Definir el ámbito del proyecto

Actualizar diagrama de viaje, resaltando la Project definición.

Este artículo forma parte de la fase de definición de Project del viaje de actualización, una actividad que completa después de crear una coalición de patrocinio y un equipo de proyecto de las partes interesadas que ha identificado son clave para el éxito de su proyecto. Antes de continuar, confirme que ha completado las siguientes actividades:

Tomar tiempo para definir la visión, el ámbito, los objetivos y el gobierno del proyecto ayudará a garantizar que todas las partes interesadas del proyecto estén alineadas y trabajando para obtener los mismos resultados finales. Esto es especialmente crítico dado que el equipo de preparación técnica y el equipo de preparación del usuario trabajarán de forma independiente para juntar sus respectivas partes. Después de completar esta sección, consulte esta sección en todo el proyecto para asegurarse de que está en el buen camino para lograr el estado final que quería. Use los objetivos que identifique a continuación para medir los resultados y mitigar según sea necesario.

   
Un icono que representa los puntos de decisión.
Puntos de decisión
  • ¿Qué desea lograr con este proyecto (es decir, por qué lo está haciendo)?
  • ¿Cómo es el éxito?
  • ¿Cuáles son los riesgos y cuál es su plan para mitigar esos riesgos?
Un icono que representa los pasos siguientes.
Pasos siguientes
  • Hable sobre las siguientes secciones con el equipo del proyecto y los patrocinadores.
  • Documente su visión, ámbito, objetivos y riesgos para este proyecto.
  • Vuelva a visitar el equipo del proyecto para validar que ha contratado al equipo adecuado.

Project visión

Su visión es la "imagen general" o el estado final que responde a la pregunta "¿Por qué estamos haciendo este proyecto?" Una visión ideal aborda los impulsores empresariales de su organización y las perspectivas de valor agregado de usuario, como se muestra en los ejemplos siguientes:

  • Controlador empresarial de la organización: la normalización en Microsoft Teams se alinea con la transformación de nuestro lugar de trabajo digital y nos permite impulsar eficiencias operativas, eliminar soluciones redundantes y ahorrar 5 millones de USD.
  • Valor agregado del usuario: Microsoft Teams (1) ahorra tiempo proporcionando una única ubicación para notas del proyecto, documentos Office, miembros del equipo, conversaciones y reuniones; (2) simplifica la comunicación mediante una lista de contactos centralizada y un seguimiento de chat persistente para obtener acceso rápido a las conversaciones y (3) reduce la frustración de intentar encontrar los datos adjuntos perdidos del correo electrónico almacenando y accediendo a los archivos en un solo lugar.

Considere los siguientes puntos de discusión para ayudar a refinar su visión:

  • Descripción del proceso empresarial actual

  • Retos con el proceso empresarial existente

  • De qué manera la tecnología puede ayudar a alcanzar estos retos.

  • Los resultados empresariales que se esperan y que se pueden medir si se superan los retos.

Sugerencia

Identifique casos de uso y personas para refinar aún más la visión del proyecto.

Project de datos

Es posible que su visión solo se pueda realizar a lo largo del tiempo, a través de varias fases. El ámbito del proyecto define el foco del proyecto en este momento y sirve para mantener el equipo del proyecto centrado en sus tareas actuales, lo que le permite realizar su visión a largo plazo. Por ejemplo, es posible que el ámbito le llame para ejecutar un piloto, implementar una carga de trabajo específica como voz o reuniones, o habilitar Teams junto con Skype Empresarial mientras planea la actualización a lo largo del tiempo. Como parte del ámbito del proyecto, debe evaluar:

  • Los distintos modos decoexistencia y que serían óptimos para su organización.
  • La mejor manera de Skype Empresarial y Teams coexistir antes de pasar a Teams.
  • Si debe realizar un piloto para validar la preparación técnica y del usuario en su organización.

