Crear el plan de gobierno de colaboración
Siempre es mejor iniciar el movimiento a Microsoft 365 con una visión clara:
¿Cuáles son sus objetivos empresariales clave?
¿Cómo proporcionarán valor las herramientas y las capacidades a toda la organización y a los empleados individuales?
¿Cómo medirá el éxito?
Una declaración de visión clara proporciona una guía crítica para las inevitables pérdidas de decisiones que tendrá que tomar al pensar en su plan de gobierno. El grado de formalidad y la profundidad a la que necesita documentar el plan de gobierno deben alinearse con los resultados que desea lograr. Por lo tanto, la visión proporciona un marco para el contexto y la inversión en gobierno.
Microsoft 365 nuevos paradigmas para que las tecnologías admitan la empresa. Estos nuevos paradigmas cambian la forma en que estas tecnologías se adoptan, administran y rigen.
Microsoft 365 gobierno debe complementar las directivas existentes que gobiernan entornos locales. Sin embargo, dado que la nube permite nuevas oportunidades para admitir la empresa, es importante comprender estas oportunidades y pensar en un enfoque de gobierno que cree un equilibrio adecuado entre los objetivos del usuario, los riesgos empresariales y los requisitos normativos y de la industria.
Pensar en el gobierno en primer lugar significa iniciar el viaje a la nube con algunas decisiones clave para posicionarse mejor para el éxito general. Algunas de estas decisiones incluyen:
¿Se admite el uso compartido externo y en qué escenarios? Obtener más información sobre uso compartido externo.
Quién puede y cómo se aprovisionarán grupos, sitios y equipos? Obtenga información sobre cómo controlar quién tiene la capacidad de crear grupos.
¿Qué tipo de contenido se puede publicar en cada tipo de entorno y qué características deben habilitarse para evitar que los usuarios publiquen información accidentalmente en ubicaciones inadecuadas? Obtenga información sobre la protección de la información en Microsoft 365.
No hay una respuesta perfecta a estas preguntas: las respuestas correctas son las que equilibra el riesgo y las ventajas para su organización.
¿Qué significa gobierno para Microsoft 365?
La planeación de gobierno Microsoft 365 se trata de asegurarse de proteger los activos de información crítica al tiempo que minimiza el riesgo. El gobierno incluye varias áreas clave, cada una de las cuales debe planearse, coordinarse y adaptarse para adaptarse a las necesidades organizativas cambiantes y a la evolución de la tecnología.
Operational Assurance: mantener la plataforma operativa y garantizar el rendimiento. Se trata en gran parte de una tarea de IT con la mayor parte del trabajo proporcionado por Microsoft.
Information Assurance: administración del contenido durante todo el ciclo de vida, tratamiento de la información como un activo, incluida la administración de registros, el cumplimiento y la seguridad. La garantía de la información requiere un conocimiento tanto de los objetivos empresariales como de los requisitos normativos. Lo ideal es usar directivas automatizadas que impidan a los usuarios cometer errores o advertirles en escenarios en los que necesiten tomar una decisión fundamentada. Cuando no es posible aplicar por la directiva, debe planear la educación y la formación.
Outcomes Assurance: dirigir a los propietarios de sitios o equipos en la dirección correcta para lograr resultados empresariales. La garantía de resultados se trata en gran medida de proporcionar orientación a los autores de contenido y a los propietarios de sitios, grupos y equipos, lo que garantiza que la formación adecuada esté disponible para garantizar que sepan cómo tomar buenas decisiones para obtener los resultados deseados dentro de los estándares y prácticas de la organización generales.
La planeación de gobierno debe ser lo primero, pero el gobierno debe ser algo que se revise continuamente en un proceso iterativo. A medida que el estado de datos cambia con el tiempo, querrá revisar las decisiones de gobierno para adaptarse a las necesidades empresariales cambiantes y a la disponibilidad de características. Es posible que necesite una mayor supervisión para garantizar la conformidad. Es posible que necesite menos supervisión para fomentar una aplicación más creativa de las características principales. Puede que encuentre que los roles y responsabilidades deben actualizarse para reflejar los cambios en la solución o los cambios en la forma en que los usuarios usan diferentes aplicaciones.
Por ejemplo, una de las principales capacidades de habilitación de Microsoft 365 es la capacidad de trabajar fácilmente en colaboración con personas de fuera de la organización. Algunas organizaciones de algunos sectores eligen bloquear todo el uso compartido externo. Otros permiten el uso compartido externo en escenarios específicos o con organizaciones específicas. No hay una decisión de gobierno correcta o incorrecta en lo que respecta al uso compartido externo, y hay muchos escenarios diferentes en los que puede habilitar diferentes configuraciones en Microsoft 365 para permitir el uso compartido en algunos casos y bloquearlo en otros. Sin embargo, si acaba de comenzar el viaje de un entorno local a la nube, es importante pensar en las decisiones de uso compartido externo y comprender los beneficios y riesgos asociados con las diferentes opciones disponibles.
