Revise lo que los usuarios pueden ver en Viva Topics

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Viva Topics usa la configuración de acceso existente de Microsoft 365 para controlar lo que los usuarios pueden ver. Los usuarios solo pueden ver información en Viva Topics que sus permisos de Office 365 existentes les conceden permiso para ver. Todo lo que un usuario vea en una página de tema (por ejemplo, sitios de SharePoint, documentos o archivos) será información para la cual ya esté autorizado. Viva Topics no realiza cambios en los permisos existentes.

Cuando se crea un tema a través de IA o selección manual, puede contener una descripción, nombres alternativos, personas asociadas con el tema, así como sitios, páginas y archivos relacionados. Debido a las diferencias en los permisos, es posible que dos usuarios que estén viendo un mismo tema no vean la misma información.

Por ejemplo, cuando el Usuario 1 ve la página de tema de Neptuno, es posible que tenga esta vista de la página de tema.

Recorte de pantalla que muestra la página de tema de Neptuno, pero con un archivo adicional en la lista de Archivos y páginas anclados.

Cuando el Usuario 2 ve la misma página de tema, su vista difiere de la del Usuario 1. El Usuario 2 puede ver el archivo Información general del producto DG-2000 en la sección Archivos y páginas anclados de la página de tema, el cual no es visible para el Usuario 1.

Recorte de pantalla que muestra una página de tema sobre la compañía ficticia Neptune.

Viva Topics respeta los permisos establecidos en los elementos de un tema y no puede cambiar el acceso a ellos. En nuestro ejemplo, el Usuario 1 no ve la Información general del producto DG-2000 en su página de tema de Neptuno debido a que no tiene los permisos de Office 365 para ver el archivo.

Si un usuario no puede ver la información suficiente en un tema como para que le sea útil, el tema no estará disponible para dicho usuario. Cuando esto sucede, el usuario no ve el tema como contenido destacado. Un usuario distinto que tenga los permisos para obtener información suficiente sobre el tema como para que le resulte útil, podrá ver el tema.

Permisos para los Administradores de conocimientos y los Colaboradores del tema

Los usuarios tienen permisos asignados para administrar los temas. Los Administradores de conocimientos solo pueden ver la información para la cual tienen permiso en los temas.

Para los usuarios con permisos de creación y edición de temas (Colaboradores de tema) únicamente es posible ver la información para la cual tienen permisos dentro de los temas.

Información sobre el tema de IA versus seleccionada manualmente

Los temas pueden contener tanto información generada por IA como información agregada o editada por los Colaboradores del tema o los Administradores de conocimientos.

  • La información de un tema agregado por IA solo es visible para los usuarios que tienen acceso al contenido de origen.
  • La descripción del tema y la información de las personas que haya sido agregada o editada manualmente por un colaborador del tema o Administrador de conocimientos será visible para todos los usuarios que puedan ver el tema.
  • Los archivos, páginas y sitios solo son visibles para los usuarios que tengan permiso para ver el contenido de origen, ya sea que se hayan agregado manualmente o por IA.

En la siguiente tabla se describe qué pueden ver los Visores de temas, los Colaboradores del tema y los Administradores de conocimientos en cada tema en función de sus permisos. Los Administradores de conocimiento administran la configuración de permisos del tema en el Centro de administración de Microsoft 365.

Elemento de tema Qué pueden ver los usuarios
Nombre del tema Los usuarios pueden ver el nombre de tema de todos los temas en el Centro de temas para el que tengan el permiso para ver. Es posible que algunos temas no sean visibles si tienen una relevancia baja para el usuario.
Descripción del tema Las descripciones generadas por IA solo son visibles para los usuarios que tienen permisos para el contenido de origen. Las descripciones especificadas o editadas manualmente son visibles para todos los usuarios.
Contactos Los usuarios anclados son visibles para todos los usuarios. Los usuarios sugeridos solo son visibles para los usuarios que tienen permisos para el contenido de origen.
Archivos Los archivos solo son visibles para los usuarios que tienen permisos para el contenido de origen.
Páginas Las páginas solo son visibles para los usuarios que tienen permisos para el contenido de origen.
Sitios Los sitios solo son visibles para los usuarios que tienen permisos para el contenido de origen.