Cómo funciona el Asistente para analizar tablas

Nota

Office 365 ProPlus pasa a llamarse Microsoft 365 Apps para empresas. Para obtener más información sobre este cambio, lea esta publicación de blog.

Inexperto: requiere conocimientos de la interfaz de usuario en equipos de usuario único.

Este artículo solo se aplica a una base de datos de Microsoft Access (. mdb) o a una base de datos de Microsoft Office Access 2007 (. accdb).

Resumen

El Asistente para analizar tablas puede ayudarle a crear una base de datos relacional a partir de un conjunto de datos. Cuando se usa el Asistente para analizar tablas, no es necesario conocer los principios de diseño de las bases de datos relacionales. En este artículo se explica cómo el Asistente para analizar tablas descifra una base de datos de una sola tabla y propone una forma de dividir la tabla original en un conjunto de tablas relacionadas.

Más información

El Asistente para analizador de tablas puede analizar automáticamente una base de datos no relacional y "normalizar" su configuración. La normalización es el proceso de tomar una base de datos de una sola tabla y dividirla en un conjunto de tablas más pequeñas relacionadas, donde cada tabla se centra en un único tema o en un grupo de información.

Una base de datos relacional normalizada tiene varias ventajas en comparación con una de no relación. En primer lugar, la actualización de la información es más rápida y fácil porque es necesario realizar menos cambios en los datos. En segundo lugar, sólo se almacena la información mínima; por lo tanto, la base de datos es más pequeña. Por último, una base de datos relacional mantiene los datos coherentes de forma automática porque los datos se almacenan una vez.

Aunque el Asistente para analizar tablas puede ayudarle a crear una base de datos relacional, si tiene experiencia con la base de datos, el Asistente para analizar tablas le permite modificar las sugerencias que realice. Puede dividir tablas, reorganizar campos en tablas y crear relaciones entre tablas. Puede modificar las decisiones del Asistente para analizar tablas durante cada etapa del proceso de creación de la base de datos.

Cómo ejecutar el Asistente para analizar tablas

Para ejecutar el Asistente para analizar tablas, siga estos pasos:

  1. En Microsoft Office Access 2003 o en Microsoft Access 2002, elija analizar en el menú herramientas y, a continuación, haga clic en tabla.

    En Microsoft Office Access 2007 o una versión posterior, haga clic en la pestaña herramientas de base de datos y, a continuación, haga clic en analizar tabla en el grupo analizar .

  2. Siga las instrucciones de los cuadros de diálogo Asistente para analizar tablas. Tenga en cuenta que los dos primeros cuadros de diálogo explican qué es la normalización y por qué es útil. El tercer cuadro de diálogo le preguntará si desea dividir manualmente una base de datos o si desea que el asistente la haga por usted.

Cómo funciona el Asistente para analizar tablas

Si opta por permitir que el Asistente para analizar tablas divida una base de datos, el Asistente para analizar tablas se ejecuta a lo largo del proceso siguiente:

  1. El Asistente para analizar tablas se inicia con una base de datos de una sola tabla, que puede ser cualquier conjunto de datos creados o importados a Microsoft Access. A continuación, el asistente divide la tabla en un conjunto de tablas más pequeñas. Cada una de estas tablas más pequeñas contiene el conjunto mínimo de información que se agrupa.
  2. El asistente busca valores únicos que puedan identificar una agrupación de datos. Estos valores únicos se etiquetan como claves principales para cada una de las agrupaciones. Si no se identifica ningún valor único, el asistente crea una clave principal mediante un campo de entero largo de incremento automático. Además, el asistente crea una clave externa en tablas relacionadas.
  3. El asistente crea relaciones que controlan el funcionamiento conjunto de las tablas nuevas. Estas relaciones exigen la integridad referencial (coherencia de datos) con las actualizaciones en cascada. El asistente no agrega automáticamente las eliminaciones en cascada a las relaciones por el riesgo de que pueda eliminar accidentalmente grandes fragmentos de datos.
  4. El asistente creará una propuesta inicial y le pedirá que la confirme o la cambie.
  5. Si confirma la propuesta, el asistente busca datos incoherentes en las nuevas tablas (por ejemplo, el mismo cliente con dos números de teléfono diferentes) y presenta una lista de registros que puede cambiar o aceptar.
  6. Por último, puede optar por crear una consulta que simule la base de datos original de una sola tabla. El asistente crea una copia de seguridad de la tabla original y le cambia el nombre anexando "_OLD" a su nombre. A continuación, el asistente crea una consulta con el nombre de tabla original. Esto garantiza que los formularios o informes existentes basados en la tabla original funcionarán con la nueva estructura de tabla.