Ventas de cuentas y equipos
Cada registro con el que se interactúa dentro de Microsoft Dynamics 365 tiene un propietario que es responsable. Por ejemplo, cuentas, contactos y clientes potenciales tienen propietarios. Por lo general, el propietario es un solo usuario. Pero en las grandes organizaciones empresariales, las cuentas pueden ser propiedad de un equipo de usuarios.
Aunque el propietario principal de las cuentas y los contactos puede ser un solo usuario o un equipo de usuarios, el proceso real de venta a un cliente rara vez involucra a una sola persona. Por lo general, las ventas son el resultado del esfuerzo de todo un equipo.
Por ejemplo, una organización clasifica cualquier oportunidad que tenga un ingreso estimado de más de 250 000 USD como una oportunidad de alta prioridad. Se asignan oportunidades de alta prioridad al equipo de Hypo, que consta de cinco personas que trabajan juntas para ganar esas oportunidades. Sin embargo, se podrían incorporar otras personas en diferentes fases para ayudar al equipo de Hypo. A continuación se muestran algunos ejemplos:
Los expertos en ventas técnicas ayudan a definir el ámbito de un proyecto.
Los miembros del equipo de ventas internas ayudan con las características relacionadas con los precios.
Un equipo de diseño diseña productos específicos u otros elementos que se utilizan en las ofertas.
Los equipos jurídicos ayudan a garantizar que la redacción del contrato sea precisa y correcta.
Aunque la organización puede identificar fácilmente a las cinco personas que conforman el equipo de Hypo, puede ser más difícil identificar a los miembros del equipo técnico, de diseño y jurídico que se necesiten, ya que pueden variar según el tamaño, la escala de tiempo y el ámbito de la oportunidad.
Microsoft Dynamics 365 Sales ofrece diferentes opciones para apoyar equipos y la venta en equipo.
Equipos propietarios
Los registros en Dynamics 365 pueden ser propiedad de un usuario individual o de un grupo de usuarios conocido como equipo. Por lo general, los equipos se asignan como propietarios de registros cuando varios usuarios predefinidos deben trabajar juntos en el registro. Una ventaja de asignar un registro a un equipo es que todos los miembros del equipo ven el registro en su vista Mis oportunidades abiertas, como si se les hubiera asignado a ellos individualmente. Otra ventaja es que cualquier usuario que ya no sea parte del equipo puede eliminarse de este. Los registros asignados al equipo seguirán estando disponibles para los restantes miembros del equipo.
Antes de que los registros puedan ser propiedad de un equipo, un administrador debe definir el equipo en Microsoft Dataverse y su pertenencia. Esto se realiza en el Centro de administración de Power Platform. Una vez en el Centro de administración de Power Platform, seleccione el entorno en el que desea crear el equipo y luego vaya a Configuración>Usuarios +permisos>Equipos.
Para obtener más información, consulte Administración de equipos de Microsoft Dataverse.
Después de definir un equipo y su pertenencia, puede asignar registros de Dynamics 365 Sales al equipo. Seleccione el botón Asignar en la barra de comandos y, después, en el cuadro de diálogo que aparece, seleccione el equipo. Los equipos propietarios se utilizan mejor en escenarios donde la pertenencia del equipo no cambie a menudo.
Nota
Cualquier usuario o equipo que posea registros debe tener asignado al menos un rol de seguridad para definir sus permisos de seguridad en la aplicación.
Para obtener más información sobre cómo definir los roles de seguridad, consulte Roles de seguridad y privilegios.
Usar conexiones para identificar equipos de ventas
A veces, las personas que ayudan con el proceso de ventas no tienen por qué poseer los registros ni ser parte de un equipo que los posee. Solo tienen que estar asociados al registro como parte del equipo. Puede asociar usuarios con registros utilizando conexiones. Por ejemplo, de manera predeterminada, la tabla de oportunidad le permite conectar el registro de oportunidad a los usuarios. De esta manera, puede identificar el equipo de ventas.
