Descubra los procedimientos recomendados para Viva Topics

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Use esta lista de comprobación de siete pasos de los procedimientos recomendados para iniciar Viva Topics, identificar áreas de mejora y encontrar obstáculos.

  1. Evalúe el modelo de gobierno actual.
  2. Ejecute el plan de permisos.
  3. Desarrolle la propiedad estratégica y el presupuesto.
  4. Evalúe la preparación del contenido y la categoría de los temas.
  5. Consulte sus informes de uso de SharePoint.
  6. Revise los conectores de búsqueda y las mejoras de búsqueda.
  7. Considere una prueba piloto de administración de temas o características de procesamiento de contenido.

Hay varias preguntas clave que debe tener en cuenta antes de iniciar Viva Topics:

  • ¿Hay sitios específicos con datos confidenciales que no desea que se detecten Topics de Todos los sitios o Todos excepto los sitios con datos confidenciales?
  • ¿Existen datos confidenciales que necesitan etiquetas de confidencialidad para asegurarse de que no se descubran?
  • ¿Quién debería poder ver las ideas del Tema?
  • ¿Quién administrará y creará Temas donde sea necesario?
  • ¿Cuál es la dirección URL del Centro de temas? Deberá proporcionar una dirección de SharePoint.

Paso 1: evalúe el modelo de gobierno actual.

Para comprender y definir los problemas y objetivos empresariales que debe abordar en la estrategia de conocimiento, busque:

  • ¿Qué es la cultura de la información, cómo comparte y colabora la gente y dónde se realiza la innovación?
  • ¿Qué y dónde se encuentra la información actualmente en su organización? ¿Dónde están los espacios y superposiciones entre los departamentos organizativos, las geografías, las aplicaciones y los repositorios? Esto debería incluir información tácita y explícita, contenido estructurado y no estructurado.
  • ¿Qué soluciones ya ha implementado, cuáles se adoptan, dónde están superposiciones y brechas y cómo puede Viva Topics ayudar a simplificar el conocimiento y poner a las personas en el centro del conocimiento?
  • ¿Cuáles son los distintos tipos de temas comunes? Algunas opciones incluyen nombres de proyecto, clientes y productos.

Paso 2: ejecute el plan de permisos

Viva Topics respeta los permisos ya establecidos para el contenido en Microsoft 365. Más allá de los permisos estándares de grupo o sitio, use etiquetas de confidencialidad o prevención de pérdida de datos para restringir el acceso al contenido. Además, revise periódicamente el acceso del usuario a la información confidencial. Use estas herramientas para asegurarse de que los permisos de contenido están configurados correctamente dentro de su organización. A continuación, las experiencias con Temas pueden proporcionar información útil y apropiada.

Es necesario administrar y proteger correctamente el inventario de contenido y el acceso de los usuarios a través del contenido actual. Por ejemplo, un nuevo producto para un proyecto con información sobre inversiones en empresas solo debería tener personas autorizadas con acceso a esto. Si el contenido está en SharePoint y los permisos se establecen para un grupo más amplio de personas, la información confidencial se podría compartir accidentalmente cuando debería ser confidencial.

Use las mejores prácticas para seguridad y privacidad

Le recomendamos que use estas herramientas para asegurarse de que los permisos de contenido están configurados correctamente dentro de su organización. Las experiencias con Temas pueden proporcionar después información útil y apropiada a los usuarios.

Si hay temas que desea excluir por completo de las experiencias sobre el tema, también puede:

  • Excluir sitios confidenciales de SharePoint de la detección de temas. El contenido de estos sitios no aparecerá en las experiencias con el tema.
  • Excluir temas por nombre. Los temas que se excluyan explícitamente no aparecerán en las experiencias con el tema.
  • Puede hacer que los Administradores de conocimientos quiten temas del centro de temas.

