Directiva de expiración de grupo de Microsoft 365Microsoft 365 group expiration policy

Con el aumento del uso de los grupos de Microsoft 365 y Microsoft Teams, los administradores y usuarios necesitan una forma de limpiar grupos y equipos sin usar.With the increase in usage of Microsoft 365 groups and Microsoft Teams, administrators and users need a way to clean up unused groups and teams. Una directiva de expiración de grupos de Microsoft 365 puede ayudar a quitar grupos inactivos del sistema y hacer que todo sea más limpio.A Microsoft 365 groups expiration policy can help remove inactive groups from the system and make things cleaner.

Cuando un grupo expira, también se eliminan todos sus servicios asociados (el buzón, Planner, el sitio de SharePoint, el equipo, etc.).When a group expires, all of its associated services (the mailbox, Planner, SharePoint site, team, etc.) are also deleted.

Cuando un grupo expira, se "elimina temporalmente", lo que significa que aún se puede recuperar durante un máximo de 30 días.When a group expires it is "soft-deleted" which means it can still be recovered for up to 30 days.

Los administradores pueden especificar un período de expiración y cualquier grupo inactivo que llegue al final de ese período, y no se renueve, se eliminará.Administrators can specify an expiration period and any inactive group that reaches the end of that period, and is not renewed, will be deleted. (Esto incluye equipos archivados). El período de expiración comienza cuando se crea el grupo o en la fecha en que se renovó por última vez.(This includes archived teams.) The expiration period begins when the group is created, or on the date it was last renewed. Los propietarios del grupo recibirán automáticamente un correo electrónico antes de la expiración que les permitirá renovar el grupo por otro intervalo de expiración.Group owners will automatically be sent an email before the expiration that allows them to renew the group for another expiration interval. Los usuarios de Teams verán notificaciones persistentes en Teams.Teams users will see persistent notifications in Teams.

Los grupos que están activamente en uso se renuevan automáticamente.Groups that are actively in use are renewed automatically. Cualquiera de las siguientes acciones renovará automáticamente un grupo:Any of the following actions will auto-renew a group:

  • SharePoint: ver, editar, descargar, mover, compartir o cargar archivos.SharePoint - view, edit, download, move, share, or upload files. (Ver una página de SharePoint no cuenta como una acción para la renovación automática).(Viewing a SharePoint page does not count as an action for automatic renewal.)
  • Outlook: unirse a un grupo, leer o escribir un mensaje de grupo del grupo y como un mensaje (Outlook en la Web).Outlook - join group, read or write group message from the group, and like a message (Outlook on the web).
  • Teams: visitar un canal de teams.Teams - visiting a teams channel.

Importante

Cuando cambia la directiva de expiración, el servicio vuelve a calcular la fecha de expiración de cada grupo.When you change the expiration policy, the service recalculates the expiration date for each group. Siempre comienza a contar desde la fecha en que se creó el grupo y, a continuación, aplica la nueva directiva de expiración.It always starts counting from the date when the group was created, and then applies the new expiration policy.

Es importante saber que la expiración está desactivada de forma predeterminada.It's important to know that expiration is turned off by default. Los administradores tienen que habilitarlo para su organización si quieren usarlo.Administrators have to enable it for their organization if they want to use it.

Nota

Configurar y usar la directiva de expiración para grupos de Microsoft 365 requiere que posea, pero no necesariamente, licencias de Azure AD Premium para los miembros de todos los grupos a los que se aplica la directiva de expiración.Configuring and using the expiration policy for Microsoft 365 groups requires you to possess but not necessarily assign Azure AD Premium licenses for the members of all groups to which the expiration policy is applied. Para obtener más información, vea Introducción a Azure Active Directory Premium.For more information see Getting started with Azure Active Directory Premium.

¿Quién puede configurar y usar la directiva de expiración de grupos de Microsoft 365?Who can configure and use the Microsoft 365 groups expiration policy?

FunciónRole Qué pueden hacerWhat they can do
Administrador global de Office 365 (en Azure, administrador de la compañía), administrador de usuariosOffice 365 global admin (in Azure, the Company administrator), User administrator Crear, leer, actualizar o eliminar la configuración de directiva de expiración de grupos de Microsoft 365.Create, read, update, or delete the Microsoft 365 groups expiration policy settings.
UsuarioUser Renovar o restaurar un grupo de Microsoft 365 de su propiedadRenew or restore a Microsoft 365 group that they own

Cómo establecer la directiva de expiraciónHow to set the expiration policy

Como se indicó anteriormente, la expiración está desactivada de forma predeterminada.As noted above, expiry is turned off by default. Un administrador tendrá que habilitar la directiva de expiración y establecer las propiedades para que su efecto.An administrator will have to enable the expiration policy and set the properties for it to take effect. Para habilitarlo, vaya a Expiración de grupos de Azure Active > > Directory.To enable it, go to Azure Active Directory > Groups > Expiration. Aquí puedes establecer la duración predeterminada del grupo y especificar con qué antelación quieres que la primera y la segunda notificación de expiración vayan al propietario del grupo.Here you can set the default group lifetime and specify how far in advance you want the first and second expiration notifications to go to the group owner.

