Preparar el entorno para los temas de Microsoft VivaGet your environment ready for Microsoft Viva Topics

Para disfrutar al máximo de Los temas de Viva, desea incluir todo el contenido posible para la detección de temas, de modo que pueda tener un amplio conjunto de temas para los usuarios.To make the most of Viva Topics, you want to have as much content as possible included for topic discovery, so that you can have a rich set of topics for your users. Pero, ¿qué contenido se debe usar para la detección de temas?But what content should be used for topic discovery? ¿Cómo se maximiza el contenido indizado mientras se mantiene el control?How do you maximize the content that is indexed, while staying in control? Entre más contenido esté en el ámbito, mejor será la información que pueda descubrir la inteligencia artificial.The more content is in scope, the better the insights the artificial intelligence can discover. Este artículo le guía por los pasos de planeación para asegurarse de que está incluyendo el contenido adecuado y de que tiene las personas y recursos adecuados para realizar una buena experiencia para los usuarios.This article walks you through planning steps to ensure that you are including the appropriate content, and that you have the right people and resources to make a good experience for your users.

Para planear temas de Viva, debe:To plan for Viva Topics, you need to:

Migrar, conectar, modernizar, proteger e identificar los pasos para la incorporación a la administración de conocimientos

  1. Migrar contenido a SharePointMigrate content to SharePoint

    • La indización de temas solo incluye contenido en sitios de SharePoint.Topic indexing only includes content on SharePoint sites.
      • Siempre que sea posible, migre contenido valioso a SharePoint Online desde orígenes externos.Where possible, migrate valuable content into SharePoint Online from external sources.
      • Priorizar orígenes de contenido con alto potencial para conocimientos tácitos.Prioritize content sources with high potential for tacit knowledge.
      • Resalte las ventajas de la administración de conocimientos para animar a los usuarios a mover contenido de OneDrive a sitios de SharePoint.Highlight the benefits of knowledge management to encourage users to move content from OneDrive to SharePoint sites.
  2. Conectar información a Microsoft GraphConnect information to Microsoft Graph

    • En el futuro, el contenido externo puede entrar en el gráfico de conocimientos y estar disponible.In the future, external content can be brought into the knowledge graph and become available.
    • Para el contenido que no se puede mover, considere la posibilidad de usar Graph Connectors para mejorar la búsqueda y prepararse para la inclusión futura.For content that cannot be moved, consider using Graph Connectors to enhance search and prepare for future inclusion.
  3. Modernizar páginas de SharePointModernize SharePoint pages

    • Las tarjetas de tema solo se pueden ver en páginas modernas.Topic cards can only be surfaced on modern pages.
    • Identificar páginas clásicas de alto perfil que son candidatas a la modernización.Identify high profile classic pages that are modernization candidates.
  4. Proteger el contenido adecuadamenteSecure content appropriately

    • Los recursos de tema se recortan en función de los permisos de un usuario.Topic resources are security trimmed based on a user's permissions.
    • Identifique cualquier contenido que pueda tener permisos incorrectos amplios o restrictivos:Identify any content that might have incorrectly broad or restrictive permissions:
      • Animar a los propietarios de sitios a usar los informes de uso compartido para revisar los permisosEncourage site owners to use the Sharing reports to review permissions
      • Hacer que los administradores auditan el contenido compartido ampliamente mediante la búsquedaHave admins audit broadly shared content using Search
      • Anime a los propietarios de contenido a compartir contenido que no sea confidencial y que pueda tener un beneficio más amplio para la organización.Encourage content owners to share content that is not sensitive and may have broader benefit to the organization.
    • Revise la configuración de Microsoft Graph en usuarios y contenido:Review your Microsoft Graph configuration on users and content:
      • La indización de temas respeta la configuración excluyendo el contenido de Search o Delve (por ejemplo, NOINDEX).Topic indexing honors configuration excluding content from Search or Delve (for example, NOINDEX). Revise si estas configuraciones siguen siendo relevantes.Review whether these configurations are still relevant.
  5. Identificar los jefes de conocimiento y los temasIdentify knowledge managers and topics

    • Use taxonomías existentes para crear manualmente temas o ayuda para confirmar temas sugeridos por AI.Use existing taxonomies to manually create topics, or help to confirm AI-suggested topics.
    • Identificar expertos en la materia (PYME) para temas anticipados o seedados.Identify subject matter experts (SMEs) for anticipated or seeded topics.
    • Identifique los sitios que cubren un gran número de datos valiosos que se pueden usar para la minería de temas piloto.Identify sites that cover a large body of valuable data that can be used to pilot topic mining.
    • Interactúe con los administradores de conocimientos y las comunidades de prácticas.Engage Knowledge Managers and communities of practice.

