Personalizar una directiva de archivo y eliminación para buzones de su organización

Microsoft 365 administradores de cumplimiento normativo pueden crear una directiva de archivado y eliminación que mueva automáticamente los elementos al buzón de archivo de un usuario y elimine automáticamente los elementos del buzón.

Para ello, cree una directiva de retención de administración de registros de mensajería (MRM) que se asigne a los buzones de correo y mueva los elementos al buzón de archivo de un usuario después de un período de tiempo determinado y que también elimine los elementos del buzón después de que alcancen un determinado límite de antigüedad.

Las reglas reales que determinan qué elementos se mueven o eliminan y cuándo se produce se denominan etiquetas de retención. Las etiquetas de retención están vinculadas a una directiva de retención de MRM, que a su vez se asigna al buzón de un usuario. Una etiqueta de retención aplica la configuración de retención a los mensajes y carpetas individuales del buzón de un usuario. Define cuánto tiempo permanece un mensaje en el buzón y qué acción se toma cuando el mensaje alcanza la antigüedad de retención especificada. Cuando un mensaje alcanza su antigüedad de retención, se mueve al buzón de archivo del usuario o se elimina.

Los pasos de este artículo establecen una directiva de archivado y retención para una organización ficticia denominada Alpine House. La configuración de esta directiva incluye las siguientes tareas:

  • Habilitar un buzón de archivo para todos los usuarios de la organización. Esto proporciona a los usuarios almacenamiento de buzones de correo adicional y es necesario para que una directiva de retención pueda mover elementos al buzón de archivo. También permite que un usuario almacene información de archivo moviendo elementos a su buzón de archivo.

  • Crear tres etiquetas de retención personalizadas que realicen lo siguiente:

    • Mueve automáticamente los elementos que tienen 3 años de antigüedad al buzón de archivo del usuario. Mover elementos al buzón de archivo libera espacio en el buzón principal de un usuario.

    • Elimina automáticamente los elementos que tienen 5 años de antigüedad de la carpeta Elementos eliminados. Esto también libera espacio en el buzón principal del usuario. Los usuarios tendrán la oportunidad de recuperar estos elementos si es necesario. Vea la nota al pie en la sección Más información para obtener más información.

    • Elimina automáticamente (y de forma permanente) elementos con 7 años de antigüedad tanto del buzón principal como del buzón de archivo. Debido a las normativas de cumplimiento, algunas organizaciones deben conservar el correo electrónico durante un período de tiempo determinado. Una vez expirado este período de tiempo, es posible que una organización desee quitar permanentemente estos buzones de usuario de elementos.

  • Crear una nueva directiva de retención y agregarle las nuevas etiquetas de retención personalizadas. Además, también agregará etiquetas de retención integradas a la nueva directiva de retención. Esto incluye etiquetas personales que los usuarios pueden asignar a los elementos de su buzón. También agregará una etiqueta de retención que mueva elementos de la carpeta Elementos recuperables del buzón principal del usuario a la carpeta Elementos recuperables del buzón de archivo. Esto ayuda a liberar espacio en la carpeta Elementos recuperables de un usuario cuando su buzón está en espera.

Puede seguir algunos o todos los pasos de este artículo para configurar una directiva de archivo y eliminación para buzones de correo en su propia organización. Se recomienda probar este proceso en algunos buzones antes de implementarlo en todos los buzones de la organización.

Antes de configurar una directiva de archivo y eliminación

  • Debe ser un administrador global de la organización para realizar los pasos descritos en este tema.

  • Al crear una nueva cuenta de usuario y asignar al usuario una Exchange Online, se crea automáticamente un buzón para el usuario. Cuando se crea el buzón, se asigna automáticamente una directiva de retención predeterminada, denominada Directiva de MRM predeterminada. En este artículo, creará una nueva directiva de retención y, a continuación, la asignará a los buzones de usuario, reemplazando la directiva de MRM predeterminada. Un buzón solo puede tener asignada una directiva de retención a la vez.

  • Para obtener más información sobre las etiquetas de retención y las directivas de retención Exchange Online, vea Retention tags and retention policies.

