Más información sobre directivas y etiquetas de retenciónLearn about retention policies and retention labels

Instrucciones de licencias de Microsoft 365 para la seguridad y el cumplimiento.Microsoft 365 licensing guidance for security & compliance.

Para la mayoría de las organizaciones, el volumen y la complejidad de los datos se incrementa diariamente: correo electrónico, documentos, mensajes instantáneos y mucho más. Administrar o gobernar esta información es importante, ya que necesita:For most organizations, the volume and complexity of their data is increasing daily—email, documents, instant messages, and more. Effectively managing or governing this information is important because you need to:

  • Cumplir de forma proactiva con las normas del sector y las directivas internas que le exigen retener contenido durante un período mínimo de tiempo. Por ejemplo, la ley Sarbanes-Oxley puede exigirle que retenga determinados tipos de contenido durante siete años.Comply proactively with industry regulations and internal policies that require you to retain content for a minimum period of time—for example, the Sarbanes-Oxley Act might require you to retain certain types of content for seven years.

  • Reducir el riesgo en caso de litigio o una infracción de seguridad al eliminar de forma permanente contenido antiguo que ya no es necesario mantener.Reduce your risk in the event of litigation or a security breach by permanently deleting old content that you're no longer required to keep.

  • Ayudar a su organización a compartir los conocimientos de manera eficaz y ser más ágil al asegurarse de que los usuarios trabajan solo con contenido actualizado y relevante para ellos.Help your organization to share knowledge effectively and be more agile by ensuring that your users work only with content that's current and relevant to them.

Las opciones de retención que configure pueden ayudarle a lograr todos estos objetivos.Retention settings that you configure can help you achieve all these goals. Por lo general, administrar el contenido requiere dos acciones:Managing content commonly requires two actions:

  • Conservar contenido para que no pueda eliminarse de forma permanente antes del fin del período de retención.Retaining content so that it can't be permanently deleted before the end of the retention period.

  • Eliminar contenido de forma permanente al final del período de retención.Deleting content permanently at the end of the retention period.

Con estas dos acciones de retención, puede establecer la configuración de retención para los siguientes resultados:With these two retention actions, you can configure retention settings for the following outcomes:

  • Solo conservar: conserve el contenido para siempre o durante un determinado período de tiempo.Retain-only: Retain content forever or for a specified period of time.
  • Solo eliminar: elimine el contenido al cabo de un determinado período de tiempo.Delete-only: Delete content after a specified period of time.
  • Conservar y, después, eliminar el contenido: conserve el contenido durante un determinado período de tiempo y, a continuación, elimínelo.Retain and then delete: Retain content for a specified period of time and then delete it.

Esta configuración de retención funciona con contenido local y le ahorra los costes generales adicionales de crear y configurar almacenamiento añadido cuando necesita conservar contenido por motivos de cumplimiento.These retention settings work with content in place that saves you the additional overheads of creating and configuring additional storage when you need to retain content for compliance reasons. Además, no es necesario implementar procesos personalizados para copiar y sincronizar estos datos.In addition, you don't need to implement customized processes to copy and synchronize this data.

Cómo funciona la configuración de retención con el contenido localHow retention settings work with content in place

Cuando se establece la configuración de retención, el contenido permanece en su ubicación original.When content has retention settings assigned to it, that content remains in its original location. Los usuarios pueden seguir trabajando con sus documentos o buzones como si nada hubiera cambiado.People can continue to work with their documents or mail as if nothing's changed. Sin embargo, si modifican o eliminan contenido que esté incluido en la directiva de retención, se retendrá automáticamente una copia del contenido tal como era cuando se aplicó la configuración de retención.But if they edit or delete content that's included in the retention policy, a copy of the content is automatically retained as it existed when you applied the retention settings.

  • Para sitios de SharePoint y OneDrive: la copia se conserva en la biblioteca de Suspensión para conservación.For SharePoint and OneDrive sites: The copy is retained in the Preservation Hold library.

  • Para buzones de Exchange: la copia se conserva en la carpeta Elementos recuperables.For Exchange mailboxes: The copy is retained in the Recoverable Items folder.

  • Para mensajes de chat y canales de Teams: la copia se conserva en una carpeta oculta llamada SubstrateHolds dentro de la carpeta Elementos recuperables de Exchange.For Teams channel and chat messages: The copy is retained in a hidden folder named SubstrateHolds as a subfolder in the Exchange Recoverable Items folder.

Nota

La biblioteca de Suspensión para conservación consume almacenamiento que no está exento de la cuota de almacenamiento de un sitio.The Preservation Hold library consumes storage that isn't exempt from a site's storage quota. Es posible que tenga que aumentar el almacenamiento al usar la configuración de retención para los grupos de Microsoft 365 y SharePoint.You might need to increase your storage when you use retention settings for SharePoint and Microsoft 365 groups.

Ni estas ubicaciones seguras ni el contenido retenido son visibles para la mayoría de los usuarios.These secure locations and the retained content are not visible to most people. En la mayoría de los casos, ni siquiera es necesario que los usuarios sepan que su contenido está sujeto a la configuración de retención.In most cases, people do not even need to know that their content is subject to retention settings.

