Creación del plan de gobernanza de colaboración

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Siempre es mejor iniciar su traslado a Microsoft 365 con una visión clara:

  • ¿Cuáles son sus objetivos empresariales clave?

  • ¿Cómo proporcionarán valor las herramientas y funcionalidades a la organización en su conjunto y a los empleados individuales?

  • ¿Cómo medirá el éxito?

Una declaración de visión clara proporciona una guía crítica para los inevitables inconvenientes de decisión que tendrá que hacer al pensar en su plan de gobernanza. El grado de formalidad y la profundidad con la que necesita documentar el plan de gobernanza deben alinearse con los resultados que desea lograr. Por lo tanto, la visión proporciona un marco para el contexto y la inversión en gobernanza.

Microsoft 365 crea nuevos paradigmas para que las tecnologías admitan la empresa. Estos nuevos paradigmas cambian la forma en que se adoptan, administran y rigen estas tecnologías.

La gobernanza de Microsoft 365 debe complementar las directivas existentes que rigen los entornos locales. Sin embargo, dado que la nube permite nuevas oportunidades de apoyo a la empresa, es importante comprender estas oportunidades y pensar en un enfoque de gobernanza que cree un equilibrio adecuado entre los objetivos de los usuarios, el riesgo empresarial y los requisitos normativos y del sector.

Pensar en la gobernanza primero significa iniciar el recorrido de Microsoft 365 con algunas decisiones clave para obtener la mejor posición para el éxito general. Algunas de estas decisiones incluyen:

No hay una respuesta perfecta a estas preguntas: las respuestas adecuadas son las que equilibran el riesgo y el beneficio para su organización.

¿Qué significa la gobernanza para Microsoft 365?

El planeamiento de gobernanza de Microsoft 365 consiste en asegurarse de que protege los recursos de información crítica al tiempo que minimiza el riesgo. La gobernanza incluye varias áreas clave, cada una de las cuales debe planearse, coordinarse y adaptarse para adaptarse a las cambiantes necesidades organizativas y a la evolución de la tecnología.

  • Operational Assurance : mantener la plataforma operativa y garantizar el rendimiento. Se trata en gran medida de una tarea de TI con la mayor parte del trabajo proporcionado por Microsoft.

  • Information Assurance : administración del contenido a lo largo del ciclo de vida, tratamiento de la información como un recurso, incluida la administración de registros, el cumplimiento y la seguridad. La garantía de la información requiere una comprensión de los objetivos empresariales y los requisitos normativos. Lo ideal es usar directivas automatizadas que impidan a los usuarios cometer errores o advertirlos en escenarios en los que necesitan tomar una decisión informada. Cuando no es posible aplicar por la directiva, debe planear la educación y la formación.

  • Results Assurance : dirigir a los propietarios de sitios o equipos capacitados en la dirección correcta para lograr resultados empresariales. La garantía de resultados consiste en gran medida en proporcionar orientación a los autores de contenido y a los propietarios de sitios, grupos y equipos, lo que garantiza que el entrenamiento adecuado esté disponible para asegurarse de que saben tomar buenas decisiones para obtener los resultados deseados dentro de los estándares y prácticas generales de la organización.

El planeamiento de la gobernanza debe ser lo primero, pero la gobernanza debe ser algo que vuelva a visitar continuamente en un proceso iterativo. A medida que el patrimonio de datos cambia con el tiempo, querrá volver a consultar las decisiones de gobernanza para adaptarse a las cambiantes necesidades empresariales y a la disponibilidad de características. Es posible que necesite una mayor supervisión para garantizar la conformidad. Es posible que necesite menos supervisión para fomentar una aplicación más creativa de las características principales. Es posible que tenga que actualizar roles y responsabilidades para reflejar los cambios en la solución o los cambios en la forma en que los usuarios usan diferentes aplicaciones.

Por ejemplo, una de las principales funcionalidades de capacitación de Microsoft 365 es la capacidad de trabajar fácilmente en colaboración con personas ajenas a la organización. Algunas organizaciones de algunos sectores deciden bloquear todo el uso compartido externo. Otros habilitan el uso compartido externo en escenarios específicos o con organizaciones específicas. No hay ninguna decisión de gobernanza correcta o incorrecta en lo que respecta al uso compartido externo, y hay muchos escenarios diferentes en los que puede habilitar diferentes configuraciones en Microsoft 365 para permitir el uso compartido en algunos casos y bloquearlo en otros. Si acaba de comenzar su viaje desde un entorno local a la nube, es importante pensar en las decisiones de uso compartido externo y comprender las ventajas y riesgos asociados a las diferentes opciones disponibles.

Piense primero en la gobernanza.

Su inversión en Microsoft 365 es tan buena como el valor del contenido y las experiencias que habilita, por lo que pensar en la gobernanza al principio de su recorrido garantiza que no se bloquee ni habilite demasiado antes de que haya tenido la oportunidad de comprender y evaluar las implicaciones de cada decisión. Hay varios "botones y esferas" que puede activar en Microsoft 365. Un plan de gobernanza eficaz es fundamental para lograr los objetivos empresariales, pero la gobernanza consiste en equilibrar el riesgo con las ventajas. Si lo bloqueamos todo, las personas encontrarán una manera de evitar las reglas si necesitan hacerlo para realizar el trabajo.

