Análisis de tendencias de adopción de Teams con Workplace Analytics, Viva Insights y Power BI
El panel de Power BI de información de Microsoft Teams proporciona una forma rápida y sencilla de realizar un diagnóstico amplio sobre la colaboración y la adopción de Teams.
Entonces, ¿cómo funciona?
Cada página del informe ofrece datos sobre los que actuar en uno de los temas expuestos en la página de introducción. Las instrucciones integradas ayudan a los usuarios a descubrir información útil y a situar sus hallazgos en un contexto empresarial.
Página de Introducción
La página de introducción del informe le ayuda a configurar el contexto en torno a las preguntas que abordará el panel de conclusiones de Teams, así como la razón por la que es importante.
Esta página proporciona información general para los destinatarios del panel que no están familiarizados con los datos generados desde Workplace Analytics con Viva Insights.
Informe: ¿Qué aspecto tiene la adopción hasta el momento?
En el informe Estado de adopción de Teams se muestra cómo se está desarrollando la adopción de Teams en la organización en cuanto al nivel de uso.
En el gráfico de la izquierda se muestra la cuota de usuarios inactivos, bajos, medios y altos por mes para el período de tiempo seleccionado. En el ejemplo siguiente, el porcentaje de usuarios altos en la organización ha pasado del 48 % al 74 % en seis meses. En el gráfico de la derecha se muestra la cuota de usuarios inactivos, bajos, medios y altos por categoría y grupo. En el ejemplo siguiente, los miembros del equipo de marketing son usuarios altos al 100 %.
Nota:
Los usuarios bajos se definen como activos en Teams un día a la semana. Los usuarios medios están activos de dos a cuatro días a la semana. Los usuarios altos están activos en Teams al menos cinco días a la semana.
A medida que las organizaciones avanzan a través de las fases de adopción de Teams, la cuota de usuarios medios y altos debería aumentar, y la cuota de usuarios inactivos y de usuarios bajos debería reducirse. Si no aumenta el número de usuarios medios y altos, podría significar que los empleados necesitan más recursos o formación.
Use el informe de Estado de adopción para realizar un seguimiento de los cambios en la forma en que los empleados usan Teams a lo largo del tiempo y para identificar rápidamente los grupos de empleados que son más rápidos o más lentos en la adopción de Teams. Interactúe con los grupos que van bien y comparta las prácticas recomendadas con la organización.
Informe: ¿Cómo puede Teams ayudar a los empleados a acelerar la comunicación?
El informe Acelerar la comunicación permite ver cómo Teams puede ayudar a los empleados a usar el método de comunicación más eficaz para conseguir lo que quieren conseguir.
En el gráfico de la izquierda se muestra la comunicación media uno a uno por correo electrónico y mensajes instantáneos (chat) para usuarios altos durante el período de tiempo seleccionado. En este ejemplo, se produce una reducción en las horas de correo electrónico por el aumento en las horas de mensajería instantánea durante un período de tiempo de seis meses. En el gráfico de la derecha se muestran el número total de correos electrónicos del grupo de usuarios altos enviados por semana y los correos electrónicos del grupo enviados a lo largo del tiempo por grupo. En este ejemplo, los correos electrónicos de grupo enviados a los grupos Asistencia al cliente, Marketing y Ventas bajaron desde febrero a julio.
Nota:
En este informe, los correos electrónicos de grupo se definen como correos electrónicos enviados a nueve o más destinatarios.
Teams es una plataforma rápida para responder preguntas breves o confirmar la programación. Los mensajes instantáneos tienen tiempos de respuesta más rápidos y mayores tasas de respuesta que los correos electrónicos. Los empleados tardan de media ocho horas en responder a un correo electrónico, pero solo cinco minutos en responder a los mensajes instantáneos. A medida que los empleados usen Teams cada vez más, es posible que las horas de correo electrónico uno en uno empiecen a bajar. Es posible que las conversaciones de correo electrónico de grupo también empiecen a migrar a los canales de Teams. Los canales de Teams permiten compartir información de forma eficaz con grupos grandes en torno a un único tema. Tener todas las conversaciones en un solo lugar permite a los usuarios buscar información de manera más eficaz, en lugar de volver a buscar en las largas cadenas de correo electrónico o hacer la misma pregunta varias veces.
