Paso 8: Comunicación con los usuarios y aprendizajeStep 8: User Communications and Training

Step 8

Paso 8: Comunicación con los usuarios y aprendizajeStep 8: User Communication and Training

Asegúrese de que los usuarios están informados sobre las nuevas experiencias y las nuevas formas de trabajar al cambiar los equipos a Windows 10 y Office 365 ProPlus. Obtenga información sobre cómo aprovechar la asistencia para la adopción por parte de los usuarios con Microsoft FastTrack, los materiales de aprendizaje y las plantillas de comunicación, así como nuevas formas para supervisar la aceptación y el uso por parte de los usuarios.Make sure your users are informed about new experiences and new ways of working as you shift your PCs to Windows 10 and Office 365 ProPlus. Learn how to take advantage of user adoption assistance with Microsoft FastTrack, training materials and communication templates, as well as new ways to monitor user acceptance and usage.

Step 8

Nota

La comunicación con los usuarios y el aprendizaje es el octavo paso de nuestro ciclo de proceso de implementación y abarca consejos y recomendaciones para informar y preparar a los usuarios.User Communications and Training is the eighth step in our recommended deployment process wheel by covering tips and recommendations to inform and prepare users. Para ver el proceso de implementación de escritorio completo, visite el Centro de implementación de escritorio.To see the full desktop deployment process, visit the Desktop Deployment Center.

Informar y preparar a sus usuarios para la experiencia de un entorno de trabajo moderno con Office 365, Windows 10 y los nuevos controles de seguridad y cumplimiento con Azure Active Directory es fundamental para impulsar su adopción.Informing and preparing your users for modern workplace experiences spanning Office 365, Windows 10, and new security and compliance controls with Azure Active Directory is critical to driving adoption. El truco consiste en determinar cómo introducir actualizaciones, puede que algunos usuarios teman que su productividad se vea afectada o cambios en su ritmo de trabajo si tienen que aprender algo nuevo.The trick here is to figure out how to introduce updates -- when some users may fear disruptions to their productivity or changes in their workflow, or if they have to learn new things.

La buena noticia es que si se muda de Windows 7 y Office 2010 u Office 2013, habrá muchos usuarios familiarizados con Windows 10 y versiones más recientes de Office ejecutándose en sus dispositivos personales y todo esto le ayudará a reducir el impacto del cambio.The good news is if you are moving from Windows 7 and Office 2010 or Office 2013, there will be a lot of people familiar with Windows 10 and newer versions of Office running on their personal devices, and all this will help reduce the impact of change.

Prepárese para nuevas experienciasGetting ready for new experiences

Empezando con Office, si implementa Office 365 ProPlus por primera vez, puede comunicar los beneficios de iniciar sesión en las aplicaciones de Office y guardar archivos en ubicaciones de OneDrive o SharePoint para facilitar el uso compartido, reducir la ramificación de archivos y permitir la coautoría en tiempo real.Starting with Office, if you’re deploying Office 365 ProPlus for the first time, this is when you can communicate the benefits of signing in to Office apps and saving files to OneDrive or SharePoint locations to enable easier sharing, reduce file branching and enable real-time co-authoring.

Hay disponibles comunicaciones detalladas y plantillas de formación para estas aplicaciones y también para otras locales o de navegador, como Teams y Planner.Detailed communication and training templates are available for these and other local or browser-based apps, like Teams and Planner.

También ofrecemos guiar a través de las nuevas capacidades de las aplicaciones, como adjuntar archivos vinculados de OneDrive a Outlook o usar las nuevas transiciones de transformación y las características de diseñador en PowerPoint.We also give guidance for new in-app capabilities like attaching OneDrive linked files in Outlook or using the new Morph slide transitions and Designer features in PowerPoint.

En Windows 10, le ayudaremos a familiarizarse con sus usuarios con capacidades opcionales y predeterminadas como Windows Hello para iniciar sesión de forma segura usando biometría, actualizaciones de inicio para personalizar su experiencia Windows, una escala de tiempo para poder volver a aquello en lo que trabajaba, Cortana y mucho más.For Windows 10, we help you to familiarize your users with optional and default capabilities like Windows Hello to log in securely using biometrics, Start updates to personalize your Windows experience, Timeline to easily get back to what you were working on, Cortana and more.

