Soluciones de exhibición de documentos electrónicos de Microsoft Purview

Sugerencia

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Nota

Microsoft 365 cumplimiento ahora se denomina Microsoft Purview y las soluciones dentro del área de cumplimiento se han cambiado de nombre. Para obtener más información sobre Microsoft Purview, consulte el anuncio del blog.

La exhibición de documentos electrónicos, o eDiscovery, es el proceso de identificación y entrega de información electrónica que se puede usar como prueba en casos legales. Puede usar las herramientas de eDiscovery en Microsoft Purview para buscar contenido en Exchange Online, OneDrive para la Empresa, SharePoint Online, Microsoft Teams, Grupos de Microsoft 365 y Yammer equipos. Puede buscar buzones y sitios en la misma búsqueda de exhibición de documentos electrónicos y, a continuación, exportar los resultados de la búsqueda. Puede usar casos de exhibición de documentos electrónicos (estándar) de Microsoft Purview para identificar, retener y exportar el contenido que se encuentra en buzones y sitios. Si su organización tiene una suscripción de Office 365 E5 o Microsoft 365 E5 (o suscripciones de complementoS5 relacionadas), puede administrar aún más a los custodios y analizar el contenido mediante la solución microsoft Purview eDiscovery (Premium) enriquecida con características en Microsoft 365.

Soluciones de eDiscovery

Microsoft Purview proporciona tres soluciones de exhibición de documentos electrónicos: búsqueda de contenido, eDiscovery (estándar) y eDiscovery (Premium).

Funcionalidades clave de las herramientas de exhibición de documentos electrónicos de Microsoft Purview.

  • Búsqueda de contenido. Use la herramienta búsqueda de contenido para buscar contenido en Microsoft 365 orígenes de datos y, a continuación, exportar los resultados de la búsqueda a un equipo local.

  • eDiscovery (Estándar). eDiscovery (Estándar) se basa en la funcionalidad básica de búsqueda y exportación de búsqueda de contenido al permitirle crear casos de eDiscovery y asignar administradores de exhibición de documentos electrónicos a casos específicos. Los administradores de eDiscovery solo pueden acceder a los casos de los que son miembros. eDiscovery (Estándar) también le permite asociar búsquedas y exportaciones con un caso y le permite colocar una suspensión de eDiscovery en ubicaciones de contenido relevantes para el caso.

  • eDiscovery (Premium). La herramienta eDiscovery (Premium) se basa en las funcionalidades existentes de administración, conservación, búsqueda y exportación de casos en eDiscovery (Estándar). eDiscovery (Premium) proporciona un flujo de trabajo completo para identificar, conservar, recopilar, revisar, analizar y exportar contenido que responda a las investigaciones internas y externas de su organización. Permite a los equipos legales administrar custodios y el flujo de trabajo de notificación de suspensión legal para comunicarse con los custodios implicados en un caso. Le permite recopilar y copiar datos del servicio activo en conjuntos de revisión, cuando puede filtrar, buscar y etiquetar contenido para eliminar contenido no relevante de una revisión adicional para que el flujo de trabajo pueda identificar y centrarse en el contenido más relevante. eDiscovery (Premium) proporciona análisis y modelos de codificación predictiva basados en aprendizaje automático para restringir aún más el ámbito de la investigación al contenido más relevante.

Comparación de funcionalidades clave

En la tabla siguiente se comparan las funcionalidades clave disponibles en búsqueda de contenido, exhibición de documentos electrónicos (estándar) y exhibición de documentos electrónicos (Premium).

Funcionalidad Búsqueda de contenido eDiscovery (Estándar) eDiscovery (Premium)
Buscar contenido Se admite. Se admite. Se admite.
Consultas de palabras clave y condiciones de búsqueda Se admite. Se admite. Se admite.
Estadísticas de búsqueda Se admite. Se admite. Se admite.
Exportar resultados de búsqueda Se admite. Se admite. Se admite.
Permisos basados en roles Se admite. Se admite. Se admite.
Administración de casos Se admite. Se admite.
Colocación de ubicaciones de contenido en suspensión legal Se admite. Se admite.
La administración de los administradores Se admite.
Notificaciones de suspensión legal Se admite.
Indexación avanzada Se admite.
Corrección de errores Se admite.
Conjuntos de revisión Se admite.
Compatibilidad con datos adjuntos en la nube y versiones de SharePoint Se admite.
Reconocimiento óptico de caracteres Se admite.
Agrupación de conversaciones Se admite.
Estadística e informes de colecciones Se admite.
Revisión del filtrado de conjuntos Se admite.
Etiquetado Se admite.
Análisis Se admite.
Modelos de codificación predictiva Se admite.
Metadatos de documentos calculados Se admite.
Transparencia de trabajos de larga duración Se admite.
Exportación a la ubicación de Azure Storage propiedad del cliente Se admite.

