Aprenda sobre la administración de registros en Microsoft 365Learn about records management in Microsoft 365

Instrucciones de licencias de Microsoft 365 para la seguridad y el cumplimiento.Microsoft 365 licensing guidance for security & compliance.

Las organizaciones de todo tipo requieren una solución de administración de registros para administrar los registros reglamentarios, legales y críticos para el negocio en sus datos corporativos. La administración de registros de Microsoft 365 ayuda a las organizaciones a administrar sus obligaciones legales, ofrece la posibilidad de demostrar el cumplimiento de las normativas y aumenta la eficiencia con la eliminación regular de elementos que ya no se necesitan retener, no son de gran valor o ya no son necesarios para fines empresariales.Organizations of all types require a records-management solution to manage regulatory, legal, and business-critical records across their corporate data. Records management in Microsoft 365 helps an organization manage their legal obligations, provides the ability to demonstrate compliance with regulations, and increases efficiency with regular disposition of items that are no longer required to be retained, no longer of value, or no longer required for business purposes.

Use las siguientes funciones para dar soporte a la solución de administración de registros en Microsoft 365:Use the following capabilities to support your records management solution in Microsoft 365:

  • Etiquetar contenido como un registro.Label content as a record. Cree y configure etiquetas de retención para marcar el contenido como un registro que pueden ser aplicadas por los usuarios o aplicadas automáticamente al identificar palabras clave, tipos de contenido o información confidencial.Create and configure retention labels to mark content as a record that can then be applied by users or automatically applied by identifying sensitive information, keywords, or content types.

  • Migrar y administrar los requisitos de retención con el plan de archivos.Migrate and manage your retention requirements with file plan. Si usa un plan de archivo, puede agregar un plan de retención existente a Microsoft 365 o crear uno nuevo para las funciones de administración mejoradas.By using a file plan, you can bring in an existing retention plan to Microsoft 365, or build a new one for enhanced management capabilities.

  • Configure las opciones de retención y eliminación con etiquetas de retención.Configure retention and deletion settings with retention labels. Configure etiquetas de retención con los períodos de retención y las acciones en función de varios factores que incluyan la fecha de la última modificación o creación.Configure retention labels with the retention periods and actions based on various factors that include the date last modified or created.

  • Inicie diferentes períodos de retención cuando se produzca un evento con la retención basada en eventos.Start different retention periods when an event occurs with event-based retention.

  • Revisar y validar la eliminación con la revisión de eliminación y la prueba de eliminación de registros.Review and validate disposition with disposition reviews and proof of records deletion.

  • Exportar la información sobre todos los elementos que se han eliminado con la opción exportar.Export information about all disposed items with the export option.

  • Configurar permisos específicos para las funciones del administrador de registros en su organización para tener el acceso correcto.Set specific permissions for records manager functions in your organization to have the right access.

Con estas funciones, puede incorporar los requisitos y las programaciones de retención de su organización en una solución de administración de registros para administrar la retención, la declaración de registros y la eliminación para dar soporte a todo el ciclo de vida del contenido.Using these capabilities, you can incorporate your organization's retention schedules and requirements into a records management solution that manages retention, records declaration, and disposition, to support the full lifecycle of your content.

Además de la documentación en línea, es posible que le resulte útil escuchar la grabación del seminario web para la administración de registros y descargar la presentación acompañante con preguntas más frecuentes.In addition to the online documentation, you might find it useful to listen to the webinar recording for records management, and download the accompanying deck with FAQs.

RegistrosRecords

Cuando el contenido se declara como registro:When content is declared a record:

  • Se colocan restricciones en los elementos relativas a qué acciones se permiten o se bloquean.Restrictions are placed on the items in terms of what actions are allowed or blocked.

  • Se registran otras actividades sobre el elemento.Additional activities about the item are logged.

  • Tendrá la prueba de la eliminación cuando se eliminen los elementos al final de su período de retención.You have proof of disposition when the items are deleted at the end of their retention period.

Usted utiliza las etiquetas de retención para marcar contenido como un registro o un registro normativo.You use retention labels to mark content as a record, or a regulatory record. La diferencia entre estas dos etiquetas se explica en la siguiente sección.The difference between these two are explained in the next section. Puede publicar esas etiquetas de modo que los usuarios y administradores puedan aplicarlas manualmente al contenido o aplicarlas automáticamente al contenido que desee marcar como registro o como registro normativo.You can either publish those labels so that users and administrators can manually apply them to content, or auto-apply those labels to content that you want to mark as a record or a regulatory record.

Al usar las etiquetas de retención para declarar registros, puede implementar una sola estrategia de administración de registros uniforme en todo el entorno de Microsoft 365.By using retention labels to declare records, you can implement a single and consistent strategy for managing records across your Microsoft 365 environment.

Comparar restricciones de acciones permitidas o bloqueadasCompare restrictions for what actions are allowed or blocked

Use la tabla siguiente para identificar qué restricciones se colocan en el contenido como resultado de aplicar una etiqueta de retención estándar y conocer las etiquetas de retención que marcan el contenido como un registro o un registro normativo.Use the following table to identify what restrictions are placed on content as a result of applying a standard retention label, and retention labels that mark content as a record or regulatory record.

Una etiqueta de retención estándar tiene opciones de retención y acciones, pero no marca el contenido como un registro o un registro normativo.A standard retention label has retention settings and actions but doesn't mark content as a record or a regulatory record.