Paso 1: Habilitar buzones de archivo para usuarios

El primer paso es habilitar el buzón de archivo para cada usuario de la organización. El buzón de archivo de un usuario debe estar habilitado para que una etiqueta de retención con una acción de retención "Mover al archivo" pueda mover el elemento después de que expire la antigüedad de retención.

Nota

Puede habilitar buzones de archivo en cualquier momento durante este proceso, siempre y cuando se habiliten en algún momento antes de completar el proceso. Si un buzón de archivo no está habilitado, no se hace ninguna acción en los elementos que tienen asignada una directiva de archivo o eliminación.

  1. Ve a https://compliance.microsoft.com.

  2. Inicie sesión con su cuenta de administrador global.

  3. En el Centro de cumplimiento de Microsoft 365, haga clic en Gobierno de información y, a continuación, haga clic en la pestaña Archivo.

    Se muestra una lista de los buzones de la organización y si el buzón de archivo correspondiente está habilitado o deshabilitado.

  4. Seleccione todos los buzones haciendo clic en el primero de la lista, manteniendo presionada la tecla Mayús y, a continuación, haciendo clic en el último de la lista.

    Sugerencia

    En este paso se supone que no hay buzones de archivo habilitados. Si tiene algún buzón con el archivo habilitado, mantenga presionada la tecla Ctrl y haga clic en cada buzón que tenga un buzón de archivo deshabilitado. También puede hacer clic en el encabezado de columna Buzón de archivo para ordenar las filas en función de si el buzón de archivo está habilitado o deshabilitado para facilitar la selección de buzones.

  5. En el panel de detalles, en Edición masiva, haga clic en Habilitar.

    Se muestra una advertencia que dice que los elementos que tienen más de dos años se mueven al nuevo buzón de archivo. Esto se debe a que la directiva de retención predeterminada que se asigna a un nuevo buzón de usuario cuando se crea tiene una etiqueta de directiva predeterminada de archivo que tiene una antigüedad de retención de 2 años. La etiqueta de directiva predeterminada de archivo personalizado que creará en el paso 2 tiene una antigüedad de retención de 3 años. Esto significa que los elementos que tienen 3 años o más se mueven al buzón de archivo.

  6. Haga clic en Sí para cerrar el mensaje de advertencia e iniciar el proceso para habilitar el buzón de archivo para cada buzón seleccionado.

  7. Cuando se complete el proceso, haga clic en Actualizar  actualización. para actualizar la lista en la página Archivo.

    El buzón de archivo está habilitado para todos los usuarios de la organización.

    Lista de buzones con el buzón de archivo habilitado.

Paso 2: Crear nuevas etiquetas de retención para las directivas de archivo y eliminación

En este paso, creará las tres etiquetas de retención personalizadas descritas anteriormente.

  • Alpine House 3 años Move to Archive (directiva de archivo personalizado)

  • Alpine House 7 años Eliminación permanente (directiva de eliminación personalizada)

  • Elementos eliminados de Alpine House 5 años Eliminar y permitir la recuperación (etiqueta personalizada para la carpeta Elementos eliminados)

Para crear nuevas etiquetas de retención, usará el Centro Exchange administración (EAC) de su Exchange Online organización. Asegúrese de usar la versión clásica del EAC.

  1. Vaya a https://admin.protection.outlook.com/ecp/ e inicie sesión con sus credenciales.

  2. En el EAC, vaya a Administración de cumplimiento Etiquetas de > retención

    Se muestra una lista de las etiquetas de retención de la organización.

Crear una etiqueta de directiva predeterminada de archivo personalizado

En primer lugar, creará una etiqueta de directiva predeterminada de archivo personalizado (DPT) que moverá los elementos al buzón de archivo después de 3 años.

  1. En la página Etiquetas de retención, haga clic en Nueva etiqueta Nuevo icono. Y, a continuación, seleccione aplicado automáticamente a todo el buzón  (predeterminado).

  2. En la página Nueva etiqueta aplicada automáticamente a todo el buzón (predeterminado), complete los siguientes campos:

    Configuración crear una nueva etiqueta de directiva predeterminada de archivo.