Esta es una descripción de cada funcionalidad de exhibición de documentos electrónicos.

  • Busque contenido. Busque contenido almacenado en buzones de Exchange, cuentas de OneDrive para la Empresa, sitios SharePoint, Microsoft Teams, Grupos de Microsoft 365 y Yammer Teams. Esto incluye el contenido generado por otras aplicaciones de Microsoft 365 que almacenan datos en buzones y sitios.

  • Consultas de palabras clave y condiciones de búsqueda. Cree KQL consultas de búsqueda de palabras clave para buscar contenido que coincida con los criterios de consulta. También puede incluir condiciones para restringir el ámbito de la búsqueda.

  • Estadísticas de búsqueda. Después de ejecutar una búsqueda, puede ver estadísticas de los resultados de búsqueda estimados, como el número y el tamaño total de los elementos que coinciden con los criterios de búsqueda. Otras estadísticas incluyen las principales ubicaciones de contenido que contienen resultados de búsqueda y el número de elementos que coinciden con diferentes partes de la consulta de búsqueda.

  • Exportar resultados de búsqueda. Exporte los resultados de la búsqueda a un equipo local de la organización en un proceso de dos pasos. Al exportar los resultados de la búsqueda, los elementos se copian de su ubicación de contenido original en Microsoft 365 a una ubicación de Azure Storage proporcionada por Microsoft. A continuación, puede descargar esos elementos en un equipo local.

  • Permisos basados en roles. Use permisos de acceso basado en rol (RBAC) para controlar qué tareas relacionadas con eDiscovery pueden realizar diferentes usuarios. Puede usar un grupo de roles integrado relacionado con eDiscovery o crear grupos de roles personalizados que asignen permisos de eDiscovery específicos.

  • Administración de casos. Los casos de eDiscovery en eDiscovery (Estándar) y eDiscovery (Premium) permiten asociar búsquedas y exportaciones específicas con una investigación específica. También puede asignar miembros a un caso para controlar quién puede acceder al caso y ver el contenido del caso.

  • Coloque las ubicaciones de contenido en suspensión legal. Conserve el contenido relevante para su investigación mediante la colocación de una suspensión legal en las ubicaciones de contenido en un caso. Esto le permite proteger la información almacenada electrónicamente de la eliminación involuntaria (o intencionada) durante la investigación.

  • Administración de custodios. Administre las personas que ha identificado como personas de interés en el caso ( denominados custodios) y otros orígenes de datos que pueden no estar asociados a un custodio. Al agregar los custodios y los orígenes de datos no custodios a un caso, puede colocar una suspensión legal en estos orígenes de datos, comunicarse con los custodios mediante el proceso de notificación de suspensión legal y buscar orígenes de datos de custodios y no custodios para recopilar contenido relevante para el caso.

  • Notificaciones de suspensión legal. Administrar el proceso de comunicación con los custodios del caso. Una notificación de suspensión legal indica a los custodios que conserven el contenido pertinente para el caso. Puede realizar un seguimiento de los avisos recibidos, leídos y reconocidos por los custodios. El flujo de trabajo de comunicaciones en eDiscovery (Premium) permite crear y enviar notificaciones, recordatorios y escalaciones iniciales si los custodios no confirman una notificación de suspensión.

  • Indexación avanzada. Al agregar orígenes de datos custodios y no custodios a un caso, las ubicaciones de contenido asociadas se vuelven a indexar (en un proceso denominado Indexación avanzada) de modo que cualquier contenido considerado parcialmente indizado se vuelva a procesar para que sea totalmente de búsqueda cuando se recopilan datos para una investigación.

  • Corrección de errores. Corrija los errores de procesamiento mediante un proceso denominado corrección de errores. La corrección de errores permite corregir problemas de datos que impiden que eDiscovery (Premium) procese correctamente el contenido durante la indexación avanzada. Por ejemplo, los archivos protegidos con contraseña no se pueden procesar, ya que los archivos están bloqueados o cifrados. Con la corrección de errores, puede descargar archivos con errores, quitar la protección con contraseña y, a continuación, cargar los archivos corregidos.

