Utilizar formularios de tablas para interactuar con datos de Microsoft Dataverse

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Los formularios de tablas aportan la posibilidad de que las páginas del portal interactúen con los registros en una tabla específica, utilizando la definición de formulario basado en modelo como plantilla de diseño. Al igual que las listas de tablas, los formularios de tablas son configuraciones basadas en datos que permiten a los usuarios agregar un formulario para recopilar o mostrar datos en el portal sin necesidad de que un desarrollador cree un formulario personalizado. Los formularios de tablas se definen mediante formularios basados en modelos y se pueden poner en páginas web del portal.

Los formularios de tablas pueden mostrar la mayoría de los tipos de columnas y subcuadrículas, pero actualmente no pueden mostrar controles de Power Apps Component Framework.

Captura de pantalla del formulario de tabla entidad con datos generales.

Usos comunes

En la siguiente tabla se explican los escenarios comunes en los que se pueden usar formularios de tablas.

Escenario Descripción
Diseño Los formularios de tabas se pueden configurar y utilizar en modo de solo lectura, como mecanismo de diseño. Considere los formularios de tablas como páginas informativas sobre empleados, productos o cualquier otra tabla de Microsoft Dataverse. Por ejemplo, podría tener una tabla personalizada en su instancia de Dataverse que describa los puestos vacantes disponibles en su organización. En lugar de crear una plantilla especial para representar la página, puede crear un formulario basado en modelo independiente para la tabla, crear una página web nueva con Studio para portales y luego agregar un componente de Formulario de tabla a la página. Todos los cambios publicados en un diseño de formulario en una aplicación basada en modelo se aplicarán automáticamente a la página web.
Captura de información Se pueden usar formularios en el portal para capturar datos de usuarios anónimos o autenticados. Por ejemplo, se puede representar un sencillo formulario de tabla de clientes potenciales en una página Contacto para registrar solicitudes anónimas como clientes potenciales en Dynamics 365 Sales. Para los usuarios autenticados, un portal puede usar una página de encuesta para recopilar comentarios de los clientes sobre los productos en una tabla personalizada de comentarios sobre productos.
Administración de registros Los formularios de tabla, que se suelen usar en escenarios autenticados, permiten definir diversas combinaciones de operaciones de Crear, Recuperar, Actualizar y Eliminar (CRUD) de una tabla en un conjunto de páginas web relacionadas. Por ejemplo, los clientes pueden recuperar y leer sus propios casos y crear otros nuevos, los partners pueden editar los perfiles de su empresa y los empleados pueden ver la lista de activos que la empresa les asigna.
Aplicaciones web Los formularios de tablas, cuando se usan junto con listas de tablas y subcuadrículas, y con la funcionalidad ampliada mediante JavaScript, permiten a los desarrolladores crear aplicaciones web completas.

Crear un formulario de tabla

Al crear un nuevo formulario de tabla, su primer paso es decidir la Tabla y el Nombre de formulario que va a crear.

Aunque es posible reutilizar formularios que son parte de una aplicación basada en modelo, la práctica habitual es diseñar formularios basados en modelo específicos de cada portal (que podrían estar o no incluidos en las aplicaciones basadas en modelos).

Captura de pantalla del formulario de tabla en Portal Studio.

  • Los formularios de portal son más concisos y presentan menos información, en especial cuando hay público externo.
  • Los procesos de los portales son independientes del uso interno de una aplicación basada en modelo orientada al personal (incluidas las aplicaciones Dynamics 365). Los formularios específicos de portales son más fáciles de mantener, ya que los cambios en las aplicaciones basadas en modelos se deben aplicar manualmente a los formularios de portales, con lo que ofrecen una oportunidad de revisar los requisitos y evaluar aspectos de utilidad.
  • Existen determinadas limitaciones en la representación de formularios y columnas; por ejemplo, los controles PCF no se representan. Para obtener más información, consulte Acerca de los formularios de tablas.
  • Las reglas de negocio y JavaScript del lado del cliente, que son partes esenciales de los formularios basados en modelos, no se ejecutarán en el portal. Es fácil pasarlo por alto y puede tener consecuencias indeseadas.
  • Deben tenerse en cuenta consideraciones especiales al representar registros, notas y escalas de tiempo relacionados, puesto que no todos los aspectos funcionales son compatibles (u obligatorios) en los portales.

Modo

El modo de formulario puede ser Solo lectura, Insertar o Editar. Este modo define si el formulario se utiliza para generar un diseño, capturar los datos o proporcionar funcionalidades de edición completas para los registros de Dataverse.

