Introducción a las directivas de retención y las etiquetas de retenciónGet started with retention policies and retention labels

Instrucciones de licencias de Microsoft 365 para la seguridad y el cumplimiento.Microsoft 365 licensing guidance for security & compliance.

¿Preparado para empezar a controlar los datos de su organización, conservando el contenido que necesita mantener y eliminando el que ya no necesita? Use las siguientes instrucciones para comenzar:Ready to start governing your organization's data by retaining the content that you need to keep, and deleting the content that you don't? Use the following guidance to get started:

  1. Obtenga información sobre cómo funciona la retención en Microsoft 365 y, a continuación, determine si necesita emplear las directivas de retención o las etiquetas de retención, o una combinación de ambas: Obtenga información sobre la retenciónUnderstand how retention works in Microsoft 365, and then identify whether you need to use retention policies or retention labels, or a combination: Learn about retention

  2. Identifique la configuración de retención y las acciones que exigen las directivas de su organización o las normativas del sector.Identify the retention settings and actions that are required by your organization policies or industry regulations.

    Como parte de esta valoración, determine si usará la administración de registros.As part of this assessment, determine whether you will use records management.

  3. Cree directivas de retención y etiquetas de retención, en función de la configuración de retención y de las acciones que haya identificado.Create retention policies and retention labels, based on the retention settings and actions that you identified.

    Para las etiquetas de retención, puede que le resulte útil usar el plan de archivos para definir y delimitar las etiquetas de retención en una hoja de cálculo.For retention labels, you might find it useful to use file plan to define and refine your retention labels in a spreadsheet. A continuación, importe la hoja de cálculo para crear las etiquetas.Then, import that spreadsheet to create your labels.

  4. Publique y aplique las etiquetas de retención.Publish and apply your retention labels. Las directivas de retención se diseñan para poder despreocuparse de la configuración una vez definida, mientras que las etiquetas de retención son bloques de creación reutilizables que se pueden emplear en diferentes directivas y se pueden incorporar a los flujos de trabajo del usuario.While retention policies are designed for "set it and forget it" configuration, retention labels are reusable building blocks that can be used in multiple policies and can be incorporated into user workflows. Consulte la lista de escenarios comunes para ayudarle a entender cómo se pueden usar las etiquetas de retención.See the list of common scenarios to help you identify how retention labels can be used.

Requisitos de suscripción y de licencias para las directivas de retención y las etiquetas de retenciónSubscription and licensing requirements for retention policies and retention labels

Varias suscripciones diferentes admiten etiquetas de retención y directivas de retención, y los requisitos de licencias para los usuarios dependen de las características que usted emplee.A number of different subscriptions support retention policies and retention labels and the licensing requirements for users depend on the features you use.

Para ver las opciones para que los usuarios puedan beneficiarse de las características de cumplimiento de Microsoft 365, consulte la Guía de licencias de Microsoft 365 para la seguridad y el cumplimiento.To see the options for licensing your users to benefit from Microsoft 365 compliance features, see the Microsoft 365 licensing guidance for security & compliance. Para la retención, consulte la sección Gobernanza de la información y la información relacionada para descarga en PDF o Excel para conocer los requisitos de licencia de nivel de características.For retention, see the Information Governance section and related PDF or Excel download for feature-level licensing requirements.

Permisos necesarios para crear y administrar directivas de retención y etiquetas de retenciónPermissions required to create and manage retention policies and retention labels

Los miembros de su equipo de cumplimiento que crearán y administrarán las directivas de retención y las etiquetas de retención necesitan permisos para el Centro de cumplimiento de Microsoft 365.Members of your compliance team who will create and manage retention policies and retention labels need permissions to the Microsoft 365 compliance center. De forma predeterminada, el administrador del espacio empresarial (administrador global) tiene acceso a esta ubicación y puede conceder a los responsables de cumplimiento y a otros usuarios el acceso sin concederles todos los permisos de un administrador de espacio empresarial. Para conceder permisos para esta administración limitada, le recomendamos que agregue usuarios al grupo de roles Administrador de cumplimiento normativo.By default, the tenant admin (global administrator) has access to this location and can give compliance officers and other people access without giving them all the permissions of a tenant admin. To grant permissions for this limited administration, we recommend that you add users to the Compliance Administrator admin role group.

De manera alternativa al uso de estos roles predeterminados, puede crear un nuevo grupo de roles y agregar el rol de Administración de retención a este grupo.Alternatively to using this default role, you can create a new role group and add the Retention Management role to this group. Para el rol de solo vista, use Administración de retención de solo vista.For a read-only role, use View-Only Retention Management.

Para más información sobre estos roles y grupos de roles, vea Permisos en el Centro de seguridad y cumplimiento.For more information about role groups and roles, see Permissions in the Security & Compliance Center.

Para obtener instrucciones sobre cómo agregar usuarios a grupos de roles y asignar roles, vea Proporcionar acceso a los usuarios al Centro de seguridad y cumplimiento.For instructions to add users to role groups and assign roles, see Give users access to the Security & Compliance Center.

Estos permisos son necesarios solo para crear, configurar y aplicar etiquetas y directivas de retención.These permissions are required only to create, configure, and apply retention policies and retention labels. La persona que configura estas etiquetas y directivas no requiere acceso al contenido.The person configuring these policies and labels doesn't require access to the content.

Escenarios comunes de directivas de retención y etiquetas de retenciónCommon scenarios for retention policies and retention labels

Use la siguiente tabla para ayudarle a asignar los requisitos de su organización a escenarios de retención compatibles con las directivas de retención y las etiquetas de retención.Use the following table to help you map your business requirements to retention scenarios supported by retention policies and retention labels.

