Microsoft 365 de expiración de grupo

Con el aumento del uso de Microsoft 365 grupos y Microsoft Teams, los administradores y los usuarios necesitan una forma de limpiar grupos y equipos sin usar. Una directiva Microsoft 365 de expiración de grupos puede ayudar a quitar grupos inactivos del sistema y a limpiar las cosas.

Cuando un grupo expira, también se eliminan todos los servicios asociados (el buzón, Planner, SharePoint sitio, equipo, etc.).

Cuando un grupo expira es "eliminado temporalmente", lo que significa que todavía se puede recuperar durante un máximo de 30 días.

Los administradores pueden especificar un período de expiración y se eliminará cualquier grupo inactivo que llegue al final de ese período y no se renueve. (Esto incluye equipos archivados). El período de expiración comienza cuando se crea el grupo o en la fecha en que se renovó por última vez. Los propietarios del grupo se enviarán automáticamente un correo electrónico antes de la expiración que les permita renovar el grupo para otro intervalo de expiración. Teams usuarios verán notificaciones persistentes en Teams.

Los grupos que se usan activamente se renuevan automáticamente. Cualquiera de las siguientes acciones hará que se autorenuevo un grupo:

  • SharePoint: ver, editar, descargar, mover, compartir o cargar archivos. (Ver una página SharePoint no cuenta como una acción para la renovación automática).
  • Outlook: unirse al grupo, leer o escribir un mensaje de grupo desde el grupo y, como un mensaje (Outlook en la Web).
  • Teams: visitar un canal de teams.

Tenga en cuenta que la única Yammer que desencadenará una renovación automática del grupo es la carga de un documento en SharePoint dentro de la comunidad.

Importante

Al cambiar la directiva de expiración, el servicio vuelve a calcular la fecha de expiración de cada grupo. Siempre comienza a contar desde la fecha en que se creó el grupo y, a continuación, aplica la nueva directiva de expiración.

Es importante saber que la expiración está desactivada de forma predeterminada. Los administradores tienen que habilitarlo para su organización si quieren usarlo.

Nota

La configuración y el uso de la directiva de expiración para grupos de Microsoft 365 requiere que posea, pero no necesariamente, asigne licencias Azure AD Premium los miembros de todos los grupos a los que se aplica la directiva de expiración. Para obtener más información, vea Getting started with Azure Active Directory Premium.

Quién puede configurar y usar la directiva de expiración Microsoft 365 grupos de servidores?

Función Qué pueden hacer
Office 365 global (en Azure, el administrador de la compañía), el administrador de usuarios Cree, lea, actualice o elimine la configuración de la directiva Microsoft 365 de expiración de grupos.
Usuario Renovar o restaurar un Microsoft 365 grupo que poseen

Cómo establecer la directiva de expiración

Como se mencionó anteriormente, la expiración está desactivada de forma predeterminada. Un administrador tendrá que habilitar la directiva de expiración y establecer las propiedades para que su efecto. Para habilitarlo, vaya a Azure Active Directory > De > expiración de grupos. Aquí puede establecer la duración predeterminada del grupo y especificar con qué antelación desea que la primera y la segunda notificación de expiración vayan al propietario del grupo.

La duración del grupo se especifica en días y se puede establecer en 180, 365 o en un valor personalizado que especifique. El valor personalizado debe ser de al menos 30 días.

Si el grupo no tiene un propietario, los correos electrónicos de expiración irán al administrador especificado.

Puede establecer la directiva para todos los grupos, solo los grupos seleccionados (hasta 500) o desactivarla completamente seleccionando Ninguno. Tenga en cuenta que actualmente no puede tener directivas diferentes para diferentes grupos.

Captura de pantalla de la configuración de expiración de grupos Azure Active Directory.

Cómo funciona la expiración con la directiva de retención

Si ha configurado una directiva de retención para grupos en el Centro de seguridad y cumplimiento, la directiva de expiración funciona sin problemas con la directiva de retención. Cuando un grupo expira, las conversaciones y los archivos del buzón del grupo en el sitio de grupo se conservan en el contenedor de retención durante el número específico de días definido en la directiva de retención. Sin embargo, los usuarios no verán el grupo ni su contenido después de expirar.

Cómo y cuándo el propietario de un grupo aprende si sus grupos van a expirar

Los propietarios del grupo solo recibirán una notificación por correo electrónico. Si el grupo se creó a través de Planner, SharePoint o cualquier otra aplicación, las notificaciones de expiración siempre se enviarán por correo electrónico. Si el grupo se creó Teams, el propietario del grupo recibirá una notificación para renovarlo a través de la sección de actividad. No se recomienda habilitar la expiración en un grupo si el propietario del grupo no tiene una dirección de correo electrónico válida.

30 días antes de que expire el grupo, los propietarios del grupo (o las direcciones de correo electrónico especificadas para grupos que no tienen un propietario) recibirán un correo electrónico que les permitirá renovar fácilmente el grupo. Si no lo renuevan, recibirán otro correo electrónico de renovación 15 días antes de la expiración. Si aún no lo han renovado, recibirán una notificación de correo electrónico más el día antes de la expiración.

Si por alguna razón ninguno de los propietarios o administradores renueva el grupo antes de que expire, el administrador puede restaurar el grupo hasta 30 días después de la expiración. Para obtener más información, vea: Restaurar un grupo Microsoft 365 eliminado.

Contenido del grupo de archivado

Si tiene un grupo que ya no tiene previsto usar, pero desea conservar su contenido, consulte Grupos de archivo, equipos y Yammer para obtener información sobre cómo exportar información de los diferentes servicios de grupos.

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