Preparar el entorno para Viva Topics

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Para sacar el máximo partido a Viva Topics, quiere tener tanto contenido como sea posible para la detección de temas. Esto garantiza una amplia variedad de temas para los usuarios. Cuanto más contenido entre en el ámbito, mejor será la información que podrá descubrir la IA.

Hay cinco actividades que completar antes de una implementación correcta para asegurarse de incluir el contenido adecuado y tener las personas y los recursos adecuados:

  1. Migrar contenido a SharePoint.
  2. Conectar información a Microsoft Graph.
  3. Modernizar las páginas de SharePoint.
  4. Proteger el contenido correctamente.
  5. Identificar temas y administradores de información.

Paso 1: Migrar contenido a SharePoint

Existen varias herramientas y servicios que ayudan con la migración de contenido. Puede migrar el contenido a Microsoft 365 con estas herramientas de migración:

  • Administrador de migración
  • Herramienta de migración de SharePoint (SPMT)
  • Microsoft 365 FastTrack
  • Servicios y herramientas de migración de partners

Aproveche al máximo la migración con las siguientes tareas:

  • Migrar a un sitio moderno, incluido Microsoft Teams. Aunque la indexación puede producirse en cualquier sitio de SharePoint (clásico o moderno), solo se muestran temas a los usuarios mediante tarjetas y contenidos destacados en las páginas modernas.
  • Mantener los nombres de usuario: La mayoría de las herramientas de migración le permiten asignar identidades de usuario en la migración, de modo que las propiedades como Creado por o Modificado por se mantienen después de la migración. Esto es importante para los temas, ya que la autoría de los archivos se utiliza para identificar que los expertos se agregan a una tarjeta o página de tema.
  • Hacer descriptivos los nombres de cuenta de servicio: En algunos casos, no es posible mantener los nombres de usuario. Por ejemplo, si migra contenido creado por alguien que ya no sea empleado de la organización. En esta instancia, la mayoría de las herramientas de migración moverán un archivo como si lo hubiera creado una cuenta de administrador o una cuenta de servicio. Si esto ocurre con frecuencia, la cuenta de servicio podría aparecer en los temas como un experto. Aquí es donde se hace importante el nombre de la cuenta. Si son descriptivas, la presencia de estas cuentas no humanas será comprensible para los usuarios que usan los temas.

Paso 2: Conectar información a Microsoft Graph

La Búsqueda de Microsoft indexa todos los datos de Microsoft 365 para que los usuarios puedan buscarlos. Con los conectores de contenido de Microsoft Graph*, la organización puede indexar datos de terceros para que aparezcan en los resultados de la Búsqueda de Microsoft. Si no puede migrar parte del contenido, puede conectarlo con los conectores de contenido de Microsoft Graph.

Vea la lista de recursos al final de este módulo para obtener información sobre cómo configurar los conectores de contenido de Graph.

Paso 3: Modernizar las páginas de SharePoint

Aunque tanto el recurso de unidad de contenido de página de SharePoint clásico como el moderno para Viva Topics, las tarjetas de tema y los resaltados solo pueden aparecer en las páginas modernas. Puede actualizar las páginas que quiera incluir en Viva Topics de las páginas de SharePoint clásicas a modernas. Con el escáner de modernización de SharePoint puede preparar los sitios clásicos para el proceso de modernización. Si tiene una gran cantidad de sitios clásicos, dé prioridad a las páginas con más repercusión para convertirlas en modernas.

Paso 4: Proteger el contenido correctamente

Los usuarios ven recursos diferentes cuando interactúan con una tarjeta de tema o una página de tema. Diferentes usuarios tienen acceso a diferentes archivos asociados con el tema; los recursos tienen la seguridad garantizada de que se mostrarán a los usuarios solo los recursos que tienen permiso para ver.