1. Migrar contenido a Microsoft 3651. Migrate content to Microsoft 365

Hay varias herramientas y servicios que le ayudarán con la migración: puede obtener información general e información sobre cómo migrar en Migrar el contenido a Microsoft 365.There are several tools and services to help with your migration - you can get an overview and information about how to migrate at Migrate your content to Microsoft 365. Las herramientas de migración incluyen:Migration tools include:

A su vez, realice la migración al máximo:Make the most of your migration:

  • Migrar a un sitio moderno, que incluye Microsoft Teams.Migrate to a modern site - that includes Microsoft Teams. Aunque la indización puede ocurrir en cualquier sitio de SharePoint (clásico o moderno), mostrar temas a los usuarios a través de resaltados y tarjetas solo ocurre en páginas modernas.While indexing can happen on any SharePoint site (classic or modern), displaying topics to users through highlights and cards only happens on modern pages.
  • Mantener nombres de usuario: la mayoría de las herramientas de migración le permiten asignar identidades de usuario en toda la migración, de modo que las propiedades como Created By o Modified By se mantengan después de la migración.Maintain usernames - most migration tools allow you to map user identities across the migration, so that properties like Created By or Modified By are maintained after the migration. Esto es importante para los temas porque la autoría de archivos se usa para identificar los expertos que se agregan a una página o tarjeta de tema.This is important for topics because the authorship of files is used to identify the experts that are added to a topic page or card.
  • Hacer que los nombres de cuenta de servicio sean descriptivos: habrá algunos casos en los que no sea posible mantener nombres de usuario.Make service account names descriptive - There will be some cases where maintaining usernames isn't possible. Por ejemplo, si está migrando contenido creado por alguien que ya no es empleado de la organización.For example, if you're migrating content that was created by someone who is no longer an employee of the organization. En este caso, la mayoría de las herramientas de migración moverán un archivo como si lo hubiera creado una cuenta de administrador o una cuenta de servicio.In this instance, most migration tools will move a file as if it was created by an admin account or a service account. Si esto ocurre con frecuencia, esa cuenta de servicio se podría enumerar en temas como experto.If this happens frequently, then that service account could then be listed against topics as an expert. Aquí es donde el nombre de esa cuenta se vuelve realmente importante.This is where the naming of that account becomes really important. Si lo hace descriptivo, la presencia de estas cuentas no humanas será comprensible para los usuarios que consumen temas.If you make it descriptive, the presence of these non-human accounts will be understandable by your users consuming topics.

2. Conectar información a Microsoft Graph2. Connect information to Microsoft Graph

Si no puede migrar contenido, conéctelo a Microsoft Graph:If you can’t migrate some content, then connect it with the Microsoft Graph:

  • Considere la posibilidad de implementar Graph Content Connectors.Consider implementing Graph Content Connectors. Con conectores, el contenido externo se puede indizar en Microsoft Graph, donde los usuarios pueden descubrirlo a través de Microsoft Search.Using connectors, external content can be indexed into the Microsoft Graph, where users can then discover it through Microsoft Search.
  • Los desarrollos futuros aportarán datos externos a Los temas de Viva.Future developments will bring external data into Viva Topics.

3. Modernizar páginas de SharePoint3. Modernize SharePoint pages

Dado que las tarjetas de temas y los resaltados solo pueden aparecer en páginas modernas, actualice las páginas que desee incluir en Temas de Viva de clásico a moderno.Because topic cards and highlights can only appear on modern pages, update any pages you want to include in Viva Topics from classic to modern. Vea Modernizar los sitios clásicos de SharePoint.See Modernize your classic SharePoint sites. Puede usar el escáner de modernización de SharePoint para preparar los sitios clásicos para la modernización.You can use the SharePoint Modernization scanner to prepare your classic sites for modernization.

