Explicar los Microsoft 365 a los usuarios
Microsoft 365 Los grupos permiten configurar una colección de recursos para compartir, incluidos un buzón y un calendario compartidos, un sitio de SharePoint con un bloc de notas OneNote y un Microsoft Planner, entre otros. Microsoft Teams también se puede incluir al crear un grupo o se puede agregar más adelante. Los recursos de grupos de permisos se administran a través del grupo.
Los grupos se pueden crear creando cualquiera de los recursos compartidos. La creación de un grupo en Outlook produce el mismo resultado que crear un sitio de grupo conectado SharePoint sitio de grupo o un plan en Planner. Si los usuarios no son nuevos en Microsoft 365, es posible que no se den cuenta. Esto puede provocar confusión para los usuarios y la posibilidad de crear recursos duplicados. (Por ejemplo, alguien puede crear un sitio SharePoint para la colaboración de documentos y, posteriormente, crear una instancia independiente de Planner, sin darnos cuenta de que Planner ya estaba disponible como parte del grupo).
Dado que los grupos se pueden crear de varias maneras, se recomienda formar a los usuarios para que usen el método que mejor se adapte a su organización:
- Si la organización realiza la mayor parte de su comunicación mediante correo electrónico, indique a los usuarios que creen grupos en Outlook.
- Si su organización usa mucho SharePoint o está migrando desde SharePoint local, indique a los usuarios que creen SharePoint de grupo para la colaboración.
- Si su organización ha implementado Teams, indique a los usuarios que creen un equipo cuando necesiten un espacio de colaboración.
Si entrena a los usuarios para que siempre usen el método de creación de grupos que más se alinee con su forma de trabajar cuando necesiten un espacio para colaborar con otros usuarios, puede ayudar a evitar confusiones y duplicaciones de recursos. A medida que los usuarios se vuelven más experimentados, comprenderán mejor la colección de servicios que vienen con un grupo y que los distintos métodos de creación llevan al mismo resultado.
Puede usar la plantilla Microsoft 365 grupos para usuarios profesionales : PowerPoint como punto de partida para las presentaciones de aprendizaje para los usuarios.