Para obtener información más detallada sobre cómo funciona la configuración de retención con distintas cargas de trabajo, consulte los artículos siguientes:For more detailed information about how retention settings work for different workloads, see the following articles:

Directivas de retención y etiquetas de retenciónRetention policies and retention labels

Puede usar tanto las directivas de retención como las etiquetas de retención para asignar la configuración de retención al contenido.You can use both retention policies and retention labels to assign your retention settings to content.

Use una directiva de retención para asignar la misma configuración de retención al contenido en el nivel de sitio o buzón y use una etiqueta de retención para asignar la configuración de retención en el nivel de elemento (carpeta, documento o correo electrónico).Use a retention policy to assign the same retention settings for content at a site or mailbox level, and use a retention label to assign retention settings at an item level (folder, document, email).

Por ejemplo, si es necesario conservar todos los documentos de un sitio de SharePoint durante cinco años, es más eficaz usar una directiva de retención que aplicar la misma etiqueta de retención a todos los documentos del sitio.For example, if all documents in a SharePoint site should be retained for five years, it's more efficient to do this with a retention policy than apply the same retention label to all documents in that site. Sin embargo, si algunos documentos del sitio se deben conservar durante cinco años y otros durante 10 años, no es posible hacerlo con una directiva de retención.However, if some documents in that site should be retained for five years and others retained for ten years, a retention policy wouldn't be able to do this. Cuando tenga que especificar la configuración de retención en el nivel de elemento, use etiquetas de retención.When you need to specify retention settings at the item level, use retention labels.

A diferencia de las directivas de retención, la configuración de retención de las etiquetas de retención se mantiene con el contenido si se copia o se mueve a una ubicación diferente de Microsoft 365.Unlike retention policies, retention settings from retention labels persist with the content if it’s copied or moved to a different Microsoft 365 location. Además, las etiquetas de retención tienen las siguientes funcionalidades que no son compatibles con las directivas de retención:In addition, retention labels have the following capabilities that retention policies don't support:

  • Opciones para iniciar el período de retención desde el momento en que se etiquetó el contenido o en función de un evento, en lugar de la antigüedad del contenido o cuando se modificó por última vez.Options to start the retention period from when the content was labeled or based on an event, in addition to the age of the content or when it was last modified.

  • Uso de clasificadores que se pueden entrenar para identificar el contenido que se va a etiquetar.Use trainable classifiers to identify content to label.

  • Aplicación de una etiqueta predeterminada a los documentos de SharePoint.Apply a default label for SharePoint documents.

  • Soporte de revisión para eliminación  para revisar el contenido antes de que se elimine de forma permanente.Support disposition review to review the content before it's permanently deleted.

  • Marcado del contenido como un registro como parte de la configuración de la etiqueta para disponer siempre de una  prueba de eliminación cuando el contenido se elimine al final de su período de retención.Mark the content as a record as part of the label settings, and always have proof of disposition when content is deleted at the end of its retention period.

Directivas de retenciónRetention policies

Las directivas de retención se pueden aplicar a las siguientes ubicaciones:Retention policies can be applied to the following locations:

  • Correo electrónico de ExchangeExchange email
  • Sitio de SharePointSharePoint site
  • Cuentas de OneDriveOneDrive accounts
  • Grupos de Microsoft 365Microsoft 365 groups
  • Skype EmpresarialSkype for Business
  • Carpetas públicas de ExchangeExchange public folders
  • Mensajes de canal de TeamsTeams channel messages
  • Chats de TeamsTeams chats

Puede aplicar una sola directiva en varias ubicaciones, o bien en determinadas ubicaciones o usuarios.You can very efficiently apply a single policy to multiple locations, or to specific locations or users.

También puede aplicar una directiva a todo el contenido o solo cuando cumpla ciertas condiciones, como contener palabras clave o tipos de información confidencial.You can also apply a policy to all content or to content when it meets specific conditions, such as content that contains keywords or sensitive information types.

Usar el bloqueo de conservación para cumplir los requisitos normativosUse Preservation Lock to comply with regulatory requirements

Algunas organizaciones podrían tener que cumplir con las reglas que definen los organismos reguladores, como la regla 17a-4 de la SEC (Comisión de intercambio y valores), lo que requiere que, después de activar una directiva de retención, esta no se pueda desactivar ni hacer menos restrictiva.Some organizations might need to comply with rules defined by regulatory bodies such as the Securities and Exchange Commission (SEC) Rule 17a-4, which requires that after a retention policy is turned on, it cannot be turned off or made less restrictive.

El bloqueo de conservación garantiza que su organización cumpla con los requisitos normativos, ya que bloquea una directiva de retención de forma que nadie, incluido el administrador, pueda desactivar la directiva, eliminar la directiva o hacer que sea menos restrictiva.Preservation Lock ensures your organization can meet such regulatory requirements because it locks a retention policy so that no one—including the administrator—can turn off the policy, delete the policy, or make it less restrictive.