Piense primero en el gobierno
Su inversión en Microsoft 365 es tan buena como el valor del contenido y las experiencias que habilita, por lo que pensar en el gobierno al principio de su viaje garantiza que no bloqueará ni habilitará demasiado antes de tener la oportunidad de comprender y evaluar las implicaciones de cada decisión. Hay varios "botones y marcados" que puede activar el Centro de administración de Microsoft 365 y para sitios y equipos individuales. Un plan de gobierno eficaz es fundamental para lograr los objetivos empresariales, pero el gobierno trata de equilibrar el riesgo con las ventajas. Si lo bloqueamos todo, los usuarios encontrarán una forma de trabajar alrededor de las reglas si necesitan hacerlo para realizar el trabajo.
Pensar primero en el gobierno le permite:
Equilibra los riesgos y las ventajas. Revisar detenidamente las decisiones de gobierno al principio de la implementación permite a las organizaciones comprender el entorno completo (empresarial, normativo, legal, de cumplimiento) y planear una solución que optimice todos los resultados (equilibrar los riesgos con los beneficios) a veces aceptando el riesgo y otras veces, optando por no aceptar el riesgo. Si toma decisiones fundamentadas por adelantado, obtiene mejores resultados sin contenido extenso y no administrado.
Adaptarse a diferentes organizaciones y diferentes tipos de contenido y escenarios. Las decisiones de gobierno son decisiones únicas para cada organización: un tamaño no se ajusta a todos. No solo cada organización tiene diferentes necesidades de gobierno, sino que las decisiones de gobierno a menudo no son las mismas para cada tipo de contenido de Microsoft 365. Por ejemplo, el gobierno del contenido de grupo puede ser diferente del gobierno del contenido de intranet y del contenido individual de OneDrive.
Alinear con las prioridades empresariales. El momento para empezar a pensar en el gobierno es cuando se identifican las prioridades empresariales clave para las soluciones que se crean en Microsoft 365. Estos resultados empresariales clave definen el contexto para la planeación de gobierno. Esto es importante porque sus objetivos empresariales le ayudarán a definir cuánto tiempo y energía necesita invertir en gobierno. Por ejemplo, si no es muy importante mejorar la capacidad de destecciones de contenido en toda la organización, probablemente no necesite dedicar demasiado tiempo a aplicar o planear convenciones de nomenclatura de archivos. Por otra parte, si desea ayudar a reducir instancias de varias versiones del mismo documento en varios repositorios de toda la empresa, las decisiones de gobierno necesitarán procesos, directivas y aprendizaje para garantizar que los autores de contenido comprendan cómo nombrar archivos y seguir las instrucciones de "una copia de un documento" para asegurarse de que el contenido se publique en una sola ubicación. También significa que necesita un proceso para asegurarse de que no está creando innecesariamente más de un sitio o equipo para el mismo propósito.
¿Cómo debemos comunicarnos acerca de la gobernanza?
Muchas decisiones de gobierno se pueden implementar al activar o desactivar características en Microsoft 365. Eso puede ayudar a aplicar los estándares de gobierno, pero puede que no ayude a las personas de su organización a comprender lo que está disponible para ellos y por qué (o por qué no).
Tradicionalmente, los equipos de gobierno han creado documentos largos que delinea cada decisión de gobierno. Desafortunadamente, esos documentos largos rara vez se leyeron, lo que significaba que los requisitos de gobierno que dependen de las personas para aplicar raramente funcionaban. Intente evitar la creación de documentos largos dirigidos a varias audiencias mientras piensa en cómo comunicar sus decisiones clave de gobierno. En su lugar, piense en estas alternativas:
Inserte las decisiones de gobierno directamente en las soluciones que cree. Si desea asegurarse de que la información confidencial está protegida en todo Microsoft 365, implemente etiquetas de confidencialidad para asegurarse de que los usuarios no exponán accidentalmente información que no deberían. Bloquee las aplicaciones en las que no puede proporcionar la protección adecuada. Obtenga más información sobre las etiquetas de confidencialidad.
Reforzar con el aprendizaje. Adapte soluciones como Microsoft 365 de aprendizaje para garantizar que las expectativas específicas de la organización se refuercen con la formación proporcionada por Microsoft.
Entregar como un sitio, no como un documento. Cree su propio centro de adopción de Microsoft 365 en un sitio de comunicación de SharePoint para asegurarse de que los autores de contenido y los propietarios de sitios y equipos comprendan no solo "cómo" sino también "cómo debe hacerlo". Cree páginas específicas del tema que a address different business scenarios to provide both guidance and best practice to leverage or enable different capabilities in SharePoint and Teams and other applications to achieve business outcomes.
¿Cuáles son los factores clave de éxito?
Incorpore estos factores clave de éxito para garantizar una planeación de gobierno correcta para Microsoft 365.
Identificar el equipo principal de gobierno
El gobierno es un deporte de equipo. Asegúrese de que el equipo principal de planeación de gobierno incluya representantes de la empresa y de TI. Es probable que el equipo tenga que reunirse con más frecuencia al principio de la implementación y, a continuación, revisar periódicamente nuevas capacidades y nuevas expectativas empresariales.