Las conexiones en Dynamics 365 son flexibles y útiles en muchos escenarios. Le permiten conectar a los usuarios con las oportunidades y especificar el rol de los usuarios en relación con la oportunidad. Aunque las conexiones son útiles para identificar a los miembros del equipo, no incluyen conceptos de seguridad como propiedad de registros o privilegios de acceso. Por lo tanto, no concede a los usuarios acceso a un registro simplemente agregándolos al equipo de ventas.
Si los usuarios, como los técnicos de ventas de clientes potenciales, los administradores regionales o los diseñadores de productos necesitan acceso a un registro, el registro debe compartirse con ellos. Compartir registros con usuarios individuales puede ser difícil de administrar y de mostrar visualmente. También puede presentar problemas de rendimiento con el tiempo. En estas situaciones, los equipos de acceso juegan un papel importante.
Los equipos de acceso proporcionan una manera fácil de compartir elementos de negocios y colaborar con otras personas a través de empresas.
Dynamics 365 Sales incluye una plantilla de equipo de ventas de oportunidades que ofrece privilegios de Lectura, Escritura, Anexar y Anexar a.
Cuando se agrega un usuario al equipo de ventas de oportunidades mediante conexiones, la aplicación agrega automáticamente a ese usuario al equipo de acceso a la oportunidad. Por lo tanto, al usuario se le otorgan derechos de acceso solo para esa oportunidad. Si se elimina la conexión, el usuario se elimina del equipo de acceso y se revocan los derechos de acceso para la oportunidad.
Equipos de acceso personalizados
Los equipos de acceso no poseen registros y no se les asignan roles de seguridad. Proporcionan a los usuarios la flexibilidad de crear seguridad ad-hoc en un registro específico según sea necesario. Puede crear manualmente un equipo de acceso seleccionando Acceso como el tipo de equipo. También puede usar plantillas de equipo para permitir que el sistema cree y administre el equipo de acceso por usted.
Los equipos de acceso manual son útiles en escenarios donde los registros deben compartirse con poca frecuencia con un grupo de usuarios que tienen un rol específico. Por ejemplo, puede definir un equipo de acceso que se llama Auditores y luego compartir un registro de cuenta que de otro modo no estaría disponible con ese equipo. De esa manera, puede otorgar a los miembros del equipo permisos de acceso específicos para la cuenta durante el proceso de auditoría.
Un equipo de acceso administrado por el sistema (o basado en plantillas) se crea automáticamente para un registro específico, otros registros no se pueden compartir con ese equipo. Debe proporcionar una plantilla de equipo que el sistema usará para crear un equipo. En la plantilla, usted define el tipo de tabla y los derechos de acceso que los miembros del equipo tendrán sobre el registro cuando se cree el equipo.
Estos son los pasos para crear equipos de acceso basados en plantillas:
Haga que la funcionalidad de equipo de acceso esté disponible para la tabla: en Dynamics 365 Sales, los equipos de acceso solo se pueden usar con la tabla de oportunidad de forma predeterminada.
Cree una plantilla de equipo: en la plantilla del equipo se definen los derechos de acceso. Por ejemplo, la plantilla del equipo de ventas de oportunidad predefinida.
Agregue una subcuadrícula de usuario a la página de la tabla para administrar la pertenencia al equipo de acceso: de esta forma, el equipo se puede administrar manualmente para cada registro.
Si diferentes grupos de usuarios necesitan diferentes derechos de acceso, plantéese crear varias plantillas de equipo de acceso para la tabla. Por ejemplo, si los usuarios del departamento de proveedores deben tener acceso de solo lectura a algunos tipos de oportunidades para fines de evaluación financiera, puede pensar en crear una plantilla de equipo de contabilidad de oportunidad que solo otorgue privilegios de Lectura para la oportunidad.
Para obtener más información sobre la creación de plantillas de equipo, consulte Acerca de colaborar con plantillas de equipo.
Para obtener más información sobre cómo definir los derechos de acceso, consulte Crear una plantilla de equipo para controlar los derechos de acceso de los equipos creados automáticamente.