Informe: ¿Cómo ayuda Teams a los empleados a crear redes y conexiones?
En el informe Crear redes se muestra el grado en que los empleados están conectados a otras personas y grupos de la organización en cuanto al nivel de uso de Teams.
El gráfico de la izquierda traza el tamaño medio de la red interna (eje x) y el número medio de grupos de red (eje y) por nivel de uso del equipo (puntos). En el ejemplo siguiente, los usuarios altos tienen una media de 90 conexiones internas y se conectan con 18 grupos diferentes. En el gráfico de la derecha se muestra el promedio de horas de colaboración invertidas en conexión de red por semana. En este caso, los usuarios inactivos tardan casi un 60 % más de tiempo en mantener una conexión de red (0,67 horas frente a 0,42 horas para usuarios altos), lo que demuestra que Teams es la opción más eficaz para que este grupo mantenga las conexiones.
Nota:
El tamaño de red se basa en las interacciones significativas. Una interacción significativa es cualquier tipo de colaboración con al menos dos colaboradores y como máximo ocho colaboradores.
Al medir cómo colaboran los empleados, puede obtener una imagen más completa de sus redes, tanto a nivel informal como formal. Es probable que los usuarios altamente activos de Teams tengan redes extensas que necesiten menos tiempo de mantenimiento, ya que Teams les permite comunicarse entre grupos rápida y fácilmente.
Informe: ¿Dónde debe centrarse la formación y la educación para la adopción de Teams?
El informe Áreas objetivo para la adopción puede ayudar a las compañías a identificar los grupos que lideran y que demoran el uso de Teams para optimizar la adopción del software.
En este informe se comparan los grupos en cuatro categorías de actividad de Teams:
- Mensajes instantáneos uno a uno
- Mensajes instantáneos de grupo
- Reuniones de Teams
- Llamadas no programadas en Teams
La actividad de cada grupo se clasifica y categoriza por su nivel de uso (33 % superior, 33 % medio y 33 % inferior).
En el ejemplo siguiente, el grupo de Ventas se sitúa en el 33 % superior para los mensajes instantáneos uno a uno y las llamadas ad hoc, pero en el 33 % medio para los mensajes instantáneos de grupo y las reuniones de Teams. El grupo Finanzas se sitúa en el 33 % inferior en todas las categorías.
Use este informe para identificar los grupos que podrían tener dificultades para adoptar Teams y que podrían sacar partido a recursos de formación u orientación adicionales en áreas específicas. Identifique los grupos que lo hacen bien e interactúe con ellos para compartir las prácticas recomendadas.
Informe: ¿Cómo pueden los influencers de la comunidad ayudar a impulsar la adopción de Teams?
El informe Influencers recomendados usa la ciencia de datos para identificar y agrupar a gente en función de su grado de influencia y crea un plan de adopción recomendado de Teams para su organización.
En el lado izquierdo del informe se muestra el número de influencers en la organización y el porcentaje de esos influencers que están activos en Teams. En este ejemplo, la organización tiene 916 influencers, el 86 % de los cuales están activos en Teams. En el lado derecho del informe se ofrece un plan de adopción de Teams en base al número de influencers de cada grupo y el nivel de adopción de Teams.
- Los grupos de la fase I tienen un gran número de influencers y una adopción baja de Teams.
- Los grupos de la fase II tienen un gran número de influencers y una adopción alta de Teams.
- Los grupos de la fase III tienen un número bajo de influencers y una adopción baja de Teams.
