Ejercicio: Compartir flujos

Completado

Los flujos compartidos amplían el potencial de Power Automate para grupos de personas. Al fin y al cabo, ¿por qué debería disfrutar de las ventajas del aumento de la automatización en su entorno de trabajo una sola persona?

Estas son algunas de las ventajas de los flujos compartidos:

  • Varios usuarios pueden poseer y administrar un flujo juntos.
  • Si el creador de un flujo compartido abandona la organización, los otros propietarios del flujo pueden seguir ejecutándolo.
  • Todos los propietarios de un flujo compartido pueden ver su historial, administrar sus propiedades, editarlo, agregar y quitar propietarios y eliminarlo.

Si es el creador o un propietario de un flujo compartido, verá que aparece indicado en la pestaña Compartidos conmigo en Power Automate.

Captura de pantalla de Power Automate en la página Mis flujos con la pestaña Compartidos conmigo resaltada.

Nota

  • Las conexiones compartidas solo se pueden usar en el flujo en el que se hayan creado.
  • Los propietarios pueden usar servicios en un flujo, pero no pueden cambiar las credenciales para una conexión que haya creado otro propietario.

Requisitos previos

Para crear un flujo compartido, debe tener un plan de pago de Power Automate. Además, para agregar más propietarios a un flujo compartido o quitar propietarios, debe ser el creador o un propietario.

Crear un flujo compartido

Para crear un flujo compartido, puede agregar más propietarios a un flujo existente. Después de agregar nuevos propietarios a un flujo, este aparece en la pestaña Compartidos conmigo.

  1. Inicie sesión en Power Automate a través de la cuenta de su organización.

  2. Seleccione Mis flujos.

  3. Seleccione el botón Compartir para el flujo que quiera cambiar.

    Captura de pantalla de la pestaña Compartidos conmigo con el botón Invitar a otro propietario resaltado junto al flujo Obtener tweets.

  4. En la sección Propietarios, escriba el nombre, la dirección de correo electrónico o el nombre de grupo de la persona que quiere agregar como propietario.

  5. En la lista que aparece, seleccione el usuario o grupo que quiere agregar.

    El usuario o grupo se convierte en propietario del flujo.

Tenga en cuenta que, cuando comparte un flujo, aparece en la pestaña Compartidos conmigo. Ya no aparece en la pestaña Flujos de nube.

Agregar una lista de SharePoint como copropietario de un flujo

Puede agregar una lista de Microsoft SharePoint como copropietario de un flujo. De esa manera, cualquiera que tenga acceso de edición a la lista obtiene automáticamente acceso de edición en el flujo. Una vez que se comparta el flujo, puede simplemente distribuir un vínculo al mismo.

Restricciones en los cambios a flujos

Cualquier propietario de un flujo compartido puede contribuir a las conexiones a un flujo. Cuando otro usuario tenga acceso al flujo, dicho usuario puede usar cualquier conexión en él, pero solo dentro del ámbito de dicho flujo.

Por ejemplo, John crea un flujo que actualiza los elementos de SharePoint con su cuenta y comparte el flujo con Mary. En este caso, Mary podrá cambiar el uso de SharePoint dentro de dicho flujo, pero no en cualquiera de sus flujos personales. Del mismo modo, Mary puede cambiar el flujo para que use su conexión de SharePoint, pero John no podrá usar esa nueva conexión de SharePoint en ninguno de sus flujos.

Para ver todas las conexiones que usa un flujo, haga clic en el botón Compartir y examine la lista de las conexiones incrustadas.

Eliminación de un propietario

Importante

Si elimina a un propietario cuyas credenciales se usan para acceder a los servicios de Power Automate, asegúrese de actualizar las credenciales de esas conexiones para que el flujo siga funcionando correctamente.

  1. En la pestaña Compartidos conmigo, haga clic en el botón Compartir para el flujo que quiere cambiar.

    Otra captura de pantalla de la pestaña Compartidos conmigo con el botón Invitar a otro propietario resaltado junto al flujo Obtener tweets.

  2. Haga clic en el botón Eliminar para el propietario que quiera quitar.

Conexiones insertadas y otras

Las conexiones que se usan en un flujo se dividen en dos categorías:

  • Insertadas: estas conexiones se usan en el flujo.
  • Otras: estas conexiones se han definido para el flujo, pero no se usan en él.

Si deja de usar una conexión en un flujo, esa conexión aparece en la lista de conexiones Otros. Se mantendrá ahí hasta que un propietario la vuelva a incluir en el flujo.

Para ver la lista de conexiones, cambie el flujo compartido.

  • En la pestaña Compartidos conmigo, haga clic en el botón Compartir para el flujo que quiere cambiar.

    La lista de conexiones aparece en la lista de propietarios en las propiedades del flujo.