Quiero...I want to ... DocumentaciónDocumentation
Establezca eficientemente las acciones de retención y eliminación en el servicio Microsoft 365:Efficiently set retain and delete actions by Microsoft 365 service:
- Exchange- Exchange
- SharePoint- SharePoint
- OneDrive- OneDrive
- Grupos de Microsoft 365- Microsoft 365 Groups
- Skype Empresarial- Skype for Business
- Microsoft Teams- Microsoft Teams
- Red de Yammer- Yammer network
Crear y configurar directivas de retenciónCreate and configure retention policies
Permitir que los administradores y usuarios apliquen de forma manual acciones de retención y eliminación de documentos y mensajes de correo electrónico:Let admins and users manually apply retain and delete actions for documents and emails:
- SharePoint- SharePoint
- OneDrive- OneDrive
- Outlook y Outlook en la Web- Outlook and Outlook on the web
Crear etiquetas de retención y aplicarlas en aplicacionesCreate retention labels and apply them in apps
Permita que los administradores del sitio establezcan acciones predeterminadas de retención y eliminación para todo el contenido de una biblioteca, carpeta o conjunto de documentos de SharePointLet site admins set default retain and delete actions for all content in a SharePoint library, folder, or document set Crear etiquetas de retención y aplicarlas en aplicacionesCreate retention labels and apply them in apps
Permita a los usuarios aplicar automáticamente acciones de retención y eliminación a los correos electrónicos mediante el uso de las reglas de OutlookLet users automatically apply retain and delete actions to emails by using Outlook rules Crear etiquetas de retención y aplicarlas en aplicacionesCreate retention labels and apply them in apps
Permitir a los administradores aplicar acciones de retención y eliminación en un documento con información sobre el modelo, para que sean aplicado automáticamente a los documentos identificados en una biblioteca de SharePointLet admins apply retain and delete actions to a document understanding model, so that these are automatically applied to identified documents in a SharePoint library Crear etiquetas de retención y aplicarlas en aplicacionesCreate retention labels and apply them in apps
Aplicar acciones de retención y eliminación automáticamente a documentos y mensajes de correo electrónicoAutomatically apply retain and delete actions to documents and emails Aplicar una etiqueta de retención automáticamente al contenidoApply a retention label to content automatically
Inicie el período de retención cuando tenga lugar un evento, por ejemplo, cuando:Start the retention period when an event occurs, such as:
- Algún empleado abandone la organización- Employees leave the organization
- Algún contrato expire- Contracts expire
- Finalice la duración de un producto- End of product lifetime
Inicie la retención cuando se produzca un eventoStart retention when an event occurs
Restrinja los cambios de las directivas para ayudar a cumplir los requisitos reglamentarios o medidas de seguridad frente a administradores no autorizadosRestrict changes to policies to help meet regulatory requirements or safeguard against rogue administrators Usar el Bloqueo de conservación para restringir los cambios en directivas de retención y directivas de etiquetas de retenciónUse Preservation Lock to restrict changes to retention policies and retention label policies
Antes de eliminar contenido al final de su período de retención, asegúrese de que alguien revise el contenido y dé su aprobaciónMake sure somebody reviews and approves before content is deleted at the end of its retention period Revisiones para eliminaciónDisposition reviews
Supervise cómo y cuándo se aplican las opciones de conservar y eliminar la configuración de los elementosMonitor how and where retain and delete settings are applied to items Supervisar las etiquetas de retenciónMonitoring retention labels
Utilice una única solución de administración de registros para documentos y mensajes de correo electrónicoUse a single records management solution for documents and emails Más información sobre la administración de registrosLearn about records management

Si usa etiquetas de retención para la administración de registros, hay escenarios adicionales que son únicos para las etiquetas de retención que marcan el contenido como un registro.If you use retention labels for records management, there are additional scenarios that are unique to retention labels that mark content as a record. Consulte Escenarios comunes para la administración de registros.See Common scenarios for records management.

Documentación de usuario final para la retenciónEnd-user documentation for retention

La mayoría de las directivas de retención funcionan de forma discreta en segundo plano y no requieren interacción del usuario. Por ello, los usuarios no necesitan apenas documentación.Most retention policies work unobtrusively in the background without user interaction, and so need little documentation for users. Las directivas de retención de Teams informan a los usuarios cuando se han eliminado sus mensajes con un vínculo a los mensajes de Teams sobre las directivas de retención.Retention policies for Teams inform users when their messages have been deleted with a link to Teams messages about retention policies.

Dado que las etiquetas de retención tienen una presencia de interfaz de usuario en las aplicaciones de Microsoft 365, asegúrese de que proporciona instrucciones a los usuarios finales y al servicio de asistencia antes de implementar estas etiquetas en la red de producción.Because retention labels have a UI presence in Microsoft 365 apps, make sure you provide guidance for end users and your help desk before you deploy these labels to your production network. Para ayudar a los usuarios a aplicar etiquetas de retención en SharePoint y OneDrive, vea Aplicar etiquetas de retención a archivos en SharePoint o OneDrive.To help users apply retention labels in SharePoint and OneDrive, see Apply retention labels to files in SharePoint or OneDrive.

Sin embargo, la documentación más eficaz para los usuarios finales serán la guía y las instrucciones personalizadas que proporcione para los nombres de etiquetas de retención y las configuraciones que elija.However, the most effective end-user documentation will be customized guidance and instructions you provide for the retention label names and configurations you choose. Consulte la siguiente página y descargas que puede usar para formar a los usuarios: Aprendizaje para el usuario final sobre las etiquetas de retención.See the following page and downloads that you can use to help train your users: End User Training for Retention Labels.