Crear una estrategia de administración de cambios para Microsoft Teams

Contar con una estrategia de gestión de cambios para la concientización y adopción de nuevas tecnologías es fundamental para el lanzamiento exitoso de cualquier nueva tecnología en una organización. La correcta finalización de este esfuerzo garantizará la adopción y la satisfacción de los usuarios con respecto a la nueva experiencia. Los pasos que se identifican a continuación se pueden alterar en función del tamaño de su organización, pero sirven para garantizar un nivel de comunicación sostenido con las partes interesadas, los expertos, los administradores de TI y los usuarios, un elemento clave para el éxito del cambio.

Procedimientos recomendados para la administración de los cambios de Teams:

  1. Identificar las partes interesadas clave, los expertos y los perfiles de usuario.

  2. Identificar y seleccionar los escenarios empresariales.

  3. Dirigir un proyecto piloto que incluya usuarios profesionales, expertos y profesionales de TI.

  4. Diseñar, lanzar y administrar la campaña de adopción. Para empezar, descargue nuestro Kit para el éxito del cliente. Una buena campaña de adopción incluye:

    a. Material de reconocimiento interno, como pósteres, señalización digital y eventos

    b. Información de autoayuda y formación en una única ubicación

    c. Un mecanismo definido para facilitar los comentarios

    d. Medidas predefinidas del éxito (adopción de soluciones, vistas de materiales clave, asistencia a cursos)

  5. Crear un programa para expertos junto a su implementación de servicios

  6. Brindar un método de envío de comentarios estándar

  7. Medir y compartir el éxito

  8. Ajuste los mensajes y los métodos en función de los comentarios, repita.

Identificar las partes interesadas clave, los expertos y los perfiles de usuario

La primera regla para que la adopción se realice correctamente es crear un equipo dinámico compuesto por las partes interesadas clave y las personas adecuadas que puedan impulsar y operar cambios en los demás. Una estrategia de adopción exitosa comienza con un equipo de individuos comprometidos que representen una sección transversal de la organización. Los roles de las partes interesadas clave incluyen un patrocinador ejecutivo, propietarios de servicios, profesionales de TI y expertos.

Icono Descripción
Icono de patrocinadores ejecutivos Los patrocinadores ejecutivos son los líderes clave dentro de la organización y su participación es esencial para fomentar la adopción por parte de los empleados. Ellos tienen la mayor influencia sobre la cultura empresarial y pueden comunicar activamente el valor y los beneficios de una nueva tecnología y metodología.
Icono de propietarios de servicios Los propietarios del servicio son responsables de garantizar que las personas usen el servicio y obtengan valor de él. Establecer los propietarios de servicios dentro de su organización es importante para asegurarse de que los objetivos empresariales establecidos para Microsoft 365 o Office 365 se realizan.
Icono de expertos. Ganar la entrada de todos los usuarios de una organización es un reto. Los campeones pueden ayudar a mitigar este reto y jugar un papel importante en la adopción de Microsoft 365 o Office 365. Tienen conocimientos, se comprometen a mejorar su experiencia y están dispuestos a proporcionar asistencia y coaching por pares. Ayudan a traducir Microsoft 365 o Office 365 a la realidad de su departamento o equipo.

Recomendamos una reunión periódica de estas partes interesadas para mantenerlas actualizadas sobre el progreso del programa. Iniciar un "consejo de colaboración" para permitir comentarios y discusiones puede ser una herramienta útil en función de su cultura corporativa.

Sugerencia

Aquellas personas que representan los mayores obstáculos para el cambio podrían convertirse en sus mejores aliados en una implementación de este tipo. Lo alentamos a que se comunique con estos miembros de la organización de forma temprana y con frecuencia para escuchar sus preocupaciones y problemas. A menudo, tendrán comentarios valiosos que ayudarán a que su campaña sea más exitosa.

Perfiles de usuarios

Es igualmente importante comprender los tipos de usuarios de su entorno. ¿Tiene usuarios que fundamentalmente utilizan la versión móvil? ¿Algunos están constantemente en reuniones o realizando presentaciones? ¿Sabe qué usuarios tienen la mayor dificultad con las soluciones de colaboración existentes? La segmentación de la comunidad de usuarios puede ayudarlo a encontrar los grupos que están más abiertos al cambio. Generalmente, estos constituyen el mejor público para probar los pilotos empresariales y sus comentarios son extremadamente valiosos.

Comprender el día a día de los usuarios le ayudará a dar prioridad a los resultados empresariales, diseñar metas de adopción adecuadas para su implementación y mantener el uso a lo largo del tiempo.

Expertos

Identificar a los individuos que podrán convertirse en expertos de colaboración le proporcionará un equipo de apoyo ampliado para su implementación. Cree una comunidad al brindarles información anticipada y comentarios sobre sus planes. Las inversiones que realice en esta comunidad, ya sea de tiempo, atención o recompensas, serán retribuidas a su implementación a través del apoyo y la colaboración de sus miembros.

Gráfico de las acciones que pueden realizar los expertos.

Para aprender a crear un programa de expertos, consiga Crear un programa para expertos.

Identificar y seleccionar los escenarios empresariales

Una vez que haya identificado las partes interesadas clave y los segmentos de usuarios, le será mucho más fácil identificar los escenarios empresariales. He aquí algunos ejemplos de resultados empresariales:

  • Simplificar el proceso de ventas

  • Acelerar la resolución de los problemas de los clientes

  • Aumentar la interacción con los empleados

  • Acortar los ciclos de desarrollo de los productos

¿Sus vendedores tienen dificultades para coordinar la entrega de una experiencia genial? ¿Necesita tener una mejor coordinación para ofrecer su producto o servicio? ¿Qué ocurre con las experiencias relacionadas con Recursos Humanos que tienen sus empleados? Cada organización tiene sus propias prioridades. Recomendamos seleccionar no más de tres para abordar en los pilotos iniciales, incluidos los usuarios y los profesionales empresariales de esas organizaciones específicas.

También es aconsejable tener en cuenta a los usuarios que están integrados en estos escenarios. ¿Están abiertos al cambio? ¿Son usuarios móviles o dentro de la empresa? ¿Qué tan cerca se encuentran de los patrocinadores ejecutivos y los expertos que los apoyarán? ¿Tienen alguna comunidad y medios de comunicación existentes que pueden usar para convencer sobre este cambio?

Los proyectos de tecnología se ven comprometidos cuando se presta poca o ninguna atención a los requisitos de gestión de los cambios humanos. Al seguir estas recomendaciones, mejorará sus posibilidades de éxito.

Diseñar, lanzar y gestionar la campaña de adopción

Tanto para los pilotos iniciales, como para su eventual lanzamiento en toda la empresa, sus comunicaciones internas deben ser una prioridad. Estas incluyen:

  • Material de concientización interno, como posters, carteles digitales y eventos.

  • Incorporación de información de autoayuda y formación en una única ubicación.

Para sus fases piloto, estos son los pasos mínimos para alcanzar el éxito:

  • Tener reuniones programadas de forma regular con las partes interesadas de sus proyectos para hablar sobre las actualizaciones.

  • Escoger un método de envío de comentarios para recopilar información de las personas que participan en el piloto. Las empresas más pequeñas pueden utilizar un canal público dentro de Teams para permitir a los usuarios unirse y proporcionar comentarios. En las organizaciones de mayor tamaño, considere la opción de lanzar una comunidad de Yammer para ofrecer soporte para el producto.

  • Proporcione documentación de autoayuda que incluya vídeos del producto.

  • Convoque una reunión inicial con los usuarios piloto para motivarlos con respecto a su participación. No subestime el sentimiento de comunidad que se genera a través del entusiasmo.

Una vez que haya superado las fases iniciales del piloto, puede ampliar los pasos anteriores para llegar a toda la comunidad. Según el tamaño de su organización, esto podría tomar algún tiempo y se podría enfocar en fases por región, perfil de usuario u organización. Dentro de esta escala más grande, es muy útil realizar el lanzamiento teniendo en cuenta el talento profesional de los comunicadores de la organización. Recomendamos involucrar a estos individuos de forma temprana y con frecuencia, utilizando los materiales de adopción disponibles o diseñando los suyos propios.

Si su empresa tiene un portal de intranet central para noticias, información o asistencia, puede utilizarlo como centro para informar acerca del lanzamiento. Proporcionar información de autoayuda, formación y guías escritas ampliamente disponibles permitirá a los usuarios adoptar el producto rápidamente. Muchos usuarios simplemente comenzarán a utilizarlo apenas esté disponible, lo cual alentamos. También sabemos que cada individuo aprende de maneras distintas, por lo que tener un portal con información centralizada admitirá todos los estilos de aprendizaje que haya dentro de la organización.

Al igual que en cualquier campaña de comunicaciones y adopción, querrá identificar sus medidas de éxito por adelantado. Tenga en cuenta medidas tales como:

  • Usuarios activos en el producto

  • Visualizaciones de las páginas web de información

  • Preguntas en la comunidad de usuarios

  • Visualizaciones de los vídeos de formación

  • Asistencia en los eventos de aprendizaje

Medir y compartir el éxito

En su equipo de proyecto debe haber administradores de TI de su organización. Estas personas tendrán acceso a los Microsoft 365 o Office 365 Microsoft Teams de uso integrados en la experiencia Centro de administración de Microsoft 365 usuario. Esta información muestra el uso que se hace de Microsoft Teams en su empresa. También recomendamos recopilar comentarios directamente de los usuarios en relación con su experiencia de Teams y otras ideas que puedan tener sobre su uso. Compartir estos ejemplos reales de su propia empresa es muy valioso para lograr un cambio sostenido a largo plazo en su comunidad de usuarios.

Obtenga más información sobre los Microsoft Teams de uso en el Centro de administración de Microsoft 365 aquí

Sugerencia

Use su equipo público o la comunidad de Yammer para recopilar información sobre el uso. Compártala con la etiqueta #TeamsStories para poder recuperarla con facilidad. Comparta una historia de #TeamsStory al mes en su intranet para resaltar qué empleados están adoptando el cambio para lograr aumentar la productividad y la colaboración en su entorno.

Adopción continua

Impulsar cambios en una organización no es un hecho puntual, sino una actividad continua. La reunión de puesta en marcha es solo el principio del proceso de facilitación de los recursos que necesitan las personas para colaborar con mayor eficacia. Es importante planear momentos en este viaje que resalte sus éxitos, introducir nuevas características y conectarse con su estrategia de servicio general de Microsoft 365 o Office 365, que su departamento de TI diseñará. Asegúrese de que sus usuarios están involucrados en el proyecto y no desbordados para reducir los signos de fatiga frente al cambio y apoyarles a la hora de dejar atrás antiguos hábitos, como el envío de datos adjuntos por correo electrónico, para adoptar algo nuevo, como el almacenamiento de documentos en la nube.

Comparta sus preguntas sobre la adopción del servicio de Teams y Microsoft 365 o Office 365 en la comunidad de adopción de conducción en el sitio Community técnico de Microsoft. Estamos siempre deseando conocer su opinión y ayudarle en su proceso de adopción.