Nota

Por motivos de integridad, la tabla contiene columnas para un registro bloqueado y desbloqueado, lo que se aplica a SharePoint y OneDrive, pero no a Exchange.For completeness, the table includes columns for a locked and unlocked record, which is applicable to SharePoint and OneDrive, but not Exchange. La capacidad de bloquear y desbloquear un registro usa el control de versiones de registros que no es compatible con los elementos de Exchange.The ability to lock and unlock a record uses record versioning that isn't supported for Exchange items. Por lo tanto, para todos los elementos de Exchange que estén marcados como un registro, el comportamiento que se asigna a la columna registro bloqueado y a la columna registro desbloqueado no es relevante.So for all Exchange items that are marked as a record, the behavior maps to the Record - locked column, and the Record - unlocked column is not relevant.

AcciónAction Etiqueta de retenciónRetention label Registro: bloqueadoRecord - locked Registro: desbloqueadoRecord - unlocked Registro normativoRegulatory record
Editar contenidosEdit contents PermitidoAllowed BloqueadoBlocked PermitidoAllowed BloqueadoBlocked
Editar propiedades, incluido cambiar nombreEdit properties, including rename PermitidoAllowed PermitidoAllowed PermitidoAllowed BloqueadoBlocked
EliminarDelete Permitido1Allowed 1 BloqueadoBlocked BloqueadoBlocked BloqueadoBlocked
CopiarCopy PermitidoAllowed PermitidoAllowed PermitidoAllowed PermitidoAllowed
Moverse dentro del contenedor2Move within container 2 PermitidoAllowed PermitidoAllowed PermitidoAllowed PermitidoAllowed
Moverse entre contenedores2Move across containers 2 PermitidoAllowed Permitido si nunca se desbloqueaAllowed if never unlocked BloqueadoBlocked BloqueadoBlocked
Abrir y leerOpen/Read PermitidoAllowed PermitidoAllowed PermitidoAllowed PermitidoAllowed
Cambiar etiquetaChange label PermitidoAllowed Permitido: solo administradores del contenedorAllowed - container admin only Permitido: solo administradores del contenedorAllowed - container admin only BloqueadoBlocked
Quitar etiquetaRemove label PermitidoAllowed Permitido: solo administradores del contenedorAllowed - container admin only Permitido: solo administradores del contenedorAllowed - container admin only BloqueadoBlocked

Notas al pie:Footnotes:

1 Compatible con OneDrive y Exchange reteniendo una copia en una ubicación segura, pero bloqueado por SharePoint.1 Supported by OneDrive and Exchange by retaining a copy in a secured location, but blocked by SharePoint.

Cuando se aplica una etiqueta de retención a un elemento de lista que tiene datos adjuntos de documento, ese documento no hereda la configuración de retención y se puede eliminar del elemento de lista.When you apply a retention label to a list item that has a document attachment, that document doesn't inherit the retention settings and can be deleted from the list item. En cambio, si se declara un registro con una etiqueta de retención, los datos adjuntos del documento heredarán la configuración de retención y no se podrán eliminar.In comparison, if that list item was declared a record with a retention label, the document attachment would inherit the retention settings and couldn't be deleted.

2 Los contenedores incluyen librerías de documentos de SharePoint, cuentas de OneDrive y buzones de Exchange.2 Containers include SharePoint document libraries, OneDrive accounts, and Exchange mailboxes.

Importante

La diferencia más importante que supone un registro normativo es que, una vez que se aplica al contenido, nadie, ni siquiera un administrador global, puede quitar la etiqueta.The most important difference for a regulatory record is that after it is applied to content, nobody, not even a global administrator, can remove the label.

Las etiquetas de retención configuradas para los registros normativos también tienen las siguientes restricciones de administrador:Retention labels configured for regulatory records also have the following admin restrictions:

  • El período de retención no se puede reducir después de guardar la etiqueta, solo se puede extender.The retention period can't be made shorter after the label is saved, only extended.
  • Estas etiquetas no son compatibles con las directivas de etiquetado automático y deben aplicarse mediante directivas de etiqueta de retención.These labels aren't supported by auto-labeling policies, and must be applied by using retention label policies.

Además, no se puede aplicar una etiqueta normativa a un documento que está desprotegido en SharePoint.In addition, a regulatory label can't be applied to a document that's checked out in SharePoint.

Dado que se trata de acciones irreversibles y restricciones, asegúrese de que realmente necesita usar registros normativos antes de seleccionar esta opción para las etiquetas de retención.Because of the restrictions and irreversible actions, make sure you really do need to use regulatory records before you select this option for your retention labels. Para evitar la configuración accidental, esta opción no está disponible de forma predeterminada, sino que primero se debe habilitar con PowerShell.To help prevent accidental configuration, this option is not available by default but must first be enabled by using PowerShell. Las instrucciones se incluyen en Declarar registros mediante etiquetas de retención.Instructions are included in Declare records by using retention labels.

Instrucciones de configuraciónConfiguration guidance

Consulte Introducción a la administración de registros.See Get started with records management. Este artículo contiene información sobre suscripciones, permisos y vínculos a instrucciones de configuración de un extremo a otro para escenarios de administración de registros.This article has information about subscriptions, permissions, and links to end-to-end configuration guidance for records management scenarios.