Si tiene una gran cantidad de sitios clásicos, priorice las páginas de perfil alto para convertir a modernas.If you have a lot of classic sites, prioritize high profile pages to convert to modern.

4. Proteger el contenido adecuadamente4. Secure content appropriately

Cuando los usuarios interactúan con una tarjeta de tema o una página de tema, pueden ver recursos diferentes.When users interact with a topic card or a topic page, they may see different resources. Esto se debe a que tienen acceso a diferentes archivos asociados con el tema.This is because they have access to different files that are associated with the topic. Si los permisos subyacentes son demasiado estrictos, los aspectos serenos de la detección de información a través de los temas podrían disminuir.If your underlying permissions are too strict, then the serendipitous aspects of information discovery through topics could be diminished. Por otra parte, si son demasiado amplios, un tema podría llegar contenido a un usuario que no quieres que vea.On the other hand, if they're too broad, then a topic could surface content to a user that you don't intend them to see. La buena administración de permisos es fundamental aquí.Good permissions management is critical here. Y la buena administración de permisos se basa en una asociación continua entre administradores y propietarios de contenido.And good permissions management is based on an ongoing partnership between administrators and content owners. Aunque puede tratarse de una actividad continua, hay algunos pasos prácticos que puede seguir al prepararse para los temas:While this might be an ongoing activity, there are some practical steps that you can take when preparing for topics:

  • Anime a los propietarios de sitios a revisar el uso compartido y los permisos.Encourage site owners to review sharing and permissions.

    Los propietarios de sitios de SharePoint pueden revisar un informe de uso compartido para su sitio que muestre todos los detalles de todos los permisos y vínculos de uso compartido configurados en el sitio,vea Informes de uso compartido .SharePoint site owners can review a sharing report for their site that shows full details of all permissions and sharing links configured on the site, see Sharing reports. Esto enumera usuarios internos y externos (invitados).This lists internal and external (guest) users.

    Los propietarios del sitio también pueden ver quién tiene permisos para el sitio yendo a las páginas Permisos del sitio y Configuración avanzada de permisos.Site owners can also see who has permissions for the site by going to the Site Permissions and Advanced Permissions Settings pages.

    1. En el sitio, elija Configuración > Permisos del sitio.On your site, choose Settings > Site permissions. Compruebe quién aparece en Propietarios del sitio, Miembros del sitio y Visitantes del sitio.Check to see who is listed under Site Owners, Site Members, and Site Visitors. Compruebe si hay usuarios invitados.Check for any Guest users.
    2. En la página Permisos, elija Configuración avanzada de permisos.On the Permissions page, choose Advanced Permissions Settings. Puede comprobar si hay permisos únicos y ver quién tiene acceso limitado a los elementos del sitio.You can check for unique permissions and see who has limited access to any items in the site.
  • Audite Grupos y Equipos de Microsoft 365 para asegurarse de que están configurados correctamente como grupos o equipos públicos o privados.Audit Microsoft 365 Groups and Teams to make sure they are appropriately set as public or private groups or teams. Los nuevos grupos de Teams y Microsoft 365 se establecen como privados de forma predeterminada, pero cuando se publicaron por primera vez eran públicos de forma predeterminada.New Teams and Microsoft 365 Groups are set to private by default, but when first released were public by default. Si antes eras adoptantes de estas tecnologías, es posible que quieras revisar.If you were earlier adopters of these technologies, you might want to review. Además, la función de un equipo a menudo evoluciona a lo largo de su ciclo de vida y es posible que la configuración deba actualizarse para reflejar el uso actual del equipo.Also, the function of a team often evolves over its lifecycle, and the setting might need to be updated to reflect the current use of the team.

  • Revise el uso de "todos", "todos excepto los usuarios externos" o grupos de seguridad amplios.Review use of “everyone”, “everyone except external users” or broad security groups. El contenido puede compartirse incorrectamente con estos valores.Content may be incorrectly shared with these values. Para revisar el uso de estos grupos, puede:To review the use of these groups you can:

    • Crear una cuenta que no tenga pertenencias a gruposCreate an account that has no group memberships
    • Use la búsqueda con esta cuenta para detectar el contenido que se comparte ampliamente.Use search with this account to discover content that is broadly shared.
    • Si el contenido inadecuado es visible para esta cuenta mediante la búsqueda, puede trabajar con los propietarios del sitio para corregir la configuración de permisos.If inappropriate content is visible to this account through search, then you can work with the site owners to correct the permission configuration.

