¿Qué es la gobernanza de la colaboración?
El gobierno de colaboración es cómo administrar el acceso de los usuarios a los recursos, el cumplimiento de los estándares empresariales y garantizar la seguridad de los datos.
Las organizaciones hoy en día usan un conjunto de herramientas diverso. Está el equipo de desarrolladores que usa el chat de equipo, los ejecutivos que envían correo electrónico y toda la organización que se conecta a través de redes sociales empresariales. Hay varias herramientas de colaboración en uso porque cada grupo es único y tiene sus propias necesidades funcionales y estilo de trabajo. Algunos solo usarán correo electrónico mientras que otros vivirán principalmente en chat.
Si los usuarios creen que las herramientas proporcionadas por IT no se ajustan a sus necesidades, es probable que descarguen su aplicación de consumidor favorita que admita sus escenarios. Aunque este proceso permite que los usuarios se inicien rápidamente, esto lleva a una experiencia de usuario frustrante en toda la organización con varios inicios de sesión, dificultad para compartir y ningún lugar único para ver contenido. Este concepto se conoce como "TI de instantánea" y supone un riesgo importante para las organizaciones. Reduce la capacidad de administrar uniformemente el acceso de los usuarios, garantizar la seguridad y las necesidades de cumplimiento del servicio.
Los servicios, como Microsoft 365, Teams y Yammer permiten a los usuarios y reducen el riesgo de la SOMBRA DE LA INFORMACIÓN proporcionando las herramientas necesarias para colaborar. Microsoft 365 dispone de un amplio conjunto de herramientas para implementar las capacidades de gobierno que su organización pueda necesitar.
Esta serie de artículos le ayudará a comprender cómo interactúan los grupos, los equipos y la configuración de SharePoint, qué capacidades de gobierno están disponibles y cómo crear e implementar un marco de gobierno para las características de colaboración de Microsoft 365.
Configurar la colaboración segura con Microsoft 365
Hay muchas opciones para implementar grupos de Microsoft 365 y Teams para la colaboración segura en su organización. Se recomienda usar este contenido de gobierno junto con Configurar el uso compartido seguro de archivos y la colaboración con Microsoft Teams y sus artículos asociados para crear la mejor solución de colaboración para su organización.
Gobierno de residencia de datos
Si su organización es multinacional y tiene requisitos de residencia de datos para distintas geografías, incluya Microsoft 365 Multi-Geo como parte de su plan de gobierno de colaboración.
Por qué Microsoft 365 grupos de colaboración son importantes en el gobierno de colaboración
Microsoft 365 grupos le permiten elegir un conjunto de personas con las que desea colaborar y configurar fácilmente una colección de recursos para que esas personas compartan. Agregar miembros al grupo concede automáticamente los permisos necesarios a todos los activos proporcionados por el grupo. Tanto Teams como Yammer usar Microsoft 365 para administrar su pertenencia.
Microsoft 365 incluyen un conjunto de recursos vinculados que los usuarios pueden usar para la comunicación y la colaboración. Los grupos siempre incluyen un sitio SharePoint, Planner, un Power BI de trabajo, un buzón y un calendario y Stream. Dependiendo de cómo cree el grupo, puede agregar otros servicios, como Teams, Yammer y Project.
| Recurso | Descripción |
|---|---|
| Calendario | Para programar eventos relacionados con el grupo |
| Bandeja de entrada | Para conversaciones de correo electrónico entre miembros del grupo. Esta bandeja de entrada tiene una dirección de correo electrónico y se puede configurar para aceptar mensajes de personas fuera del grupo e incluso fuera de la organización, como una lista de distribución tradicional. |
| Bloc de notas de OneNote | Para recopilar ideas, investigación e información |
| Planificador | Para asignar y administrar tareas de proyecto entre los miembros del grupo |
| Power BI workspace | Un espacio de colaboración de datos con paneles e informes |
| Project y guía básica | Herramientas de administración de proyectos basadas en web |
| Sitio de grupo de SharePoint | Un repositorio central para información, vínculos y contenido relacionado con el grupo |
| Stream | Un servicio de streaming de vídeo |
| Teams | Un área de trabajo basada en chat en Microsoft 365 |
| Yammer grupo | Un lugar común para tener conversaciones y compartir información |
Microsoft 365 incluye una variedad de controles de gobierno, incluida una directiva de expiración, convenciones de nomenclatura y una directiva de palabras bloqueadas, para ayudarle a administrar grupos de su organización. Dado que los grupos controlan la pertenencia y el acceso a este conjunto de recursos, la administración de grupos es una parte clave de la administración de la colaboración en Microsoft 365.
