Identificar oportunidades para usar Viva Topics para automatizar tareas estándar
Cómo desea usar Viva Topics afectará a los roles de su organización. Viva Topics puede ayudar a automatizar varios escenarios, como la incorporación, el entrenamiento y el uso compartido de conocimientos, especialmente con personas que trabajan de forma remota. Viva Topics puede ayudar a los empleados a conectarse con expertos a través de tarjetas de personas.
Los diferentes roles de la organización tendrán diferentes vistas, acceso, interacción y escenarios con los temas.
- Escenario 1: incorporación y aprendizaje de roles
Comprender la terminología, los proyectos clave y la cultura de una nueva organización son pasos importantes en la incorporación. La detección sencilla de temas puede ayudar a los nuevos empleados a ponerse en marcha rápidamente con nuevos trabajos, roles o proyectos. - Escenario 2: búsqueda de conocimientos y uso compartido de información
Cuando se administran y comparten temas, los usuarios de las organizaciones pueden encontrar información y expertos que les ayuden en su trabajo con mayor facilidad. - Escenario 3: toma de decisiones expandida y tiempo mejorado de llegada al mercado Cuando la información y los expertos son fáciles de alcanzar, puede tomar decisiones más fácilmente y ahorrar tiempo a los proyectos.
Viva Topics puede automatizar varios escenarios para mejorar la productividad y reducir los costos.
Escenario 1: incorporación y aprendizaje de roles
Un director de recursos humanos necesita proporcionar información a los nuevos empleados para ayudarlos a incorporarse rápidamente a la empresa y sus equipos. Deben orientarlos hacia los recursos, documentos y miembros del equipo correctos que necesitarán para incorporarse de forma rápida y eficaz. De este modo, los nuevos empleados pueden encontrar la información que necesitan sin tener que buscar en distintos repositorios o salir de las aplicaciones que están usando.
Por ejemplo, Julia se ha incorporado a un nuevo rol o la acaban de contratar y está empezando. Julia desea participar y ser productiva lo antes posible, pero necesita ayuda para empezar. Antes de que Julia realizara esta función, Carlota tenía el rol de crear páginas de temas para ayudar a los nuevos empleados y a los demás usuarios que buscasen esa información.
Escenario 2: búsqueda de conocimientos y uso compartido de información
Viva Topics capacita a su gente para encontrar expertos y compartir información en el flujo de su trabajo para aumentar la productividad y mejorar la satisfacción del trabajo.
Por ejemplo, Carlota tenía una PYME y contaba con permisos para ver las páginas de temas sin confirmar. Las páginas de temas sin confirmar son excelentes puntos de partida para lo que la IA ha descubierto y creado, y Carlota pudo editarlas para agregar recursos de expertos, definiciones y anclar otros recursos.
A medida que Julia lee una nueva publicación de SharePoint, ve un tema resaltado y mantiene el puntero sobre él para definir rápidamente el término, y puede encontrar el contacto al que realizar preguntas. Antes, Julia habría tenido que buscar esta información y ponerse en contacto con compañeros para averiguar a quién debía preguntar. Esto ayuda a Julia a sentirse más capacitada al trabajar en el nuevo rol.
Exponer esta información a través de temas puede ser eficaz, porque aunque puede haber estado disponible anteriormente, es posible que haya acabado en un silo y sea difícil de encontrar. Introducirla en las aplicaciones que usa Julia y que encuentre a estos expertos también puede impulsar la participación y la comunidad. También ayuda a los trabajadores a sentirse más capacitados al trabajar en el nuevo rol.
Automatice este escenario en Viva Topics para garantizar lo siguiente:
- Los nuevos empleados puedan conectar rápidamente con los usuarios adecuados en los proyectos adecuados.
- Los nuevos empleados tengan acceso instantáneo a la información más reciente del proyecto dentro del flujo de su trabajo.
- Se reduzcan en gran medida los tiempos de búsqueda.
- Se reduzcan en gran medida los tiempos de incorporación.
Escenario 3: toma de decisiones expandida y tiempo mejorado de llegada al mercado
El informe de Microsoft de 2020 "Uso compartido de información en un mundo cambiante" incluye encuestas de acceso a la información, resistencia y ahorro de costes en entornos de trabajo híbridos. La encuesta está dirigida a usuarios de TI, negocios, responsables de toma de decisiones de alto rango y usuarios de herramientas de uso compartido de información en múltiples sectores. Los puntos más destacados de esta encuesta incluyen lo siguiente:
- De media, los empleados podrían ahorrar entre 4 y 6 horas a la semana si no tuviesen que buscar información o dedicarle tiempo a crearla y, así, aumentarían su productividad diaria entre un 11 y un 14 %.
- El 52 % de los profesionales de la información dice que la ventaja más atractiva de las herramientas de uso compartido de información es la capacidad de encontrar información más rápido, de modo que pueden dedicar más tiempo a realizar un trabajo más importante.
- Los demás beneficios principales para los profesionales de la información son la reducción de la necesidad de generar información y la presencia de una única fuente fiable.
- El 49 % de los responsables de la toma de decisiones agradecen la capacidad de aumentar la productividad de los empleados para ahorrar tiempo y dinero.
- El 45 % de los responsables de toma de decisiones priorizan la conservación de la información obtenida de la experiencia laboral de los miembros del equipo que se marchan de la organización o adquieren un nuevo rol.
Puede permitir que el servicio de atención al cliente encuentre rápidamente archivos y expertos que le ayuden con preguntas inusuales y documente rápidamente la respuesta para que otros usuarios accedan a Viva Topics fácilmente.
Por ejemplo, un representante de soporte técnico necesita encontrar rápidamente los artículos de Knowledge Base, documentos y directivas para dar soporte a los clientes. Quiere encontrar la información correcta en el momento adecuado, sin tener que buscar de forma manual en varias bases de datos, repositorios y aplicaciones, ni realizar llamadas. Esto les permite permanecer dentro de sus directivas principales de solicitud de llamada y acceso, reglamentos y directrices para responder rápidamente a preguntas y actualizar el caso.
Automatice este escenario en Viva Topics para garantizar lo siguiente:
- Los tiempos de las llamadas de soporte técnico se reducen.
- Las escalaciones para la compatibilidad con 2.º y 3º nivel se reducen.
- El número de devoluciones de llamada en un caso determinado se reduce.
- La satisfacción del cliente aumenta.