Cuando una directiva de retención está bloqueada:When a retention policy is locked:

  • Nadie puede apagarloNo one can turn it off
  • Las ubicaciones se pueden agregar pero no quitarLocations can be added but not removed
  • El contenido sujeto a la directiva no se puede modificar ni eliminar durante el período de retención.Content subject to the policy can't be modified or deleted during the retention period
  • Puede ampliar un período de retención, pero no disminuirloYou can extend a retention period but not decrease it

En resumen, una directiva de retención bloqueada se puede incrementar o ampliar, pero no se puede reducir ni desactivar.In summary, a locked retention policy can be increased or extended, but it can't be reduced or turned off.

Importante

Antes de bloquear una directiva de retención, es importante que comprenda el impacto y confirme si es necesario para que la organización cumpla con los requisitos normativos.Before you lock a retention policy, it's critical that you understand the impact and confirm whether it's required for your organization to meet regulatory requirements. Los administradores no podrán deshabilitar ni eliminar una directiva de retención cuando se haya aplicado el bloqueo de conservación.Administrators won't be able to disable or delete a retention policy after the preservation lock is applied.

Usted aplica un Bloqueo de conservación después de crear la directiva de retención usando PowerShell.You apply Preservation Lock after the retention policy is created, by using PowerShell. Las instrucciones se incluyen en Crear y configurar las directivas de retención.Instructions are included in Create and configure retention policies.

Publicar una directiva de retenciónReleasing a retention policy

El uso de la directiva de retención no tiene un bloqueo de conservación, puede desactivar o eliminar una directiva de retención en cualquier momento.Providing your retention policy doesn't have a Preservation Lock, you can turn off or delete a retention policy at any time.

Al hacerlo, el contenido de SharePoint o de OneDrive que se retiene en la biblioteca de conservación de documentos se elimina de forma inmediata y permanente.When you do so, any SharePoint or OneDrive content that's being retained in the Preservation Hold library is not immediately and permanently deleted. A partir de ahora, y para evitar pérdidas accidentales de datos, existe un período de gracia de 30 días durante el cual la expiración del contenido para esa directiva no se produce en la biblioteca de conservación de documentos, de modo que puede restaurar desde allí el contenido si lo ve necesario.Instead, to help prevent inadvertent data loss, there is a 30-day grace period, during which content expiration for that policy does not happen in the Preservation Hold library, so that you can restore any content from there, if needed. Además, no puede eliminar manualmente este contenido durante el período de gracia.Additionally, you can't manually delete this content during the grace period.

Puede activar la directiva de retención durante el período de gracia y no se eliminará ningún contenido para esa directiva.You can turn on the retention policy again during the grace period, and no content will be deleted for that policy.

Este periodo de gracia de 30 días en SharePoint y OneDrive corresponde a la retención de retraso de 30 días de Exchange.This 30-day grace period in SharePoint and OneDrive corresponds to the 30-day delay hold in Exchange. Para obtener más información, consulte Gestionar buzón con una retención de retraso.For more information, see Managing mailboxes on delay hold.

Etiquetas de retenciónRetention labels

Use las etiquetas de retención para diferentes tipos de contenido que requieran una configuración de retención diferente.Use retention labels for different types of content that require different retention settings. Por ejemplo:For example:

  • Formularios fiscales que deben conservarse durante un período mínimo de tiempo.Tax forms that need to be retained for a minimum period of time.

  • Materiales de prensa que deben eliminarse de forma permanente cuando alcanzan una antigüedad específica.Press materials that need to be permanently deleted when they reach a specific age.

  • Información sobre la competencia que sea necesario conservar durante un determinado período de tiempo y, después, eliminar de forma permanente.Competitive research that needs to be retained for a specific period and then permanently deleted.

  • Visados de trabajo que tengan que marcarse como registros para que no se puedan editar ni eliminar.Work visas that must be marked as a record so that they can't be edited or deleted.

En todos estos casos, las etiquetas de retención le permiten aplicar la configuración de retención para el control de gobernanza en el nivel de elemento (documento o correo electrónico).In all these cases, retention labels let you apply retention settings for governance control at the item level (document or email).

Con las etiquetas de retención, puede:With retention labels, you can:

  • Permitir que personas de la organización apliquen una etiqueta de retención manualmente a contenido en Outlook y Outlook en la Web, OneDrive, SharePoint y grupos de Microsoft 365.Enable people in your organization to apply a retention label manually to content in Outlook and Outlook on the web, OneDrive, SharePoint, and Microsoft 365 groups. Los usuarios a menudo conocen mejor el tipo de contenido con el que están trabajando, por lo que pueden clasificarlo y aplicar la configuración de retención correspondiente.Users often know best what type of content they're working with, so they can classify it and have the appropriate retention settings applied.