Trabaje con las decisiones clave de gobierno, pero no intente tomar todas las decisiones a la vez. Tome las decisiones críticas sobre el aprovisionamiento y la nomenclatura y el acceso externo y, a continuación, realice las decisiones restantes.
Además del uso compartido externo, que se ha comentado anteriormente, otra decisión clave para cada organización es cómo aprovisionar sitios y grupos. Por ejemplo, tenga en cuenta lo siguiente:
Dado que es tan fácil para los usuarios crear grupos de Microsoft 365, es posible que desee abrir la creación de grupos para que TI no se inunde de solicitudes para crearlos en nombre de otras personas. Para evitar la "expansión de grupos", puede crear un flujo de trabajo personalizado que envíe un correo electrónico con gobierno, formación y otra información a los creadores del grupo poco después de crear el grupo. (Por ejemplo, "Acaba de crear un sitio/equipo, una comunidad, etc.: aquí están sus responsabilidades y vínculos a la formación...") Por otro lado, dependiendo de su empresa, es posible que desee controlar quién tiene la capacidad de crear grupos.
Si desea controlar cómo se SharePoint sitios, puede ocultar el vínculo Crear sitio en la SharePoint inicio. Cree un formulario personalizado o cree un diseño de sitio personalizado y un script de sitio para automatizar el aprovisionamiento de nuevos sitios SharePoint modernos mediante una estructura de sitio predefinida que puede incluir vínculos a los procedimientos recomendados de gobierno y aprendizaje.
Alinear las decisiones con los objetivos empresariales
Los objetivos de resultados empresariales deben ser el impulsor principal de las decisiones de gobierno:
Comprender los requisitos normativos que afectan a su organización. Es posible que algunas de las decisiones clave y los requisitos de implementación deban estar alineados con el entorno en el que opera.
Intenta no quedar atrapado en "Es lo que siempre hemos hecho". La nube y la creciente globalización de muchas organizaciones presentan nuevas oportunidades. Suposiciones de desafío si no se alinean con los objetivos empresariales. ¿Puede relajar las reglas para algunos escenarios o para algunas personas? ¿Puede obtener el mismo resultado empresarial usando las características de Microsoft 365 en lugar de bloquear una actividad por completo?
Si bloquea todo, los usuarios encontrarán un trabajo. Intente comprender los escenarios empresariales clave que los usuarios desean habilitar y proporcionar directrices y formación según corresponda.
Considere la posibilidad de incorporar actividades para revisar los sitios y actividades clave para asegurarse de que los propietarios de sitios y equipos estén siguiendo las instrucciones de gobierno.
Definir roles y responsabilidades
Además del equipo de gobierno, hay varios otros roles o equipos clave que querrás pensar en posicionar para el éxito con Microsoft 365. Algunos roles pueden ser combinados o ocupados por la misma persona y otros pueden no ser adecuados para todas las organizaciones. La mayoría de las organizaciones tienen un patrocinador ejecutivo para Microsoft 365 en su conjunto y algunas también tienen un comité de dirección o un equipo para Microsoft 365 como un todo o solo para la intranet. Obtenga más información sobre los roles ypermisos de administración completos disponibles en Microsoft 365 .
Revisar a medida que cambian las empresas y la tecnología
El gobierno Microsoft 365 no es "una vez hecho". Tenga un plan para mantenerse al tanto de lo que está cambiando en Microsoft 365 y adaptar las directrices de gobierno si es necesario. (Esta es una razón importante por la que crear un documento de gobierno largo no es una buena idea. Las empresas y las tecnologías cambian. Actualizar una página web es fácil. Actualizar y volver a distribuir un documento es mucho más difícil).
Tener una estrategia para comunicar directivas y directrices de gobierno
En última instancia, el éxito de los esfuerzos de planeación de gobierno depende de la forma en que haya comunicado las expectativas a los miembros de su organización. Además de las sugerencias descritas anteriormente, tenga en cuenta lo siguiente:
¿Puede incorporar "cómo debe" con su formación de "cómo hacerlo"? En otras palabras, ¿puede crear un "centro de recursos de usuario" para Microsoft 365 donde pueda proporcionar recursos y formación para ayudar a proporcionar orientación y formación que ayude a los usuarios a adoptar Microsoft 365 de forma eficaz? El mejor contenido de gobierno proporciona instrucciones que ayudan a todos los usuarios a adoptar y obtener el máximo valor de Microsoft 365.
¿Debe crear una certificación y una nueva certificación para los propietarios de sitios y equipos?
¿Puede crear un programa Microsoft 365 Champions para su organización? Además, considere la posibilidad de unirse al programa mundial de campeones de Microsoft 365 para obtener ideas y enfoques para su propio programa de campeones y para conectarse con personas con ideas a la medida y líderes de pensamiento de Microsoft y sus alrededores.
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