Se recomiendan estas prácticas recomendadas de seguridad y privacidad:

  • Obtenga administradores de conocimientos de diferentes áreas de su organización con una variedad de conocimientos y acceso al contenido subyacente que usa IA. Esto puede ayudarle a mantener los conocimientos más útiles para sus usuarios y a quitar información confidencial si se encuentra.
  • Configurar un flujo de trabajo para solicitar cambios. Los administradores de conocimientos o los propietarios de sitios o equipos deben tener un proceso para solicitar la exclusión de temas o sitios a medida cuando se inician proyectos nuevos en su organización o si encuentran contenido con configuración de permisos inapropiada.
  • Tenga en cuenta el público y la sensibilidad de la información al crear descripciones del tema. Es posible que estas descripciones sean visibles para los usuarios que no tienen permisos para el contenido de origen del tema. Aunque puede cambiar los permisos de las páginas de temas individuales para restringir el acceso a un grupo específico de usuarios, no se recomienda este enfoque porque se necesita un alto grado de esfuerzo administrativo.

Paso 3: desarrolle la propiedad estratégica y el presupuesto

Para Viva Topics procedimientos recomendados generales, desarrolle la propiedad estratégica y el presupuesto asociados al funcionamiento de la tecnología para la aprobación del liderazgo. Pregúntese lo siguiente:

  • ¿Deberíamos empezar con una implementación limitada o piloto limitado?
  • ¿Cómo debemos avanzar con la compra de Viva Topics?
  • ¿Qué consideraciones de licencia son necesarias para Viva Topics?
  • ¿Cuál es el proceso para proteger los recursos para este esfuerzo?
  • ¿En qué debe centrarse el caso de uso de la empresa aplicable para determinar el valor y el ROI adecuados? 

Paso 4: evalúe la preparación del contenido y la categoría de los temas

Realice un análisis del entorno actual. Este análisis se conoce como Inventario de contenido, y le dará una imagen clara de todo el contenido y le indicará lo que tiene y resaltará lo que falta. Para mejorar la red, agregue definiciones de temas, edite conexiones y categorías de temas.

Paso 5: consulte sus informes de uso de SharePoint

Analice el uso de SharePoint retirando los informes de uso de SharePoint. Estos informes proporcionarán información sobre cómo determinados departamentos o regiones utilizan SharePoint y Office 365 desde el servidor de SharePoint para compartirlos con su equipo. ​
El componente de procesamiento de análisis genera dos informes que se basan en tipos de eventos de utilización:

  • Tendencias de popularidad muestra las estadísticas de los eventos de utilización de una colección de sitios, sitio o elemento individual de una biblioteca o una lista.
  • Elementos más populares muestra las estadísticas de los eventos de utilización de todos los elementos de una biblioteca o una lista.

Los informes están desglosados por tipo de evento de utilización. Los tipos de eventos de utilización predeterminados son los siguientes:

  • Vistas: número de veces que se vio un elemento, una página o un documento concretos.
  • Recomendaciones mostradas: número de veces que un elemento, una página o un documento se muestran como recomendación.
  • Clics de recomendación: número de veces que se hizo clic en un elemento, una página o un documento concreto cuando se mostró como recomendación.

Paso 6: revise los conectores de búsqueda y las mejoras de búsqueda

Viva Topics usa conectores de contenido de Graph en el ecosistema de Microsoft y asociados para conectar e insertar elementos en el índice de Microsoft Búsqueda. El proceso básico incluye los pasos siguientes:

  1. Agregar un conector de contenido Graph en el Centro de administración de Microsoft 365.
  2. Asignar un nombre a la conexión.
  3. Establecer la configuración de conexión.
  4. Administrar los permisos de búsqueda.
  5. Asignar etiquetas de propiedad.
  6. Administrar esquema.
  7. Actualizar configuración.
  8. Revisar conexión.

Vea la lista de recursos al final de este módulo para obtener información sobre cómo configurar los conectores de contenido de Graph*.

Paso 7: considere una prueba piloto de administración de temas o características de procesamiento de contenido

Antes de implementar Viva Topics en toda la organización, considere la posibilidad de probar sus características de administración de temas o procesamiento de contenido con un grupo piloto de usuarios. Establezca objetivos claros, decida una duración del período pilota, elija a sus campeones y desarrolle un plan de integración y comunicaciones.