Pensar primero en la gobernanza le permite:

  • Equilibre los riesgos y las ventajas. Revisar cuidadosamente las decisiones de gobernanza al principio de la implementación permite a las organizaciones comprender el entorno completo (empresarial, normativo, legal, cumplimiento) y planear una solución que se optimice para todos los resultados (equilibrio de riesgos con beneficios) a veces aceptando el riesgo y otras veces, eligiendo no aceptar el riesgo. Si se toman decisiones informadas por adelantado, se obtienen mejores resultados sin expansión y contenido no administrado.

  • Adaptarse a diferentes organizaciones y diferentes tipos de contenido y escenarios. Las decisiones de gobernanza son decisiones únicas para cada organización: un tamaño no se ajusta a todos. No solo cada organización tiene diferentes necesidades de gobernanza, sino que las decisiones de gobernanza a menudo no son las mismas para cada tipo de contenido de Microsoft 365. Por ejemplo, la gobernanza del contenido del equipo puede ser diferente de la gobernanza del contenido de intranet y del contenido individual de OneDrive.

  • Alinearse con las prioridades empresariales. El momento de empezar a pensar en la gobernanza es cuando se identifican las prioridades empresariales clave para las soluciones que se crean en Microsoft 365. Estos resultados empresariales clave definen el contexto para el planeamiento de la gobernanza. Esto es importante porque sus objetivos empresariales pueden ayudarle a definir cuánto tiempo y energía necesita para invertir en gobernanza. Por ejemplo, si mejorar la capacidad de detección de contenido en toda la organización no es muy importante, probablemente no tenga que dedicar demasiado tiempo a aplicar o planear convenciones de nomenclatura de archivos. Si, por otro lado, quiere ayudar a reducir las instancias de varias versiones del mismo documento en varios repositorios de la empresa, las decisiones de gobernanza necesitan procesos y directivas y entrenamiento para asegurarse de que los autores de contenido entiendan cómo asignar un nombre a los archivos y seguir las instrucciones de "una copia de un documento" para asegurarse de que el contenido se publica solo en una ubicación. También significa que necesita un proceso para asegurarse de que no está creando innecesariamente más de un sitio o equipo para el mismo propósito.

¿Cómo debemos comunicarnos sobre la gobernanza?

Muchas decisiones de gobernanza se pueden implementar activando o desactivando las características de Microsoft 365. Esto puede ayudar a aplicar los estándares de gobernanza, pero es posible que no ayude a los usuarios de su organización a comprender qué está disponible para ellos y por qué (o por qué no).

Tradicionalmente, los equipos de gobernanza han creado documentos largos en los que se describe cada decisión de gobernanza. Desafortunadamente, esos documentos largos rara vez se leyeron, lo que significaba que los requisitos de gobernanza que dependen de personas para aplicar rara vez funcionaron. Intente evitar la creación de documentos largos dirigidos a varias audiencias mientras piensa en cómo comunicar las decisiones clave de gobernanza. En su lugar, piense en estas alternativas:

  • Inserte las decisiones de gobernanza directamente en las soluciones que cree. Si desea asegurarse de que la información confidencial está protegida en Microsoft 365, implemente etiquetas de confidencialidad para asegurarse de que los usuarios no exponen accidentalmente información que no deben. Bloquee las aplicaciones en las que no pueda proporcionar la protección adecuada. Obtenga más información sobre las etiquetas de confidencialidad.

  • Reforzar con entrenamiento. Adapte soluciones como las rutas de aprendizaje de Microsoft 365 para asegurarse de que las expectativas específicas de la organización se refuerzan con el aprendizaje proporcionado por Microsoft.

  • Entregar como sitio, no como documento. Cree su propio Centro de adopción de Microsoft 365 en un sitio de comunicación de SharePoint para asegurarse de que los autores de contenido y los propietarios del sitio y del equipo entiendan no solo "cómo hacerlo", sino también "cómo debe hacerlo". Cree páginas específicas del tema que aborde diferentes escenarios empresariales para proporcionar instrucciones y procedimientos recomendados para usar o habilitar diferentes funcionalidades en SharePoint y Teams y otras aplicaciones para lograr resultados empresariales. Haga que estas páginas formen parte de la intranet de SharePoint.

¿Cuáles son los factores clave de éxito?

Incorpore estos factores clave de éxito para garantizar un planeamiento de gobernanza correcto para Microsoft 365.

Identificación del equipo principal de gobernanza

La gobernanza es un deporte de equipo. Asegúrese de que el equipo de planificación de gobernanza principal incluya representantes de la empresa y de TI. Es probable que el equipo tenga que reunirse con más frecuencia al principio de la implementación y, a continuación, revisar periódicamente las nuevas funcionalidades y las nuevas expectativas empresariales.

