Configurar el kit básico de automatización de documentos

Completado

En esta unidad, aprenderá a

  • Saber cuáles son las personas predefinidas admitidas y qué características están disponibles.

  • Descubrir cómo configurar los roles.

  • Entender cómo se crea un modelo de procesamiento de formularios para extraer datos de sus documentos.

  • Evaluar cómo preparar la canalización para procesar sus documentos.

La persona destinataria de la configuración de roles y permisos debe:

  • Comprender qué usuarios deben tener acceso a qué funciones.

  • Tener buen conocimiento del control de acceso basado en roles de Microsoft Power Platform.

Los creadores suelen ser adecuados para esta tarea.

El kit básico de automatización de documentos proporciona una implementación básica de control de acceso basado en roles que le permite controlar las características disponibles para cada persona descrita en la unidad anterior, el revisor manual y el propietario del proceso.

Las características disponibles en la aplicación de validación para cada persona se resumen en la tabla.

Característica Revisor manual Propietario del proceso
Rol de Dataverse Revisor de automatización de documentos Personalizador del sistema
Acceder a la pestaña Configuración X
Configurar el modelo que se va a utilizar X
Acceder a la pestaña Documentos X X
Ver documentos Solo en estado Revisión manual si todavía no lo ha abierto otro revisor* X
Filtrar la lista de documentos por estado X
Abrir el visor en paralelo (archivo/datos extraídos) X X
Editar campos X X
Validar un documento X X
Eliminar un documento X

*Cuando alguien abre un documento procesado, se lo asigna automáticamente. Otros validadores ya no verán este documento en la lista y obtendrían un error si intentaran actualizarlo.

Nota

Si su empresa no necesita tener control de acceso basado en roles, simplemente puede asignar el rol Personalizador del sistema para todos.

Configuración de roles

  1. Abra el Centro de administración de Microsoft Power Platform y seleccione su entorno; luego seleccione Configuración en la parte superior.

    Lista de entornos guardados.

  2. Expanda Usuarios + permisos y seleccione Usuarios.

    Configuración del entorno con permisos de usuarios y permisos.

  3. A continuación, seleccione Administrar usuarios en Dynamics 365 en el banner superior.

    Lista de usuarios con el comando Administrar usuarios en Dynamics 365.

  4. Busque un nombre de usuario, seleccione el usuario y seleccione Administrar roles.

    Búsqueda de usuarios con el comando Administrar roles.

  5. Agregue el rol Personalizador del sistema a Propietarios de procesos o el rol Revisor de automatización de documentos a Revisores manuales.

    Cuadro de diálogo Administrar roles de usuario con lista de roles seleccionables

Crear un modelo de procesamiento de documentos

El siguiente paso es crear un modelo de procesamiento de documentos que extraiga los datos del documento con AI Builder.

Siga el módulo Introducción al procesamiento de documentos en AI Builder para aprender a hacerlo.

Sugerencia

Para crear un modelo de AI Builder, necesita al menos 5 muestras de documentos. Si sus proveedores envían documentos con varios diseños, debería considerar crear una colección por tipo de documento y modelo.

Opcionalmente, configure reglas en los correos electrónicos recibidos.

Puede personalizar la forma en que se procesan los correos electrónicos seleccionando Ver solución.

Captura de pantalla de la página de automatización de documentos de Power Automate con el botón Ver solución en la sección Documentos personalizados

  1. Seleccione "Kit básico de automatización de documentos".

    Captura de pantalla de la página Soluciones de Power Automate con el kit básico de automatización de documentos seleccionado

  2. A continuación, seleccione "Importador de correo electrónico de automatización de documentos" y Editar en el banner superior.

    Captura de pantalla de la página Mis flujos de Power Automate con el Importador de correo electrónico de automatización de documentos abierto

  3. Se encuentra en la experiencia de creación del flujo del importador de correo electrónico. Aquí puede configurar las reglas de correo electrónico para filtrar los correos electrónicos específicos que desea procesar. Debe mantener la propiedad "include attachments" definida como "Sí", ya que este flujo considera que el documento del archivo adjunto es el documento que se va a procesar. Pero puede configurar filtros por tema, remitentes, etc., según sus necesidades.

    Captura de pantalla de la configuración del paso "Cuando llega un nuevo correo electrónico" que fluye hacia el paso "Para cada archivo adjunto"

Configurar el modelo que se va a utilizar

Rol

La persona destinataria de la configuración de proveedores debe:

  • Tener una visión general de los proveedores de la empresa y obtener muestras de estos documentos.

  • Tener un buen conocimiento de AI Builder, lo cual incluye la creación de un modelo de procesamiento de documentos.

Los creadores suelen ser adecuados para esta tarea.

Una vez que se crea el modelo, se puede usar en la canalización.

  1. Inicie la Aplicación de automatización de documentos desde Automatización de documentos de Power Automate seleccionando Aplicación abierta. Llegará a la página de la lista de documentos con todos los documentos procesados.

    Pestaña Lista de documentos de la aplicación de automatización de documentos.

  2. Seleccione la pestaña Configuración y luego Agregar configuración para configurar el modelo de IA que se utilizará.

    Pestaña Configuración de la aplicación de automatización de documentos.

  3. Ahora debe seleccionar un modelo de AI Builder para extraer etiquetas de documentos.

    Consulte Introducción al procesamiento de documentos para aprender a crear un modelo de procesamiento de documentos de AI Builder.

    Una vez que se crea el modelo y se publica, puede actualizar esta página con Recargar modelos, seleccionar el modelo apropiado y hacer clic Siguiente.

    Pestaña de selección de modelo con lista de modelos.

  4. La siguiente pantalla mostrará cómo se almacenarán las etiquetas del modelo en la tabla Datos de automatización de documentos de Dataverse. Seleccione Guardar.

    Pestaña de asignación de campos con valores extraídos del modelo.

    Nota

    Si actualiza el modelo cambiando la etiqueta de este, debe volver a esta página y utilizar el botón Actualizar para que los cambios se apliquen al kit de inicio y seleccionar Guardar otra vez.

  5. El kit está listo para realizar la extracción de documentos y automatizar el procesamiento de los mismos.

    Configuración guardada para procesamiento de documentos.

Ha entendido correctamente cómo el Kit básico de automatización de documentos le permite definir diferentes roles de seguridad y cómo debe configurarse para procesar los documentos.