Definir procedimientos recomendados de gobierno de colaboración para su organización
Hay varios lugares para colaborar y mantener conversaciones en Microsoft 365. Comprender dónde los usuarios pueden iniciar conversaciones puede ayudarle a definir una estrategia de comunicación.
Existen tres métodos de comunicación principales admitidos por Microsoft 365:
- Outlook: colaboración a través del correo electrónico con una bandeja de entrada y un calendario de grupo compartidos
- Microsoft Teams: un área de trabajo basada en chat persistente donde puede tener conversaciones informales en tiempo real en torno a una variedad de temas, organizados por subgrupos específicos
- Yammer: experiencia social empresarial para la colaboración
Teams: área de trabajo basada en chat (colaboración de alta velocidad): bucle interno
- Creado para la colaboración con las personas con las que trabajan los usuarios todos los días
- Pone la información al alcance de los usuarios en una sola experiencia
- Agregar pestañas, conectores y bots
- Chat en directo, conferencias de audio y vídeo, reuniones grabadas
Yammer: conectarse a través de la organización (social de empresa): bucle externo
- Comunidades de prácticas: grupos funcionales de personas que comparten un interés o experiencia comunes, pero que no necesariamente trabajan juntos día a día
- Conexión de liderazgo, comunidades de aprendizaje, comunidades basadas en roles
Buzón y calendario (colaboración basada en correo electrónico)
- Se usa para la comunicación dirigida con un grupo de personas
- Calendario compartido para reuniones con otros miembros del grupo
A medida que determine cómo desea usar las características de colaboración en Microsoft 365, tenga en cuenta estos métodos de comunicación y que es probable que los usuarios usen en distintos escenarios.
Nota
Cuando se crea un nuevo grupo de Office 365 a través de Yammer o Teams, el grupo no es visible en Outlook ni en la libreta de direcciones porque la comunicación principal entre esos usuarios se produce en sus respectivos clientes. Yammer los grupos no se pueden conectar a Teams.
Lista de comprobación de procedimientos recomendados de gobierno de colaboración
Al iniciar el proceso de planeación de gobierno, tenga en cuenta estos procedimientos recomendados:
Hable con los usuarios: identifique a los usuarios más grandes de las características de colaboración y reúnase con ellos para comprender sus requisitos empresariales principales y usar escenarios de casos.
Equilibrar riesgos y ventajas: revise sus necesidades empresariales, reglamentarias, legales y de cumplimiento y planee una solución que optimice todos los resultados.
Adaptarse a diferentes organizaciones y distintos tipos de contenido y escenarios: tenga en cuenta las diferentes necesidades de los distintos grupos o departamentos y los distintos tipos de contenido, como el contenido de intranet frente al contenido OneDrive usuario.
Alinearse con las prioridades empresariales: los objetivos empresariales le ayudarán a definir cuánto tiempo y energía necesita invertir en gobierno.
Inserte las decisiones de gobierno directamente en las soluciones que cree: muchas decisiones de gobierno se pueden implementar al activar o desactivar las características de Microsoft 365.
Usar un enfoque por fases: primero, revierte las características de colaboración a un pequeño grupo de usuarios. Obtén comentarios de ellos, busca vales de ayuda y actualiza cualquier configuración o proceso necesario antes de continuar con un grupo más grande.
Reforzar con el aprendizaje: adapte soluciones como Microsoft 365 de aprendizaje para garantizar que las expectativas específicas de la organización se refuercen con la formación proporcionada por Microsoft.
Tener una estrategia para comunicar directivas y directrices de gobierno en su organización: cree un Centro de adopción de Microsoft 365 en un sitio de comunicación SharePoint para comunicar directivas y procedimientos.
Definir roles y responsabilidades: identifique su equipo principal de gobierno y trabaje primero a través de decisiones clave de gobierno sobre el aprovisionamiento y la nomenclatura y el acceso externo y, a continuación, trabaje en las decisiones restantes.
Revise sus decisiones a medida que cambia la tecnología y la empresa: se reúne periódicamente para revisar las nuevas capacidades y las nuevas expectativas empresariales.
Para ver más de cerca estas prácticas, lea Crear el plan de gobierno de colaboración.