Trabaje con las decisiones clave de gobernanza, pero no intente tomar todas las decisiones a la vez. Tome las decisiones críticas sobre el aprovisionamiento y la nomenclatura y el acceso externo y, a continuación, realice las decisiones restantes.

Además del uso compartido externo, descrito anteriormente, otra decisión clave para cada organización es cómo aprovisionar sitios y grupos. Por ejemplo, tenga en cuenta lo siguiente:

  • Dado que es tan fácil para los usuarios crear grupos y equipos de Microsoft 365, es posible que quiera abrir la creación de grupos y equipos para que el equipo de TI no esté inundado de solicitudes para crearlos en nombre de otras personas. Para evitar la expansión, puede crear un flujo de trabajo personalizado que envíe un correo electrónico con gobernanza, entrenamiento y otra información a los creadores de grupos y equipos. (Por ejemplo, "Acaba de crear un sitio o equipo, comunidad, etc. -- estas son sus responsabilidades y vínculos a la formación...") Por otro lado, dependiendo de su negocio, es posible que desee controlar quién tiene la capacidad de crear grupos.

  • Si desea controlar cómo se crean los sitios de SharePoint, puede ocultar el vínculo Crear sitio en la página de inicio de SharePoint. Cree un formulario personalizado o cree un script de sitio y diseño de sitio personalizado para automatizar el aprovisionamiento de nuevos sitios modernos de SharePoint mediante una estructura de sitio predefinida que puede incluir vínculos a los procedimientos recomendados de gobernanza y entrenamiento.

Alinear las decisiones con los objetivos empresariales

Los objetivos de resultados empresariales deben ser el principal impulsor de las decisiones de gobernanza:

  • Comprenda los requisitos normativos que afectan a su organización. Es posible que algunas de las decisiones clave y los requisitos de implementación deban alinearse con el entorno en el que opera.

  • Intenta no quedar atrapado en "Es lo que siempre hemos hecho". La nube y la globalización creciente de muchas organizaciones presentan nuevas oportunidades. Suposiciones de desafío si no se alinean con los objetivos empresariales. ¿Puede relajar las reglas para algunos escenarios o para algunas personas? ¿Puede obtener el mismo resultado empresarial mediante las características de Microsoft 365 en lugar de bloquear una actividad por completo?

  • Si lo bloqueas todo, la gente encontrará un trabajo. Intente comprender los escenarios empresariales clave que los usuarios desean habilitar y proporcionar directrices y entrenamiento según corresponda.

  • Considere la posibilidad de incorporar actividades para revisar sitios y actividades clave para asegurarse de que los propietarios del sitio y del equipo siguen las instrucciones de gobernanza.

Definición de roles y responsabilidades

Además del equipo de gobernanza, hay otros roles clave o equipos que pueden ayudar a posicionar su organización para el éxito con Microsoft 365. Algunos roles pueden ser combinados o rellenados por la misma persona y otros pueden no ser adecuados para todas las organizaciones. La mayoría de las organizaciones tienen un patrocinador ejecutivo para Microsoft 365 en su conjunto y algunas también tienen un comité directivo o un equipo para Microsoft 365 en su conjunto o solo para la intranet. Obtenga más información sobre los completos roles de administrador y los permisos disponibles en Microsoft 365.

Volver a visitar a medida que cambia la empresa y la tecnología

La gobernanza de Microsoft 365 no es "una vez y se ha hecho". Tenga un plan para mantenerse al tanto de lo que está cambiando en Microsoft 365 y adaptar las directrices de gobernanza si es necesario. (Esta es una razón importante por la que la creación de un documento de gobernanza largo no es una buena idea. Las empresas y las tecnologías cambian. Actualizar una página web es fácil. Actualizar y volver a distribuir un documento es mucho más difícil).

Tener una estrategia para comunicar directivas y directrices de gobernanza

En última instancia, el éxito de los esfuerzos de planeamiento de gobernanza depende de lo bien que haya comunicado las expectativas a los miembros de su organización. Además de las sugerencias descritas anteriormente, tenga en cuenta lo siguiente:

  • ¿Puede incorporar "cómo debe" con su entrenamiento de "cómo hacerlo"? En otras palabras, ¿puede crear un "centro de recursos de usuario" para Microsoft 365 donde pueda proporcionar recursos y entrenamiento para ayudar a proporcionar orientación y entrenamiento que ayude a los usuarios a adoptar Microsoft 365 de forma eficaz? El mejor contenido de gobernanza proporciona instrucciones que ayudan a todos los usuarios a adoptar y obtener el máximo valor de Microsoft 365.

  • ¿Debe crear una certificación y una nueva certificación para los propietarios del sitio y del equipo?

  • ¿Puede crear un programa de Campeones de Microsoft 365 para su organización? Considere la posibilidad de unirse al programa de campeones de Microsoft 365 en todo el mundo para obtener ideas y enfoques para su propio programa de campeones y conectarse con personas con ideas afín y líderes de pensamiento de Dentro y alrededor de Microsoft.

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