También hay controles de seguridad y cumplimiento visibles a los que sus usuarios pueden estar expuestos. Enterprise Mobility + Security, que comprende Azure AD y Microsoft Intune, integra capacidades adicionales con Windows 10 y Office 365 que puede utilizar para su actualización de escritorio.There are also visible security and compliance controls that your users may be exposed to. Enterprise Mobility + Security which comprises Azure AD and Microsoft Intune, integrates additional capabilities with Windows 10 and Office 365 that you can target for your desktop upgrade.

Microsoft Enterprise Mobility + SecurityMicrosoft Enterprise Mobility + Security

Por ejemplo, si ha activado la autenticación multifactor, esta usa Azure AD y protege al usuario que inicia sesión al exigir una aplicación telefónica o un pin para acceder a los servicios de acceso con seguridad. Y Azure Information Protection facilita a los usuarios clasificar y etiquetar documentos.For example, if you've enabled Multi-factor Authentication, this uses Azure AD --and protects user sign-in to resources by leveraging a phone app or PIN to securely access services. And Azure Information Protection makes it easy for users to classify and label documents.

Configurar autenticación multifactor para usuarios de Office 365Set up multi-factor authentication for Office 365 users

Estas son solo algunas de las nuevas funciones que se presentarán a los usuarios y es posible que más de una les pille por sorpresa de forma más o menos positiva. Y estas sorpresas, sobre todo si alteran el ritmo normal de trabajo, pueden suponer más llamadas y tiques a su departamento de soporte técnico.These are just a handful of new capabilities that will be experienced by your users and some may catch them by surprise – either in a positive or less positive way. And these surprises – especially if they alter the normal work flow – can result in more calls and tickets for you or your helpdesk.

Preparación proactiva e implementaciones medidasProactive Preparation and Measured Roll-outs

Para ayudar a minimizar el riesgo asociado con los cambios en la experiencia del usuario, le recomendamos dos enfoques complementarios:To help minimize the risk associated with changes in the user experience, we recommend two complementary approaches:

  • Comunicación proactiva con los usuarios para que sepan lo que pueden esperarProactive communication to your users so they know what to expect

  • Uso de los anillos de implementación para controlar la velocidad de distribuciónUse of deployment rings to control the rate of deployment

Implementación por fasesPhased Deployment

La implementación con fases con anillos de implementación consiste en comenzar con grupos pequeños para, a continuación, ir ampliando la escala de implementación de forma medida con el tiempo. Normalmente, para cuando se ha trazado un plan de formación y comunicación, estos anillos y sus miembros ya han recibido formación. De este modo, puede reducir los riesgos potenciales y validar su enfoque conforme continúa abriendo la válvula de implementación, o pausar las actividades si es necesario, por ejemplo, si ve que recibe más llamadas de las esperadas al servicio técnico.Phased deployment using deployment rings is the concept of starting with small groups then broadened deployment scale in a measured way over time. Normally by the time a communication and training plan is drafted, these rings and their members should be formed. This way, you can reduce potential risk and validate your approach as you continually open the deployment valve, or pause activities if needed, for example, when you see more helpdesk calls come in than expected.

La creación de anillos de documentación funciona mejor en cooperación con unidades de negocios y sus administradores. Querrá conocer las fechas y las horas críticas que debe evitar al implementar o realizar cambios. Sin una planificación cuidadosa y la aceptación de las partes interesadas, será difícil conseguir que los usuarios se sientan cómodos con los cambios a los que se enfrenten.Deployment rings are best created in cooperation with business units and their managers. You’ll want an understanding of critical dates and times to avoid when deploying or making changes. Without careful planning and buy-in from stakeholders, it will be difficult to get users on-board and comfortable with any changes coming their way.

Fase 1: El equipo de TI y los primeros usuariosPhase 1: The IT Team and Early Adopter Insiders

Suele ser mejor iniciar la implementación con el equipo de TI y algunos usuarios entusiastas que se presten voluntarios para el acceso anticipado. Estos "insiders" le ayudarán a probar sus comunicaciones, el impacto del cambio y la efectividad de su comunicación y formación. Durante esta fase, TI lleva a cabo pequeñas pruebas piloto, aprende sobre resolución de problemas y técnicas de automatización para ayudar durante las fases de implementación más amplias.It’s usually best to begin your deployment with the IT team and enthusiastic early adopters, who volunteer for early access. With these “insiders” you can test your communications, the impacts of change and the effectiveness of your communications and training. During this phase, IT runs small pilots, learns troubleshooting and automation techniques to help during broader deployment phases.

