Más información sobre la retención de Viva Engage

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Guía de licencias de Microsoft 365 para la seguridad y el cumplimiento.

La información de este artículo complementa Información sobre la retención porque tiene información específica de Viva Engage.

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Sugerencia

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Qué se incluye para la retención y eliminación

Viva Engage mensajes de usuario y mensajes de la comunidad se pueden eliminar mediante directivas de retención para Viva Engage y, además del texto de estos mensajes, se pueden conservar los siguientes elementos por motivos de cumplimiento: vínculos de Hipertexto y vínculos a otros mensajes Viva Engage.

Nota:

Como se explica en la sección siguiente, los mensajes de usuario incluyen mensajes privados para un usuario individual y cualquier mensaje de la comunidad asociado con ese usuario.

Los mensajes de usuario también incluyen publicaciones de argumental, que son compatibles con las directivas de retención.

Los mensajes de usuario incluyen todos los nombres de las personas del chat y los mensajes de la comunidad incluyen el nombre de la comunidad y el título del mensaje (si se ha proporcionado).

Las reacciones de otros usuarios en forma de emoticonos no se conservan cuando se usan directivas de retención para Viva Engage.

Los archivos que se usan con Viva Engage no se incluyen en las directivas de retención para Viva Engage. Estos elementos tienen sus propias directivas de retención.

Funcionamiento de la retención con Viva Engage

Use esta sección para comprender cómo cumplen los requisitos de cumplimiento el almacenamiento y los procesos de back-end, y las herramientas de exhibición de documentos electrónicos deben comprobarse en lugar de en los mensajes que están visibles actualmente en la aplicación Viva Engage.

Puede usar una directiva de retención para conservar datos de mensajes de la comunidad y mensajes de usuario en Viva Engage y eliminar estos mensajes. En segundo plano, se usan buzones de Exchange para almacenar datos copiados de estos mensajes. Los datos de Viva Engage mensajes de usuario se almacenan en una carpeta oculta en el buzón de cada usuario incluido en el mensaje de usuario y se usa una carpeta oculta similar en un buzón de grupo para los mensajes de la comunidad.

Las copias de los mensajes de la comunidad también se pueden almacenar en la carpeta oculta de los buzones de usuario cuando @mencionan a usuarios o notifican al usuario una respuesta. Aunque estos mensajes se originan como un mensaje de la comunidad, una directiva de retención para Viva Engage mensajes de usuario suele incluir copias de mensajes de la comunidad. Como resultado, los mensajes de usuario no se restringen a los mensajes privados.

Estas carpetas ocultas no están diseñadas para que los usuarios o administradores puedan acceder directamente a ellas, sino que almacenan datos que los administradores de cumplimiento pueden buscar con herramientas de exhibición de documentos electrónicos.

Aunque se almacenan en Exchange, Viva Engage mensajes solo se incluyen en una directiva de retención configurada para los mensajes de Viva Engage comunidad o Viva Engage ubicaciones de mensajes de usuario.

Nota:

Si un usuario se incluye en una directiva de retención activa que conserva Viva Engage datos y elimina un buzón de un usuario que está incluido en esta directiva, para conservar los datos Viva Engage, el buzón se convierte en un buzón inactivo. Si no necesita conservar estos datos de Viva Engage para el usuario, excluya la cuenta de usuario de la directiva de retención antes de eliminar su buzón.

Una vez configurada una directiva de retención para Viva Engage mensajes, un trabajo de temporizador del servicio Exchange evalúa periódicamente los elementos de la carpeta oculta donde se almacenan estos mensajes Viva Engage. El trabajo de temporizador tarda hasta siete días en ejecutarse. Cuando el período de retención de estos elementos caduca, se trasladan a la carpeta SubstrateHolds, una carpeta oculta ubicada en cada buzón de usuario o grupo para almacenar los elementos "eliminados temporalmente" antes de que se eliminen de forma permanente.

Importante

Debido al primer principio de retención y dado que Viva Engage mensajes se almacenan en buzones de Exchange Online, la eliminación permanente de la carpeta SubstrateHolds siempre se suspende si el buzón se ve afectado por otro Viva Engage directiva de retención para la misma ubicación, suspensión por juicio, suspensión de retraso o si se aplica una suspensión de exhibición de documentos electrónicos al buzón por motivos legales o de investigación.

Aunque el buzón de correo se incluye en una suspensión aplicable, Viva Engage mensajes que se han eliminado ya no serán visibles en Viva Engage, pero seguirán siendo reconocibles con eDiscovery.