    1. Nombre Escriba un nombre para la nueva etiqueta de retención.

    2. Acción de retención Seleccione Mover a archivo para mover elementos al buzón de archivo cuando expire el período de retención.

    3. Período de retención Seleccione Cuando el elemento alcanza la siguiente antigüedad (en días) y, a continuación, escriba la duración del período de retención. Para este escenario, los elementos se mueven al buzón de archivo después de 1095 días (3 años).

    4. Comentario (opcional) Escriba un comentario que explique el propósito de la etiqueta de retención personalizada.

  3. Haga clic en Guardar para crear el archivo personalizado DPT.

    El nuevo archivo DPT se muestra en la lista de etiquetas de retención.

Crear una etiqueta de directiva predeterminada de eliminación personalizada

A continuación, creará otro DPT personalizado, pero éste será una directiva de eliminación que elimina permanentemente los elementos después de 7 años.

  1. En la página Etiquetas de retención, haga clic en Nueva etiqueta Nuevo icono. Y, a continuación, seleccione aplicado automáticamente a todo el buzón  (predeterminado).

  2. En la página Nueva etiqueta aplicada automáticamente a todo el buzón (predeterminado), complete los siguientes campos:

    Configuración crear una nueva etiqueta de directiva predeterminada de eliminación.

    1. Nombre Escriba un nombre para la nueva etiqueta de retención.

    2. Acción de retención Seleccione Eliminar permanentemente para purgar elementos del buzón cuando expire el período de retención.

    3. Período de retención Seleccione Cuando el elemento alcanza la siguiente antigüedad (en días) y, a continuación, escriba la duración del período de retención. Para este escenario, los elementos se purgarán después de 2555 días (7 años).

    4. Comentario (opcional) Escriba un comentario que explique el propósito de la etiqueta de retención personalizada.

  3. Haga clic en Guardar para crear el DPT de eliminación personalizado.

    El nuevo DPT de eliminación se muestra en la lista de etiquetas de retención.

Crear una etiqueta de directiva de retención personalizada para la carpeta Elementos eliminados

La última etiqueta de retención que creará es una etiqueta de directiva de retención personalizada (RPT) para la carpeta Elementos eliminados. Esta etiqueta eliminará los elementos de la carpeta Elementos eliminados después de 5 años y proporciona un período de recuperación en el que los usuarios pueden usar la herramienta Recuperar elementos eliminados para recuperar un elemento.

  1. En la página Etiquetas de retención, haga clic en Nueva etiqueta Nuevo icono. Y, a continuación, seleccione  aplicado automáticamente a una carpeta predeterminada.

  2. En la etiqueta Nueva aplicada automáticamente a una página de carpeta predeterminada, complete los siguientes campos:

    Configuración crear una nueva etiqueta de directiva de retención para la carpeta Elementos eliminados.

    1. Nombre Escriba un nombre para la nueva etiqueta de retención.

    2. Aplicar esta etiqueta a la siguiente carpeta predeterminada En la lista desplegable, seleccione Elementos eliminados.

    3. Acción de retención Seleccione Eliminar y Permitir recuperación para eliminar elementos cuando expire el período de retención, pero permita a los usuarios recuperar un elemento eliminado dentro del período de retención de elementos eliminados (que de forma predeterminada es de 14 días).

    4. Período de retención Seleccione Cuando el elemento alcanza la siguiente antigüedad (en días) y, a continuación, escriba la duración del período de retención. Para este escenario, los elementos se eliminarán después de 1825 días (5 años).

    5. Comentario (opcional) Escriba un comentario que explique el propósito de la etiqueta de retención personalizada.

  3. Haga clic en Guardar para crear la RPT personalizada para la carpeta Elementos eliminados.

    El nuevo RPT se muestra en la lista de etiquetas de retención.

Paso 3: Crear una nueva directiva de retención

Después de crear las etiquetas de retención personalizadas, el siguiente paso es crear una nueva directiva de retención y agregar las etiquetas de retención. Agregará las tres etiquetas de retención personalizadas que creó en el paso 2 y las etiquetas integradas que se mencionaron en la primera sección. En el paso 4, asignará esta nueva directiva de retención a los buzones de usuario.