Project objetivos

Sus objetivos definen el resultado que desea y le permiten medir el éxito del proyecto. Los objetivos se pueden definir como objetivos y resultados clave (OKR) y las medidas de éxito del proyecto se pueden definir como indicadores clave de éxito (KSIs). Es esencial que obtenga la participación completa de las partes interesadas del proyecto en la definición de OKR y KSIs, para asegurarse de que sienten una sensación de propiedad y alinear estas medidas de éxito a las tareas definidas del proyecto. Los objetivos deben incluir una combinación de éxito técnico y centrado en el usuario.

  • Los OKR contienen los objetivos que estableció al principio del proyecto y los resultados clave que mida en una cadencia definida (por ejemplo, mensual o trimestral). Al revisar los resultados clave, puede asegurarse de que las entregas del proyecto están a la fecha, o identificar y mitigar problemas para que el proyecto vuelva a estar en el buen camino. Normalmente, los OKR se clasifican como "conseguidos" o "no alcanzados".
  • Los KSIs miden la calidad y el éxito de los resultados clave y complementan la naturaleza binaria de los OKR al detallar resultados buenos o malos. Al definir las KSIs, le recomendamos que use criterios "específicos, mensurables, asignables, realistas y relacionados con el tiempo" (SMART):
    • Específico: dirigirse a un área específica para la mejora
    • Mensurables: cuantificar o al menos sugerir un indicador de progreso
    • Asignable: especificar quién lo hará
    • Realista: especificar qué resultados se pueden lograr de forma realista, dados los recursos disponibles
    • Relacionado con el tiempo: especificar cuándo se pueden lograr los resultados

En la tabla siguiente se muestran ejemplos de OKR y KSIs para las fases iniciales de Skype Empresarial para Teams proyecto de actualización.

Objetivo Resultado clave Para hacer
Piloto Teams junto con Skype Empresarial, en modo solo colaboración FY19Q2: piloto de 500 usuarios realizado y completado
  • Identificar usuarios piloto
  • Crear un plan piloto de pruebas
  • Habilitar usuarios piloto en Teams
  • Implementar el piloto
  • Ejecutar una encuesta piloto de comentarios
  • Medir el éxito piloto
Ejecute correctamente el modo solo colaboración para todos los usuarios de la organización junto con Skype Empresarial
  • El 60 % de Skype Empresarial usuarios usan Teams dentro de los 30 días posteriores a la implementación
  • La satisfacción del usuario con Teams es ≥80 %
  • Diseñar y ejecutar un amplio plan de comunicaciones y aprendizaje
  • Habilitar todos los usuarios para Teams en modo solo colaboración
  • Realizar un seguimiento del uso mensual
  • Recopilar comentarios de los usuarios
  • Supervisar el estado/calidad de la red
  • Mitigar según sea necesario
Tipo Indicador clave de éxito Cómo se miden Criterios de éxito Medidos
Red y calidad El porcentaje de llamadas de audio deficientes debe ser mínimo Panel de calidad de llamadas (CQD) <3% de las llamadas malas con Teams Semanal y, a continuación, mensual
Uso y concienciación La experiencia de chat, reuniones y llamadas es igual o mejor que Skype Empresarial Encuesta El 80 % está de acuerdo o está totalmente de acuerdo Semanal a piloto, posterior a la implementación
Uso y adopción Los usuarios utilizan la solución activamente Microsoft 365 o CQD Participación del 90 % de los usuarios piloto, mejor que la solución actual Semanal y, a continuación, mensual
Uso y aprendizaje Tenía recursos de aprendizaje o ayuda adecuados para usar correctamente Teams Encuesta posterior al piloto El 80 % está de acuerdo o está totalmente de acuerdo Post-piloto, posterior a la implementación
Satisfacción del usuario Recomiendo Teams a otros usuarios Net Promoter Score (NPS) a través de una encuesta posterior al piloto NPS > 0 Post-piloto, posterior a la implementación
Controlador de empresa Ahorro de costes Cuentas por pagar $X millones de gastos en soluciones de terceros Seis meses, después un año y cinco años después de la implementación

