Colaborar con invitados en un documento

Si necesita colaborar con personas ajenas a su organización en documentos de SharePoint o OneDrive, puede enviarles un vínculo de uso compartido al documento. En este artículo, le explicamos los pasos de configuración de Microsoft 365 necesarios para configurar vínculos compartidos para SharePoint y OneDrive para las necesidades de su organización.

Demostración de vídeo

En este vídeo se muestran los pasos de configuración descritos en este documento.

Configuración de colaboración externa de Azure

El uso compartido en Microsoft 365 se rige en su nivel más alto por la configuración de colaboración externa B2B en Azure Active Directory. Si el uso compartido de invitados está deshabilitado o restringido en Azure AD, esta configuración invalida cualquier configuración de uso compartido que configure en Microsoft 365.

Compruebe la configuración de colaboración externa B2B para asegurarse de que no se bloquee el uso compartido con invitados.

Captura de pantalla de la página de configuración de relaciones de organización de Azure Active Directory.

Para establecer la configuración de colaboración externa

  1. Inicie sesión en Azure Active Directory en https://aad.portal.azure.com.
  2. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Azure Active Directory
  3. Haga clic en Identidades externas.
  4. En la pantalla introducción, en el panel de navegación izquierdo, haga clic en Configuración de colaboración externa.
  5. Asegúrese de que Los usuarios miembros y usuarios asignados a roles de administrador específicos pueden invitar a usuarios invitados, incluidos los invitados con permisos de miembro o Cualquier usuario de la organización puede invitar a usuarios invitados, incluidos invitados y no administradores está seleccionado.
  6. Si ha realizado cambios, haga clic en Guardar.

Fíjese en la configuración en la sección Restricciones de colaboración. Asegúrese de que los dominios de los invitados con los que quiere colaborar no están bloqueados.

Si trabaja con invitados de varias organizaciones, tal vez quiera restringir su capacidad para acceder a los datos del directorio. Esto les impedirá ver quién más es un invitado en el directorio. Para ello, en Restricciones de acceso de usuario invitado, seleccione Los usuarios invitados tienen acceso limitado a las propiedades y a la pertenencia de la configuración de objetos de directorio o El acceso de usuarios invitados está restringido a las propiedades y pertenencias de sus propios objetos de directorio.

SharePoint de uso compartido a nivel de organización

Para que las personas de fuera de la organización tengan acceso a un documento en SharePoint o OneDrive, la configuración de uso compartido SharePoint y OneDrive nivel de organización debe permitir el uso compartido con personas de fuera de la organización.

La configuración de nivel de organización para SharePoint la configuración que estará disponible para sitios SharePoint individuales. La configuración del sitio no puede ser más permisiva que la configuración de nivel de organización. La configuración de nivel de organización OneDrive determina el nivel de uso compartido que estará disponible en las bibliotecas de OneDrive usuarios.

Para SharePoint y OneDrive, si desea permitir el uso compartido de archivos y carpetas no autenticados, elija Cualquiera. Si desea asegurarse de que las personas fuera de la organización tienen que autenticarse, elija Invitados nuevos y existentes. Los vínculos de cualquier persona son la forma más sencilla de compartir: las personas fuera de la organización pueden abrir el vínculo sin autenticación y pueden pasarlo a otros usuarios.

Por SharePoint, elija la configuración más permisiva que necesite cualquier sitio de la organización.

Captura de pantalla de la configuración de uso compartido en el nivel de organización de SharePoint.

Para establecer la configuración de uso compartido de nivel de organización de SharePoint

  1. En el Centro de administración de Microsoft 365, en el panel de navegación izquierdo, en Centros de administración, haga clic en SharePoint.
  2. En el centro SharePoint administración, en el panel de navegación izquierdo, en Directivas, seleccione Uso compartido.
  3. Asegúrese de que el uso compartido externo SharePoint o OneDrive está establecido en Cualquiera o Invitados nuevos y existentes. (Tenga en cuenta que OneDrive configuración no puede ser más permisiva que la configuración SharePoint).
  4. Si ha realizado cambios, seleccione Guardar.

La configuración predeterminada de vínculos de archivos y carpetas determina la opción de vínculo que se mostrará de forma predeterminada a los usuarios cuando compartan un archivo o carpeta. Los usuarios pueden cambiar el tipo de vínculo a una de las otras opciones antes de compartir, si quieren.