Anime a los propietarios de sitios a revisar los permisos y el uso compartido. Los propietarios de sitios de SharePoint pueden revisar un informe de Uso compartido de su sitio con todos los detalles de todos los permisos y vínculos de uso compartido configurados en el sitio. En estos informes se indican los usuarios internos y externos (invitados). Los propietarios de sitios también pueden ver quién tiene permisos para el sitio en las páginas Permisos del sitio y Configuración avanzada de permisos:

  • En el sitio, elija Configuración Permisos > del sitio. Compruebe quién aparece en Propietarios del sitio, Miembros del sitio y Visitantes del sitio. Compruebe si hay usuarios Invitados.
  • En la páginaPermisos, elija Configuración avanzada de permisos. Puede buscar permisos exclusivos y ver quién tiene acceso limitado a los elementos del sitio.
  • Audite Teams y Grupos de Microsoft 365 para asegurarse de que se establecen correctamente como grupos o equipos públicos o privados. Los nuevos Teams y Grupos de Microsoft 365 se establecen en privados de forma predeterminada, pero, cuando se lanzaron, estos grupos se configuraron como públicos de forma predeterminada. Si fue un usuario pionero de estas tecnologías, quizá desee revisarlo. Además, la función de un equipo a menudo evoluciona durante su ciclo de vida y es posible que sea necesario actualizar la configuración para reflejar el uso actual del equipo.

Revise el uso de "todos los usuarios", "todos excepto los usuarios externos" y de los grupos de seguridad generales. El contenido puede compartirse de forma incorrecta con estos valores. Para revisar el uso de estos grupos, puede:

  1. Cree una cuenta que no pertenezca a ningún grupo.
  2. Usar la búsqueda con esta cuenta para encontrar contenido que se comparte de forma general.

Si hay contenido inapropiado visible para esta cuenta mediante la búsqueda, trabaje con los propietarios del sitio para corregir la configuración de permisos.

Los administradores pueden configurar la indexación en el Centro de administración de Microsoft 365. Con la administración del información, puede:

  • Permita la detección en todos los sitios de SharePoint o especifique sitios para incluirlos o excluirlos como orígenes de temas.
  • Si tiene términos confidenciales, también puede excluir temas por nombre. Por ejemplo, si tiene el nombre de un proyecto confidencial, independientemente de los permisos del usuario, puede excluir ese nombre de proyecto. Después de excluir el nombre del proyecto, no aparecerá como un resaltado o una tarjeta.
  • En el nivel de contenido, puede controlar lo que se puede detectar. Cualquier configuración que haya realizado para excluir el contenido de la búsqueda también se usará para la detección de contenido. Por ejemplo, si ha excluido que una biblioteca de documentos específica aparezca en los resultados de búsqueda, esta biblioteca de documentos no se usará para la detección de temas.

Paso 5: Identificar temas y administradores de información

La administración de temas incluye los roles principales siguientes:

  • Gerente de información: Trabaja con los temas y supervisa la calidad e integridad.
  • Colaboradores del tema: Dependen de los permisos del Centro de administración de Microsoft 365. Son expertos en la materia capaces de seleccionar el contenido sobre temas, agregar recursos y personas.

Elija qué grupo de usuarios pueden ver los temas:

  • Todos los usuarios de mi organización. "Todos" no incluye invitados. Todos los usuarios internos del directorio.
  • Solo los usuarios o grupos de seguridad seleccionados. Esta opción es buena al implementar Viva Topics, por lo que puede probar un piloto con un subconjunto de usuarios. Si desea que los invitados vean Topics, deberá usar la opción "personas o grupos de seguridad seleccionados" y concederles una licencia. Todos los usuarios, incluso los usuarios invitados, deberán tener una licencia para ver la experiencia sobre el tema.
  • Con nadie.

¿Qué Temas están visibles? Hay varias opciones:

  • Mostrar todos los temas candidatos.
  • Mostrar solo temas confirmados.

El administrador de conocimiento y los expertos en la materia pueden ayudar con los temas de inicialización. Combinar la información de los humanos con la IA es la mejor ruta para los temas de calidad. Por lo tanto, si hay temas previstos, creelos manualmente en el centro de temas. Esto le dará a la IA una buena señal de la relevancia del tema y para identificar los recursos y las personas asociadas.

Use las categorías de temas existentes como ayuda para planear el tema, ya sea desde SharePoint u otro lugar. Las categorías existentes a menudo incluyen términos de la organización, productos, temas y otros elementos. Los orígenes de temas también pueden proceder de listas de proyectos y marcadores de búsqueda existentes, entre otros.