Nota

Un formulario que está en modo Editar se representará como de Solo lectura si el usuario no tiene privilegios de escritura para el registro.

Si el modo es Insertar, no se requiere información adicional. Para los modos de Solo lectura y Edición, el formulario necesitará "saber" el registro de tabla que debe mostrarse y actualizarse. La configuración Tipo de origen de registro define cómo se transmite esta información al formulario:

  • Cadena de consulta: esta configuración es la predeterminada al crear un formulario de tabla en Studio para portales. Cuando se muestra la página que contiene el formulario, se espera que el identificador de registro forme parte de la cadena de consulta, por ejemplo https://contoso.powerappsportals.com/contacts/edit/?id=<contact guid>. Normalmente, esta configuración se realiza automáticamente cuando el formulario está vinculado a una lista de tablas. Esta configuración se usa con mucha más frecuencia que las demás.
  • Usuario actual del portal: esta opción se configura dentro de la aplicación Administración de portales. Cuando se selecciona esta opción, el formulario carga la información del registro de usuario del portal actual sin utilizar información adicional de la URL de la página. Normalmente, esta opción se usa para representar un formulario de perfil de usuario. La columna Nombre de tabla debe establecerse en este caso como Contacto, porque los usuarios del portal están representados por la tabla de contactos.
  • Registro asociado al usuario actual del portal: esta opción se configura dentro de la aplicación Administración de portales. Al seleccionar esta opción, puede editar los registros asociados como los detalles de la cuenta primaria del usuario actual. El Nombre de la relación debe especificarse para identificar el registro a editar. El tipo de tabla que seleccione debe coincidir con la selección en la columna Nombre de tabla. Esta opción es útil en escenarios de partners en los que la organización de un partener tenga múltiples usuarios del portal. Algunos de estos usuarios podrían estar autorizados a editar el registro de la cuenta primaria.

Tabla, Formulario y Modo contienen los detalles necesarios para representar el formulario.

Configurar el formulario de tabla

En Studio para portales hay más opciones de configuración disponibles para controlar el aspecto y el comportamiento de los formularios.

Captura de pantalla de la configuración del formulario de tabla con la configuración de éxito de formulario.

Configuración de éxito de formulario

La configuración de éxito del formulario determina las acciones que se ejecutan cuando un formulario se envía con éxito a un portal.

  • Mostrar mensaje de éxito: muestra un mensaje cuando se envía un formulario.
  • Redirigir a página web: navega automáticamente a una página web si el envío del formulario se realiza correctamente.
  • Redirigir a dirección URL: redirige a una URL (portal o externa).

Configuración avanzada

La característica Configuración avanzada determina si se muestra un captcha para usuarios anónimos o autenticados. Además, la configuración ayuda a determinar si los permisos de tabla están habilitados para la tabla en concreto.

Configuración adicional de formularios de tablas

Están disponibles opciones de configuración adicional para los formularios de tablas en la aplicación Administración de portales. Para obtener acceso a un formulario de tabla en la aplicación Administración de portales:

  1. Vaya al portal del creador de Power Apps.
  2. Seleccione el entorno de destino con el selector de entorno situado en la esquina superior derecha.
  3. En la lista Aplicaciones, localice y abra la aplicación Administración de portales (el tipo será basada en modelo).
  4. Seleccione Formularios de tabla en el panel de navegación izquierdo.
  5. Abra el formulario que creó previamente en Studio para portales.

Captura de pantalla de los metadatos de Administración de portales para formularios de tablas.

Los formularios pueden incluir Acciones para que el usuario interactúe con el registro. Están disponibles configuraciones detalladas para cada elemento de formulario si se utilizan registros adicionales de Metadatos de formularios de tablas.

Diagrama de la estructura e información general de formularios de tablas.

Configuración

Las siguientes secciones describen diferentes formas en que puede configurar formularios de tablas.

Opciones de formularios

La mayoría de las opciones de formularios admiten la personalización de los elementos de hojas de estilos en cascada (CSS) para cambiar la apariencia visual. Los elementos de texto como etiquetas, mensajes e información sobre herramientas se pueden especificar en varios idiomas. Por ejemplo, el mensaje predeterminado tras el envío del formulario es "Guardado", pero se puede personalizar para cada uno de los idiomas activados en el portal.

Otra opción de formulario incluye Controlar comportamiento de validación, donde puede decidir si marcar todas las columnas como obligatorias, independientemente de la configuración del formulario, por ejemplo.

Configuración adicional

La configuración adicional define otros aspectos del comportamiento del formulario, como el estilo, la traducción de los elementos de la UI, etc.