Una vez configurada una directiva de retención para Viva Engage mensajes, las rutas de acceso que toma el contenido dependen de si la directiva de retención se debe conservar y, a continuación, eliminar, conservar solo o eliminar.

Cuando la directiva de retención es retener y luego eliminar:

Diagrama del flujo de retención para los mensajes Viva Engage.

Para las dos rutas en el diagrama:

  1. Si el usuario edita o elimina un mensaje de Viva Engage durante el período de retención, el mensaje original se copia inmediatamente (si se edita) o se mueve (si se elimina) a la carpeta SubstrateHolds. El mensaje se almacena hasta que finaliza el período de retención y, luego, se elimina de forma permanente e inmediata.

  2. Si no se elimina un mensaje de Viva Engage y para los mensajes actuales después de la edición, el mensaje se mueve a la carpeta SubstrateHolds después de que expire el período de retención. Esta acción tarda hasta siete días después de la fecha de expiración. Cuando un mensaje se encuentra en la carpeta SubstrateHolds, se elimina entonces de forma permanente e inmediata.

Nota:

Los mensajes de la carpeta SubstrateHolds se pueden buscar con las herramientas de eDiscovery. Hasta que los mensajes se eliminen permanentemente de la carpeta SubstrateHolds, las herramientas de eDiscovery pueden buscarlos.

Cuando el período de retención expira y mueve un mensaje a la carpeta SubstrateHolds, se comunica una operación de eliminación al servicio Viva Engage, que, a continuación, retransmite la misma operación a la aplicación cliente Viva Engage. Los retrasos en esta comunicación o almacenamiento en caché pueden explicar por qué, durante un breve período de tiempo, los usuarios siguen viendo estos mensajes en su aplicación de Viva Engage.

En este escenario en el que el servicio Viva Engage recibe un comando delete debido a una directiva de retención, se elimina el mensaje correspondiente en la aplicación Viva Engage para todos los usuarios de la conversación. Algunos de estos usuarios pueden ser de otra organización, tener una directiva de retención con un período de retención más largo o ninguna directiva de retención asignada a ellos. Para estos usuarios, las copias de los mensajes aún se almacenan en sus buzones y permanecen disponibles para la búsqueda en eDiscovery hasta que otra directiva de retención elimine permanentemente los mensajes.

Importante

Los mensajes visibles en la aplicación Viva Engage no son un reflejo preciso de si se conservan o eliminan permanentemente para cumplir los requisitos de cumplimiento.

Cuando la directiva de retención es de solo retención, o solo eliminación, las rutas de acceso de contenido son variaciones de retener y eliminar.

Rutas de contenido para la directiva de retención de solo retención

  1. Si se edita o elimina un mensaje Viva Engage: se crea inmediatamente una copia del mensaje original en la carpeta SubstrateHolds y se conserva allí hasta que expire el período de retención. Luego, el mensaje se elimina de forma permanente e inmediata de la carpeta SubstrateHolds.

  2. Si el mensaje de Viva Engage no se modifica ni elimina, y para los mensajes actuales después de su edición durante el período de retención: no ocurre nada antes y después del período de retención; el mensaje permanece en su ubicación original.

Rutas de contenido para la directiva de retención de sólo eliminar

  1. Si el mensaje de Viva Engage no se elimina durante el período de retención: al final del período de retención, el mensaje se mueve a la carpeta SubstrateHolds. Esta acción tarda hasta siete días después de la fecha de expiración. Luego, el mensaje se elimina de forma permanente e inmediata de la carpeta SubstrateHolds.

  2. Si el usuario elimina el mensaje de Viva Engage durante el período, el elemento se mueve inmediatamente a la carpeta SubstrateHolds, donde se elimina inmediatamente de forma permanente.

Ejemplos de flujos y tiempos para políticas de retención

Utilice los siguientes ejemplos para ver cómo los procesos y tiempos explicados en las secciones anteriores se aplican a las políticas de retención que tienen las siguientes configuraciones:

Para todos los ejemplos que hacen referencia a la eliminación permanente, debido a los principios de retención, esta acción se suspende si el mensaje está sujeto a otra política de retención para retener el elemento o si está sujeto a una retención de eDiscovery.

Ejemplo 1: solo retención durante 7 años

El día 1, un usuario publica un nuevo mensaje de Viva Engage.

El día 5, el usuario edita ese mensaje.

El día 30, el usuario elimina el mensaje actual.

Resultados de retención:

  • Para el mensaje original:

    • El día 5, el mensaje se copia en la carpeta SubstrateHolds, donde aún se puede buscar con herramientas de eDiscovery durante un mínimo de 7 años a partir del día 1 (el período de retención).