Tenga en cuenta que esta configuración afecta SharePoint sitios de la organización, así como OneDrive.

Elija un vínculo entre cualquiera de los siguientes tipos que se seleccionan de forma predeterminada cuando los usuarios comparten archivos y carpetas:

  • Cualquiera que tenga el vínculo : elija esta opción si espera hacer mucho uso compartido de archivos y carpetas no autenticados. Si quiere permitir el uso compartido de vínculos con Cualquier usuario, pero le preocupa el uso compartido accidental sin autenticar, considere la posibilidad de usar una de las otras opciones como predeterminadas. Este tipo de vínculo solo está disponible si ha habilitado el uso compartido con Cualquier usuario.
  • Solo las personas de su organización: elija esta opción si espera que la mayoría del uso compartido de archivos y carpetas sea con usuarios dentro de su organización.
  • Usuarios específicos: considere esta opción si espera realizar una gran cantidad de uso compartido de archivos y carpetas con invitados. Este tipo de vínculo funciona con los invitados y requiere su autenticación.

Captura de pantalla de la configuración de uso compartido de los archivos y carpetas de nivel de organización de SharePoint.

Para establecer la configuración SharePoint y OneDrive de la organización

  1. Vaya a Uso compartido en el centro SharePoint administración.
  2. En Vínculos de archivos y carpetas, seleccione el vínculo para compartir predeterminado que quiere usar.
  3. Si ha realizado cambios, haga clic en Guardar.

Para establecer el permiso para el vínculo de uso compartido, en Elegir el permiso seleccionado de forma predeterminada para los vínculos de uso compartido.

  1. Seleccione Ver si no desea que los usuarios no autenticados realicen cambios en los archivos y carpetas.
  2. Seleccione Editar si desea permitir que los usuarios no autenticados realicen cambios en los archivos y carpetas.

Tenga en cuenta que las dos opciones de premisión anteriores se pueden aplicar no solo para invitados o usuarios externos, sino también para usuarios internos. La opción de permiso que elija viene determinada por la discreción propia.

Para establecer permisos para vínculos que permiten compartir con cualquier persona

  1. En estos vínculos se pueden conceder estos permisos: sub-panel,
    1. En la lista desplegable Archivos,
      • Seleccione Ver y editar si desea permitir que los usuarios no autenticados realicen cambios en los archivos.
      • Seleccione Ver si no desea que los usuarios no autenticados realicen cambios en los archivos.
    2. En la lista desplegable Carpetas,
      • Seleccione Ver, editar y cargar si desea permitir que los usuarios no autenticados realicen cambios en las carpetas.
      • Seleccione Ver si no desea que los usuarios no autenticados realicen cambios en las carpetas.

Configuración de uso compartido de nivel de sitio de SharePoint

Si está compartiendo archivos y carpetas que se encuentran en un sitio SharePoint, también debe comprobar la configuración de uso compartido de nivel de sitio para ese sitio.

Captura de pantalla de la configuración de uso compartido externo del sitio de SharePoint.

Para establecer la configuración de uso compartido de nivel de sitio

  1. En el centro SharePoint administración, en el panel de navegación izquierdo, expanda Sitios y seleccione Sitios activos.
  2. Seleccione el sitio en el que desea compartir archivos y carpetas con invitados.
  3. Desplácese a la derecha a través de la fila (en la que está presente el sitio seleccionado) y haga clic en cualquier lugar de la columna Uso compartido externo.
  4. En la página que aparece, haga clic en la pestaña Directivas.
  5. En el panel Uso compartido externo, haga clic en Editar.
  6. Asegúrese de que el uso compartido está establecido en Cualquiera o en Invitados nuevos y existentes.
  7. Si ha realizado cambios, haga clic en Guardar.

Invitar a usuarios

La configuración de uso compartido de invitados ya está configurada; para que los usuarios puedan compartir archivos y carpetas con personas ajenas a su organización. Vea Compartir OneDrive archivos y carpetas y Compartir SharePoint archivos o carpetas para obtener más información.

Vea también

Prácticas recomendadas para compartir archivos y carpetas con usuarios no autenticados

Reducir la exposición accidental de archivos al compartirlos con invitados

Integración de SharePoint y OneDrive con Azure AD B2B