La duración del grupo se especifica en días y se puede establecer en 180, 365 o en un valor personalizado que especifique.The group lifetime is specified in days and can be set to 180, 365 or to a custom value that you specify. El valor personalizado debe ser de al menos 30 días.The custom value has to be at least 30 days.

Si el grupo no tiene un propietario, los correos electrónicos de expiración irán al administrador especificado.If the group does not have an owner, the expiration emails will go to the specified administrator.

Puede establecer la directiva para todos los grupos, solo los grupos seleccionados o desactivarla completamente seleccionando Ninguno.You can set the policy for all of your groups, only selected groups, or turn it off completely by selecting None. Tenga en cuenta que actualmente no puede tener diferentes directivas para diferentes grupos.Note that currently you can't have different policies for different groups.

Captura de pantalla de la configuración de expiración de grupos en Azure Active Directory

Cómo funciona la expiración con la directiva de retenciónHow expiry works with the retention policy

Si ha configurado una directiva de retención para grupos en el Centro de seguridad y cumplimiento, la directiva de expiración funciona sin problemas con la directiva de retención.If you have set up a retention policy for groups in the Security and Compliance center, the expiration policy works seamlessly with retention policy. Cuando un grupo expira, las conversaciones y los archivos del buzón del grupo en el sitio del grupo se conservan en el contenedor de retención durante el número específico de días definidos en la directiva de retención.When a group expires, the group's mailbox conversations and files in the group site are retained in the retention container for the specific number of days defined in the retention policy. Sin embargo, los usuarios no verán el grupo ni su contenido después de la expiración.Users will not see the group, or its content, after expiration however.

Cómo y cuándo el propietario de un grupo aprende si sus grupos van a expirarHow and when a group owner learns if their groups are going to expire

Los propietarios del grupo solo recibirán una notificación por correo electrónico.Group owners will only be notified via email. Si el grupo se creó a través de Planner, SharePoint o cualquier otra aplicación, las notificaciones de expiración siempre se enviarán por correo electrónico.If the group was created via Planner, SharePoint, or any other app, the expiration notifications will always come via email. Si el grupo se creó a través de Teams, el propietario del grupo recibirá una notificación para renovar a través de la sección de actividades.If the group was created via Teams, the group owner will receive a notification to renew through the activity section. No se recomienda habilitar la expiración en un grupo si el propietario del grupo no tiene una dirección de correo electrónico válida.It's not recommended that you enable expiration on a group if your group owner doesn't have a valid email address.

Treinta días antes de que expire el grupo, los propietarios del grupo (o las direcciones de correo electrónico que especificó para los grupos que no tienen un propietario) recibirán un correo electrónico que les permitirá renovar fácilmente el grupo.Thirty days before the group expires, the group owners (or the email addresses that you specified for groups that don't have an owner) will receive an email allowing them to easily renew the group. Si no lo renuevan, recibirán otro correo electrónico de renovación 15 días antes de la expiración.If they don't renew it, they'll receive another renewal email 15 days before expiration. Si aún no lo han renovado, recibirán una notificación por correo electrónico más el día antes de la expiración.If they still haven't renewed it, they will receive one more email notification the day before expiration.

Si por algún motivo ninguno de los propietarios o administradores renueva el grupo antes de que expire, el administrador aún puede restaurar el grupo hasta 30 días después de la expiración.If for some reason none of the owners or admins renew the group before it expires, the admin can still restore the group for up to 30 days after expiration. Para obtener más información, vea: Restaurar un grupo de Microsoft 365 eliminado.For details see: Restore a deleted Microsoft 365 group.

Contenido del grupo de archivadoArchiving group contents

Si tiene un grupo que ya no tiene previsto usar, pero desea conservar su contenido, consulte Grupos de archivo, equipos y Yammer para obtener información sobre cómo exportar información de los diferentes servicios de grupos.If you have a group that you no longer plan to use, but you want to retain its content, see Archive groups, teams, and Yammer for information about how to export information from the different groups services.

Planeación paso a paso del gobierno de colaboraciónCollaboration governance planning step-by-step

Crear un plan de gobierno de colaboraciónCreate your collaboration governance plan

Información general sobre las directivas de retenciónOverview of retention policies

Asignar un nuevo propietario a un grupo huérfanoAssign a new owner to an orphaned group

Configurar la expiración de grupos de Microsoft 365Configure Microsoft 365 groups expiration