Es importante tener miembros comprometidos en la fase piloto inicial para asegurarse de que documentan sus observaciones y realizan comentarios sobre el proceso. Además, es bueno tener a algún campeón fuera del equipo de TI que ayude a extender de forma orgánica las nuevas capacidades y que, a menudo, serán la primera línea de apoyo cuando el resto de los usuarios necesite ayuda.It’s important to have engaged members in the initial pilot phase, to make sure they are documenting their observations and feeding back to the process. Also, it’s good to have champions outside the IT team that help extend organic, word-of-mouth communication of new capabilities, and they’ll often be first line of support when users in later phases need help.

Fase 2: PilotoPhase 2: Pilot

Cuando se sienta cómodo con la primera fase, puede elegir un conjunto mayor de usuarios para la segunda fase piloto. Esta debería comprender un grupo variado y representativo con distintos roles de usuario, tipos de dispositivos, aplicaciones de Windows y complementos de Office. Los datos que aporten estos grupos se usarán con el servicio de análisis para elegir el objetivo de los inicios de la fase 3, la implementación más amplia.Once you feel good about the first phase, you can target a larger set of users for your second, pilot phase. This should comprise a representative mix of user roles, device types, Windows apps and Office add-ins. The data returning from these groups will be used via Analytics to target the initial waves for phase 3, the broader deployment.

Recuerde que todos los equipos de esta fase y las futuras deben iniciar sesión con el servicio de análisis para que pueda recoger los datos de diagnóstico sobre el estado del dispositivo y la aplicación, además del ahorro de banda ancha de la optimización de distribución y el uso del inicio de sesión Windows Hello.Remember, all PCs in this phase and future phases should be logging up to the Analytics service, so you can collect diagnostic data about device and app health as well as bandwidth savings from Delivery Optimization and use of Windows Hello login.

Para esta fase es especialmente importante comunicar los cambios y ayudar a los usuarios a aprovechar la ventaja de las nuevas capacidades. Los usuarios pueden priorizar o ignorar correos u otras comunicaciones de TI, de modo que ayuda reunirse con la administración para que ayude a comunicar los cambios y la adopción de nuevas herramientas y tecnología.For this phase it is especially important to communicate changes and help users take advantage of new capabilities. Users can often de-prioritize or ignore email or other communications coming from IT – so it helps to meet with management to get their help in communicating change and drive adoption of new tools and technology.

También necesitará su colaboración para conocer los horarios que debe evitar, de modo que minimice la molestia para el usuario. Por ejemplo, el equipo financiero puede que esté en un momento delicado al final del año fiscal o que los equipos de desarrollo de productos estén ocupados durante el lanzamiento de un producto.You’ll also need their input on timeframes to avoid, so you can minimize user disruption – for example the finance team may be particularly sensitive at the end of fiscal quarters or product development teams during a product launch.

En paralelo a la planificación de dispositivos, usuarios, departamentos y tiempos, puede comenzar a desarrollar sus planes de comunicación y formación, además de compilar contenido o recursos externos para ayudar a formar a los usuarios.In parallel to planning for devices, users, departments and timing, you can start to build your communication and training plans, as well as begin compiling content or engaging outside resources to help train users.

Microsoft FastTrackMicrosoft FastTrack

Para ayudar a su esfuerzo al a hora de reunir contenido de formación, puede acceder a un completo conjunto de vídeos de formación con instrucciones paso a paso en la biblioteca de productividad de Microsoft FastTrack.To help your effort in pulling together training content, you can access a comprehensive set of short, video-based training with step-by-step instructional guidance on the Microsoft FastTrack Productivity Library.

Biblioteca de productividad de Microsoft FastTrackMicrosoft FastTrack Productivity Library

Hay cientos de temas, según las necesidades de su organización, como: crear contenido más impactante, compartir sitios y contenido, transformar el trabajo en equipo y mejorar la productividad con dispositivos modernos.There are hundreds of topics, based on what’s important to your organization, including: creating more impactful content, sharing sites and content, transforming teamwork and unlocking productivity with modern devices.

Además, si usa Microsoft 365 u Office 365, es muy posible que pueda optar a la ayuda de adopción de usuarios mediante el servicio Microsoft FastTrack. Representantes le guiarán a través de las mejores prácticas de adopción mientras repasa el proceso de implementación de Microsoft 365 (Windows, Office y EMS).Also, if you are using Microsoft 365 or Office 365, there is good chance that you’re eligible for help with driving user adoption via Microsoft’s FastTrack service. Representatives guide you through adoption best practices as you go through the Microsoft 365 – Windows, Office and EMS – rollout process.

