solución para adaptarla a las especificaciones de su negocio y sistema.

Para utilizar esta solución, necesita las siguientes licencias:

  • Una licencia de Power Automate para ejecutar todos los flujos que orquestan el proceso.

  • Una licencia de Power Apps para cualquier usuario que deba revisar y aprobar documentos manualmente.

  • Una licencia de Power Apps para que el propietario del proceso configure el proceso.

  • Capacidad de AI Builder basada en el volumen de documentos procesados al mes. La Calculadora de AI Builder le ayuda a calcular la capacidad adecuada para usted.

Ahora ya sabe en qué escenarios el Kit básico de automatización de documentos puede ayudarlo a automatizar el procesamiento de sus documentos.