Planear la adopción de Viva Topics

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Para planear una estrategia de implementación de Viva Topics, debe incluir tanto contenido en el ámbito como sea posible en la detección de temas para que se detecte una mejor información de inteligencia artificial. Para asegurarse de que está incluyendo el contenido adecuado para sus usuarios, necesita la gente adecuada para los recursos y colaboración abierta distribuida

Puede usar la siguiente lista de comprobación de seis pasos para iniciar Viva Topics en su organización:

  1. Decidir un modelo.
  2. Crear una red de campeones.
  3. Crear un plan de éxito.
  4. Compartir historias de éxito.
  5. Descubrir temas.
  6. Planee Viva Topics páginas.

Paso 1: Decidir un modelo

Para prepararse para Viva Topics estrategia de lanzamiento, elija entre uno de los dos modelos:

  • Modelo totalmente colaborativo, en el que todos los miembros de la organización pueden agregar y editar temas.
  • Modelo autoritativo, en que un grupo establecido de personas es responsable de agregar y editar temas. Pueden confiar en otros usuarios, pero ellos son los responsables de hacerlo. En este modelo, todos los demás son solo un consumidor donde pueden ver Viva Topics en el almacén de términos.

Involucre a su organización:

  • Identifique los grupos y equipos empresariales para participar y obtener alineación entre ellos y los escenarios que está planeando. Estos incluyen equipos de TI, seguridad y servicios legales para quitar posibles obstáculos.
  • Empiece a pensar cómo implicar a algunos participantes pioneros para obtener comentarios críticos y anticipados, de modo que pueda iterar para obtener la mejor solución. Use una combinación de usuarios para recibir comentarios de varios casos de uso: por ejemplo, usuarios nuevos en un tema, personas que buscan información específica o expertos en un tema.
  • Empiece a compilar la comunidad en el uso de Viva Topics en toda la organización por parte de estos grupos diferentes.
  • Entrene a su organización. La mayoría de los usuarios comprenderán intuitivamente el concepto de los temas y cómo las tarjetas de temas compilan información relevante y comprenderán y verán el valor. Pero es posible que quiera crear un entrenamiento adaptado a su propia cultura y organización y mostrar cómo desea que se usen Viva Topics.

Paso 2: Crear una red de campeones

Puede que ya tenga comunidades de práctica o redes de campeones. Estas son formas excelentes de socializar, dar a conocer y animar a ayudarse entre compañeros. Y pueden compartir historias de éxito que pueden ser útiles. Pueden ofrecer consejos y generar entusiasmo.

Cree una red de campeones en su organización, ya que pueden:

  • Crear un círculo de influencia dentro de sus equipos.
  • Impulsar la administración y el mantenimiento de temas.

Puede involucrar a expertos de diferentes roles: administradores de conocimientos y expertos en la materia.

Paso 3: Crear un plan de éxito

Use indicadores de uso de temas para medir el éxito de Viva Topics en su organización:

  • Impresiones de temas
  • Cantidad de temas: tanto los que están confirmados como los que no están confirmados en la lista de temas seleccionados.
  • Número de páginas de temas publicadas.
  • Comentarios de usuarios finales de tarjetas de tema.

Puede usar encuestas para medir la satisfacción de los empleados. Viva Topics debería mejorar la capacidad de los empleados para encontrar información, así que busque formas de recopilar sus comentarios y comentarios.

Su objetivo es crear un impacto positivo en los análisis de búsqueda. A medida que aparecen temas en la experiencia de búsqueda, con el tiempo es posible que vea tasas de búsquedas inferiores o abandonadas porque los usuarios encuentran más fácilmente los temas en la búsqueda.

Paso 4: Compartir casos de éxito

Organice eventos de participación para compartir historias o presentar nuevas características, definir desafíos para los usuarios y realizar concursos.

Cuando esté listo para implementar Viva Topics, tendrá que involucrar a la gente. Reúna a las partes interesadas y cree escenarios. Pueden ser talleres de descubrimiento o una lluvia de ideas.

Empiece a presentar el conjunto de características y haga que piensen en sus escenarios. Impulse la comunidad y piense en cómo va a conseguir su participación.

Después, complete los pasos de preparación. Algunos pueden ser de preparación técnica y otros de preparación empresarial.

Por último, socialice y promueva.

Paso 5: Descubrir temas

  • Mejore la detección de temas cuando haya más contenido disponible.
  • Conserve la seguridad, la privacidad y la ubicación de los datos, aunque la información se presente en una nueva experiencia.
  • Los usuarios necesitan una licencia para ver, crear, editar y administrar Viva Topics.
  • Descubrimiento está inicialmente limitado al contenido en inglés.

Para ayudar a prepararse para el descubrimiento de temas, piense en estas preguntas:

  • ¿Qué contenido debería usarse para el descubrimiento de temas?
  • ¿Quién administrará los temas?
  • ¿Quién verá las tarjetas de tema y contenidos destacados?
  • ¿Qué temas se esperan y se deben excluir?

El descubrimiento de temas solo incluye contenido en los sitios de SharePoint y las tarjetas de tema solo se pueden ver en las páginas modernas. Puede controlar si los temas se incluyen o excluyen de la búsqueda o Delve con la configuración de Microsoft Graph*.

Paso 6: Planear páginas de Viva Topics

Las páginas de temas proporcionan todo el detalle de un tema y los usuarios designados de su organización pueden revisarlo. Aunque en la tarjeta del tema solo se muestran dos personas y recursos, verá la lista completa en la página del tema. Edite la página para mejorar la descripción o actualizar las conexiones a personas y recursos. Aunque todos los usuarios pueden proporcionar comentarios para mejorar la red, su organización puede restringir quién puede editar temas directamente. Solo los usuarios con permisos para estos recursos podrán editar temas.

Para garantizar que se muestran temas de alta calidad a los usuarios y que los usuarios tienen los permisos adecuados para consumir y contribuir, pregúntese:

  • ¿Hay sitios de SharePoint con contenido que no es útil para descubrir temas?
  • ¿Qué temas, si los hay, quiere excluir de las experiencias de temas?
  • ¿Para qué usuarios deben ser visibles sus temas?
  • ¿Qué usuarios deben tener permisos para administrar temas en el centro de temas?
  • ¿Qué usuarios deben tener permisos para crear o editar temas en el centro de temas?
  • ¿Qué nombre y dirección URL quiere proporcionar al centro de temas?

La seguridad y la privacidad de sus datos se respetan, ya que las experiencias de temas no conceden a los usuarios acceso adicional a archivos para los que no tienen derechos.