Confirmar una notificación de retención

Al responder a una solicitud o investigación reglamentaria, es posible que tenga que informar a los custodios de su obligación de conservar la información almacenada electrónicamente (ESI) y cualquier material que pueda ser relevante para un asunto legal activo o inminente. Una vez enviados, los equipos legales deben saber que cada custodio ha recibido, leído, entendido y aceptado seguir las instrucciones dadas.

Para ayudar a reducir el tiempo, el costo y el esfuerzo de seguimiento con los custodios, eDiscovery (Premium) le permite enviar y realizar un seguimiento de las notificaciones de suspensión legal a través del correo electrónico. Además de los avisos por correo electrónico, cada custodio tendrá acceso a un portal de cumplimiento individualizado, lo que permite a los custodios mantenerse informados de los cambios en su estado de obligación.

Sugerencia

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Notificaciones de correo electrónico

Una vez emitida una notificación de suspensión legal, cada custodio recibirá un correo electrónico único y personalizado que contiene su notificación de suspensión legal definida e instrucciones agregadas.

Sugerencia

Vea cómo puede usar el Editor de comunicación integrado para permitir que los custodios confirmen su notificación o accedan a su Portal de cumplimiento directamente desde su correo electrónico.

En función de la configuración de la notificación de suspensión legal, los custodios pueden recibir los siguientes avisos:

• Aviso de emisión: El primer aviso enviado a su custodio. Este aviso contendrá las instrucciones de emisión y el aviso de suspensión anexado al final del mensaje.
• Aviso de aviso: Si está habilitado, se enviará un aviso a los custodios en función de la frecuencia e intervalo especificados. Los avisos seguirán siendo enviados hasta que el custodio haya confirmado su aviso o hasta que se haya agotado el número de avisos.
• Aviso de escalación: Si está habilitado, se enviará un aviso de escalación a su custodio y a su administrador una vez agotados los avisos de aviso. El sistema enviará automáticamente avisos de escalación hasta que se haya completado el número especificado de escalaciones o hasta que el custodio confirme su notificación de suspensión.
• Notificación de reedición: Durante una investigación, si se actualiza el contenido del aviso de suspensión, el aviso actualizado se enviará automáticamente al custodio.
• Aviso de versión: Cuando un custodio se libere del caso, se le enviará el aviso de liberación.

Portal de cumplimiento

Además de las notificaciones por correo electrónico, cada custodio tendrá acceso a un portal de cumplimiento único. A través del portal, cada custodio puede ver, acceder y confirmar sus notificaciones de suspensión activas.