  1. En el EAC, vaya a Administración de cumplimiento Directivas de > retención.

  2. En la página Directivas de retención, haga clic en Nuevo  icono Nuevo. .

  3. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para la nueva directiva de retención; por ejemplo, Alpine House Archive and Deletion Policy.

  4. En Etiquetas de retención, haga clic en Agregar nuevo  icono. .

    Se muestra una lista de las etiquetas de retención de la organización. Tenga en cuenta que se muestran las etiquetas personalizadas que creó en el paso 2.

  5. Agregue las 9 etiquetas de retención que se resaltan en la siguiente captura de pantalla (estas etiquetas se describen con más detalle en la sección Más información). Para agregar una etiqueta de retención, selecciónelo y, a continuación, haga clic en Agregar.

    Agregue etiquetas de retención a la nueva directiva de retención.

    Sugerencia

    Puede seleccionar varias etiquetas de retención manteniendo presionada la tecla Ctrl y, a continuación, haciendo clic en cada etiqueta.

  6. Después de agregar las etiquetas de retención, haga clic en Aceptar.

  7. En la página Nueva directiva de retención, haga clic en Guardar para crear la nueva directiva.

    La nueva directiva de retención se muestra en la lista. Selecciónelo para mostrar las etiquetas de retención vinculadas a él en el panel de detalles.

    La nueva directiva de retención y la lista de etiquetas de retención vinculadas.

Paso 4: Asignar la nueva directiva de retención a buzones de usuario

Cuando se crea un nuevo buzón, se le asigna de forma predeterminada una directiva de retención denominada Directiva de MRM predeterminada. En este paso, reemplazará esta directiva de retención (porque un buzón solo puede tener asignada una directiva de retención) asignando la nueva directiva de retención que creó en el paso 3 a los buzones de usuario de la organización. En este paso se supone que asignará la nueva directiva a todos los buzones de la organización.

  1. En el EAC, vaya a Destinatarios > Buzones.

    Se muestra una lista de todos los buzones de usuario de la organización.

  2. Seleccione todos los buzones haciendo clic en el primero de la lista, manteniendo presionada la tecla Mayús y, a continuación, haciendo clic en el último de la lista.

  3. En el panel de detalles del lado derecho del EAC, en Edición masiva, haga clic en Más opciones.

  4. En Directiva de retención, haga clic en Actualizar.

  5. En la página Directiva de asignación masiva, en la lista desplegable Seleccionar la directiva de retención, seleccione la directiva de retención que creó en el paso 3; por ejemplo, Alpine House Archive and Retention Policy.

  6. Haga clic en Guardar para guardar la nueva asignación de directiva de retención.

  7. Para comprobar que la nueva directiva de retención se asignó a los buzones, puede hacer lo siguiente:

    1. Seleccione un buzón en la página Buzones y, a continuación, haga clic en Editar  edición. .

    2. En la página de propiedades del buzón del usuario seleccionado, haga clic en Características del buzón.

    El nombre de la nueva directiva asignada al buzón se muestra en la lista desplegable Directiva de retención.

(Opcional) Paso 5: Ejecutar el Asistente para carpetas administradas para aplicar la nueva configuración

Después de aplicar la nueva directiva de retención a los buzones en el paso 4, puede tardar hasta 7 días en Exchange Online que se aplique la nueva configuración de retención a los buzones. Esto se debe a que un proceso denominado Asistente para carpeta administrada procesa buzones al menos una vez cada 7 días. En lugar de esperar a que se ejecute el Asistente para carpetas administradas, puede forzar que esto suceda ejecutando el cmdlet Start-ManagedFolderAssistant en Exchange Online PowerShell.

¿Qué sucede al ejecutar el Asistente para carpetas administradas? Aplica la configuración de la directiva de retención inspeccionando los elementos del buzón y determinando si están sujetos a retención. A continuación, marca los elementos sujetos a retención con la etiqueta de retención adecuada y, a continuación, realiza la acción de retención especificada en los elementos que han pasado su antigüedad de retención.