Además de los permisos, también puede controlar el ámbito de lo que se puede detectar a través de los temas.In addition to permissions, you can also control the scope of what is discoverable through topics. Siempre tiene el control de lo que está indizado.You are always in control of what is indexed.

Los administradores pueden configurar la indización en el Centro de administración de Microsoft 365.Administrators can configure indexing in the Microsoft 365 Admin Center. Al configurar Administración de conocimientos,puede:When you set up Knowledge Management, you can:

  • Permitir la detección en todos los sitios de SharePoint o especificar sitios para incluir o excluir como orígenes de temas.Allow discovery across all SharePoint sites or specify sites to include or exclude as topic sources.
  • Cuando tenga términos confidenciales, también puede excluir temas por su nombre.Where you have sensitive terms, you can also exclude topics by name. Por ejemplo, si tiene el nombre de un proyecto confidencial, donde no desea que aparezca un resaltado o una tarjeta, independientemente de los permisos del usuario, puede excluir ese nombre de proyecto.For example, if you have the name of a sensitive project, where you don't want a highlight or card to appear, irrespective of the user's permissions, you can exclude that project name.

En el nivel de contenido, también puede controlar lo que se puede detectar.At the content level, you can also control what is discoverable. La detección de contenido también usará cualquier configuración que hayas realizado para excluir contenido de la búsqueda.Any configuration that you've done to exclude content from search will also be used by content discovery. Por lo tanto, por ejemplo, si ha excluido una biblioteca de documentos específica para que no aparezca en los resultados de búsqueda, esta biblioteca de documentos no se usará para la detección de temas.So, for example, if you have excluded a specific document library from appearing in search results, this document library will not be used for topic discovery.

5. Identificar los jefes de conocimiento y los temas5. Identify knowledge managers and topics

La administración de temas implica tres roles clave, incluidos dos nuevos roles de Azure Active Directory (AAD): Administrador de conocimientos y Administrador de conocimientos:Managing topics involves three key roles, including two new Azure Active Directory (AAD) roles: Knowledge administrator and Knowledge manager:

  • El administrador de conocimientos (KA) es un rol técnico, normalmente en TI.The Knowledge administrator (KA) is a technical role, typically in IT. Este rol permite configurar los Temas de Viva en el Centro de administración de M365, así como la configuración de la detección y visibilidad de los temas.This role allows the setup of the Viva Topics in the M365 admin center, as well as the configuration of topic discovery and visibility.
  • El Administrador de conocimientos (KM) trabaja con los propios temas y supervisa su calidad y integridad.The Knowledge manager (KM) works with the topics themselves and oversees their quality and completeness.
  • Los colaboradores de temas (TCs) no se basan en un rol de AAD, sino en permisos en el Centro de administración.Topic contributors (TCs) are not based on an AAD role, but permissions in the admin center. Son expertos en la materia capaces de curar el contenido de los temas, agregando recursos y personas.They are subject-matter experts able to curate the content on topics, adding resources and people.

Dependiendo de la organización, es posible que haya pocas o muchas personas que actúen en estos roles.Depending on your organization you may have few or many people acting in these roles. Para algunas organizaciones, pueden ser las mismas personas.For some organizations, these may be the same people.

Administrador de conocimientosKnowledge admin Administrador de conocimientosKnowledge manager Colaborador de temasTopic contributor
Rol AADAAD role Rol AADAAD role SMESME
Tiene acceso al Centro de administraciónHas access to the admin center Tiene acceso al Centro de administraciónHas access to the admin center Sin acceso al Centro de administraciónNo access to the admin center
Configurar temas de VivaSets up Viva Topics Posee la administración y la calidad de los temasOwns management and quality of topics Contribuye a temas basados en su experiencia.Contributes to topics based on their expertise.
Garantiza que se cumplan los estándares de seguridad y cumplimiento y comprende el contrato de licencia.Ensures that security and compliance standards are enforced and understands licensing agreement. Realiza tareas de administración de temas como crear, editar, eliminar y rechazar temas.Performs topic management tasks such as create, edit, delete, and reject topics. Admite colaboradores de temas con sus tareas.Supports Topic contributors with their tasks. Cura la información y el contenido de las páginas de temas, incluidas las personas y los recursos anclados a ese tema.Curates the information and content on topic pages, including which people and resources are pinned to that topic.