  • Aplicar etiquetas de retención a contenido automáticamente si coincide con condiciones específicas, como:Apply retention labels to content automatically if it matches specific conditions, such as when the content contains:

    • Tipos específicos de información confidencial.Specific types of sensitive information.
    • Palabras clave específicas que coinciden con una consulta que haya creado.Specific keywords that match a query you create.
    • Coincidencias de patrón para un clasificador que se puede entrenar.Pattern matches for a trainable classifier.
  • Iniciar el período de retención desde el momento en que se etiquetó el contenido para los documentos de los sitios de SharePoint y las cuentas de OneDrive, así como para elementos de correo electrónico salvo los elementos de calendario.Start the retention period from when the content was labeled for documents in SharePoint sites and OneDrive accounts, and to email items with the exception of calendar items. Si aplica una etiqueta de retención con esta configuración a un elemento del calendario, el período de retención comienza desde el momento en que se envía.If you apply a retention label with this configuration to a calendar item, the retention period starts from when it is sent.

  • Iniciar el período de retención cuando se produzca un evento, por ejemplo, cuando los empleados abandonan la organización o cuando vencen los contratos.Start the retention period when an event occurs, such as employees leave the organization, or contracts expire.

  • ** Aplicar una etiqueta de retención predeterminada a una biblioteca, carpeta o conjunto de documentos** en SharePoint, de modo que todos los documentos almacenados en esa ubicación hereden la etiqueta de retención predeterminada.Apply a default retention label to a document library, folder, or document set in SharePoint, so that all documents that are stored in that location inherit the default retention label.

Además, las etiquetas de retención admiten la administración de registros de correo electrónico y documentos en todas las aplicaciones y servicios de Microsoft 365.Additionally, retention labels support records management for email and documents across Microsoft 365 apps and services. Puede usar las etiquetas de retención para clasificar el contenido como un registro.You can use a retention label to classify content as a record. Cuando ocurre esto y el contenido permanece en Microsoft 365, la etiqueta coloca otras restricciones en el contenido que podrían ser necesarias por razones reglamentarias.When this happens and the content remains in Microsoft 365, the label places further restrictions on the content that might be needed for regulatory reasons. Para más información, vea Comparar restricciones de acciones permitidas o bloqueadas.For more information, see Compare restrictions for what actions are allowed or blocked.

Las etiquetas de retención, al igual que las etiquetas de confidencialidad de , no se conservan si el contenido se mueve fuera de Microsoft 365.Retention labels, unlike sensitivity labels, do not persist if the content is moved outside Microsoft 365.

No hay límite en el número de etiquetas de retención que se apoyan para un inquilino.There is no limit to the number of retention labels that are supported for a tenant. Sin embargo, 10 000 es el número máximo de directivas que se admiten para un inquilino y éstas incluyen las directivas que aplican las etiquetas (directivas de etiquetas de retención y directivas de retención de aplicación automática), así como las directivas de retención.However, 10,000 is the maximum number of policies that are supported for a tenant and these include the policies that apply the labels (retention label policies and auto-apply retention policies), as well as retention policies.

Clasificar contenido sin aplicar accionesClassifying content without applying any actions

Aunque el propósito principal de las etiquetas de retención es conservar o eliminar contenido, también puede usar las etiquetas de retención sin activar la retención u otras acciones.Although the main purpose of retention labels is to retain or delete content, you can also use retention labels without turning on any retention or other actions. En este caso, se puede utilizar una etiqueta de retención simplemente como una etiqueta de texto, sin imponer ninguna acción.In this case, you can use a retention label simply as a text label, without enforcing any actions.

Por ejemplo, puede crear y aplicar una etiqueta de retención denominada "revisar más adelante" sin acciones y, a continuación, usar esa etiqueta para buscar el contenido posteriormente.For example, you can create and apply a retention label named "Review later" with no actions, and then use that label to find that content later.

Página “Configuración de etiquetas” con la retención desactivada

Usar una etiqueta de retención como condición en una directiva DLPUsing a retention label as a condition in a DLP policy

Puede especificar una etiqueta de retención como condición en una directiva de prevención de pérdida de datos (DLP) para los documentos de SharePoint.You can specify a retention label as a condition in a data loss prevention (DLP) policy for documents in SharePoint. Por ejemplo, configure una directiva DLP para evitar que los documentos se compartan fuera de la organización si se les aplicó una etiqueta de retención específica.For example, configure a DLP policy to prevent documents from being shared outside the organization if they have a specified retention label applied to it.

Para obtener más información, vea Usar una etiqueta de retención como condición en una directiva DLP.For more information, see Using a retention label as a condition in a DLP policy.

Etiquetas de retención y directivas que se aplican a ellasRetention labels and policies that apply them

Las etiquetas de retención son bloques de creación independientes y reutilizables.Retention labels are independent, reusable building blocks. La finalidad principal de una directiva de etiqueta es agrupar un conjunto de etiquetas de retención y especificar las ubicaciones donde quiere que aparezcan.The primary purpose of a retention label policy is to group a set of retention labels and specify the locations where you want those labels to appear. Luego, los administradores y usuarios pueden aplicar esas etiquetas al contenido de estas ubicaciones.Then, admins and users can apply those labels to content in those locations.