Microsoft IT ShowcaseMicrosoft IT Showcase

La serie Microsoft's OT Showcase es otro gran recurso de contenido relacionado con la implementación de Windows 10. Incluye escalas de tiempo y horarios, plantillas de promoción digital, plantillas de correo electrónico y contenido de Intranet. Está basado en materiales usados para la implementación propia de Microsoft de Windows 10 y se ha modificado para que cualquier organización pueda darle uso.Microsoft’s IT Showcase series is another great resource for Windows 10 deployment-related content. It includes timelines and schedules, digital promotion templates, email templates and Intranet content. These are based on materials used for Microsoft’s own deployment of Windows 10 and has been modified for any organization to use.

Preparing your organization for a seamless Windows 10 deployment (Preparar la organización para una implementación perfecta de Windows 10)Preparing your organization for a seamless Windows 10 deployment

Estos componentes y servicios juntos pueden funcionar bien durante la fase piloto. Y conforme comience a comprobar a qué reaccionan mejor los usuarios durante la formación, qué dispositivos marcar como objetivo y qué dispositivos o grupos de usuarios evitar o retrasar, puede comenzar a expandir su implementación en fases posteriores con un enfoque basado en los datos y la experiencia.These components and services together can be fine-tuned during the pilot phase. And as you start to realize what’s resonating with users on the training side of things, which devices to target and via Analytics and which devices or user groups to avoid or delay, you can begin to broaden your deployment in later phases using a data- and experience-driven approach.

Conforme se expanda el piloto deberá publicar preguntas más frecuentes y contenido de autoservicio para ayudar a reducir proactivamente incidencias de soporte técnico.As your pilot expands, you’ll want to document and publish frequently asked questions and self-service content to help proactively reduce support tickets and helpdesk activities.

Fase 3 en adelante: Implementación de producción generalPhase 3 and beyond: Broad Production deployment

Para cuando alcance las fases de implementación de producción general, habrá refinado sus herramientas relativas a los procesos, la comunicación, la formación y el autoservicio.By the time you reach broad deployment phases, you’ll have refined your processes, communication, training and self-service tools. Ahora puede usar los datos de diagnóstico recopilados más equipos de destino.Now you can use the diagnostic data collected to target more and more PCs.

Lleve a cabo la implementación a una velocidad a la que pueda hacerse cargo su departamento de TI, servicio de asistencia, usuarios y capacidad de red. Siempre puede volver al paso 2 del proceso de implementación para optimizar su red más con caché de punto a punto, LEDBAT y otras técnicas que facilitarán la transferencia de datos relacionados con la implementación.Deploy at a rate that is manageable to your IT department, help desk, users and network capacity. You can always go back to Step 2 in the deployment process wheel to optimize your network even further using peer to peer cache, LEDBAT and other techniques to facilitate faster transfer of deployment-related data.

Además de los datos de diagnósticos que supervisar a través de las herramientas de análisis, también puede supervisar uso del servicio de Office 365 y Microsoft 365 de forma detallada con informes detallados de uso en la carga de trabajo en el centro de administración y el uso de los paneles de administración a través de Power BI.In addition to the diagnostic data that you monitor via the analytics tools, you can also monitor Office 365 and Microsoft 365 service usage in a granular way with detailed usage reports in by workload in the admin center and using the admin dashboards via Power BI. Estos son excelentes herramientas para ayudarle a configurar y controlar los objetivos mientras distribuye nuevas herramientas de trabajo conjunto, como Microsoft Teams, o nuevas formas de compartir archivos, como OneDrive.These are great tools to help set and track goals as you roll-out new tools for working together – like Microsoft Teams – or new ways to share files – like OneDrive.

La aceptación y adopción de nueva tecnología seguirá adelante incluso cuando todos los equipos de la organización tengan Windows 10 y Office 365 ProPlus instalados. Y los usuarios no tienen por qué cambiar la forma en la que trabajan, a menos que se tome el tiempo para informarles y darles formación acerca de las nuevas capacidades. Por último, con los nuevos modelos de mantenimiento, proporcionar nuevas capacidades en un calendario semianual continuado para Windows y, de forma opcional, en un calendario mensual para Office, la comunicación será continua.New technology acceptance and adoption will go on long after every PC in your organization has Windows 10 and Office 365 ProPlus installed. And users won’t necessarily change how they work – without taking the time to inform and train them of new capabilities. Finally, with the new servicing models providing new capabilities on an ongoing semi-annual schedule for Windows and optionally a monthly schedule for Office, communication will be continual.

Paso anteriorPrevious Step

Paso 7: Mantenimiento de Windows y OfficeStep 7: Windows and Office Servicing