  • Para el mensaje actual (editado):

    • El día 30, el mensaje se mueve a la carpeta SubstrateHolds donde aún se puede buscar con herramientas de eDiscovery durante un mínimo de 7 años a partir del día 1 (el período de retención).

Si el usuario hubiera eliminado el mensaje actual después del período de retención especificado, en lugar de dentro del período de retención, el mensaje aún se movería a la carpeta SubstrateHolds. Sin embargo, ahora que el período de retención ha expirado, el mensaje se eliminará permanentemente después del mínimo de 1 día y luego, por lo general, dentro de 1 a 7 días.

Ejemplo 2: conservar durante 30 días y luego eliminar

El día 1, un usuario publica un nuevo mensaje de Viva Engage.

El día 10, el usuario edita ese mensaje.

El usuario no realiza más modificaciones y no elimina el mensaje.

Resultados de retención:

  • Para el mensaje original:

    • El día 10, el mensaje se copia en la carpeta SubstrateHolds, donde aún se puede buscar con herramientas de eDiscovery.
    • Al final del período de retención (30 días a partir del día 1), el mensaje se elimina permanentemente, por lo general, dentro de 1 a 7 días después del mínimo de 1 día, y luego no se devolverá con las búsquedas de eDiscovery.

  • Para el mensaje actual (editado):

    • Al final del período de retención (30 días a partir del día 1), el mensaje se mueve a la carpeta SubstrateHolds normalmente dentro de 1 a 7 días, donde aún se puede buscar con herramientas de eDiscovery.
    • Luego, el mensaje se elimina permanentemente, por lo general, dentro de 1 a 7 días después del mínimo de 1 día, y luego no se devolverá con las búsquedas de exhibición de documentos electrónicos.
Ejemplo 3: solo eliminar después de 1 día

Nota:

Debido a la corta duración de un día de esta configuración y los procesos de retención que operan dentro de un período de tiempo de 1 a 7 días, esta sección muestra ejemplos de tiempos que están dentro de los rangos de tiempo típicos.

El día 1, un usuario publica un nuevo mensaje de Viva Engage.

Ejemplo de resultado de retención si el usuario no edita o elimina el mensaje:

  • Día 5 (normalmente de 1 a 7 días después del inicio del período de retención el día 2):

    • El mensaje se mueve a la carpeta SubstrateHolds y permanece allí durante al menos 1 día donde aún se puede buscar con herramientas de eDiscovery.

  • Día 9 (normalmente de 1 a 7 días después de un mínimo de 1 día en la carpeta SubstrateHolds):

    • Cuando un mensaje se elimina de forma permanente, no se mostrará en una búsqueda de eDiscovery.

Como muestra este ejemplo, aunque puede configurar una política de retención para eliminar mensajes después de solo un día, el servicio se somete a varios procesos para garantizar una eliminación compatible. Como resultado, una acción de eliminación después de 1 día podría tardar 16 días antes de que el mensaje se elimine permanentemente para que ya no se devuelva en las búsquedas de exhibición de documentos electrónicos.

Mensajes y usuarios externos

De forma predeterminada, una directiva de retención para Viva Engage mensajes de usuario se aplica a todos los usuarios de la organización, pero no a los usuarios externos. Puede aplicar una directiva de retención a usuarios externos con la opción Editar para los usuarios incluidos y especificando su cuenta.

En este momento, no se admiten usuarios invitados B2B de Azure.

Cuando un usuario deja la organización

Si un usuario deja la organización y se elimina su cuenta de Microsoft 365, sus mensajes de usuario Viva Engage que están sujetos a retención se almacenan en un buzón inactivo. Estos mensajes seguirán sujetos a cualquier directiva de retención que se haya aplicado al buzón antes de pasar a estado inactivo, y el contenido estará disponible para la búsqueda de eDiscovery. Para obtener más información acerca de los buzones inactivos, consulte Más información sobre buzones inactivos.

Si el usuario almacenó archivos en Viva Engage, consulte la sección equivalente para SharePoint y OneDrive.

Limitaciones

Tenga en cuenta la siguiente limitación al usar la retención para Viva Engage mensajes de la comunidad y mensajes de usuario:

  • Al seleccionar Editar para la ubicación de mensajes de usuario Viva Engage, es posible que vea invitados y usuarios que no sean de buzón. Las directivas de retención no están diseñadas para estos usuarios, así que no los seleccione.

Instrucciones de configuración

Si va a configurar la retención en Microsoft 365 por primera vez, consulte Introducción a la administración del ciclo de vida de los datos.

Si está listo para configurar una directiva de retención para Viva Engage, consulte Creación y configuración de directivas de retención.