Iniciar Viva Topics en cinco pasos
Una vez que haya decidido la estrategia de implementación de un modelo de origen público o autoritativo, es el momento de implementar Viva Topics en Microsoft 365 de su organización. Los cinco pasos para iniciar Viva Topics son:
- Revisar los elementos de la consola de administración.
- Seleccionar las fuentes para descubrir.
- Elegir quién puede añadir/editar/gestionar temas.
- Supervisar, administrar y utilizar los informes.
- Siga un proceso de gestión y adopción del cambio.
Paso 1: Revisar los elementos de la consola de administración
Los administradores de conocimiento administran la configuración de Viva Topics una vez completada la configuración. También son administradores globales o de SharePoint de Microsoft 365 en el Centro de administración de Microsoft 365 para Viva Topics y SharePoint Syntex.
Paso 2: Seleccionar las fuentes para descubrir.
Viva Topics usa Microsoft Graph y la inteligencia artificial para identificar temas de su organización. Un tema es una frase o término con un significado específico para la organización, y tiene recursos relacionados para ayudar a la gente a entender lo que es y a encontrar más información al respecto.
Las fuentes de temas de SharePoint se encuentran en la configuración de administración para Conectar a las personas con el conocimiento en el Centro de administración de Microsoft 365. No es accesible en el centro de temas.
La configuración de la detección de temas especifica qué sitios de SharePoint se utilizan como fuentes de temas. Puede elegir entre incluir todos los sitios de SharePoint, una lista específica de sitios o ningún sitio. Le recomendamos que elija todos los sitios para que las experiencias temáticas puedan descubrir muchos temas interesantes para sus usuarios.
Cuando se configuran los Temas, se puede elegir entre las siguientes opciones:
- Todos los sitios: Todos los sitios de SharePoint de su organización. Esto incluye los sitios actuales y futuros.
- Todos, excepto los sitios seleccionados: Todos los sitios excepto los que usted especifique. Los sitios creados en el futuro se incluirán como fuentes para el descubrimiento de temas.
- Sólo los sitios seleccionados: Sólo los sitios que especifique. Los sitios creados en el futuro no se incluirán como fuentes para el descubrimiento de temas.
- Ningún sitio: No incluya ningún sitio de SharePoint.
Si elige Todos, excepto los sitios seleccionados o Sólo los sitios seleccionados, puede cargar un archivo .csv con una lista de sitios (en formato Nombre del sitio, URL). Estas opciones son útiles para un piloto en el que se quiere incluir un número limitado de sitios para empezar.
Puede cambiar los sitios de SharePoint de su organización para que sean rastreados en busca de temas.
Si añade sitios utilizando el selector de sitios, éstos se añaden a la lista existente de sitios a incluir o excluir. Si carga un archivo .csv, éste sobrescribe cualquier lista existente. Si ha incluido o excluido previamente sitios específicos, puede descargar la lista como un archivo .csv, hacer cambios y cargar la nueva lista.
Elegir sitios para el descubrimiento de temas
- En la pestaña Descubrimiento de temasen Seleccionar fuentes de temas de SharePoint, seleccione Editar.
- Seleccione los sitios de SharePoint que se rastrearán como fuentes para sus temas durante la detección. Esto incluye:
- Todos los sitios
- Todos, excepto los sitios seleccionados
- Sólo los sitios seleccionados
- Ningún sitio
Excluir temas por nombre
Puede excluir temas de la detección cargando una lista mediante un archivo .csv. Si ha excluido previamente los temas, puede descargar el .csv, hacer cambios y volver a cargarlo.
En la pestaña Descubrimiento de temas en Excluir temas, seleccioneEditar.
Seleccione Excluir temas por nombre.
Si necesita crear una lista, descargue la plantilla de .csv descrita en Administrar la detección de temas en Microsoft Viva Topics y agregue los temas que desea excluir.
Seleccione Guardar.
Crear una lista de sitios en formato .csv
Si tiene que incluir o excluir varios sitios, puede utilizar una lista de valores separados por comas (.csv). Usar este formato:
Name (required),Expansion,MatchType- Exact/Partial (required)
En la plantilla CSV, introduzca la siguiente información sobre los temas que desea excluir:
Nombre: Escriba el nombre del tema que quiera excluir. Hay dos formas de hacerlo:
Ampliación: Si desea excluir un acrónimo, escriba las palabras que éste representa.
Coincidencia exacta/parcial: Escriba si el nombre que ha introducido es una coincidencia exacta o parcial.
- Coincidencia parcial: Puede excluir todos los temas que contengan una palabra específica. Por ejemplo, arco excluirá todos los temas que contengan la palabra arco, como círculo de arco, soldadura por arco de plasma o arco de entrenamiento. Tenga en cuenta que no excluirá los temas en los que el texto esté incluido como parte de una palabra, como por ejemplo arconte.
- Coincidencia exacta: Puede incluir el nombre o acrónimo exacto (por ejemplo, Contoso o ATL).
Paso 3: Elegir quién puede añadir/editar/gestionar temas.
La configuración de seguridad de Microsoft 365 (permisos para sitios, archivos y carpetas) y Viva Topics configuración de administrador determinan lo que un usuario puede ver, agregar, editar o administrar en temas.
La configuración de los temas no modifica ningún control de acceso existente en los contenidos de su organización. Los usuarios solo ven el contenido al que tienen acceso.
Administrar la visibilidad por temas
Puede administrar el conjunto de usuarios que pueden ver los temas destacados, las tarjetas de temas y el centro de temas en el Centro de administración de Microsoft 365. Debe ser administrador global, administrador de SharePoint o administrador de conocimientos para realizar estas tareas.
Obtenga más información sobre la administración del conocimiento de Viva Topics.
Administrar los permisos por temas
Administre la configuración de permisos de tema y la configuración de detección de temas en el Centro de administración de Microsoft 365 como administrador global, administrador de SharePoint o administrador de conocimiento.
Paso 4: Supervisar, administrar y utilizar los informes.
- Configurar la indexación en el Centro de administración de Microsoft 365 en Gestión del conocimiento.
- Vea las consultas abandonadas en la Búsqueda donde el usuario no encontró un buen resultado. Como administrador, siga revisando las métricas de búsqueda para determinar posibles temas útiles para sus usuarios. ¿Encuentran los usuarios los temas adecuados con la búsqueda? Si no es así, cree un Tema para ello para habilitar los resultados de la búsqueda.
- Complete las pruebas piloto de & para Viva Topics.
- Agregar los análisis de uso del sitio.
Paso 5: Administración del cambio/adopción
Decida los temas de alta calidad que se mostrarán a sus usuarios y que tengan los permisos adecuados para consumir y aportar conocimientos. Planifique su enfoque y los escenarios objetivo, involucre a su organización, forme a su organización y cree una red de líderes.