Sugerencia

Para ayudar a garantizar que el proyecto se mantenga en el buen camino, considere la posibilidad de definir hitos más pequeños y a corto plazo, además de objetivos más grandes y a largo plazo. Esto puede incluir métricas que capturará como parte del piloto de usuario. Cuando considere su escala de tiempo, use el mapa de ruta Microsoft 365 si está esperando características que aún no están disponibles en Teams.

Riesgos y mitigación

Con cualquier proyecto, pueden surgir eventos imprevistos u otros factores y hacer que el proyecto se desaconsja. Es importante evaluar proactivamente los riesgos potenciales y definir un plan de mitigación para superar los problemas que puedan surgir, para que el proyecto pueda continuar hacia sus objetivos. Un registro de riesgos es una herramienta excelente para realizar un seguimiento de los riesgos del proyecto, junto con la probabilidad de que sean y su posible impacto, y capturar su plan de mitigación. En la tabla siguiente se muestra un registro de riesgo de ejemplo.

Riesgo Probabilidad Impacto General Plan de mitigación
Calidad de red Medio Alto Alto Ejecutar un ejercicio de planificación de red.
Adopción de usuarios baja Alto Alto Alto Trabajar proactivamente con los usuarios durante las fases piloto e implementación; implementar una campaña de concienciación y aprendizaje dirigida para crear deseo.

Escala de tiempo

A medida que se abate el recorrido de actualización, asegúrese de establecer una escala de tiempo para los hitos clave (por ejemplo, habilitar Teams junto con Skype Empresarial para todos los usuarios) además de la fecha de finalización. Una escala de tiempo definida ayuda a su equipo de proyecto a avanzar hacia un estado final coherente e informa de la programación correcta de recuperación del trabajo, lo que ayuda a garantizar que el proyecto se mantenga en el buen camino. Considere una escala de tiempo que no esté demasiado acelerada (donde las tareas podrían pasarse por alto) o demasiado lejana (donde se podría perder el impulso). Las cuentas de escala de tiempo ideales para:

  • Preparación del producto para requisitos de cumplimiento y escenario de usuario: Consulte la hoja de ruta del producto para determinar cuándo Teams estará listo para su organización.
  • Grupos de actualización: determine si va a habilitar Teams o actualizar usuarios por grupos de actualización, lo que podría afectar a la escala de tiempo de su viaje de actualización general.
  • Factores organizativos como la inmovilización de cambios, el fin del año fiscal, los ciclos de vida de la implementación: Analice y tenga en cuenta los procesos internos que puedan influir en la escala de tiempo de actualización.
  • Otros cambios que se producen al mismo tiempo o al mismo tiempo: considere la posibilidad de agrupar los cambios o espaciados hacia fuera para facilitar una experiencia de usuario positiva y minimizar cualquier impacto en la productividad.
  • Resourcing: Confirme la asignación de recursos con las partes interesadas del proyecto para asegurarse de que el equipo del proyecto que ha reunido tiene suficiente ancho de banda para completar todas las tareas necesarias.

Como punto de referencia, se proporciona una escala de tiempo de ejemplo para las fases previas, de actualización y posteriores a la actualización del viaje Actualizar Pro,que le recomendamos que ajuste según sea necesario para alinearse con las necesidades específicas de su organización.

Después de completar las actividades descritas anteriormente, debe tener una base sólida para el proyecto. Continúe con la preparación técnica y las actividades de planeación de preparación de la organización.

Skype Empresarial Online se retiró el 31 de julio de 2021. Para maximizar la realización de beneficios y asegurarse de que su organización tiene el tiempo adecuado para completar la actualización, le recomendamos que comience su viaje a Microsoft Teams hoy.