  • Conjuntos de revisión. Agregue los datos pertinentes a un conjunto de revisión. Un conjunto de revisión es una ubicación Azure Storage segura y proporcionada por Microsoft en la nube de Microsoft. Al agregar datos a un conjunto de revisión, los elementos recopilados se copian de su ubicación de contenido original en el conjunto de revisión. Los conjuntos de revisión proporcionan un conjunto de contenido estático y conocido que puede buscar, filtrar, etiquetar, analizar y predecir la relevancia mediante modelos de codificación predictiva. También puede realizar un seguimiento e informar sobre qué contenido se agrega al conjunto de revisión.

  • Compatibilidad con datos adjuntos en la nube y versiones de SharePoint. Al agregar contenido a un conjunto de revisión, tiene la opción de incluir datos adjuntos en la nube o archivos vinculados. Esto significa que el archivo de destino de un archivo adjunto en la nube o vinculado se agrega al conjunto de revisión. También tiene la opción de agregar todas las versiones de un documento de SharePoint a un conjunto de revisión.

  • Reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Cuando se agrega contenido a un conjunto de revisión, la funcionalidad OCR extrae texto de las imágenes e incluye el texto de la imagen con el contenido que se agrega a un conjunto de revisión. Esto le permite buscar texto de imagen al consultar el contenido del conjunto de revisión.

  • Subprocesos de conversación. Cuando los mensajes de chat de Teams y Yammer conversaciones se agregan a un conjunto de revisión, puede recopilar todo el subproceso de conversación. Esto significa que toda la conversación de chat que contiene elementos que coinciden con los criterios de recopilación se agrega al conjunto de revisión. Esto le permite revisar los elementos de chat en el contexto de la conversación de ida y vuelta.

  • Estadísticas e informes de recopilación. Después de crear una colección de borradores o confirmar una colección en un conjunto de revisión, puede ver un amplio conjunto de estadísticas sobre los elementos recuperados, como las ubicaciones de contenido que contienen la mayoría de los elementos que coinciden con los criterios de búsqueda y el número de elementos devueltos por la consulta de búsqueda. También puede obtener una vista previa de un subconjunto de los resultados.

  • Revise el filtrado de conjuntos. Después de agregar contenido a un conjunto de revisión, puede aplicar filtros para mostrar solo el conjunto de elementos que coinciden con los criterios de filtrado. A continuación, puede guardar los conjuntos de filtros como una consulta, lo que le permite volver a aplicar rápidamente los filtros guardados. El filtrado de conjuntos de revisión y las consultas guardadas le ayudan a seleccionar rápidamente el contenido de los elementos más relevantes para la investigación.

  • Etiquetado. Las etiquetas también le ayudan a seleccionar contenido no relevante e identificar el contenido más relevante. Cuando expertos, abogados u otros usuarios revisan el contenido de un conjunto de revisión, sus opiniones relacionadas con el contenido se pueden capturar mediante etiquetas. Por ejemplo, si la intención es eliminar contenido innecesario, un usuario puede etiquetar documentos con una etiqueta como "no adaptable". Después de revisar y etiquetar el contenido, se puede crear una consulta de conjunto de revisión para excluir cualquier contenido etiquetado como "no dinámico". Este proceso elimina el contenido que no responde de los pasos posteriores del flujo de trabajo de eDiscovery.

  • Análisis. eDiscovery (Premium) proporciona herramientas para analizar los documentos de conjuntos de revisión para ayudarle a organizar los documentos de forma coherente y reducir el volumen de documentos que se van a revisar. Casi los grupos de detección de duplicados agrupan documentos textualmente similares para ayudarle a hacer que el proceso de revisión sea más eficaz. El subproceso de correo electrónico identifica mensajes de correo electrónico específicos que proporcionan un contexto completo de la conversación en un subproceso de correo electrónico. La funcionalidad Temas intenta analizar temas en documentos de conjunto de revisión y asignar un tema a los documentos para que pueda revisar documentos con tema relacionado. Estas funcionalidades de análisis ayudan a que el proceso de revisión sea más eficaz para que los revisores puedan revisar una fracción de los documentos recopilados.

  • Modelos de codificación predictiva. Use modelos de codificación predictiva para reducir y seleccionar grandes volúmenes de contenido de mayúsculas y minúsculas en un conjunto pertinente de elementos que puede priorizar para su revisión. Esto se logra mediante la creación y el entrenamiento de sus propios modelos de codificación predictiva que le ayudan a priorizar la revisión de los elementos más relevantes de un conjunto de revisión. El sistema usa el entrenamiento para aplicar puntuaciones de predicción a cada elemento del conjunto de revisión. Esto le permite filtrar los elementos en función de la puntuación de predicción, lo que le permite revisar primero los elementos más relevantes (o no relevantes).

