Los datos de Excel no retienen su formato en las operaciones de combinación de correspondencia en Word

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    Office Products, Microsoft Word, Excel 2016, Excel 2013

Si se realiza una combinación de correspondencia en Microsoft Word y se usa una hoja de cálculo de Microsoft Excel como fuente de datos para la lista de destinatarios, algunos de los datos numéricos pueden no retener su formato tras la combinación.

Este comportamiento se aplica al formato de porcentajes, valores de divisas, y códigos postales, como se muestra en la siguiente tabla:

Formato En datos de Excel En campo de combinación de Word
Porcentaje 50% ,5
Moneda 12,50 $ 12.5
Código postal 07865 7895

Causa

Este comportamiento ocurre porque los datos de la lista de destinatarios en Word aparecen en el formato nativo en el que Excel los guarda, sin el formato que se aplica a las celdas de la hoja de cálculo que contienen los datos.

Solución

Para resolver este comportamiento, utilice uno de los métodos siguientes.

Método 1

Utilice el Intercambio dinámico de datos (DDE) para conectar con la hoja de cálculo de Excel que contiene los datos que desea usar.

  1. Inicie Word y abra un nuevo documento en blanco.
  2. Seleccione Archivo>Opciones.
  3. En la pestaña Avanzadas, vaya a la sección General.
  4. Seleccione la casilla Confirmar conversiones del formato de archivo al abrir y, luego, Aceptar.
  5. En la pestaña Correspondencia, seleccione Iniciar combinación de correspondencia y luego Asistente paso a paso para la combinación de correspondencia.
  6. En el panel de tareas Combinación de correspondencia, seleccione el tipo de documento en el que desea trabajar y Siguiente.
  7. En Seleccione el documento inicial, escoja el documento inicial que desea usar, y seleccione Siguiente.
  8. En Seleccionar destinatarios, seleccione Utilizar una lista existente y luego Examinar.
  9. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, localice la carpeta que contiene el libro de Excel que desea usar como fuente de datos, seleccione el libro y luego Abrir.
  10. En el cuadro de diálogo Confirmar origen de datos, seleccione la casilla Mostrar todos. Seleccione Hojas de cálculo de MS Excel con DDE (*.xls) y luego Aceptar.
  11. En el cuadro de diálogo de Microsoft Excel, en Nombre o rango de celdas, seleccione el intervalo de celdas o la hoja de cálculo que contiene los datos que desea usar y Aceptar.

Nota:

Los datos aparecen ahora en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia con el mismo formato que en la hoja de cálculo de Excel.

Método 2

Formatee el campo de Excel que contiene el código postal como texto.

  1. En Excel, seleccione la columna que contiene el campo de código postal.
  2. En la pestaña Inicio, vaya al grupo Celdas. Luego, seleccione Formato y Aplicar formato a celdas.
  3. Seleccione la pestaña Número.
  4. En Categoría, seleccione Texto y luego Aceptar.
  5. Guarde el origen de los datos. Después, continúe con la operación de combinación de correspondencia en Word.

Referencias

Los campos de fechas, números de teléfono y divisas no se combinan correctamente al usar un origen de datos de Access o Excel en Word