Estos son los pasos para conectarse Exchange Online PowerShell y, a continuación, ejecutar el Asistente para carpetas administradas en todos los buzones de la organización.

  1. Conexión al PowerShell de Exchange Online.

  2. Ejecute los dos comandos siguientes para iniciar el Asistente para carpetas administradas para todos los buzones de usuario de la organización.

    $Mailboxes = Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter {RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox"}
    
    $Mailboxes.Identity | Start-ManagedFolderAssistant
    

Y eso es todo. Ha configurado una directiva de archivo y eliminación para la organización alpine house.

Nota

Como se ha indicado anteriormente, el Asistente para carpetas administradas procesa los buzones al menos una vez cada 7 días. Por lo tanto, es posible que el Asistente para carpetas administradas pueda procesar un buzón con más frecuencia. Además, los administradores no pueden predecir la próxima vez que el Asistente para carpetas administradas procese un buzón, lo que es una razón por la que es posible que desee ejecutarlo manualmente. Sin embargo, si desea impedir temporalmente que el Asistente para carpetas administradas aplique la nueva configuración de retención a un buzón, puede ejecutar el comando para deshabilitar temporalmente que el Asistente para carpeta administrada procese Set-Mailbox -ElcProcessingDisabled $true un buzón. Para volver a habilitar el Asistente para carpeta administrada para un buzón, ejecute el Set-Mailbox -ElcProcessingDisabled $false comando. Por último, si un usuario de buzón tiene una cuenta deshabilitada, no procesaremos los elementos de movimiento a la acción de archivo para ese buzón.

(Opcional) Paso 6: Hacer que la nueva directiva de retención sea la predeterminada para su organización

En el paso 4, debe asignar la nueva directiva de retención a los buzones existentes. Sin embargo, puede configurar Exchange Online para que la nueva directiva de retención se asigne a los nuevos buzones que se crean en el futuro. Para ello, use Exchange Online PowerShell para actualizar el plan de buzones predeterminado de la organización. Un plan de buzón de correo es una plantilla que configura automáticamente las propiedades en los buzones nuevos. En este paso opcional, puede reemplazar la directiva de retención actual que está asignada al plan de buzones de correo (de forma predeterminada, la directiva de MRM predeterminada) por la directiva de retención que creó en el paso 3. Después de actualizar el plan de buzones, la nueva directiva de retención se asignará a nuevos buzones.

  1. Conexión al PowerShell de Exchange Online.

  2. Ejecute el siguiente comando para mostrar información sobre los planes de buzón de correo de la organización.

    Get-MailboxPlan | Format-Table DisplayName,RetentionPolicy,IsDefault
    

    Tenga en cuenta el plan de buzón que se establece como predeterminado.

  3. Ejecute el siguiente comando para asignar la nueva directiva de retención que creó en el paso 3 (por ejemplo, Alpine House Archive and Retention Policy) al plan de buzones predeterminado. En este ejemplo se supone que el nombre del plan de buzones predeterminado es ExchangeOnlineEnterprise.

    Set-MailboxPlan "ExchangeOnlineEnterprise" -RetentionPolicy "Alpine House Archive and Retention Policy"
    
  4. Puede volver a ejecutar el comando en el paso 2 para comprobar que se cambió la directiva de retención asignada al plan de buzón predeterminado.

Más información

  • ¿Cómo se calcula la antigüedad de retención? La antigüedad de retención de los elementos de buzón se calcula a partir de la fecha de entrega o la fecha de creación de elementos como borradores de mensajes que no se envían pero que el usuario crea. Cuando el asistente para carpeta administrada procesa los elementos en un buzón de correo, coloca una fecha de inicio y una fecha de expiración para todos los elementos que poseen etiquetas de retención con la acción de retención Eliminar y permitir la recuperación o Eliminar permanentemente. Los elementos que tienen una etiqueta de archivo se marcan con una fecha de movimiento.

  • En la tabla siguiente se proporciona más información sobre cada etiqueta de retención que se agrega a la directiva de retención personalizada que se creó siguiendo los pasos descritos en este tema.