Diagrama de etiquetas, directivas de etiquetas y ubicaciones

Cuando se publican las etiquetas de retención, se incluyen en una directiva de etiqueta de retención que permite a los administradores y usuarios realizar ciertas selecciones:When you publish retention labels, they're included in a retention label policy that make them available for admins and users to select:

  • Se puede incluir una única etiqueta de retención en varias directivas de etiquetas de retención.A single retention label can be included in many retention label policies.

  • Las directivas de etiquetas de retención especifican las ubicaciones donde se publicarán las etiquetas de retención.Retention label policies specify the locations to publish the retention labels.

  • También puede incluirse una sola ubicación en numerosas directivas de etiquetas de retención.A single location can also be included in many retention label policies.

Además de las directivas de etiquetas de retención, también puede crear una o varias directivas de aplicación automática, cada una con una sola etiqueta de retención.In addition to retention label policies, you can also create one or more auto-apply policies, each with a single retention label. Con esta directiva, se aplica una etiqueta de retención automáticamente cuando se cumplan las condiciones especificadas en la directiva.With this policy, a retention label is automatically applied when conditions that you specify in the policy are met.

Ubicaciones y directivas de etiquetas de retenciónRetention label policies and locations

En función de la finalidad de las etiquetas de retención, pueden publicarse en distintas ubicaciones.Different types of retention labels can be published to different locations, depending on what the retention label does.

Si la etiqueta de retención...If the retention label is… Entonces, se puede aplicar la directiva de etiqueta a...Then the label policy can be applied to…
Se publica para administradores y usuarios finalesPublished to admins and end users
Exchange, SharePoint, OneDrive, Grupos de Microsoft 365Exchange, SharePoint, OneDrive, Microsoft 365 Groups
Se aplica automáticamente en función de los tipos de información confidencial o clasificadores que se pueden entrenarAuto-applied based on sensitive information types or trainable classifiers
Exchange (solo todos los buzones), SharePoint, OneDriveExchange (all mailboxes only), SharePoint, OneDrive
Se aplica automáticamente basándose en una consultaAuto-applied based on a query
Exchange, SharePoint, OneDrive, Grupos de Microsoft 365Exchange, SharePoint, OneDrive, Microsoft 365 Groups

En Exchange, las etiquetas de aplicación automática solo se aplican a mensajes nuevos enviados (datos en tránsito), no a todos los elementos que estén actualmente en el buzón (datos en reposo).In Exchange, auto-apply retention labels are applied only to messages newly sent (data in transit), not to all items currently in the mailbox (data at rest). Además, las etiquetas de aplicación automática para tipos de información confidencial y clasificadores que se pueden entrenar solo se pueden aplicar a todos los buzones; es decir, no puede seleccionar buzones concretos.Also, auto-apply retention labels for sensitive information types and trainable classifiers apply to all mailboxes; you can't select specific mailboxes.

Las carpetas públicas de Exchange, Skype y los chats y mensajes de canal de Teams no admiten etiquetas de retención.Exchange public folders, Skype, and Teams channel messages and chats do not support retention labels. Para conservar y eliminar contenido de estas ubicaciones, use en cambio directivas de retención.To retain and delete contain from these locations, use retention policies instead.

Solo una etiqueta de retención a la vezOnly one retention label at a time

Solo se puede asignar una etiqueta de retención al contenido (como un correo electrónico o un documento) a la vez:An email or document can have only a single retention label assigned to it at a time:

  • En el caso de las etiquetas de retención asignadas manualmente por los administradores o usuarios finales, estos pueden quitar o cambiar la etiqueta de retención asignada.For retention labels assigned manually by admins or end users, people can remove or change the retention label that's assigned.

  • Si el contenido tiene asignado una etiqueta de aplicación automática, esta etiqueta puede reemplazarse por una etiqueta de retención publicada.If content has an auto-apply label assigned, this label can be replaced by a published retention label.

  • Si el contenido tiene asignado una etiqueta de retención publicada, no puede reemplazarse con una etiqueta de aplicación automática.If content has a published retention label assigned, an auto-apply label cannot replace it.

  • Si hay varias reglas que asignan una etiqueta de aplicación automática y el contenido cumple las condiciones de varias reglas, se asignará la etiqueta de retención de la regla más antigua.If there are multiple rules that assign an auto-apply label and content meets the conditions of multiple rules, the retention label for the oldest rule is assigned.

Para comprender cómo y por qué se aplica una etiqueta de retención en lugar de otra, es útil comprender la diferencia entre asignar explícitamente una etiqueta y asignar implícitamente una etiqueta:To understand how and why one retention label is applied rather than another, it's helpful to understand the difference between explicitly assign a label, and implicitly assigned a label:

  • Las etiquetas de retención aplicadas desde una directiva de etiqueta se asignan explícitamenteRetention labels applied from a label policy are explicitly assigned
  • Las etiquetas de retención que se aplican automáticamente desde una directiva de aplicación automática se asignan implícitamenteRetention labels applied automatically from an auto-apply policy are implicitly assigned

Una etiqueta de retención asignada explícitamente tiene prioridad sobre una etiqueta de retención asignada implícitamente.An explicitly assigned retention label takes precedence over an implicitly assigned retention label. Para más información, consulte la sección Los principios de la retención, ¿o qué tiene prioridad?en esta página.For more information, see the The principles of retention, or what takes precedence? section on this page.

