Límites de directivas de retención y directivas de etiqueta de retención.Limits for retention policies and retention label policies

Instrucciones de licencias de Microsoft 365 para la seguridad y el cumplimiento.Microsoft 365 licensing guidance for security & compliance.

Al usar directivas de retención y directivas de etiqueta de retención para conservar o eliminar automáticamente datos de su organización, debe conocer ciertos límites.When you use retention policies and retention label policies to automatically retain or delete data for your organization, there are some maximum numbers to be aware of.

Número máximo de directivas por espacio empresarialMaximum number of policies per tenant

Un solo espacio empresarial puede tener un máximo de 10 000 directivas (cualquier configuración).A single tenant can have a maximum of 10,000 policies (any configuration). Este número máximo incluye las diferentes directivas de retención y otras directivas de cumplimiento, como las directivas DLP.This maximum number includes the different policies for retention and other policies for compliance, such as DLP policies.

Número máximo de directivas para la retención por carga de trabajo:Maximum number of policies for retention per workload:

  • Exchange Online (cualquier configuración): 1800Exchange Online (any configuration): 1,800
  • SharePoint o OneDrive (se incluyen automáticamente todos los sitios): 13SharePoint or OneDrive: (all sites automatically included): 13
  • SharePoint o OneDrive (ubicaciones específicas incluidas o excluidas): 2600SharePoint or OneDrive (specific locations included or excluded): 2,600

Número máximo de elementos por directivaMaximum number of items per policy

Deben tenerse en cuenta ciertos límites por directiva si usa la configuración opcional para definir el ámbito de la configuración de retención para usuarios específicos, grupos específicos de Microsoft 365 o determinados sitios:If you use the optional configuration to scope your retention settings to specific users, specific Microsoft 365 groups, or specific sites, there are some limits per policy to be aware of:

Número máximo de elementos por directiva para la retención:Maximum numbers of items per policy for retention:

  • 1000 buzones de correo (buzones de usuario o de grupo)1,000 mailboxes (user mailboxes or group mailboxes)
  • Grupos de Microsoft 365 1 000.1,000 Microsoft 365 groups
  • 1 000 usuarios para chats privados de Teams1,000 users for Teams private chats
  • 100 sitios (OneDrive o SharePoint)100 sites (OneDrive or SharePoint)

Estas limitaciones son por directiva, por lo que si necesita usar inclusiones o exclusiones específicas por las que se superan estos números, puede crear otras directivas de retención con la misma configuración de retención.Because these limitations are per policy, if you need to use specific inclusions or exclusions that result in going over these numbers, you can create additional policies that have the same retention settings. Vea la siguiente sección con algunos escenarios de ejemplo y soluciones que usan varias directivas de retención por este motivo.See the next section for some example scenarios and solutions that use multiple retention policies for this reason.

Sin embargo, tener varias directivas generan más sobrecargas administrativas, por lo que siempre debe confirmar si necesita realmente inclusiones y exclusiones.However, multiple policies result in higher administrative overheads, so always confirm whether you really need inclusions and exclusions. Recuerde que la configuración predeterminada que se aplica a toda la ubicación no tiene ninguna limitación y esta opción de configuración puede ser una solución mejor que la creación y el mantenimiento de varias directivas.Remember that the default configuration that applies to the entire location doesn't have any limitations, and this configuration choice might be a better solution than creating and maintaining multiple policies.

Sugerencia

Si necesita crear y mantener varias directivas para este escenario, plantéese usar PowerShell para una configuración más eficaz.If do you need to create and maintain multiple policies for this scenario, consider using PowerShell for more efficient configuration.

Ejemplos de uso de varias directivas para evitar superar los límites máximosExamples of using multiple policies to avoid exceeding maximum numbers

Los ejemplos siguientes proporcionan algunas soluciones de diseño para cuando no pueda especificar solo la ubicación de una directiva de retención y debe tener en cuenta el máximo número de elementos documentados en la sección anterior.The following examples provide some design solutions for when you can't specify just the location for a retention policy, and must take into account the maximum number of items documented in the previous section.

Ejemplo de Exchange:Exchange example:

  • Requisito: en una organización con más de 40.000 buzones de usuario, la mayoría de los usuarios deben tener su correo electrónico retenido durante 7 años, pero un subconjunto de usuarios identificados (425) debe tener su correo electrónico retenido solo durante 5 años.Requirement: In an organization that has over 40,000 user mailboxes, most users must have their email retained for 7 years but a subset of identified users (425) must have their email retained for only 5 years.

  • Solución: cree una directiva de retención para el correo electrónico de Exchange con un período de retención de 7 años y excluya el subconjunto de usuarios.Solution: Create one retention policy for Exchange email with a retention period of 7 years and exclude the subset of users. Luego, cree una segunda directiva de retención para el correo electrónico de Exchange con un período de retención de 5 años e incluya el subconjunto de usuarios.Then create a second retention policy for Exchange email with a retention period of 5 years and include the subset of users.

    En ambos casos, el número de inclusiones y exclusiones se encuentra por debajo del número máximo de buzones especificados para una sola directiva, y el subconjunto de usuarios tiene que excluirse explícitamente de la primera directiva, ya que tiene un período de retención más largo que la segunda directiva.In both cases, the number included and excluded is below the maximum number of specified mailboxes for a single policy, and the subset of users must be explicitly excluded from the first policy because it has a longer retention period than the second policy. Si el subconjunto de usuarios necesita una directiva de retención más larga, no tendrá que excluirlos de la primera directiva.If the subset of users required a longer retention policy, you wouldn't need to exclude them from the first policy.

    Con esta solución, si alguien nuevo se une a la organización, su buzón se incluirá automáticamente en la primera directiva durante 7 años y no hay ningún impacto en el número máximo de admitidos.With this solution, if anybody new joins the organization, their mailbox is automatically included in the first policy for 7 years and there is no impact to the maximum numbers supported. Pero los nuevos usuarios que requieran el período de retención de 5 años se agregarán a los números de inclusiones y exclusiones, cuyo límite es 1000.However, new users that require the 5-year retention period add to the include and exclude numbers, and this limit would be reached at 1,000.

Ejemplo de SharePoint:SharePoint example:

  • Requisito: una organización tiene varios miles de sitios de SharePoint, pero solo 2000 sitios requieren un período de retención de 10 años y 8000 requieren un período de retención de 4 años.Requirement: An organization has several thousand SharePoint sites but only 2,000 sites require a retention period of 10 years, and 8,000 sites require a retention period of 4 years.

  • Solución: cree 20 directivas de retención para SharePoint con un período de retención de 10 años que incluya 100 sitios específicos y cree 80 directivas de retención para SharePoint con un período de retención de 4 años que incluya 100 sitios específicos.Solution: Create 20 retention policies for SharePoint with a retention period of 10 years that includes 100 specific sites, and create 80 retention policies for SharePoint with a retention period of 4 years that includes 100 specific sites.

    Como es necesario retener todos los sitios de SharePoint, debe crear directivas de retención que especifiquen los sitios específicos.Because you don't need to retain all SharePoint sites, you must create retention policies that specify the specific sites. Como una directiva de retención no admite más de 100 sitios específicos, debe crear varias directivas para los dos períodos de retención.Because a retention policy doesn't support more than 100 specified sites, you must create multiple policies for the two retention periods. Estas directivas de retención tienen el número máximo de sitios incluidos, por lo que el siguiente sitio nuevo que necesita retenerse requerirá una nueva directiva de retención, independientemente del periodo de retención.These retention policies have the maximum number of included sites, so the next new site that needs retaining would require a new retention policy, irrespective of the retention period.