Los influencers de la comunidad son empleados bien conectados en su organización. Los influencers pueden liderar un cambio cultural, incluyendo acelerar la adopción de Teams, mediante el uso compartido de ventajas y prácticas recomendadas. Una alta puntuación de influencia sugiere que la perspectiva de un empleado fluirá de forma eficiente a través de la organización.
Grupos objetivo de la fase I para una rápida adopción de Teams. La adopción debería producirse rápidamente debido a la gran cantidad de influencers en esos grupos. Los grupos de la fase II ya tienen usuarios altos, por lo que debe animarlos a compartir prácticas recomendadas con otros grupos con los que trabajen. Para acelerar la adopción de los usuarios de la fase III, conéctelos a grupos con muchos influencers y un uso elevado de Teams.
Informe: ¿Los empleados trabajan fuera de horario en Teams?
En el informe Proteger el bienestar de los empleados se muestra el aspecto que tiene la colaboración en Teams a lo largo del día y por grupos, lo que permite a los usuarios dirigirse a grupos que quizás necesiten dar algunos pasos para mejorar el equilibrio entre trabajo y vida y fomentar el bienestar.
El gráfico de la izquierda muestra cómo se distribuye la actividad de los mensajes instantáneos y las llamadas de Teams lo largo de un día promedio para el cambio de actividad de 8 a. m. a 5 p. m. y el cambio de actividad fuera del horario laboral (antes y después del horario laboral). En el gráfico de la derecha se desglosan las organizaciones que más tiempo dedican a colaborar en Teams después del horario laboral. En el ejemplo siguiente, los usuarios del grupo de ventas pasan un promedio de 0,8 horas a la semana en llamadas programadas fuera del horario laboral, 0,3 horas a la semana en llamadas no programadas y 0,2 horas en mensajes instantáneos fuera del horario laboral.
A medida que las organizaciones pasan a la colaboración digital, puede que los empleados tengan dificultades a la hora de establecer límites entre trabajo y vida. Use el informe Proteger el bienestar de los empleados para evaluar la cantidad de tiempo que pasan en Teams fuera del horario laboral e identificar áreas de oportunidad para establecer normas que protejan el equilibrio entre vida y trabajo y que promuevan el bienestar.
Informe: Áreas de oportunidad para sacar más partido a Teams
Esta vista proporciona una visión a nivel de población de tres áreas de oportunidad para sacar más partido al uso de Microsoft Teams.
Aumentar el uso de canales y mensajería instantánea para acelerar la comunicación: los empleados que envían muchos correos electrónicos y pasan muchas horas en reuniones pueden hacer que la comunicación sea más eficaz cambiando a los mensajes instantáneos de Teams y las publicaciones a canales de Teams.
Proteger el bienestar: es posible que los empleados que dedican demasiado tiempo a la colaboración en Teams fuera del horario laboral tengan problemas para equilibrar las actividades de trabajo y no laborales. Crear expectativas en torno a las normas de colaboración y compartir prácticas recomendadas para crear límites podría ayudar a mantener el bienestar.
Impulsar la adopción con influenciadores: los grupos con un gran número de empleados influyentes que lo están haciendo bien en términos de la adopción de Teams pueden compartir procedimientos recomendados para facilitar la adopción en otros grupos. Conecte a los usuarios influyentes de Teams con grupos con baja adopción para acelerar el uso de Teams.
Es posible que a los empleados le resulte difícil crear límites entre "trabajo" y "vida". Crear expectativas de equipo en torno a las normas de colaboración virtual y compartir los procedimientos recomendados para crear límites podría ayudar a mantener el bienestar.
Nota:
Las métricas de Workplace Analytics y Viva Insights para cada una de estas áreas pueden indicar posibles oportunidades, pero no son definitivas.
Seleccione los enlaces de recomendaciones de prácticas recomendadas para vídeos de formación, sugerencias y consejos de uso de herramientas para mejorar la adopción de Teams.