Supervisar las etiquetas de retenciónMonitoring retention labels

Desde el Centro de cumplimiento de Microsoft 365, utilice la Información general > sobre la clasificación de datos para supervisar la forma en que se usan las etiquetas de retención en su inquilino e identificar el lugar en el que se ubican los elementos etiquetados.From the Microsoft 365 compliance center, use Data classification > Overview to monitor how your retention labels are being used in your tenant, and identify where your labeled items are located. Para obtener más información, incluyendo requisitos previos importantes, consulte Conozca sus datos: información general sobre la clasificación de datos.For more information, including important prerequisites, see Know your data - data classification overview.

Posteriormente, podrá profundizar en los detalles mediante el explorador de contenido y el explorador de actividades.You can then drill down into details by using content explorer and activity explorer.

Sugerencia

Considere la posibilidad de usar cierta información sobre la clasificación de datos, como los clasificadores capacitados y los tipos de información confidencial, para ayudarle a identificar el contenido que podría necesitar retener, eliminar o administrar como registro.Consider using some of the other data classification insights, such as trainable classifiers and sensitive info types, to help you identify content that you might need to retain or delete, or manage as records.

El Centro de seguridad y cumplimiento de Office 365 tiene la información general equivalente para las etiquetas de retención de Gobierno de información > Panel, así como información más detallada sobre el Gobierno de información > Explorador de actividad de etiquetas.The Office 365 Security & Compliance Center has the equivalent overview information for retention labels from Information governance > Dashboard, and more detailed information from Information governance > Label activity explorer. Para obtener más información acerca de cómo supervisar las etiquetas de retención de este antiguo centro de administración, consulte la siguiente documentación:For more information about monitoring retention labels from this older admin center, see the following documentation:

Usar la Búsqueda de contenido para encontrar todo el contenido relacionado con una etiqueta de retención específicaUsing Content Search to find all content with a specific retention label

Después de asignar las etiquetas de retención al contenido (ya sea a través de los usuarios o aplicadas automáticamente), puede usar la Búsqueda de contenido para encontrar todo los elementos clasificados bajo una etiqueta de retención específica.After retention labels are applied to content, either by users or auto-applied, you can use content search to find all items that have a specific retention label applied.

Cuando cree una búsqueda de contenido, elija la condición de Etiqueta de retención, y luego introduzca el nombre completo de la etiqueta de retención o parte del nombre de la etiqueta y utilice un comodín.When you create a content search, choose the Retention label condition, and then enter the complete retention label name or part of the label name and use a wildcard. Para obtener más información, consulte Consultas de palabras clave y condiciones de búsqueda para la Búsqueda de Contenido.For more information, see Keyword queries and search conditions for Content Search.

Condición de la etiqueta de retención

Comparar las funcionalidades de las directivas de retención y las etiquetas de retenciónCompare capabilities for retention policies and retention labels

La siguiente tabla le ayudará a identificar si debe usar una directiva de retención o una etiqueta de retención, según sus funcionalidades.Use the following table to help you identify whether to use a retention policy or retention label, based on capabilities.

FuncionalidadCapability Directiva de retenciónRetention policy Etiqueta de retenciónRetention label
Configuración de retención que puede conservar y, después, eliminar, solo conservar o solo eliminar.Retention settings that can retain and then delete, retain-only, or delete-only Yes Yes
Cargas de trabajo compatibles:Workloads supported:
- Exchange- Exchange
- SharePoint- SharePoint
- OneDrive- OneDrive
- Grupos de Microsoft 365- Microsoft 365 groups
- Skype Empresarial- Skype for Business
- Teams- Teams

Yes
Yes
Yes
Yes
Yes
Yes

Sí, excepto carpetas públicasYes, except public folders
Yes
Yes
Yes
NoNo
NoNo
Retención aplicada automáticamenteRetention applied automatically Yes Yes
Retención aplicada manualmenteRetention applied manually NoNo Yes
Presencia de interfaz de usuario para usuarios finalesUI presence for end users NoNo Yes
Se mantiene si el contenido se muevePersists if the content is moved NoNo Sí, con Microsoft 365Yes, within Microsoft 365
Declara el elemento como un registroDeclare item as a record NoNo Yes
Inicio del período de retención cuando se etiqueta o basado en un eventoStart the retention period when labeled or based on an event NoNo Yes
Revisión para eliminaciónDisposition review NoNo Yes
Prueba de eliminación durante un máximo de 7 añosProof of disposition for up to 7 years NoNo Sí, cuando el elemento se declara como registroYes, when item is declared a record
Auditoría de las actividades administrativasAudit admin activities Yes Yes
Identificación de elementos sujetos a la retención:Identify items subject to retention:
- Búsqueda de contenido- Content Search
- Página clasificación de datos, explorador de contenido, explorador de actividad- Data classification page, content explorer, activity explorer

NoNo
NoNo

Yes
Yes

Tenga en cuenta que puede usar tanto directivas de retención como etiquetas de retención como métodos de retención complementarios.Note that you can use both retention policies and retention labels as complementary retention methods. Por ejemplo:For example:

  1. Puede crear y configurar una directiva de retención que elimine el contenido automáticamente al cabo de cinco años de la última modificación y aplicar la directiva a todas las cuentas de OneDrive.You create and configure a retention policy that automatically deletes content five years after it's last modified, and apply the policy to all OneDrive accounts.

