Configurar Tasks para clientes externos

Artículo
02/02/2024

Advertencia

Los controles de colaboración para las aplicaciones controladas por modelos están configurados para retirarse en mayo de 2024. La retirada se llevará a cabo en dos fases para garantizar una transición fluida. En la tabla siguiente se detalla la escala de tiempo del proceso de retirada y sus impactos:

Timeframe	Acción	Impacto
Febrero de 2024	Los controles de colaboración ya no estarán disponibles para instalarse desde AppSource.	- No es posible realizar nuevas implementaciones de los controles de colaboración en entornos de Power Apps. - Las instalaciones existentes no se ven afectadas.
Mayo de 2024	Se retirará el servicio interno que activa los controles.	- Los controles dejarán de admitir la integración con Microsoft 365 y devolverán errores a los usuarios. Los datos generados y administrados a través de los controles no se verán afectados. Para obtener más información, consulte la tabla más adelante en este artículo.

Los artefactos creados y administrados a través de los controles seguirán existiendo después de retirar el servicio.

Control	Impacto
Aprobaciones	Las aprobaciones creadas en el control Aprobaciones permanecerán en la aplicación Aprobaciones, pero ya no serán accesibles en el control Aprobaciones.
Files	Los archivos administrados en el control Archivos permanecerán en SharePoint, pero ya no serán accesibles en el control Archivos.
Reuniones	Las reuniones creadas en el control Reunión permanecerán en los calendarios de Outlook y Teams, pero ya no serán accesibles en el control Reuniones.
Notas	Las notas creadas en el control Notas permanecerán en la tabla Notas delverso de datos.
Tasks	Las tareas creadas en el control Tarea permanecerán en Planner, pero ya no serán accesibles en el control Tarea.

Se recomienda quitar los controles de colaboración y el conector de colaboración de todas las soluciones de Power Apps y preparar a los usuarios para la próxima retirada de los controles de colaboración.

Tareas externas que se pueden asignar a usuarios que no forman parte de su organización o no tienen acceso a la aplicación, como asignar una tarea a un cliente.

Para habilitarlo, necesita un paso adicional para pasar una cadena XML a cada instancia del control PCF de Tareas asociado al componente de subcuadrícula en el formulario MDA deseado. La cadena XML es una consulta parametrizada que permite al control extraer los datos necesarios de una tabla que contiene información del cliente.

Para crear tareas externas, siga estos pasos:

Cree una nueva entidad personalizada como Customer o reutilice una entidad de cliente existente, como Contactos.
Cree nuevos campos que contengan la siguiente información:
1. Nombre
2. Correo electrónico
3. Elemento primario (búsqueda en la tabla primaria, como inspecciones)
Nota:

La entidad de cliente creada es donde el control de tareas extrae la información del cliente al asignar una tarea externa. El campo Primario garantiza que la entidad de cliente está vinculada a un registro de inspección.
Genere un archivo Fetch XML para permitir que el control PCF extraiga la información correcta del cliente.

Configuración del esquema XML

A continuación se muestra la definición de esquema para la configuración de tareas Fetch XML. Cualquier xml de captura debe diseñarse para cumplir los siguientes requisitos:
- El resultado de la consulta devolverá las siguientes propiedades para cada objeto de usuario:
  - Id.
  - Displayname
  - email, use alias si es necesario.
- La consulta contendrá el parámetro @top para permitir que el autor de la llamada limite el número de resultados.
- La consulta tendrá @rootEntityId parámetro para filtrar los resultados solo por registros relacionados, si es necesario.
- La consulta debe tener @useName parámetro para permitir el filtrado de resultados por nombre
- La consulta tendrá @useIdentifier parámetro para permitir la captura de solo los usuarios seleccionados.
Ejemplo y esquema XML de configuración

La configuración del esquema XML extrae datos de la tabla customer. Puede ajustar el <fetch/> nodo para especificar su propia consulta para mostrar usuarios de cualquier otra tabla personalizada.

Nota:

El nombre de entidad y atributo anterior y el atributo order del XML están en PublisherPrefix_TableColumn formato.
```
<custom-tasks> 
<custom-task id="external" name="External" for="guest"> 
<fetch top="@top"> 
<entity name="[Name of table, e.g. Crb2891_customer]"> 
<attribute name="[Name of ID column, e.g. Crb2891_customerid]" alias="id" /> 
<attribute name="[Name of primary name column, e.g. Crb2891_name]" alias="displayname" /> 
<attribute name="[Name of email column, e.g. Crb2891_email]" alias="email" /> 
<order attribute ="[Name of primary name column, e.g. Crb2891_name]" descending="false" /> 
<filter type="and"> 
<condition attribute="[Name of parent lookup column, e.g. Crb2891_parent]" operator="eq" value="@rootEntityId" /> 
<condition attribute="[Name of primary name column, e.g. Crb2891_name]" operator="like" value="@userName" /> 
<condition attribute="[Name of email column, e.g. Crb2891_email]" operator="like" value="@userIdentifier" /> 
</filter> 
</link-entity> 
</entity> 
</fetch> 
</custom-task> 
</custom-tasks> 
```
Enlace los controles Task a la subcuadrícula dentro del diseñador de formularios clásico. Seleccione Guardar y, a continuación, cambiar al clásico.
Desplácese por el diseñador de formularios clásico hasta que encuentre la pestaña Tareas . Haga doble clic en la subcuadrícula para abrir el cuadro de diálogo de propiedades.
En el cuadro de diálogo de propiedades, establezca las propiedades como se muestra en la siguiente imagen:
Vaya a la pestaña Controles y seleccione la propiedad Tareas personalizadas para agregar el xml de captura generado.
Pegar el archivo XML de captura
Seleccione Aceptar en Configurar propiedad "Tareas personalizadas" y Establecer ventanas propiedades.
Guardar y publicar.

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