Impacto del usuario final y administración de cambios
Dado que los grupos y los equipos se pueden crear de varias maneras, se recomienda formar a los usuarios para que usen el método que mejor se adapte a su organización:
- Si la organización realiza la mayor parte de su comunicación mediante correo electrónico, indique a los usuarios que creen grupos en Outlook.
- Si su organización usa mucho SharePoint o está migrando desde SharePoint local, indique a los usuarios que creen SharePoint de grupo para la colaboración.
- Si su organización ha implementado Teams, indique a los usuarios que creen un equipo cuando necesiten un espacio de colaboración.
Esto ayuda a evitar confusiones si los usuarios no están familiarizados con la forma en que los grupos se relacionan con sus servicios relacionados. Para obtener más información acerca de cómo hablar con los usuarios acerca de los grupos, vea Explaining Microsoft 365 Groups to your users.
Capacidades clave de gobierno de colaboración y requisitos de licencias
Las capacidades de gobierno para la colaboración en Microsoft 365 incluyen características de Microsoft 365, Teams, SharePoint y Azure Active Directory.
| Funcionalidad o característica | Description | Licencias |
|---|---|---|
| Uso compartido de equipos y sitios | Controle si los equipos, grupos y sitios se pueden compartir con personas de fuera de la organización. | Microsoft 365 E5 o E3 |
| Domain allow/block | Restringir el uso compartido con personas fuera de la organización a personas de dominios específicos. | Microsoft 365 E5 o E3 |
| Creación de sitios sin intervención del administrador | Permitir o impedir que los usuarios creen sus propios SharePoint web. | Microsoft 365 E5 o E3 |
| Uso compartido restringido de sitios y archivos | Restringir el uso compartido de sitios, archivos y carpetas a los miembros de un grupo de seguridad específico. | Microsoft 365 E5 o E3 |
| Creación de grupos restringidos | Restringir la creación de grupos y equipos a los miembros de un grupo de seguridad específico. | Microsoft 365 E5 o E3 con Azure AD Premium o Azure AD licencias EDU básicas |
| Directiva de nomenclatura de grupo | Exigir prefijos o sufijos en los nombres de grupo y grupo. | Microsoft 365 E5 o E3 con Azure AD Premium o Azure AD licencias EDU básicas |
| Directiva de expiración de grupo | Establezca grupos inactivos y equipos para que expiren y se eliminen después de un período de tiempo especificado. | Microsoft 365 E5 o E3 con Azure AD Premium licencias |
| Acceso de invitado por grupo | Permitir o impedir el uso compartido de equipos y grupos con personas ajenas a la organización por grupo. | Microsoft 365 E5 o E3 |
Recomendaciones de planeación de gobierno de colaboración
Siga estos pasos básicos para crear su plan de gobierno:
- Considere los objetivos y procesos empresariales clave: cree su plan de gobierno para satisfacer las necesidades de su empresa.
- Comprender la configuración de los servicios: la configuración en grupos y SharePoint interactúan entre sí, al igual que la configuración en grupos, SharePoint y Teams y otros servicios. Asegúrese de comprender estas interacciones al planear la estrategia de gobierno.
- Planear la administración del acceso de usuarios: planee el nivel de acceso que desea conceder a los usuarios en grupos,SharePoint y Teams .
- Planear la administración de la configuración de cumplimiento: revise las opciones de cumplimiento disponibles para Microsoft 365 grupos, Teams y SharePoint colaboración.
- Planear la administración de comunicaciones: revise las opciones de gobierno de comunicaciones disponibles para escenarios de colaboración.
- Planear el gobierno de la organización y el ciclo de vida: elija las directivas que desea usar para la creación de grupos y equipos, la nomenclatura, la expiración y el archivado. Además, comprenda las opciones de fin de ciclo de vida para grupos, equipos y Yammer
Formación para administradores
Estos módulos de aprendizaje de Microsoft Learn pueden ayudarle a aprender las características de gobierno de Microsoft 365.