Los puntos destacados y las tarjetas aparecerán para los usuarios en el contexto de su trabajo, por ejemplo, mientras exploran páginas modernas en SharePoint.Highlights and cards will appear to users in the context of their work, for example as they browse modern pages in SharePoint. Puede controlar la experiencia del usuario final para los temas.You control the end user experience for topics.

  • ¿Quién puede ver temas?Who can see Topics? La visibilidad del tema se configura en el Centro de administración de Microsoft 365.Topic visibility is configured in the Microsoft 365 Admin Center. Elija qué grupos permitir ver temas:Choose which groups to allow to see topics:

    • Todos en mi organización.Everyone in my organization. "Todos" no incluye invitados, son todos los usuarios internos del directorio"Everyone" does not include guests, it is all internal users in your directory

    • Solo personas seleccionadas o grupos de seguridad (esta opción es buena mientras sigues implementando Temas de Viva, para que puedas probar con un subconjunto de usuarios).Only Selected people or security groups (this option is good while you are still rolling out Viva Topics, so you can test with a subset of users). Si desea que los invitados consulten Temas, tendrá que usar la opción "personas seleccionadas o grupos de seguridad" y concederles una licencia.If you want guests to view Topics, you will need to use the “selected people or security groups” option, and grant them a license.

    • Con nadie.No one.

      Todos los usuarios, incluso los usuarios invitados, tendrán que tener una licencia aplicada para ver la experiencia del tema.All users, even guest users, will need to have a license applied in order to view the topic experience. Y recuerde que los permisos siempre controlan lo que se puede ver.And remember that permissions always control what can be seen.

  • ¿Qué temas están visibles?Which Topics are visible? Puede elegir:You can choose to:

    • Mostrar todos los temas de candidatos.Show all candidate topics.
    • Mostrar solo temas confirmados.Show only confirmed topics.

Ahora que tenemos a los administradores, expertos y usuarios, podemos hablar de los temas en sí.Now that we have the managers, experts, and users, we can talk about the topics themselves.

  • Es una buena práctica que se edimente temas en la lista de temas.It's a good practice to seed topics into your topic list. La calidad y la cantidad de temas se basan en el contenido: solo se creará como un tema si se incluye en el contenido que está en el ámbito.The quality and quantity of topics is based on your content - it will only be created as a topic if it is included in the content that is in scope. Si hay suficiente información y pruebas para el tema, la AI la creará.If there's sufficient information and evidence for the topic, it will be created by the AI. Los temas de seeding son los que pueden ayudar el Administrador de conocimientos y los expertos en la materia.Seeding topics is where the Knowledge Manager and subject-matter experts can help. Combinar el conocimiento humano con la inteligencia artificial es la mejor ruta para los temas de calidad.Combining human knowledge with the AI is the best route for quality topics. Por lo tanto, si hay temas que prevé que puede crear manualmente en el Centro de temas.So if there are topics you anticipate you can manually create these in the Topic center. Al hacerlo, la inteligencia artificial será una señal sólida de la relevancia de ese tema y se identificarán los recursos y las personas que se asociarán con ese tema.Doing that will give the AI a strong signal of the relevance of that topic and it will identify resources and people to associate with that topic.
  • Use taxonomías existentes para ayudar a planear el tema, ya sea desde SharePoint o desde otro lugar.Use existing taxonomies to help your topic planning, either from SharePoint or elsewhere. Las taxonomías existentes suelen incluir términos de la organización, productos, áreas de asunto, entre otros.Existing taxonomies often include organizational terms, products, subject areas, and so on. Los orígenes de temas también pueden venir de listas de proyectos, marcadores de búsqueda existentes, y así sucesivamente.Sources for topics can also come from lists of projects, existing search bookmarks, and so on.