Sugerencia

Algunas de las opciones de configuración están ocultas. Seleccione la casilla Configuración avanzada casilla para mostrar todas las opciones disponibles.

Asociar usuario actual del portal al insertar: esta opción se puede usar para realizar un seguimiento de qué contactos del portal han creado o actualizado el registro. Esta configuración crea un portal equivalente a las columnas Autor y Autor de modificación en Dataverse. También puede establecer relaciones parentales en los casos pertinentes. Por ejemplo, si se crea un nuevo registro de cuenta, es posible que desee establecer automáticamente el contacto actual como contacto principal.

Agregar Adjuntar archivo: existen varias opciones para agregar un control de carga de archivos a un formulario. La configuración es flexible y admite múltiples archivos, opciones de almacenamiento, tipo MIME y restricciones de tamaño (por ejemplo, puede restringir las cargas a imágenes de hasta 2 MB de tamaño).

Geolocalización: se puede configurar un formulario de tabla para mostrar un control de mapa que revele una ubicación existente, como un anclaje en un mapa, o que proporcione a un usuario la capacidad de especificar una ubicación. Para obtener más información, consulte Agregar geolocalización.

El control de mapa del formulario requiere una configuración adicional para indicarle cuáles son las diversas columnas de ubicación, asignarles valores o recuperar valores de ellas. Para obtener más información, consulte Configuración de geolocalización para formularios de tablas.

Captura de pantalla del formulario de tabla con la geolocalización habilitada.

Referencia de tabla

La Referencia de tabla ofrece una forma de asociar el registro actual que se está creando o actualizando con otro registro de destino. Esta característica es útil si tiene varios pasos con múltiples tipos de tabla y quiere relacionar los registros resultantes, o si la página se pasa mediante una cadena de consulta de un id. de registro que quiera asociar.

Por ejemplo, puede que tenga una página de evento que muestre información sobre un seminario web próximo. Le gustaría incluir un botón de registro que redirija a los visitantes a la página de registro donde se muestra el formulario de registro. Puede pasar un identificador de evento en una cadena de consulta y, cuando se envíe el formulario de registro, podrá vincular automáticamente la información de registro al evento.

Acciones

Dado que un formulario de tabla trata sobre un registro de tabla individual, hay numerosas acciones que se pueden ejecutar respecto a este registro, como Actualizar, Eliminar, Desactivar, etc. Estas acciones, que se muestran en tiempo de ejecución como botones de comando, se pueden configurar seleccionando Configuración adicional > Configuración de botón de acción.

Todos los comandos incluyen opciones para cambiar el nombre de los botones y modificar su ubicación en el formulario.

Metadatos de formularios de tablas

Los registros de Metadatos de formularios de tablas le permiten controlar la apariencia y el comportamiento de los elementos de formulario individuales, incluidos:

  • Apariencia de las columnas, secciones y pestañas. Se pueden definir los valores predeterminados y el comportamiento de validación de los campos individuales, así como otros aspectos.
  • La configuración de subcuadrículas, que le permite definir acciones para registros relacionados, de forma similar a las acciones de la lista de tablas.
  • El comportamiento de las secciones de notas y escala de tiempo, y si se pueden agregar nuevos registros. Esta opción se usa habitualmente para permitir que los usuarios del portal introduzcan comentarios sobre el registro, por ejemplo, un caso en curso.

Agregar un formulario de tabla al portal

Un formulario de tabla define el comportamiento requerido, pero no contiene información sobre cómo y en qué parte del sitio se debe representar el formulario. Los dos métodos para representar un formulario de tabla en un portal son los siguientes:

  • El formulario de tabla se puede especificar explícitamente como objetivo para una acción de lista de tablas, como Crear, Actualizar o Editar. En este caso, el formulario se representará en una ventana emergente modal. Se aplican determinadas limitaciones cuando el formulario se representa en una ventana emergente, por ejemplo, la capacidad de crear registros relacionados a partir de subcuadrículas no está disponible.
  • Al igual que en una lista de tablas, se puede agregar un componente de formulario de tabla a una página web desde Studio para portales. Esta acción colocará una etiqueta de Liquid en la copia de la página web para representar el formulario de tabla.
{% tableform name: '<<table form name>>' %}

Captura de pantalla de la etiqueta Liquid del editor de código del formulario de tabla.

Dado que los formularios pueden enviar información de vuelta al servidor para procesarla, dispondrá de menos control sobre la representación de los formularios de tabla en comparación con las listas de tabla.

En el siguiente vídeo se muestra cómo ampliar la funcionalidad de lista de tablas con formularios de tablas y mostrar un registro de Dataverse en una ventana emergente o en una página web independiente.