Protección de la información
| Aprendizaje: | Administrar el gobierno y la protección de la información |
|---|---|
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La cantidad de datos que se generan hoy está creciendo más rápido que nunca, los empleados quieren hacer su trabajo en todas partes y el panorama normativo cambia constantemente. Las soluciones de Microsoft para el gobierno y la protección de la información ayudan a las organizaciones a lograr el equilibrio adecuado entre mantener la protección de los datos y la productividad de los usuarios. Esta ruta de aprendizaje puede ayudarle a preparar los certificados Microsoft 365 Certified: Security Administrator Associate y Microsoft 365 Certified: Enterprise Administration Expert. 5 horas 13 min - Learning path - 7 módulos |
| Aprendizaje: | Proteger la información de la empresa con Microsoft 365 |
|---|---|
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Proteger y asegurar la información de su organización es más difícil que nunca. La ruta de aprendizaje Proteger la información de la empresa con Microsoft 365 analiza cómo proteger su información confidencial de un uso excesivo o indebido accidental, cómo descubrir y clasificar los datos, cómo protegerlos con etiquetas de sensibilidad y cómo supervisar y analizar su información confidencial para protegerla contra su pérdida. Esta ruta de aprendizaje puede ayudarle a prepararse para las certificaciones Microsoft 365 Certified: Security Administrator Associate and Microsoft 365 Certified: Enterprise Administration Expert. 1 hora - Learning de acceso : 5 módulos |
Seguridad y cumplimiento
| Aprendizaje: | Demuestre conocimientos básicos de las funciones del Centro de seguridad y cumplimiento normativo de Microsoft 365 |
|---|---|
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Obtenga información sobre las áreas de soluciones de seguridad y cumplimiento de Microsoft 365 y las funcionalidades disponibles para ayudar a las empresas a proteger sus empresas y cumplir con los requisitos reglamentarios. Si no está familiarizado con los conceptos básicos de informática en la nube, le recomendamos que tome Conceptos de nube: principios de informática en la nube. 3 horas 11 min - Learning ruta de acceso - 8 módulos |
Ilustraciones
Estas ilustraciones le ayudarán a comprender cómo interactúan grupos y equipos con otros servicios de Microsoft 365 y qué características de gobierno y cumplimiento están disponibles para ayudarle a administrar estos servicios en su organización.
Grupos en Microsoft 365 para arquitectos de TI
Lo que necesitan saber los arquitectos de TI sobre los grupos en Microsoft 365
| Item | Descripción |
|---|---|
 PDF | Visio Actualizado en junio de 2019 |
Estas ilustraciones detallan los diferentes tipos de grupos, cómo se crean y administran, y algunas recomendaciones para el gobierno de estos. |
Microsoft Teams y servicios de productividad relacionados de Microsoft 365 para arquitectos de TI
La arquitectura lógica de los servicios de productividad en Microsoft 365, una de las más destacadas gracias a Microsoft Teams.
| Item | Descripción |
|---|---|
 PDF | Visio Actualizado en abril de 2019 |
Microsoft proporciona un conjunto de servicios de productividad que funcionan en conjunto para proporcionar experiencias de colaboración con funcionalidades de gobierno, seguridad y cumplimiento. Esta serie de ilustraciones proporciona una vista de la arquitectura lógica de los servicios de productividad para arquitectos empresariales, que es una de las más destacadas gracias a Microsoft Teams. |
Microsoft 365 de protección de la información y cumplimiento normativo
Microsoft 365 incluye un amplio conjunto de capacidades de protección de la información y cumplimiento. Junto con las herramientas de productividad de Microsoft, estas capacidades están diseñadas para ayudar a las organizaciones a colaborar en tiempo real, a la vez que se adhieren a los estrictos marcos de cumplimiento normativo.
Este conjunto de ilustraciones usa uno de los sectores más regulados, los servicios financieros, para demostrar cómo se pueden aplicar estas capacidades para cumplir los requisitos normativos comunes. Siéntase libre de adaptar estas ilustraciones para su propio uso.
| Elemento | Description |
|---|---|
 Inglés: Descargar como PDF | Descargar como Visio Japonés: Descargar como PDF | Descargar como Visio Actualizado en noviembre de 2020 |
Incluye:
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Sesiones de conferencia
Vea estas sesiones de conferencia para obtener más información sobre el gobierno de Microsoft 365 grupos y Teams.
Conceptos básicos
Obtenga información sobre los aspectos básicos y las nuevas innovaciones de los grupos de Microsoft 365, incluida la administración y el gobierno a escala, los procedimientos recomendados para impulsar el uso y la adopción, y el autoservicio.
Gobierno
Obtenga información sobre cómo configurar el ciclo de vida de expiración de los grupos, las directivas de nomenclatura, las etiquetas de clasificación, la colaboración con invitados externos y la administración de permisos de creación de grupos.
Ejemplo de cliente
Vea un ejemplo en segundo plano de cómo los grupos de Microsoft 365, SharePoint, Teams y Yammer trabajan juntos para proporcionar una plataforma de colaboración global.