  2. Puede crear y configurar una etiqueta de retención que mantenga el contenido para siempre y agregarla a una directiva de etiquetas que publique en todas las cuentas de OneDrive.You create and configure a retention label that keeps content forever and add this to a label policy that you publish to all OneDrive accounts. Debe explicar a los usuarios cómo aplicar manualmente esta etiqueta a documentos específicos que se deban excluir de la eliminación automática si no se modifican después de cinco años.You explain to users how to manually apply this label to specific documents that should be excluded from automatic deletion if not modified after five years.

Para obtener más información acerca de cómo funcionan las directivas de retención y las etiquetas de retención conjuntamente y cómo determinar el resultado combinado, vea la siguiente sección en la que se explican los principios de la retención y las prioridades.For more information about how retention policies and retention labels work together and how to determine their combined outcome, see the next section that explains the principles of retention and what takes precedence.

Los principios de retención o qué tiene precedenciaThe principles of retention, or what takes precedence?

Es posible o incluso probable que el contenido tenga varias etiquetas y directivas de retención aplicadas, cada una con una acción (conservar, eliminar o conservar y, después, eliminar) y un período de retención diferentes.It's possible or even likely that content might have several retention policies and retention labels applied to it, each with a different action (retain, delete, or retain and then delete) and retention period. ¿Qué tiene prioridad?What takes precedence?

A grandes rasgos, la retención siempre tiene prioridad sobre la eliminación y después tiene prioridad el período de retención más largo.At a high level, you can be assured that retention always takes precedence over deletion, and then the longest retention period wins.

Sin embargo, hay algunos factores más a tener en cuenta. El siguiente flujo le ayudará a entender el resultado; cada nivel actúa como un separador de nivel superior a inferior: si el resultado está determinado por el primer nivel, no es necesario pasar al nivel siguiente y así sucesivamente.However, there are a few more factors to throw into the mix, so use the following flow to understand the outcome where each level acts as a tie-breaker from top to bottom: If the outcome is determined by the first level, there's no need to progress to the next level, and so on. El flujo se desplaza al siguiente nivel para determinar el resultado para el que la configuración de retención tiene prioridad solo si las reglas del nivel anterior no pueden determinar el resultado.Only if the outcome can't be determined by the rules for the level does the flow move down to the next level to determine the outcome for which retention settings take precedence.

Diagrama de los principios de retención

Explicación de los cuatro niveles diferentes:Explanation for the four different levels:

  1. La retención gana a la eliminación.Retention wins over deletion. Suponga que una directiva de retención está configurada para eliminar el correo electrónico de Exchange después de tres años, pero otra directiva de retención está configurada para que se conserve el correo electrónico de Exchange durante cinco años y después se elimine.Suppose that one retention policy is configured to delete Exchange email after three years, but another retention policy is configured to retain Exchange email for five years and then delete it. Todo el contenido que llegue a tres años de antigüedad se eliminará y quedará oculto de la vista de los usuarios, pero se mantendrá en la carpeta elementos recuperables hasta que llegue a la antigüedad de cinco años, cuando se elimine de forma permanente.Any content that reaches three years old will be deleted and hidden from the users' view, but still retained in the Recoverable Items folder until the content reaches five years old, when it is permanently deleted.

  2. El período de retención más largo gana.The longest retention period wins. Si el contenido está sujeto a varias configuraciones de retención que conservan contenido durante distintos períodos de tiempo, el contenido se conservará hasta el final del período de retención más largo.If content is subject to multiple retention settings that retain content for different periods of time, the content will be retained until the end of the longest retention period.

  3. La inclusión explícita gana a la inclusión implícita.Explicit inclusion wins over implicit inclusion. Esto significa que:This means:

    1. Si un usuario asigna manualmente una etiqueta de retención con configuración de retención a un elemento, como un correo electrónico de Exchange o un documento de OneDrive, esa etiqueta de retención tiene prioridad sobre una directiva de retención asignada en el nivel de sitio o buzón y una etiqueta de retención predeterminada asignada por la biblioteca de documentos.If a retention label with retention settings is manually assigned by a user to an item, such as an Exchange email or OneDrive document, that retention label takes precedence over both a retention policy assigned at the site or mailbox level and a default retention label assigned to the document library. Por ejemplo, si la etiqueta de retención explícita está configurada para conservar el contenido durante diez años, pero una directiva de retención asignada al sitio está configurada para que la conservación sea de solo cinco años, la etiqueta de retención tendrá prioridad.For example, if the explicit retention label is configured to retain content for ten years, but a retention policy assigned to the site is configured to retain content for only five years, the retention label takes precedence. Las etiquetas de retención de aplicación automática se consideran implícitas en lugar de explícitas, porque Microsoft 365 las aplica automáticamente.Auto-applied retention labels are considered implicit rather than explicit, because they're applied automatically by Microsoft 365.