  • Metadatos de documento calculados. Muchas de las características de eDiscovery (Premium), como la indexación avanzada, el subproceso de conversación, el análisis y la codificación predictiva, agregan propiedades de metadatos para revisar los documentos establecidos. Estos metadatos contienen información relacionada con la función realizada por una característica específica. Al revisar documentos, puede filtrar por las propiedades de metadatos para mostrar documentos que coincidan con los criterios de filtro. Estos metadatos se pueden importar a aplicaciones de revisión de terceros después de exportar los documentos del conjunto de revisiones.

  • Transparencia de trabajos de larga duración. Los trabajos de eDiscovery (Premium) suelen ser procesos de ejecución prolongada que se desencadenan mediante acciones del usuario, como agregar custodios a un caso, agregar contenido a un conjunto de revisión, ejecutar análisis y entrenar modelos de codificación predictiva. Puede realizar un seguimiento del estado de estos trabajos y obtener información de soporte técnico si necesita escalar los problemas al soporte técnico de MS.

  • Exporte a la ubicación de Azure Storage propiedad del cliente. Al exportar documentos desde un conjunto de revisión, tiene la opción de exportarlos a una cuenta de Azure Storage administrada por su organización. Además, eDiscovery (Premium) permite personalizar qué datos se exportan. Esto incluye la exportación de metadatos de archivo, archivos nativos, archivos de texto, etiquetas y documentos redactados guardados en un archivo PDF.

Comparación de suscripciones de eDiscovery

En las secciones siguientes se muestran los requisitos mínimos de suscripción para búsqueda de contenido, exhibición de documentos electrónicos (estándar) y exhibición de documentos electrónicos (Premium). Las suscripciones que admiten eDiscovery (Estándar) también admiten la búsqueda de contenido. Las suscripciones que admiten eDiscovery (Premium) también admiten búsqueda de contenido y exhibición de documentos electrónicos (estándar).

  • Microsoft 365 suscripción A1
  • Microsoft 365 suscripción de G1
  • suscripción Microsoft 365 F1 o F3, o complemento de seguridad de F5
  • Microsoft 365 Empresa Premium suscripción
  • Microsoft 365 Empresa Estándar suscripción
  • Suscripción a Microsoft 365 Empresa Básico
  • Suscripción a Office 365 Educación A1
  • Office 365 E1 suscripción

eDiscovery (Estándar)

  • Microsoft 365 E3 suscripción
  • Microsoft 365 G3 suscripción
  • Microsoft 365 Empresa Premium suscripción
  • complemento de cumplimiento de Microsoft 365 F5 o complemento de cumplimiento de seguridad & F5
  • Microsoft 365 Educación suscripción A3 o Office 365 Educación A3
  • Office 365 E3 suscripción

eDiscovery (Premium)

  • Suscripciones a Microsoft 365 E5 u Office 365 E5.
  • Suscripción a Microsoft 365 E3 con complemento de cumplimiento E5
  • Microsoft 365 E3 suscripción con el complemento E5 eDiscovery y Audit
  • Microsoft 365 suscripción a G5
  • Microsoft 365 suscripción a G5 con el complemento de cumplimiento de G5
  • Microsoft 365 suscripción a G5 con el complemento G5 eDiscovery y Audit
  • complemento de cumplimiento de Microsoft 365 F5 o complemento de cumplimiento de seguridad & F5
  • Microsoft 365 Educación suscripción A5 o Office 365 Educación A5

Comenzar con eDiscovery

Consulte los artículos siguientes para obtener más información y empezar a usar las soluciones de exhibición de documentos electrónicos en Microsoft 365.

eDiscovery (Estándar)

eDiscovery (Premium)

Hoja de ruta de eDiscovery

Para ver qué características de eDiscovery se han lanzado, se están implementando o en desarrollo, consulte la guía de Microsoft 365.

Formación

Entrenar a los administradores de TI, los administradores de eDiscovery y los equipos de investigación de cumplimiento en los conceptos básicos de búsqueda de contenido, exhibición de documentos electrónicos (estándar) y exhibición de documentos electrónicos (Premium) puede ayudar a su organización a empezar a trabajar más rápidamente con Microsoft 365 herramientas de eDiscovery. Microsoft 365 proporciona el siguiente recurso para ayudar a estos usuarios de la organización a empezar a trabajar con eDiscovery: Describir las funcionalidades de eDiscovery y auditoría de Microsoft 365.