    Etiqueta de retención Qué hace esta etiqueta ¿Integrado o personalizado? Tipo
    Alpine House 3 Year Move to Archive
    Mueve elementos que tienen 1095 días (3 años) de antigüedad al buzón de archivo.
    Personalizado (vea step 2: Create new retention tags for the archive and deletion policies)
    Etiqueta de directiva predeterminada (archivo); esta etiqueta se aplica automáticamente al buzón completo.
    Eliminación permanente de Alpine House 7 años
    Elimina permanentemente los elementos del buzón principal o del buzón de archivo cuando tienen 7 años.
    Personalizado (vea step 2: Create new retention tags for the archive and deletion policies)
    Etiqueta de directiva predeterminada (eliminación); esta etiqueta se aplica automáticamente al buzón completo.
    Elementos eliminados de Alpine House 5 años Eliminar y permitir la recuperación
    Elimina elementos de la carpeta Elementos eliminados con 5 años de antigüedad. Los usuarios pueden recuperar estos elementos durante un máximo de 14 días después de su eliminación.*
    Personalizado (vea step 2: Create new retention tags for the archive and deletion policies)
    Etiqueta de directiva de retención (elementos eliminados); esta etiqueta se aplica automáticamente a los elementos de la carpeta Elementos eliminados.
    Elementos recuperables 14 días Mover al archivo
    Mueve los elementos que han estado en la carpeta Elementos recuperables durante 14 días a la carpeta Elementos recuperables del buzón de archivo.
    Integrado
    Etiqueta de directiva de retención (elementos recuperables); esta etiqueta se aplica automáticamente a los elementos de la carpeta Elementos recuperables.
    Correo electrónico no deseado
    Elimina permanentemente los elementos que han estado en la carpeta correo no deseado durante 30 días. Los usuarios pueden recuperar estos elementos durante un máximo de 14 días después de su eliminación.*
    Integrado
    Etiqueta de directiva de retención (correo no deseado); esta etiqueta se aplica automáticamente a los elementos de la carpeta correo no deseado.
    Eliminar después de un mes
    Elimina permanentemente los elementos que tienen 30 días de antigüedad. Los usuarios pueden recuperar estos elementos durante un máximo de 14 días después de su eliminación.*
    Integrado
    Personal; los usuarios pueden aplicar esta etiqueta.
    Eliminar después de un año
    Elimina permanentemente los elementos que tienen 365 días de antigüedad. Los usuarios pueden recuperar estos elementos durante un máximo de 14 días después de su eliminación.*
    Integrado
    Personal; los usuarios pueden aplicar esta etiqueta.
    No eliminar nunca
    Esta etiqueta impide que los elementos se eliminen mediante una directiva de retención.
    Integrado
    Personal; los usuarios pueden aplicar esta etiqueta.
    Mover al archivo después de 1 años en forma personal
    Mueve elementos al buzón de archivo después de 1 año.
    Integrado
    Personal; los usuarios pueden aplicar esta etiqueta.

    *Los usuarios pueden usar la herramienta Recuperar elementos eliminados en Outlook y Outlook en la Web (anteriormente conocido como Outlook Web App) para recuperar un elemento eliminado dentro del período de retención de elementos eliminados, que de forma predeterminada es de 14 días en Exchange Online. Un administrador puede usar Windows PowerShell para aumentar el período de retención de elementos eliminados a un máximo de 30 días. Para obtener más información, vea: Recuperar elementos eliminados en Outlook para Windows y Cambiar el período de retención de elementos eliminados para un buzón en Exchange Online

  • El uso de la etiqueta de retención Mover a archivo de elementos recuperables durante 14 días ayuda a liberar espacio de almacenamiento en la carpeta Elementos recuperables del buzón principal del usuario. Esto resulta útil cuando el buzón de un usuario está en espera, lo que significa que nunca se elimina permanentemente el buzón del usuario. Sin mover elementos al buzón de archivo, es posible que se alcance la cuota de almacenamiento para la carpeta Elementos recuperables en el buzón principal. Para obtener más información sobre esto y cómo evitarlo, vea Aumentar la cuota de elementos recuperables para buzones en espera.