    2. Si una directiva de retención incluye una ubicación específica, como el buzón de un usuario específico o una cuenta de OneDrive, esa directiva de retención tiene prioridad sobre otra directiva de retención que se aplica a los buzones de todos los usuarios o a las cuentas de OneDrive pero que no incluye específicamente el buzón de ese usuario.If a retention policy includes a specific location, such as a specific user's mailbox or OneDrive account, that retention policy takes precedence over another retention policy that applies to all users' mailboxes or OneDrive accounts but doesn't specifically include that user's mailbox.

  4. El período de eliminación más corto gana.The shortest deletion period wins. De forma similar, si el contenido está sujeto a varias configuraciones de retención que eliminan contenido sin un período de retención, se eliminará el contenido al final del período de retención más corto.Similarly, if content is subject to multiple retention settings that delete content without a retention period, that content will be deleted at the end of the shortest retention period.

Por último, una directiva o etiqueta de retención no puede eliminar permanentemente ningún contenido que esté en espera para eDiscovery.Finally, a retention policy or retention label cannot permanently delete any content that's on hold for eDiscovery. Cuando se libera la retención, el contenido vuelve a ser apto para el proceso de limpieza descrito anteriormente.When that hold is released, the content again becomes eligible for the cleanup process in the secured locations for the workload.

Auditar la configuración de retenciónAuditing retention configuration

Las acciones del administrador en cuanto a las directivas y a las etiquetas de retención se guardan en el registro de auditoría cuando la auditoría está habilitada.Administrator actions for retention policies and retention labels are saved to the audit log when auditing is enabled. Por ejemplo, se genera un evento de auditoría cuando se crea, se configura o se elimina alguna directiva o etiqueta de retención.For example, an audit event is created when a retention policy or label is created, configured, or deleted. Para obtener la lista completa, consulte las Actividades de las directivas y etiquetas de retención.For the full list, see Retention policy and retention label activities.

Cmdlets de PowerShell para directivas de retención y etiquetas de retenciónPowerShell cmdlets for retention policies and retention labels

Para usar los cmdlets de retención, primero debe conectarse a PowerShell del Centro de seguridad y cumplimiento de Office 365.To use the retention cmdlets, you must first connect to the Office 365 Security & Compliance Center PowerShell. A continuación, use cualquiera de los siguientes cmdlets:Then, use any of the following cmdlets:

Usar directivas de retención y etiquetas de retención en lugar de características más antiguasUse retention policies and retention labels instead of older features

Si tiene que conservar o eliminar contenido en 365 Microsoft de manera proactiva para la gobernanza de la información, le recomendamos que use las directivas de retención y las etiquetas de retención en lugar de las siguientes características antiguas.If you need to proactively retain or delete content in Microsoft 365 for information governance, we recommend that you use retention policies and retention labels instead of the following older features.

Si actualmente usa esas características más antiguas, estas seguirán funcionando en paralelo con las directivas de retención y las etiquetas de retención.If you currently use these older features, they will continue to work side-by-side with retention policies and retention labels. Sin embargo, le recomendamos que, en adelante, utilice directivas de retención y etiquetas de retención.However, we recommend that going forward, you use retention policies and retention labels instead. Proporcionan un mecanismo único para administrar centralmente tanto la retención como la eliminación de contenido en Microsoft 365.They provide you with a single mechanism to centrally manage both retention and deletion of content across Microsoft 365.

Características anteriores de Exchange Online:Older features from Exchange Online:

Vea también Retirada de herramientas heredadas de eDiscoverySee also Retirement of legacy eDiscovery tools.

Características anteriores de SharePoint y OneDrive:Older features from SharePoint and OneDrive:

Si ha usado previamente cualquiera de las retenciones de eDiscovery con el propósito del gobierno de información, debe usar en su lugar una directiva de retención para el cumplimiento proactivo.If you've previously used any of the eDiscovery holds for the purpose of information governance, for proactive compliance, use a retention policy instead. Use eDiscovery solo para retenciones.Use eDiscovery for holds only.

Directivas de retención y directivas de tipo de contenido de SharePoint o directivas de administración de informaciónRetention policies and SharePoint content type policies or information management policies

Si ha configurado los sitios de SharePoint para directivas de tipo de contenido o directivas de administración de información para conservar el contenido de una lista o biblioteca, estas directivas se omiten cuando se aplica una directiva de retención.If you have configured SharePoint sites for content type policies or information management policies to retain content for a list or library, those policies are ignored while a retention policy is in effect.

Pasos siguientesNext steps

Si está listo para crear directivas de retención, vea Crear y configurar directivas de retención.If you are ready to create retention policies, see Create and configure retention policies.

Para crear y aplicar etiquetas de retención:To create and apply retention labels: