Crear una estrategia de administración de cambios para Microsoft TeamsCreate a change management strategy for Microsoft Teams

Contar con una estrategia de gestión de cambios para la concientización y adopción de nuevas tecnologías es fundamental para el lanzamiento exitoso de cualquier nueva tecnología en una organización.A change management strategy for end-user awareness and adoption of new technologies is critical to the successful rollout of any new technology in an organization. La correcta finalización de este esfuerzo garantizará la adopción y la satisfacción de los usuarios con respecto a la nueva experiencia.Successful completion of this effort will ensure user adoption and satisfaction of the new experience. Los pasos que se identifican a continuación se pueden alterar en función del tamaño de su organización, pero sirven para garantizar un nivel de comunicación sostenido con las partes interesadas, los expertos, los administradores de TI y los usuarios, un elemento clave para el éxito del cambio.The steps identified below can be altered depending on the size of your organization but ensure a sustained level of communication with stakeholders, champions, IT adminstrators, and users is key to landing a successful change.

Procedimientos recomendados para la administración de los cambios de Teams:Best practices for change management for Teams:

  1. Identificar las partes interesadas clave, los expertos y los perfiles de usuario.Identify your key stakeholders, champions, and user profiles

  2. Identificar y seleccionar los escenarios empresariales.Identify & select your business scenarios

  3. Dirigir un proyecto piloto que incluya usuarios profesionales, expertos y profesionales de TI.Conduct a pilot that includes business users, champions, and IT professionals.

  4. Diseñar, lanzar y administrar la campaña de adopción.Design, launch and manage your adoption campaign. Para empezar, descargue nuestro Kit para el éxito del cliente.Download our Customer Success Kit as a starting point. Una buena campaña de adopción incluye:A good adoption campaign includes:

    a.a. Material de reconocimiento interno, como pósteres, señalización digital y eventosInternal awareness materials such as posters, digital signage, and events

    b.b. Información de autoayuda y formación en una única ubicaciónSelf-help and training information in a single location

    c.c. Un mecanismo definido para facilitar los comentariosA defined feedback mechanism

    d.d. Medidas predefinidas del éxito (adopción de soluciones, vistas de materiales clave, asistencia a cursos)Pre-defined success measures (solution adoption, views of key materials, attendance at courses)

  5. Crear un programa para expertos junto a su implementación de serviciosBuild a champion program alongside your service deployment

  6. Brindar un método de envío de comentarios estándarProvide a standard feedback method

  7. Medir y compartir el éxitoMeasure & share success

  8. Ajuste los mensajes y los métodos en función de los comentarios, repita.Adjust your messaging and methods based on feedback, repeat.

Identificar las partes interesadas clave, los expertos y los perfiles de usuarioIdentify key stakeholders, champions, and user profiles

La primera regla para que la adopción se realice correctamente es crear un equipo dinámico compuesto por las partes interesadas clave y las personas adecuadas que puedan impulsar y operar cambios en los demás.The first rule of a successful adoption is to create a dynamic team comprised of key stakeholders and the right people that can drive and effect change in others. Una estrategia de adopción exitosa comienza con un equipo de individuos comprometidos que representen una sección transversal de la organización.A successful adoption strategy starts with a team of committed individuals representing a cross-section of your organization. Los roles de las partes interesadas clave incluyen un patrocinador ejecutivo, propietarios de servicios, profesionales de TI y expertos.Key stakeholder roles include an Executive Sponsor, Service Owners, IT professionals, and Champions.

Icono de patrocinadores ejecutivos Los patrocinadores ejecutivos son los líderes clave dentro de la organización y su participación es esencial para fomentar la adopción por parte de los empleados. Ellos tienen la mayor influencia sobre la cultura empresarial y pueden comunicar activamente el valor y los beneficios de una nueva tecnología y metodología.Executive Sponsors are key leaders within the organization and their participation is essential in driving employee adoption. They have the greatest influence on company culture and can actively communicate the value and benefits of a new technology and way.
Icono de propietarios de servicios Los propietarios de servicios son responsables de garantizar que las personas utilicen el servicio y se beneficien de él. Establecer propietarios de servicios dentro de la organización es importante para garantizar que se cumplan los objetivos de negocio establecidos para Office 365.Service Owners are responsible for ensuring people use the service and get value from it. Setting Service Owners within your organization is important to ensure the business goals set for Office 365 are realized.
Icono de expertos. Obtener el consenso de todos los usuarios de la organización es un reto. Los expertos pueden ayudar a mitigar este reto y tienen un papel importante en la adopción de Office 365. Tienen amplios conocimientos, se comprometen a transmitir su experiencia y están dispuestos a proporcionar formación y asistencia a sus pares. Ayudan a adaptar Office 365 a la realidad de su departamento o equipo.Gaining buy-in from every user across an organization is a challenge. Champions can help alleviate this challenge and play an important role in the adoption of Office 365. They are knowledgeable, committed to furthering their expertise and are willing to provide peer coaching and assistance. They help translate Office 365 into the reality of their department or team.

Le recomendamos una reunión regular de estas partes interesadas para mantenerlos al día sobre el progreso de su programa. Iniciar un "Consejo de colaboración" para permitir la retroalimentación y la discusión puede ser una herramienta útil según la cultura de su empresa.We recommend a regular meeting of these stakeholders to keep them up to date on the progress of your program. Initiating a "collaboration council" to allow for feedback and discussion can be a useful tool depending on your corporate culture.

Sugerencia

Aquellas personas que representan los mayores obstáculos para el cambio podrían convertirse en sus mejores aliados en una implementación de este tipo. Lo alentamos a que se comunique con estos miembros de la organización de forma temprana y con frecuencia para escuchar sus preocupaciones y problemas. A menudo, tendrán comentarios valiosos que ayudarán a que su campaña sea más exitosa.Those people who may be the biggest obstacles to change can become your best allies in a deployment of this kind. We encourage you to engage with these members of your organization early and often to hear their concerns and issues. Often, they have valuable feedback that will make your campaign more successful.

Perfiles de usuariosUser profiles

Es igualmente importante comprender los tipos de usuarios de su entorno. ¿Tiene usuarios que fundamentalmente utilizan la versión móvil? ¿Algunos están constantemente en reuniones o realizando presentaciones? ¿Sabe qué usuarios tienen la mayor dificultad con las soluciones de colaboración existentes? La segmentación de la comunidad de usuarios puede ayudarlo a encontrar los grupos que están más abiertos al cambio. Generalmente, estos constituyen el mejor público para probar los pilotos empresariales y sus comentarios son extremadamente valiosos.It is equally important to understand the types of users in your environment. Do you have users who are primarily mobile? Some who are in constant meetings or giving presentations? Do you know which of your users have the most difficulty with your existing collaboration solutions? Segmenting your user community can help you find groups that are most open to change. They are often the best targets for your early business pilots and their feedback is extremely valuable.

Comprender el día a día de los usuarios le ayudará a dar prioridad a los resultados empresariales, diseñar metas de adopción adecuadas para su implementación y mantener el uso a lo largo del tiempo.Understanding the day in the life of your users will help you to prioritize your business outcomes, design adoption goals appropriate for your deployment and sustain usage over time.

ExpertosChampions

Identificar a los individuos que podrán convertirse en expertos de colaboración le proporcionará un equipo de apoyo ampliado para su implementación. Cree una comunidad al brindarles información anticipada y comentarios sobre sus planes. Las inversiones que realice en esta comunidad, ya sea de tiempo, atención o recompensas, serán retribuidas a su implementación a través del apoyo y la colaboración de sus miembros.Identifying the individuals who can become your collaboration champions provides you with an extended support team for your implementation. Create a community by providing them early insight and feedback to your plans. Any investment you make in this community whether it be time, attention or rewards will be returned to your implementation through their support and evangelism.

Gráfico de las acciones que pueden realizar los expertos.

Para aprender a crear un programa de expertos, consiga Crear un programa para expertos.To learn about building a champion program, get Build a champion program.

Identificar y seleccionar los escenarios empresarialesIdentify and select your business scenarios

Una vez que haya identificado las partes interesadas clave y los segmentos de usuarios, le será mucho más fácil identificar los escenarios empresariales.Once you have identified your key stakeholders and user segments, identifying your business scenarios will be that much easier. He aquí algunos ejemplos de resultados empresariales:Here are a few examples of business outcomes:

  • Simplificar el proceso de ventasSimplify the sales process

  • Acelerar la resolución de los problemas de los clientesSpeed resolution for customer issues

  • Aumentar la interacción con los empleadosIncrease employee engagement

  • Acortar los ciclos de desarrollo de los productosShorten product development cycles

¿Sus vendedores tienen dificultades para coordinar la entrega de una experiencia genial?Are your sales people having trouble coordinating to provide a great experience? ¿Necesita tener una mejor coordinación para ofrecer su producto o servicio?Do you need to have better coordination in delivering your product or service? ¿Qué ocurre con las experiencias relacionadas con Recursos Humanos que tienen sus empleados?What about human resources (HR) related experiences for your own employees? Cada organización tiene sus propias prioridades.Each organization will find their own priorities. Recomendamos seleccionar no más de tres para abordar en los pilotos iniciales, incluidos los usuarios y los profesionales empresariales de esas organizaciones específicas.We recommend selecting no more than three to address in your initial pilots and including users and business professionals from those specific organizations.

También es aconsejable tener en cuenta a los usuarios que están integrados en estos escenarios.It's also wise to consider the users who are embedded in these scenarios. ¿Están abiertos al cambio?Are they open to change? ¿Son usuarios móviles o dentro de la empresa?Are they mobile users or within your facility? ¿Qué tan cerca se encuentran de los patrocinadores ejecutivos y los expertos que los apoyarán? ¿Tienen alguna comunidad y medios de comunicación existentes que pueden usar para convencer sobre este cambio?How close are they to the hub of the executive sponsors and champions that will support them and do they have any existing community and communications methods you can use to evangelize this change?

Los proyectos de tecnología se ven comprometidos cuando se presta poca o ninguna atención a los requisitos de gestión de los cambios humanos. Al seguir estas recomendaciones, mejorará sus posibilidades de éxito.Technology projects become challenged when little or no attention is paid to the human change management requirements. By following these recommendations, you will enhance your chances for success!

Diseñar, lanzar y gestionar la campaña de adopciónDesign, launch, and manage your adoption campaign

Tanto para los pilotos iniciales, como para su eventual lanzamiento en toda la empresa, sus comunicaciones internas deben ser una prioridad. Estas incluyen:For both your initial pilots and your eventual company-wide roll out, your internal communications should be a priority. They include:

  • Material de concientización interno, como posters, carteles digitales y eventos.Internal awareness materials such as posters, digital signage and events.

  • Incorporación de información de autoayuda y formación en una única ubicación.Incorporate self-help and training information in a single location.

Para sus fases piloto, estos son los pasos mínimos para alcanzar el éxito:For your pilot phases these are the minimum steps for success:

  • Tener reuniones programadas de forma regular con las partes interesadas de sus proyectos para hablar sobre las actualizaciones.Have a regular scheduled meeting with your project stakeholders for updates.

  • Escoger un método de envío de comentarios para recopilar información de las personas que participan en el piloto.Pick a feedback method to gather information from people participating in the pilot. Las empresas más pequeñas pueden utilizar un canal público dentro de Teams para permitir a los usuarios unirse y proporcionar comentarios.Smaller organizations can use a public channel within Teams to allow users to join and provide feedback. En las organizaciones de mayor tamaño, considere la opción de lanzar una comunidad de Yammer para ofrecer soporte para el producto.In larger organizations, consider launching a Yammer community to provide product support.

  • Proporcione documentación de autoayuda que incluya vídeos del producto.Make self-help documentation available, including product videos.

  • Convoque una reunión inicial con los usuarios piloto para motivarlos con respecto a su participación.Hold a kick-off meeting with the pilot users to get them excited about their participation. No subestime el sentimiento de comunidad que se genera a través del entusiasmo.Creating a sense of community with enthusiasm can't be underrated.

Una vez que haya superado las fases iniciales del piloto, puede ampliar los pasos anteriores para llegar a toda la comunidad. Según el tamaño de su organización, esto podría tomar algún tiempo y se podría enfocar en fases por región, perfil de usuario u organización. Dentro de esta escala más grande, es muy útil realizar el lanzamiento teniendo en cuenta el talento profesional de los comunicadores de la organización. Recomendamos involucrar a estos individuos de forma temprana y con frecuencia, utilizando los materiales de adopción disponibles o diseñando los suyos propios.Once you have worked through the initial pilot phases, the steps above can be expanded to reach your entire organization. Depending on your size this may take time and be approached in phases by region, user profile or organization. Within this larger scale roll out leveraging the professional talent of the communicators in your organization is extremely helpful. We recommend these individuals be involved early and often as you utilize the available adoption materials or design your own.

