Información general: Eliminación de un empleado anterior y protección de datos

Consulte la ayuda para pequeñas empresas de Microsoft 365 en YouTube.

Una pregunta que a menudo obtenemos es: "¿Qué debo hacer para proteger los datos y proteger el acceso cuando un empleado deja mi organización?" En esta serie de artículos se explica cómo bloquear el acceso a Microsoft 365 para que estos usuarios no puedan iniciar sesión en Microsoft 365, los pasos que debe seguir para proteger los datos de la organización y cómo permitir que otros empleados accedan al correo electrónico y a los datos de OneDrive.

Sugerencia

Si necesita ayuda con los pasos descritos en este tema, considere la posibilidad de trabajar con un especialista de Microsoft Small Business. Con Business Assist, usted y sus empleados obtienen acceso de forma ininterrumpida a especialistas de pequeñas empresas a medida que hace crecer su negocio, desde la incorporación hasta el uso diario.

Antes de empezar

Debe ser administrador global para completar los pasos de esta solución.

Para completar los pasos de esta serie, use estas funcionalidades y características de Microsoft 365.

Producto o componente Funcionalidad o característica
Centro de administración de Microsoft 365 Convertir buzón de correo, reenviar correo electrónico, revocar el acceso, quitar usuario
Centro de administración de Exchange Bloquear el usuario, bloquear el acceso al correo electrónico, borrar el dispositivo
OneDrive y SharePoint Dar acceso a otros usuarios
Outlook Importar archivos pst, agregar buzón
Active Directory Eliminación de usuarios en entornos híbridos

Solución: Quitar un empleado anterior

Importante

Aunque hemos numerado los pasos de esta solución y no es necesario completar la solución con el orden exacto, se recomienda realizar los pasos de esta manera.

Captura de pantalla: Pasos para quitar un empleado anterior de la organización



Paso Por qué se debe realizar este procedimiento
Paso 1: Impedir que un antiguo empleado inicie sesión y bloquee el acceso a los servicios de Microsoft 365 Esto impide que el antiguo empleado inicie sesión en Microsoft 365 e impide que la persona acceda a los servicios de Microsoft 365.
Paso 2: Guardar el contenido del buzón de un empleado anterior Esto es útil para la persona que va a asumir el trabajo del empleado, o si hay litigios.
Paso 3: Borrar y bloquear el dispositivo móvil de un antiguo empleado Quita los datos profesionales del teléfono o de la tableta.
Paso 4: Reenviar el correo electrónico de un antiguo empleado a otro empleado o convertirlo en un buzón compartido Esta opción permite mantener activa la dirección de correo electrónico de su antiguo empleado. Si tiene clientes o socios que siguen enviando correos electrónicos a la dirección del antiguo empleado, con esta opción el correo llegará a la persona que ahora se encarga del trabajo.
Paso 5: Dar a otro empleado acceso a los datos de OneDrive y Outlook Si solo quita la licencia de un usuario, pero no elimina la cuenta, podrá obtener acceso al contenido de OneDrive del usuario incluso hasta 30 días después.

Antes de eliminar la cuenta, debe conceder acceso de OneDrive y Outlook a otro usuario. Después de eliminar la cuenta de un empleado, el contenido de Su OneDrive y Outlook se conserva durante 30 días. Sin embargo, durante esos 30 días, puede restaurar la cuenta del usuario y obtener acceso a su contenido. Si restaura la cuenta del usuario, el contenido de OneDrive y Outlook seguirá siendo accesible incluso después de 30 días.

Paso 6: Eliminación y eliminación de la licencia de Microsoft 365 de un empleado anterior Cuando quita una licencia, puede asignarla a otra persona. O bien, puede eliminar la licencia para no pagar por ella hasta que contrate a otra persona.

Al quitar o eliminar una licencia, el correo electrónico, los contactos y el calendario antiguos del usuario se conservan durante 30 días y, después, se eliminan permanentemente. Si quita o elimina una licencia, pero no elimina la cuenta, podrá obtener acceso al contenido de OneDrive del usuario incluso hasta 30 días después.

Paso 7: Eliminación de la cuenta de usuario de un antiguo empleado Esto quita la cuenta del centro de administración. Mantiene todo organizado.

Inspección: Eliminación de un usuario

Echa un vistazo a este vídeo y a otros usuarios en nuestro canal de YouTube.

Cuando un empleado deja la empresa, tendrá que quitarlos de Microsoft 365 para empresas. Antes de hacerlo, debe impedir que accedan a los archivos de la empresa, conservar los documentos que crearon y realizar otras tareas de administración asociadas a la eliminación de un usuario.

  1. En el centro de administración, seleccione Usuarios y elija Usuarios activos.
  2. Seleccione el usuario que desea quitar y, a continuación, seleccione Eliminar usuario.
  3. Active la casilla para quitar su licencia y active la casilla para quitar sus alias de correo electrónico.
  4. Active la casilla para conceder a otro usuario acceso al correo electrónico del empleado anterior y elija Seleccionar un usuario y establecer opciones de correo electrónico.
  5. Para quitar los alias de correo electrónico asociados, seleccione X junto a sus alias.
  6. Revise la información del buzón compartido y seleccione Finalizar.
  7. Confirme que las opciones están establecidas correctamente y elija Asignar y convertir.
  8. Revise los resultados y seleccione Cerrar.

Después de quitar un usuario, tiene hasta 30 días para restaurar su cuenta.

Restauración de un usuario (artículo)
Agregar un nuevo empleado a Microsoft 365 (artículo)
Asignar licencias a los usuarios (artículo)
Anulación de la asignación de licencias de usuarios (artículo)