Si su empresa tiene un portal de intranet central para noticias, información o asistencia, puede utilizarlo como centro para informar acerca del lanzamiento. Proporcionar información de autoayuda, formación y guías escritas ampliamente disponibles permitirá a los usuarios adoptar el producto rápidamente. Muchos usuarios simplemente comenzarán a utilizarlo apenas esté disponible, lo cual alentamos. También sabemos que cada individuo aprende de maneras distintas, por lo que tener un portal con información centralizada admitirá todos los estilos de aprendizaje que haya dentro de la organización.If your company has a central intranet portal for news, information or support you can utilize this as a hub for information on this roll out. Providing widely available self-help information, training and written guidance will enable users to quickly onboard to the product. Many users will simply jump in once it becomes available and we encourage this. We also know that each individual learns in different ways – so having a central information portal will support all styles of learning within your organization.

Al igual que en cualquier campaña de comunicaciones y adopción, querrá identificar sus medidas de éxito por adelantado. Tenga en cuenta medidas tales como:As with any communications & adoption campaign you will want to identify your success measures up front. Consider measures like:

  • Usuarios activos en el productoActive users in the product

  • Visualizaciones de las páginas web de informaciónViews of your information webpages

  • Preguntas en la comunidad de usuariosQuestions in your user community

  • Visualizaciones de los vídeos de formaciónViews of your training videos

  • Asistencia en los eventos de aprendizajeAttendance at learning events

Medir y compartir el éxitoMeasure and share success

En su equipo de proyecto debe haber administradores de TI de su organización.On your project team should be IT administrators from your organization. Estas personas tendrán acceso a los informes de uso de Office 365 Microsoft teams que están integrados en la experiencia del centro de administración de Microsoft 365.These individuals will have access to the Office 365 Microsoft Teams usage reports that are built into the Microsoft 365 admin center experience. Esta información muestra el uso que se hace de Microsoft Teams en su empresa.This information can show the usage of Microsoft Teams in your company. También recomendamos recopilar comentarios directamente de los usuarios en relación con su experiencia de Teams y otras ideas que puedan tener sobre su uso.We also recommend getting feedback directly from your users about their experience of Teams and additional ideas they have for use. Compartir estos ejemplos reales de su propia empresa es muy valioso para lograr un cambio sostenido a largo plazo en su comunidad de usuarios.Sharing these real world examples from within your own company is extremely valuable to landing sustained change over time with your user community.

Obtener más información sobre los informes de uso de Microsoft Teams en el centro de administración de Microsoft 365Learn more about the Microsoft Teams usage reports in the Microsoft 365 admin center here

Sugerencia

Use su equipo público o la comunidad de Yammer para recopilar información sobre el uso.Use your public team or Yammer community to gather usage insights. Compártala con la etiqueta #TeamsStories para poder recuperarla con facilidad.Share them using a #TeamsStories tag for easy retrieval. Comparta una historia de #TeamsStory al mes en su intranet para resaltar qué empleados están adoptando el cambio para lograr aumentar la productividad y la colaboración en su entorno.Share a #TeamsStory per month on your intranet to highlight employees who are embracing the change to increase productivity and collaboration in your environment.

Adopción continuaOngoing adoption

Impulsar cambios en una organización no es un hecho puntual, sino una actividad continua.Driving change in an organization is an ongoing activity, not an event. La reunión de puesta en marcha es solo el principio del proceso de facilitación de los recursos que necesitan las personas para colaborar con mayor eficacia.Your kick-off meeting is only the beginning of empowering people to collaborate more effectively. Es importante planificar determinados momentos en este recorrido donde se destaquen los éxitos, se presenten nuevas características y se logre conectar con su estrategia de servicio de Office 365. Su elaboración correrá a cargo de su departamento de TI.It's important to plan moments in this journey that highlight your successes, introduce new features, and connect with your overall Office 365 service strategy - which your IT department will craft. Asegúrese de que sus usuarios están involucrados en el proyecto y no desbordados para reducir los signos de fatiga frente al cambio y apoyarles a la hora de dejar atrás antiguos hábitos, como el envío de datos adjuntos por correo electrónico, para adoptar algo nuevo, como el almacenamiento de documentos en la nube.Ensuring that your users are engaged rather than overwhelmed will reduce their change fatigue and support them in letting go of old habits - such as emailing attachments - to embrace something new, such as storing documents in the cloud.

Comparta sus preguntas relacionadas con la adopción del servicio de Teams y Office 365 en la comunidad para impulsar la adopción en el sitio de la comunidad técnica de Microsoft.Share your questions about service adoption of Teams and Office 365 in the Driving Adoption community on the Microsoft Technical Community site. Estamos siempre deseando conocer su opinión y ayudarle en su proceso de adopción.We always want to hear from you and help you in your adoption journey.